LEY General de Archivos

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Esta ley aplica en todo México y es obligatoria para todas las personas y organizaciones que manejen recursos públicos o actúen como autoridad. Su objetivo es establecer reglas claras para organizar, cuidar y administrar los archivos de cualquier institución de gobierno, partidos políticos, sindicatos y otros organismos que reciban dinero público. También crea el Sistema Nacional de Archivos, que coordina cómo se manejan estos documentos. Además, busca proteger y difundir archivos privados que sean importantes para la historia, la cultura o la ciencia de México.
• Art. 2Esta ley tiene varias metas importantes. Primero, busca que todas las dependencias del gobierno (a las que llama "sujetos obligados") guarden sus documentos de manera ordenada y segura, para que sea fácil encontrarlos cuando se necesiten. También quiere que publiquen en internet información útil para todos, como en qué se gastan el dinero público y cómo les va en su trabajo. Otro objetivo es que usen la tecnología para manejar mejor sus archivos y que poco a poco pasen a un sistema digital que haga más fácil los trámites para la ciudadanía. Finalmente, busca que se aprovechen los documentos históricos para investigar, tomar decisiones y mantener viva la memoria de México, además de que cualquier persona pueda acceder a ellos.
• Art. 3Cuando apliquen esta ley, deben seguir la Constitución y los tratados internacionales que México ha firmado, dándole prioridad a los derechos humanos y buscando siempre proteger lo más posible a las personas y a la sociedad. Si en esta ley no hay una regla exacta para algún caso, se usarán otras leyes que llenen ese vacío, como la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo y el Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares. También se pueden aplicar las leyes de procedimiento administrativo y civil de cada estado, pero solo dentro de lo que les corresponda por su territorio.
• Art. 4**Acervo:** Se refiere a todos los documentos que una institución pública (como una dependencia de gobierno) crea o recibe al hacer su trabajo, sin importar si están en papel, en digital o dónde los guarde. **Actividad archivística:** Son las acciones para organizar, cuidar y poner a disposición del público esos documentos. **Archivo:** Es un conjunto ordenado de esos documentos, igual que el "acervo", pero ya organizados. **Archivo de concentración:** Es donde se guardan documentos que ya casi no se usan, pero que aún no se pueden eliminar porque la ley dice que deben conservarse un tiempo más. **Archivo de trámite:** Es el archivo de uso diario, donde están los documentos que se necesitan constantemente para el trabajo de la institución. **Archivo General:** Es el Archivo General de la Nación (el que cuida los documentos más importantes de todo el país). **Archivos generales:** Son las oficinas encargadas de los archivos en cada estado de la República, que cuidan los documentos importantes de esa entidad. **Archivo histórico:** Guarda documentos que son importantes para la memoria del país, del estado o de la región, y se conservan para siempre porque tienen valor histórico. **Archivos privados de interés público:** Son documentos de particulares (empresas o personas) que, aunque no son del gobierno, tienen valor cultural o histórico. **Área coordinadora de archivos:** Es el departamento que se asegura de que todas las áreas de una institución sigan las reglas para organizar y cuidar los documentos. **Áreas operativas:** Son las partes del sistema de archivos de una institución: la unidad de correspondencia (que recibe y envía documentos), el archivo de trámite, el de concentración y, si
• Art. 5Este artículo dice que las oficinas de gobierno deben seguir cinco reglas al manejar documentos. Primero, **conservación**: guardar los papeles en buen estado usando medidas técnicas y de seguridad. Segundo, **procedencia**: mantener juntos los documentos de cada dependencia, sin mezclarlos con los de otras, y respetar su orden original. Tercero, **integridad**: asegurarse de que los documentos estén completos y digan la verdad. Cuarto, **disponibilidad**: tenerlos a la mano para encontrarlos rápido cuando se necesiten. Quinto, **accesibilidad**: permitir que cualquier persona pueda consultarlos, siempre y cuando la ley lo autorice.
• Art. 6Este artículo dice que toda la información que tengan las autoridades o instituciones públicas (como dependencias de gobierno) en sus archivos debe ser pública, y cualquier persona puede pedirla y consultarla. El acceso a esa información solo se puede limitar si así lo marca la ley de transparencia o la de protección de datos personales. Además, el gobierno mexicano está obligado a cuidar y organizar esos archivos para que no se pierdan, y así garantizar tu derecho a conocer la verdad y acceder a los documentos. También busca que todos podamos conocer y valorar los documentos importantes de nuestro país.
• Art. 7Las oficinas del gobierno tienen que guardar todos los papeles y documentos de cualquier cosa que hagan, como permisos, decisiones o trámites. Todo lo que hagan por su trabajo debe quedar registrado y organizado tal como lo marca la ley. Es como cuando tú guardas tus recibos o facturas para tener un respaldo de lo que pagaste o hiciste.
• Art. 8Los papeles o documentos que se hicieron siguiendo las reglas del artículo anterior cuentan como documentos públicos, según lo que marcan las leyes que aplican en el caso. Esto significa que tienen validez oficial y pueden usarse ante cualquier autoridad. Por ejemplo, si firmaste un contrato o un acta siguiendo esos pasos, ese documento es legal y confiable como si lo hubiera hecho un notario o un juez. Básicamente, la ley les da la misma fuerza que a un papel oficial del gobierno.
• Art. 9Este artículo dice que los documentos oficiales del gobierno tienen dos tipos de protección. Por un lado, son considerados propiedad de la nación, como si fueran muebles, según la ley que cuida los bienes nacionales. Por otro lado, también se les trata como monumentos históricos, igual que un edificio antiguo, porque son un patrimonio documental que debe conservarse. Esto significa que esos papeles no solo son del gobierno, sino que también son parte de la historia del país. En resumen, nadie puede hacerles cualquier cosa, porque están protegidos por dos leyes distintas.
• Art. 10Cada oficina o dependencia del gobierno tiene la obligación de cuidar y mantener en orden sus propios archivos, así como de cumplir con lo que dice esta ley y las reglas que pongan los consejos locales o nacionales. También deben asegurarse de que nadie robe, dañe o borre los documentos o la información que tienen a su cargo. Cuando un servidor público deje su trabajo, tiene que entregar todos los archivos a la persona que lo reemplace, y esos documentos deben estar organizados y descritos con base en las reglas de archivo que indiquen para qué sirvieron.
