Artículo 16 de la LEY de Firma Electrónica Avanzada
Explicado en lenguaje simple
En palabras simples
Si tienes un documento en papel con firma de puño y letra (firma autógrafa), puedes convertirlo a un archivo digital (como un PDF) y ese archivo vale como el original, siempre y cuando se cumplan ciertas reglas. Primero, la copia digital debe ser hecha o supervisada por un servidor público autorizado para certificar documentos. Si lo haces tú como particular, debes declarar bajo protesta de decir verdad que la copia digital es exactamente igual al papel, sin ningún cambio. Segundo, si la dependencia (como una oficina de gobierno) duda de que el archivo digital sea auténtico, puede pedirte que le lleves el papel original o se lo mandes por correo certificado (con acuse de recibo). Si decides enviarlo por correo, también debes mandar, dentro de los tres días hábiles siguientes, un mensaje digital (como un correo electrónico) con la guía que demuestre que ya lo depositaste en la oficina de correos. Además, el archivo digital debe mantenerse igualito desde que se creó, sin que nadie lo modifique, y debe estar disponible para consultarse después. También tiene que conservar el mismo formato del papel original para que se pueda imprimir exacto, y debe cumplir con las reglas generales sobre cómo guardar documentos digitales y mensajes con firma electrónica avanzada. Por último, todo esto no quita que las dependencias sigan guardando los documentos por el tiempo que marquen otras leyes, dependiendo del tipo de información que contengan.
Texto oficial
Artículo 16. Cuando se requiera que un documento impreso y con firma autógrafa, sea presentado o conservado en su forma original, tal requisito quedará satisfecho si la copia se genera en un documento electrónico, y se cumple con lo siguiente: I. Que la migración a una forma digital haya sido realizada o supervisada por un servidor público que cuente con facultades de certificación de documentos en términos de las disposiciones aplicables o, en su caso, por el particular interesado, quien deberá manifestar, bajo protesta de decir verdad, que el documento electrónico es copia íntegra e inalterada del documento impreso; II. Cuando exista duda sobre la autenticidad del documento electrónico remitido, la dependencia o entidad podrá solicitar que el documento impreso le sea presentado directamente o bien, que este último se le envíe por correo certificado con acuse de recibo. En el supuesto de que se opte por el envío del documento impreso a través de correo certificado, será necesario que adicionalmente se envíe dentro de los tres días hábiles siguientes, mediante un mensaje de datos, la guía que compruebe que el referido documento fue depositado en una oficina de correos; III. Que la información contenida en el documento electrónico se mantenga íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta; IV. Que el documento electrónico permita conservar el formato del documento impreso y reproducirlo con exactitud, y V. Que se observe lo previsto en las disposiciones generales en materia de conservación de mensajes de datos y de los documentos electrónicos con firma electrónica avanzada. Lo establecido en este artículo se aplicará sin perjuicio de que las dependencias y entidades observen, conforme a la naturaleza de la información contenida en el documento impreso de que se trate, los plazos de conservación previstos en los ordenamientos aplicables. LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA CÁMARA DE DIPUTADOS DEL H. CONGRESO DE LA UNIÓN Secretaría General Secretaría de Servicios Parlamentarios Última Reforma DOF 14-11-2025 7 de 18 TÍTULO TERCERO DEL CERTIFICADO DIGITAL CAPÍTULO I De la estructura y procedimientos del certificado digital
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