Artículo 28 de la LEY General de Archivos

El equipo encargado de coordinar los archivos tiene varias tareas importantes: debe crear guías y reglas para organizar y cuidar los documentos, contando con la ayuda de las personas responsables de cada tipo de archivo (los que están en uso, los guardados y los históricos). También tiene que proponer un plan anual al jefe de la dependencia, revisar qué documentos se pueden eliminar o conservar, y ayudar a modernizar los procesos con herramientas digitales. Además, ofrece consejos técnicos, organiza cursos de capacitación, y se asegura de que todos sigan las reglas para acceder y preservar la información. Por último, autoriza el traslado de archivos cuando una oficina se fusiona, divide, desaparece o cambia de área.

Texto oficial

Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones: I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa que derive de ellos; II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera; III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual; IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas; V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas; VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos; VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos; VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos; IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la normatividad; X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables, y XI. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables. CAPÍTULO VII DE LAS ÁREAS OPERATIVAS