• Art. 11Este artículo dice que todas las dependencias de gobierno, como secretarías o municipios, tienen la obligación de cuidar y organizar los documentos que generan o reciben, como oficios, reportes o expedientes. Deben guardarlos en carpetas ordenadas, mantenerlos en buen estado, y registrar dónde están para que cualquiera pueda encontrarlos después. También necesitan destinar espacios físicos, equipo y hasta sistemas digitales para archivar la información, y formar un equipo de personas que ayude a decidir si un documento se puede borrar o debe conservarse. Además, si hay documentos relacionados con violaciones graves a derechos humanos, deben conservarlos y permitir que cualquier persona los consulte, a menos que ya sean considerados históricos, en cuyo caso el acceso es libre sin restricciones.
• Art. 12Los que manejan documentos oficiales, como oficinas de gobierno, deben guardarlos en el mismo orden en que se crearon, sin revolverlos ni cambiarlos. Esto incluye pasos como hacerlos, organizarlos, permitir que la gente los consulte y decidir cuáles se guardan o se eliminan, siguiendo las reglas que ponga el Consejo Nacional. Además, los encargados de revisar a estas oficinas, como los órganos de control, deben verificar que se cumpla esta ley y agregar revisiones de archivos en sus planes de trabajo de cada año.
• Art. 13El artículo 13 dice que todas las dependencias públicas deben tener herramientas para organizar sus papeles y documentos, como un control de archivos que les permita consultarlos fácilmente. Estas herramientas tienen que estar siempre actualizadas y listas para usarse. Por ley, deben tener al menos tres cosas: un cuadro general que clasifique los documentos (como un mapa que ordena todo), un catálogo que diga qué hacer con cada papel (si se guarda o se elimina) y un inventario que liste todos los documentos que existen. Además, el cuadro de clasificación debe estar organizado por niveles principales (fondo, sección y serie), aunque pueden agregarse niveles intermedios con claves de letras y números para identificarlos.
• Art. 14Las oficinas del gobierno deben tener una guía que explique cómo están organizados sus documentos y un listado de los expedientes que no pueden ser consultados por ser información reservada. Esa guía y ese listado deben estar disponibles para cualquier persona que quiera verlos. Esto aplica tanto para el gobierno federal como para los gobiernos de los estados. La idea es que sepas qué documentos existen y cuáles están protegidos, aunque no puedas ver estos últimos.
• Art. 15El artículo 15 dice que todas las dependencias del gobierno federal están obligadas a regalar el papel que ya no les sirva, como documentos viejos que dan de baja. Ese papel solo lo pueden donar a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, que lo va a reciclar. No pueden cobrar nada por ese papel ni dárselo a otra persona o empresa. Esto aplica para todos los trámites que ya no tengan valor legal o utilidad.
• Art. 16El jefe o la máxima autoridad de cada dependencia pública es quien tiene la obligación de cuidar que todos los documentos de archivo se mantengan completos, tanto en su forma física como en la información que contienen. También debe asegurarse de que estén bien organizados, guardados correctamente y que todo el sistema de archivos funcione adecuadamente. En pocas palabras, el responsable principal de que los papeles y documentos oficiales estén en orden es el mero mando de la institución.
• Art. 17Si dejas tu trabajo en el gobierno, tienes que entregar todos los archivos y documentos que estaban a tu cargo a quien te reemplace. También debes pasar los registros actualizados de cómo están organizados esos papeles. Además, tienes que marcar cuáles documentos podrían ser importantes para la historia del país, siguiendo un listado oficial. Esto aplica cuando por ley tienes que hacer un acta de entrega-recepción al irte de tu puesto.
• Art. 18Cuando una oficina del gobierno federal desaparece, se fusiona con otra o cambia de lugar, la persona encargada de ese cambio debe asegurarse de que todos los documentos y sus respectivos registros sean llevados a los archivos correctos, siguiendo la ley. La nueva oficina que recibe esos papeles no puede modificar los registros ni las listas de control. En el caso de gobiernos estatales o municipales, las leyes locales deben decir qué hacer con los archivos cuando ocurren estos mismos cambios.
• Art. 19Cuando una oficina del gobierno federal se cierra o desaparece, la persona encargada de liquidarla debe mandar una copia del inventario de documentos al Archivo General de la Nación. Lo mismo aplica para los gobiernos de los estados: si una dependencia local se termina, el liquidador tiene que enviar el inventario de los expedientes al archivo general del estado o a la oficina local especializada en archivos. En pocas palabras, es obligación guardar el orden de los papeles oficiales antes de que desaparezca una entidad pública.
• Art. 20Cada institución pública debe tener su propio sistema organizado para guardar y manejar sus documentos, como expedientes, reportes o trámites. Eso incluye desde cómo se reciben los papeles hasta cómo se archivan, siempre siguiendo los pasos adecuados para la gestión de documentos. Todos los archivos que tenga una dependencia pública forman parte de ese sistema. Además, los documentos deben organizarse en expedientes por tema y por orden de fechas, y la información debe ser exacta, justo como lo pide la ley y las reglas del Consejo Nacional.
• Art. 21Este artículo dice que cada institución pública debe tener su propio sistema de archivos, formado por un área coordinadora y otras áreas que manejan documentos. Entre esas áreas están: correspondencia (para recibir y enviar documentos), archivo de trámite (para los papeles del día a día de cada oficina), archivo de concentración (para guardar documentos que ya no se usan a diario) y, si hay presupuesto, un archivo histórico (para documentos antiguos e importantes). Los jefes de cada oficina nombran a los encargados del archivo de trámite de su área, mientras que el jefe de toda la institución nombra a los responsables del archivo de concentración y del histórico. Todos los encargados deben tener carrera universitaria en temas relacionados o experiencia y habilidades comprobadas en archivística, que es la ciencia de organizar y cuidar archivos.
• Art. 22Las dependencias y oficinas de gobierno pueden juntarse para crear archivos comunes donde guarden documentos viejos o históricos, siempre siguiendo las leyes correspondientes. El acuerdo que hagan debe decir claramente quiénes serán los encargados de cuidar esos archivos. Si una dependencia tiene oficinas en varias regiones del país, puede poner bodegas de archivo en esas regiones. Básicamente, les permite cooperar para no duplicar espacios y tener mejor control de los papeles.
