Artículo 51 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios

La persona encargada de la Coordinación de Archivos tiene que organizar y formar un grupo de trabajo (Grupo Interdisciplinario), convocar a las juntas y moderarlas. También debe llevar un registro de todo lo que se acuerde y guardar los papeles que lo comprueben. Para hacer el Catálogo de Disposición Documental (que es como un listado que indica qué hacer con los documentos: guardarlos o eliminarlos), se debe cumplir con la ley. Como mínimo hay que: 1. Hacer un plan de trabajo que incluya fechas para visitar las áreas que producen documentos y un calendario de reuniones. 2. Preparar herramientas como cuestionarios, formatos y manuales de la institución. 3. Entrevistar a las áreas que generan documentos para llenar las fichas técnicas de valoración y asegurarse de que los documentos coincidan con las funciones de cada área. 4. Finalmente, armar el Catálogo de Disposición Documental completo.

Texto oficial

Artículo 51. La persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la integración y formalización del Grupo Interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderadora en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas. Durante el proceso de elaboración del Catálogo de Disposición Documental se deberá observar lo señalado por la Ley General y las disposiciones reglamentarias que al efecto se determinen para los grupos interdisciplinarios, como mínimo se deberá: I. Establecer un Plan de Trabajo para la elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental que incluya al menos: a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y b) Un calendario de reuniones del Grupo Interdisciplinario. II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de Ficha Técnica de Valoración Documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad; III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación, para el levantamiento de la información y elaborar las Fichas Técnicas de Valoración Documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las Series documentales identificadas, e IV. Integrar el Catálogo de Disposición Documental.