• Art. 23Las dependencias y oficinas de gobierno que ya tengan su propio sistema para guardar documentos (llamado sistema institucional de archivos) tienen la obligación de hacer un plan cada año. Ese plan debe subirse a su página de internet durante los primeros 30 días del año fiscal, que empieza el 1 de enero. Así, cualquier persona puede consultar cómo van a organizar y cuidar los papeles importantes del año.
• Art. 24Cada año, las dependencias del gobierno deben hacer un plan para manejar sus archivos. Ese plan tiene que incluir cómo van a organizar, hacer y revisar el trabajo con los documentos. También debe considerar los riesgos posibles, proteger los derechos humanos y otros derechos relacionados. Además, tiene que pensar en cómo compartir la información de manera voluntaria, sin que alguien la pida. En pocas palabras, es una guía para que los archivos públicos estén bien cuidados, seguros y accesibles.
• Art. 25Cada año, las instituciones deben hacer un plan donde pongan sus prioridades y consideren el dinero, la tecnología y el personal con el que cuentan. Además, ese plan tiene que incluir programas para enseñar al personal cómo organizar y cuidar los documentos, tanto físicos como electrónicos. También debe decir cómo se pueden consultar esos documentos, cómo mantenerlos seguros, y los pasos para crear, usar, controlar y pasar de un formato a otro, para que los archivos electrónicos se conserven por mucho tiempo.
• Art. 26Las oficinas o dependencias que tienen que seguir esta regla deben hacer un informe cada año para mostrar cómo cumplieron su plan de trabajo. Ese informe lo tienen que publicar en su página de internet, a más tardar el último día de enero del año siguiente al que se hizo el plan. O sea, si el plan es de 2024, deben subir el informe a su sitio web a más tardar el 31 de enero de 2025. No hay excusa para pasarse de esa fecha.
• Art. 27El área coordinadora de archivos se encarga de que todas las áreas de trabajo del gobierno manejen y guarden sus documentos y archivos de forma correcta, trabajando en equipo con las oficinas responsables de cada dependencia. El jefe de esta área debe tener como mínimo el puesto de director general o algo equivalente en la estructura de la organización. Además, esa persona tiene que dedicarse de tiempo completo solo a las tareas que le marca esta ley y las leyes locales de archivos, sin hacer otras cosas.
• Art. 28El equipo encargado de coordinar los archivos tiene varias tareas importantes: debe crear guías y reglas para organizar y cuidar los documentos, contando con la ayuda de las personas responsables de cada tipo de archivo (los que están en uso, los guardados y los históricos). También tiene que proponer un plan anual al jefe de la dependencia, revisar qué documentos se pueden eliminar o conservar, y ayudar a modernizar los procesos con herramientas digitales. Además, ofrece consejos técnicos, organiza cursos de capacitación, y se asegura de que todos sigan las reglas para acceder y preservar la información. Por último, autoriza el traslado de archivos cuando una oficina se fusiona, divide, desaparece o cambia de área.
• Art. 29El artículo dice que las áreas de correspondencia, que son las oficinas que reciben y envían papeleo, tienen que hacerse cargo de recibir, registrar, darle seguimiento y mandar los documentos para formar los expedientes de los archivos de trámite (es decir, los papeles que aún están en uso). La gente que trabaja en esas áreas debe tener los conocimientos, habilidades y experiencia necesarios para hacer bien su chamba. Además, los jefes de las unidades administrativas están obligados a crear las condiciones para que esos empleados reciban capacitación y así los archivos funcionen correctamente.
• Art. 30Este artículo dice que cada área del gobierno (como una oficina) debe tener su propio archivo de trámite, que es como el lugar donde guardan los documentos del día a día. La función de este archivo es juntar y ordenar todos los papeles y expedientes que esa área crea, usa o recibe. También debe hacer listas (inventarios) para que sea fácil encontrar y consultar cualquier documento cuando se necesite. Además, tiene que cuidar los documentos que son secretos o confidenciales según las leyes de transparencia, y ayudar a la oficina principal de archivos a hacer los controles necesarios. Quien esté a cargo del archivo debe saber bien cómo manejar los documentos, y si no sabe, su jefe está obligado a darle la capacitación para que haga bien su trabajo.
• Art. 31Este artículo le asigna varias tareas al **archivo de concentración**, que es como el "almacén temporal" de documentos de una institución. Su trabajo es guardar, cuidar y organizar los papeles de la dependencia, y prestarlos a las áreas que los necesiten. Debe conservar los documentos hasta que se cumpla el tiempo que marca el **catálogo de disposición documental** (una tabla que dice cuánto tiempo guardar cada papel). También tiene que ayudar a decidir si un documento se puede destruir porque ya no sirve, o si debe pasarse al archivo histórico porque tiene valor para la historia de México. Al final de cada año, debe publicar las listas de los papeles que destruyó o mandó al archivo histórico, y guardar esos reportes por lo menos siete años. Por último, la persona encargada del archivo de concentración debe saber bien su chamba, y si no, la institución está obligada a capacitarlo.
• Art. 32Las oficinas del gobierno o instituciones públicas pueden tener un archivo histórico. Su trabajo es recibir documentos viejos que ya no se usan seguido, ordenarlos y cuidarlos. También deben prestarlos a la gente que quiera consultarlos y dar a conocer ese patrimonio documental. Además, tienen que hacer reglas claras para que cualquiera pueda revisar esos papeles, y trabajar con el área encargada de los archivos para mantener todo en orden. La persona a cargo de este archivo debe saber bien del tema; si no, su jefe tiene que asegurarse de que reciba capacitación para que todo funcione correctamente.
• Art. 33Si una oficina pública no tiene un archivo histórico (donde guardan documentos viejos e importantes), debe hacer lo posible para crearlo. Mientras tanto, tiene que mandar esos papeles al Archivo General del gobierno federal, al archivo de su estado, o a la institución que diga la ley o algún acuerdo especial. Esto es para que la información importante no se pierda y quede protegida.
• Art. 34Si un papel histórico está muy dañado y no se puede tocar o leer directamente, no podrás consultarlo en persona. En ese caso, el Archivo General, su oficina equivalente en tu estado o la dependencia que tenga el documento te dará la información de otra forma, como una copia, foto o digitalización. Solo te lo proporcionarán si es posible hacerlo sin que el documento original se dañe más, y usando un método que no lo perjudique. Esto aplica tanto para archivos federales como para los de cualquier estado de México.
• Art. 35Varias dependencias del gobierno pueden ponerse de acuerdo para juntar sus archivos viejos en uno solo, al que llamarán "archivo regional". Eso sí, tienen que seguir las reglas que marca la ley. En el documento donde hagan este acuerdo, deben especificar bien quiénes serán los encargados de cuidar y manejar esos archivos.
• Art. 36Los documentos que están en archivos históricos deben ser públicos, es decir, cualquier persona puede consultarlos. Una vez que un documento ya cumplió su tiempo de uso administrativo y se envía a un archivo histórico, ya no se puede esconder del público diciendo que es secreto o confidencial. Además, si la información tiene que ver con violaciones graves a derechos humanos o crímenes muy serios contra la humanidad, tampoco se puede mantener oculta. Pero si el documento tiene datos personales muy delicados, como información médica o privada, y vale la pena conservarlo para siempre por su valor histórico, ese documento solo estará disponible después de 70 años desde que se creó.
• Art. 37Las oficinas o dependencias deben guardar los documentos durante el tiempo que diga su propio catálogo de archivos, pero sin pasarse de lo que marque la ley que regula sus funciones. Si no hay una ley que lo especifique, el plazo máximo para conservar la información será el que dure siendo útil o consultada. Eso sí, en ningún caso podrán guardar los papeles por más de 25 años.
• Art. 38Este artículo dice que hay reglas especiales para que puedas consultar documentos viejos que todavía no están en un archivo histórico, pero que contienen información privada de alguien (como su salud o vida sexual). Solo se te permitirá verlos en casos muy específicos, como cuando los necesites para un estudio importante para México, cuando el beneficio para todos sea más grande que el daño a la privacidad de la persona, cuando ayude directamente a esa persona, o si eres su familiar directo o un biógrafo autorizado por ella. Si pides ver esos documentos y te los niegan o te los dan, puedes inconformarte ante los tribunales federales de justicia.
• Art. 39Cuando quieras consultar un archivo histórico, el proceso debe ser sencillo para que puedas ver el documento original o una copia exacta (ya sea digital o en otro formato), siempre y cuando no se dañe el documento original. El acceso se hará siguiendo las reglas que cada archivo tenga establecidas.
• Art. 40Las personas encargadas de los archivos históricos deben cuidar y dar a conocer los documentos importantes de nuestro pasado. Para lograrlo, tienen que hacer varias cosas, como crear planes para preservarlos, subirlos a internet para que cualquiera los pueda ver sin pagar, y hacer guías que ayuden a encontrarlos fácilmente. También deben organizar exposiciones, tanto físicas como en línea, y actividades educativas para que los estudiantes de todas las edades conozcan estos archivos. Además, es importante que publiquen boletines y otros materiales para que la gente se entere de lo que hay disponible.
• Art. 41Para manejar documentos electrónicos, no solo debes seguir los procesos que ya dice el artículo 12 de esta ley, sino también considerar cómo agregarlos, quién puede verlos, mantenerlos seguros, guardarlos, usarlos y saber quién los ha consultado. En otras palabras, tienes que controlar todo el recorrido del documento digital.
• Art. 42Los jefes o encargados que manejan documentos oficiales deben definir cada año cómo crear, guardar, usar, cuidar y mover los archivos electrónicos. También tienen que planear cómo conservar esos documentos por mucho tiempo, ya sea cambiándolos de formato, creando programas que imiten sistemas viejos, o usando otros métodos para que no se pierdan. Todo esto deben hacerlo siguiendo las reglas que emite el Consejo Nacional, que es la autoridad que pone las normas en esta materia. En pocas palabras, tienen que asegurarse de que los archivos digitales no se echen a perder ni se borren con el paso de los años.
• Art. 43Los que manejan documentos oficiales (como dependencias de gobierno) deben incluir en su plan de cada año cómo van a guardar para siempre los archivos electrónicos importantes. También tienen que asegurarse de que los procesos para organizar esos documentos funcionen bien. Si un documento electrónico tiene valor histórico, se debe guardar tal cual está, sin convertirlo a otro formato. Además, deben conservar una copia de cómo se veía ese documento en pantalla y todos sus datos de identificación (como fecha, autor y tipo de archivo). Esto es para que la información no se pierda con el tiempo y se pueda consultar igual que el día que se creó.
• Art. 44Las oficinas y dependencias del gobierno deben poner reglas y usar herramientas (como sistemas de respaldo y tecnología) para que los documentos electrónicos que crean o reciben no se pierdan. Esto aplica a todo lo que manejen en sus sistemas automatizados de archivo, bases de datos y correos electrónicos. Tienen que cuidar esos documentos desde que los generan hasta que ya no sirven, asegurándose de que se puedan recuperar si algo sale mal.
• Art. 45Las oficinas o dependencias del gobierno (los sujetos obligados) deben tener sistemas automáticos (como programas de computadora) para organizar y guardar todos sus documentos. Estos sistemas sirven para registrar y controlar los trámites que marca el artículo 12 de esta Ley, y deben cumplir con reglas técnicas específicas que se publiquen después. Además, cualquier programa que desarrollen o compren para manejar archivos electrónicos tiene que seguir esas mismas reglas. En pocas palabras, todo el papeleo del gobierno debe manejarse con herramientas digitales que cumplan con lo que la Ley indique.
• Art. 46El Consejo Nacional va a crear reglas claras para hacer y usar sistemas automáticos que ayuden a guardar y manejar documentos electrónicos. Estos sistemas deben asegurar que los archivos se puedan leer y entender aunque pase mucho tiempo, y también conservar la información sobre su contenido y estructura. Además, deben proteger los documentos para que sean confiables, seguros, completos y fáciles de encontrar cuando los necesites. También tienen que llevar un registro de cualquier cambio, respaldo o modificación que se haga, y estar listos para actualizarse o mejorarse cuando sea necesario.
• Art. 47Cuando una dependencia escanea documentos y los guarda en formato digital, no puede deshacerse de los originales en papel a menos que una ley específica se lo permita. La regla es que deben conservar los papeles aunque ya exista una copia electrónica, salvo que otra norma diga lo contrario. Así se aseguran de que la información quede respaldada y disponible como debe ser.
• Art. 48Para las dependencias o empresas que usan la firma electrónica avanzada (como la e.firma del SAT), cuando hagan trámites o servicios que requieran comprobar quién eres tú, deben crear documentos digitales que tengan validez legal. O sea, esos archivos electrónicos cuentan como documentos oficiales, igual que si estuvieran en papel. Esto siempre y cuando sigan las leyes y reglas que ya existen o que se emitan después.
• Art. 49El artículo 49 dice que las dependencias del gobierno deben proteger los documentos digitales, los sistemas que los manejan y las firmas electrónicas avanzadas, para que no queden inútiles por tecnología vieja. Para lograrlo, tienen que actualizar sus equipos y programas de computación, incluyendo los sistemas para administrar documentos y archivos. Todo esto debe hacerse siguiendo las leyes y reglas que ya existen. En resumen, no pueden dejar que sus archivos electrónicos se vuelvan obsoletos.
• Art. 50Artículo 50 dice que todas las oficinas públicas deben tener un equipo de trabajo formado por personas de la misma dependencia, como el área legal, de planeación, archivos, tecnología, transparencia y control interno. Este equipo se encarga de analizar cómo se hacen los documentos oficiales y ayudar a decidir cuánto tiempo se guardan, cuándo se pueden destruir y cómo clasificarlos en el catálogo de archivos. También puede pedir ayuda a un experto en el tema de la institución, e incluso hacer acuerdos con universidades o centros de investigación para que los asesoren.
• Art. 51La persona encargada de coordinar los archivos debe juntar a un grupo de expertos de diferentes áreas para trabajar juntos. También tiene que organizar las reuniones, dirigirlas y anotar los acuerdos a los que lleguen, guardando los comprobantes. Para hacer el catálogo que diga qué documentos guardar o eliminar, debe planear visitas a las oficinas que generan papeles y juntas del grupo. Además, tiene que preparar formatos y cuestionarios, platicar con los responsables de cada área para revisar que los documentos coincidan con lo que hacen, y finalmente armar el catálogo completo.
• Art. 52El Grupo Interdisciplinario es un equipo de personas que decide qué hacer con los documentos de una oficina o institución. Su trabajo es dar recomendaciones sobre cuánto tiempo guardar los papeles, si son importantes o no, y si se pueden destruir o conservar. Para eso, revisan cosas como quién creó el documento, en qué orden se fue guardando, si es original o copia, y si la gente lo pide seguido. También se fijan en que lo que decidan esté de acuerdo con las leyes y los planes de la institución. Al final, pueden sugerir que usen programas de computadora para manejar mejor los archivos.
• Art. 53Las oficinas que generan documentos (áreas productoras) deben ayudar al encargado de los archivos a hacer las fichas técnicas de valoración documental, que son como un resumen para saber qué documentos sirven. También tienen que revisar si esos papeles son importantes como prueba de lo que hace la dependencia, y pensar para qué sirven, quién los puede consultar y si son útiles para el trabajo. Además, deben considerar los problemas que podría haber si no guardan bien los documentos de sus actividades diarias. Por último, tienen que decidir cuánto tiempo guardar los documentos, cuándo ya no sirven y qué hacer con ellos (si se destruyen o se archivan para siempre).
• Art. 54El Grupo Interdisciplinario va a crear sus propias reglas para trabajar. Eso quiere decir que ellos mismos decidirán cómo organizarse, cuándo juntarse y cómo tomar decisiones. Es como cuando un equipo de trabajo acuerda sus propias reglas internas para funcionar bien. No hay nadie más que les imponga cómo hacerlo.
• Art. 55El que tenga la información debe esperar a que se cumpla el tiempo que marca el catálogo para guardar los documentos, y también revisar que ningún papel esté marcado como reservado o confidencial, antes de darlos de baja o mandarlos a un archivo final.
• Art. 56Las oficinas del gobierno deben juntar todos los papeles que generan al hacer su trabajo y ordenarlos por tipo o tema, como "solicitudes" o "contratos". A cada grupo de papeles le tienen que asignar una ficha técnica donde se describa qué contiene, de qué trata, si es público o privado, dónde se guarda y quién lo cuida. Todas esas fichas juntas forman un catálogo que sirve para saber qué hacer con los documentos, por ejemplo, si guardarlos o tirarlos. Ese catálogo se llama "catálogo de disposición documental".
• Art. 57El Consejo Nacional y los consejos locales van a crear reglas claras para decidir qué hacer con los documentos que generan las instituciones públicas. Estas reglas servirán para revisar los papeles, ver cuáles son importantes y cuáles ya no sirven, y así decidir si se guardan o se tiran. Esto aplica a todos los documentos que se produzcan en el trabajo diario de esas instituciones. La idea es que haya un proceso ordenado para no acumular cosas inservibles y proteger la información valiosa.
• Art. 58Las oficinas del gobierno y cualquier institución pública deben publicar en su página de internet los documentos donde explican por qué eliminan o archivan ciertos papeles. Esos documentos se llaman "dictámenes y actas de baja documental" y deben quedarse guardados en el archivo de la oficina por lo menos 7 años desde que se hicieron. Si una oficina no tiene página de internet, entonces debe publicar esa información a través del Archivo General del gobierno federal o, en su caso, del archivo general de su estado. Las oficinas que no forman parte del gobierno federal (como las de los estados o municipios) deben mandar esos documentos a los archivos históricos para que se guarden para siempre.
• Art. 59Cualquier dependencia o institución que tenga un archivo histórico (donde se guardan documentos importantes de forma permanente) está obligada a pasarle los documentos que tengan valor histórico. Después de hacer ese traslado, deben avisar al Archivo General o a la autoridad local de archivos más cercana, dentro de los 45 días siguientes a haber movido los documentos. Ese plazo cuenta los días del calendario, sin importar si son fines de semana o días festivos.
• Art. 60El artículo 60 dice que todas las dependencias del gobierno o empresas que manejan información pública deben cuidar y guardar los documentos, ya sean físicos o digitales. Para esto, tienen que hacer dos cosas: primero, crear un plan de seguridad de la información para que el servicio no se interrumpa, los riesgos sean menores y todo funcione mejor. Segundo, deben poner reglas de seguridad que protejan todo, como quién puede acceder a los datos, cómo se cuidan los archivos, cómo se capacita al personal y cómo se revisa que todo esté en orden. En otras palabras, es como tener medidas para que nadie pierda, robe o dañe la información importante.
• Art. 61Si alguien guarda los documentos de un organismo público en un lugar que no es de ese organismo (por ejemplo, una bodega o un sistema digital de una empresa externa), tiene que firmar un contrato donde se diga claramente que esa empresa va a cumplir con las reglas de la ley. También en ese contrato se debe escribir quiénes son los encargados de cuidar esos archivos. Así, si algo sale mal, se sabe a quién reclamar.
• Art. 62Las dependencias y entidades públicas pueden guardar sus documentos electrónicos en la nube, como Google Drive o iCloud, siempre que el servicio cumpla ciertos requisitos. Necesitan que el contrato especifique cómo se manejarán los documentos y quién es responsable de los sistemas. Además, la nube debe tener medidas muy estrictas de seguridad y privacidad, siguiendo tanto las leyes mexicanas como estándares internacionales. También es obligatorio que el gobierno sepa dónde están guardados los datos en los servidores y que solo personal autorizado pueda acceder a ellos. Finalmente, el sistema debe permitir que la información se conecte con otras plataformas del gobierno y reflejar fielmente sus reglas de organización de archivos.
• Art. 63Las dependencias de gobierno y empresas públicas deben ponerse de acuerdo para compartir información de forma sencilla por computadora. Esto incluye usar documentos electrónicos, carpetas digitales y copias oficiales en internet. También tienen que aplicar una firma electrónica para validar documentos, manejar bases de datos con el mismo formato y estar conectados entre sí por una red de comunicaciones. Todo esto con el fin de que la gestión de archivos sea más rápida y sin tanto papeleo físico.
• Art. 64El Sistema Nacional es la red o el conjunto completo de reglas, métodos, equipos, procedimientos y dependencias de gobierno que trabajan juntos para organizar, administrar y guardar los archivos de todas las oficinas públicas de forma parecida en todo el país. Todas las instancias (oficinas o áreas) que forman parte de este Sistema deben obedecer las decisiones y reglas generales que dicte el Consejo Nacional. Este Sistema Nacional y los sistemas locales (de cada estado o municipio) deben coordinarse entre sí, pero siempre respetando lo que le toca hacer a la federación, a los estados, a los municipios y a las alcaldías de la Ciudad de México.
• Art. 65El Consejo Nacional es un grupo que sirve para coordinar cómo se manejan los archivos en todo el país. Este grupo está formado por varias personas importantes, como el jefe del Archivo General (quien preside las reuniones), el secretario de Gobernación, el de la Función Pública, representantes de la Cámara de Diputados y Senadores, del Poder Judicial, del Instituto de Transparencia (INAI), del INEGI, de la Auditoría Superior de la Federación, del Banco de México, y presidentes de consejos locales, entre otros. También pueden invitar a gente externa a las juntas, pero solo para opinar, no para tomar decisiones. Los miembros del Consejo no reciben pago extra por estar ahí, y si faltan pueden mandar a un suplente que sea su segundo a cargo.
• Art. 66El Consejo Nacional se reúne dos veces al año de forma normal (sesiones ordinarias) y también puede juntarse de manera urgente (sesiones extraordinarias). El presidente del Consejo, a través del secretario técnico, manda la invitación con 15 días hábiles de anticipación para las reuniones normales, y ahí dice lugar, fecha, hora y qué se va a tratar. Para que la junta sea válida en una primera ronda, necesita estar presente más de la mitad de los miembros, incluyendo al presidente o a su suplente; si no se logra, en una segunda ronda basta con los que lleguen. Las decisiones se toman con la mayoría de los votos de los asistentes, y si hay empate, el presidente tiene el voto decisivo (llamado "voto de calidad"). Todo lo que se discute queda escrito en un acta, que se publica en internet para que cualquiera pueda verla.
• Art. 67El Consejo Nacional tiene varias tareas importantes sobre cómo manejar documentos y archivos. Puede aprobar reglas y compartirlas para que todos sepan cómo organizar y guardar la información pública, y así sea fácil de encontrar cuando se necesite. También puede dar recomendaciones sobre cómo deben organizarse los expedientes de los juzgados y sugerir a las instituciones cómo aplicar correctamente esta ley. Además, puede aprobar el uso de sistemas automáticos para manejar archivos de manera ordenada y parecida en todas las oficinas, y promover campañas que expliquen por qué los archivos son importantes como parte de la memoria del país. Finalmente, puede hacer todo lo demás que esta ley u otras leyes le encarguen.
• Art. 68El artículo dice que el presidente (o la presidenta) tiene varias obligaciones relacionadas con los archivos del país. Debe trabajar en equipos y comisiones del gobierno para que se cumplan los acuerdos que tome el Consejo Nacional de Archivos. También puede hacer convenios con otras dependencias o estados, y hasta con otros países, para compartir información y mejorar los archivos. Además, tiene que participar en juntas y eventos sobre el tema, publicar en internet las decisiones importantes del Consejo, y servir como asesor para los archivos locales.
• Art. 69El Consejo Nacional puede crear grupos de trabajo que sean permanentes (siempre activos) o temporales (solo por un tiempo) para hacer su labor más fácil. Estos grupos deben seguir las reglas que el mismo Consejo publique. En esos grupos pueden participar expertos, personas que usan archivos históricos y miembros de organizaciones de la sociedad civil para dar su opinión y consejo. Pero nadie que forme parte de estos grupos va a recibir dinero ni pago de ningún tipo por participar. Esto está en la parte que habla sobre los sistemas locales de archivos.
• Art. 70Cada estado de la República debe tener su propio Sistema Local de Archivos. Eso es como una red organizada con reglas, métodos y servicios para que todas las oficinas públicas de ese estado guarden y mantengan sus documentos de manera pareja y ordenada. En términos simples, es un sistema que ayuda a que todos los archivos del gobierno estén bien cuidados y siguiendo el mismo formato dentro de su territorio.
• Art. 71Cada estado de la República Mexicana debe crear su propio sistema de archivos, llamado Sistema Local, y formar un Consejo Local para coordinar su funcionamiento. Además, deben establecer un archivo general, que es la oficina encargada de los documentos oficiales, y su jefe debe tener un puesto alto, como subsecretario o algo parecido. En estos consejos participan los municipios y las alcaldías de la Ciudad de México, según lo que diga la ley de cada estado. Las tareas del Consejo Local las lleva a cabo el archivo general o la oficina especializada en archivos de cada lugar. Las leyes de los estados deben indicar cómo se organizan y trabajan estos sistemas locales, de forma similar a como funciona el Sistema Nacional de Archivos.
• Art. 72Los Consejos Locales (los gobiernos de cada estado) tienen la obligación de seguir al pie de la letra lo que decida el Consejo Nacional, y deben hacerlo en los tiempos que éste les marque. Además, los Consejos Locales tienen que publicar en los periódicos oficiales de su estado las reglas o instrucciones necesarias para que se cumpla la ley. Esto significa que no pueden hacer lo que se les antoje, sino que deben acatar las órdenes del Consejo Nacional y hacerlas del conocimiento público.
• Art. 73El Artículo 73 dice cuáles son las tareas que tienen los Consejos Locales (grupos de cada estado encargados de los archivos). Entre sus funciones están: seguir las reglas que ponga el Consejo Nacional para organizar y cuidar los archivos, aprobar criterios para que todos los archivos locales se manejen igual y estén bien conservados, y hacer campañas para que la gente sepa que los archivos son importantes porque guardan la memoria de todos. También pueden proponer cómo usar sistemas automatizados para manejar documentos, coordinarse con municipios o alcaldías, servir como enlace con el Consejo Nacional, y fomentar que los datos se compartan en formatos abiertos (que cualquier persona pueda usar).
• Art. 74Este artículo dice que el Sistema Nacional de Archivos va a trabajar de la mano con otros sistemas importantes (el de Transparencia y el Anticorrupción). Para lograrlo, deben hacer cuatro cosas: capacitar muy bien al personal que maneja los archivos, hacer acuerdos entre distintas instituciones para compartir experiencias, proteger los documentos importantes y el derecho a consultarlos, y también digitalizar la información que ya esté ordenada para que sea más fácil acceder a ella. Todo esto es para que los archivos públicos sean más profesionales, transparentes y accesibles para todos.
• Art. 75Si tú o tu empresa tienen documentos o archivos que sean importantes para la historia del país, están obligados a cuidarlos, mantenerlos en buen estado y permitir que la gente pueda consultarlos. Si esos documentos ya fueron declarados como Monumentos históricos por la ley, además deben registrarlos en el Registro Nacional que menciona la ley. También puedes pedirle al Archivo General que te asesore técnicamente para organizar y administrar tus archivos. Se consideran de interés público aquellos documentos que, según los criterios del Consejo Nacional, sean valiosos para entender la historia de México. Por último, el Archivo General puede ponerse de acuerdo contigo para hacer copias digitales o facsimilares (igualitas al original) de esos archivos importantes.
• Art. 76Si tienes documentos o archivos privados que sean importantes para la historia o la cultura de México (como cartas antiguas, fotos o expedientes), debes organizarlos y repararlos si están dañados, siguiendo las reglas nacionales e internacionales y las recomendaciones del Consejo Nacional. El gobierno mexicano va a respetar que esos documentos sean tuyos y va a cuidar tus derechos, siempre y cuando los mantengas en buen estado y permitas que el público pueda consultarlos.
• Art. 77Si tienes papeles o documentos históricos privados que sean de interés público y quieres venderlos, primero debes avisar por escrito al Archivo General. Ellos tienen 20 días hábiles para decidir si quieren comprarlos antes que cualquier otra persona. Si no les avisas, la venta no será válida y el gobierno podría quitarte los documentos por expropiación. Las casas de subastas y cualquier comprador también deben asegurarse de que el Archivo General ya fue notificado antes de hacer la operación.
• Art. 78El Registro Nacional es como una base de datos donde se junta toda la información de los archivos del gobierno y de algunos archivos privados que son importantes para la gente. Su chiste es guardar y organizar esos datos para que sea más fácil encontrar documentos históricos o de interés público. El Archivo General es el encargado de manejar este registro y también de dar a conocer los documentos que están bajo su cuidado.
• Art. 79Tienes que inscribirte en el Registro Nacional si eres una persona o empresa obligada por la ley, o si eres dueño o tienes archivos privados que sean importantes para el público. Además, cada año debes actualizar la información que te piden en ese registro. El Consejo Nacional va a decir exactamente cómo y cuándo hacer todo esto.
• Art. 80El Registro Nacional es una base de datos que va a estar manejada por el Archivo General. La forma en que esté organizado y funcione va a depender de las reglas que ponga el Consejo Nacional. En pocas palabras, el Archivo General se encarga de operarlo, pero el Consejo Nacional es el que dice cómo debe hacerse.
• Art. 81El Archivo General va a crear un sistema de computadora (una aplicación) para que tanto las dependencias de gobierno como cualquier persona dueña de archivos importantes puedan registrar y actualizar su información. Toda esa información va a estar disponible para cualquier persona que quiera consultarla, sin costo, a través del sitio web del Archivo General.
• Art. 82Cada estado de la República puede crear su propio Fondo de Apoyo Económico para los archivos locales, el cual sirve para juntar dinero y usarlo en mejorar esos archivos. Ese fondo se usa principalmente para tres cosas: capacitar al personal que cuida los archivos, comprar equipo necesario y digitalizar o sistematizar la información. Solo aplica para los archivos que están a cargo de las autoridades o instituciones obligadas por la ley en ese estado. En pocas palabras, es un apoyo económico para que los archivos públicos estatales estén mejor organizados y actualizados.
• Art. 83El Gobierno Federal puede dar dinero de apoyo económico a los archivos locales, pero solo si el Presupuesto de Egresos (el plan de gastos del gobierno) ya lo tiene aprobado. Ese dinero no puede ser más de lo que aportaron los estados, municipios o alcaldías de la Ciudad de México. En pocas palabras, si un estado puso 100 pesos, el gobierno federal no puede dar más de 100 pesos de subsidio. Todo esto se maneja según las reglas que ya existen para estos casos.
• Art. 84El artículo 84 dice que todos los documentos históricos y culturales importantes de México (como archivos, libros, mapas, etc.) son propiedad del Estado y le pertenecen a todo el pueblo. Por eso, nadie puede venderlos, regalarlos ni quedarse con ellos aunque pase mucho tiempo. Tampoco pueden ser embargados (quitados por deudas) ni usados como garantía para pedir préstamos. Esto aplica según lo que marcan otras leyes sobre bienes nacionales y monumentos históricos.
• Art. 85El patrimonio documental de la Nación, que son todos los documentos históricos y archivos importantes del país, está bajo el control y cuidado del gobierno federal. Esto significa que solo las autoridades federales pueden decidir sobre estos documentos, siguiendo las reglas de esta ley y otras leyes relacionadas. Si algo pasa con estos papeles o archivos, tienes que acudir a las instancias del gobierno federal, no a las locales. Básicamente, el gobierno federal es el que se encarga de proteger y administrar estos documentos para todos los mexicanos.
• Art. 86El artículo 86 dice que los documentos históricos importantes, como los que ya están clasificados como "Monumentos históricos" por otra ley, automáticamente son parte del patrimonio documental de todo México. Además, cada estado del país y las instituciones autónomas (como el INE o la CNDH) tienen la obligación de decidir qué documentos propios forman parte de su patrimonio local.
• Art. 87El gobierno federal, por medio del Archivo General, puede declarar que ciertos documentos o archivos son parte del patrimonio documental de México, según lo que marquen las leyes, y debe anunciarlo en el Diario Oficial de la Federación. También los organismos autónomos, como el INE o la CNDH, pueden hacer lo mismo, pero solo sobre temas que les correspondan y siempre en coordinación con el Archivo General. Cualquier declaración de este tipo tiene que publicarse en el Diario Oficial para que todo mundo se entere. Básicamente, se trata de proteger documentos importantes para el país y hacerlo de manera oficial y pública.
• Art. 88Cualquier documento de archivo que tenga valor histórico o cultural se considera un bien mueble, es decir, algo que se puede mover de un lugar a otro. Estos documentos pasan a ser parte del patrimonio documental de todo el país, o sea, un tesoro que pertenece a todos los mexicanos. La ley los protege porque son importantes para conocer nuestra historia y cultura. En pocas palabras, si un documento es antiguo o valioso para la memoria de México, no es de una sola persona, sino de la Nación entera.
• Art. 89Este artículo dice que, para proteger los documentos importantes de México, se deben hacer cuatro cosas. Primero, que cualquier persona pueda consultar esa información. Segundo, cuidar y mantener en buen estado esos documentos. Tercero, checar que quienes los usen sigan las reglas para que no se dañen. Y cuarto, si alguien no cumple las reglas, darle seguimiento a lo que pase para solucionarlo.
• Art. 90Si quieres sacar del país documentos importantes para México, como los que son parte de la historia o del patrimonio de todos, necesitas pedir permiso al Archivo General. Solo te dejarán llevarlos si es para difundirlos, intercambiarlos con fines científicos o culturales, restaurarlos (si no se puede hacer en México), o por cooperación con otros países en investigación o enseñanza. Además, deberás contratar un seguro con una institución autorizada y empacarlos y protegerlos bien, siguiendo las reglas que marque la ley.
• Art. 91La Secretaría de Relaciones Exteriores, junto con otras autoridades, es la que se encarga de recuperar documentos o bienes importantes para la historia del país que hayan sido sacados de México sin permiso o que estén en el extranjero de manera ilegal. Si algo valioso se fue o se queda fuera del país sin autorización, ellos lo gestionan para traerlo de vuelta.
• Art. 92El Archivo General o las oficinas parecidas en los estados pueden recibir documentos de instituciones públicas en préstamo temporal (comodato) para que los guarden y estabilicen. Si consideran que archivos privados que son importantes para todos están en riesgo de destruirse o perderse, pueden expropiarlos, pero pagando una compensación según la ley para protegerlos. Para decidir si procede la expropiación, se forma un Consejo con un representante del Archivo General, otro del archivo estatal, dos de universidades y un consejero de archivos privados, que dan su opinión técnica profesional.
• Art. 93El Archivo General puede ponerse de acuerdo con autoridades federales, estatales, municipales o de las alcaldías de la CDMX para proteger los archivos de alguna región del país. Esto aplica cuando esos documentos corran peligro o ya hayan sido dañados por desastres naturales (como temblores o inundaciones) o por otras causas que puedan arruinarlos o destruirlos. La idea es que trabajen juntos para salvar la información histórica que está en riesgo.
• Art. 94Los jefes de las embajadas, consulados y oficinas fijas de México en el extranjero tienen la obligación de avisar y denunciar ante la Fiscalía General de la República (la autoridad que investiga delitos) o ante las autoridades del país donde estén, y también al Archivo General de la Nación. Esto lo deben hacer cuando sepan que en el extranjero existen, se exhiben o se venden sin permiso documentos o bienes históricos de México, como los que mencionan los artículos 84 y 86 de esta ley. En pocas palabras, es su deber reportar cualquier hallazgo de archivos o patrimonio nacional que esté siendo mal usado fuera del país.
• Art. 95Si tú tienes documentos de la nación (como papeles históricos o importantes), puedes quedarte con ellos, pero tienes la obligación de cuidarlos bien. Eso significa que debes usar medidas como sistemas de seguridad, controles de humedad o digitalización para que no se echen a perder y otros puedan consultarlos. El Archivo General y el Consejo Nacional te dirán exactamente cómo hacerlo. No puedes simplemente guardarlos como cualquier cosa, necesitas seguir sus reglas.
• Art. 96Si tienes documentos históricos importantes para el país, puedes restaurarlos, pero necesitas pedir permiso al Archivo General y hacerlo bajo su vigilancia. No puedes arreglarlos por tu cuenta sin que ellos te autoricen y te digan cómo.
• Art. 97El Archivo General tiene derecho a quitarle un documento importante de la Nación a quien lo tenga, si ese documento corre peligro de dañarse o perderse. Pero antes de hacerlo, deben seguir las reglas establecidas y darle la oportunidad a la persona de explicar su versión (eso es la garantía de audiencia). Todo debe hacerse conforme a la ley y sin abusos.
• Art. 98Para revisar que estás cumpliendo con las reglas de este capítulo sobre archivos (que habla de capacitación y cultura archivística), el Archivo General, y también los archivos oficiales de tu estado o municipio, pueden ir a tu oficina a hacer una visita de verificación. Esto significa que pueden llegar a checar tus documentos, cómo los guardas y si estás siguiendo todo correctamente. Lo harán siguiendo las leyes y procedimientos que ya existen para este tipo de revisiones, así que no es una inspección al aventón.
• Art. 99Los jefes o encargados de las oficinas públicas deben capacitar a su personal en temas de archivos. Esto significa enseñarles cómo guardar, organizar y cuidar los documentos de forma correcta. También tienen que ayudar a que los responsables de archivos sean más profesionales en su trabajo. En pocas palabras, la ley les exige que inviertan en cursos y entrenamiento para que todos sepan manejar bien los papeles.
• Art. 100Los funcionarios públicos pueden hacer acuerdos con escuelas, universidades o centros de investigación (públicos o privados) para que les den cursos de capacitación sobre cómo organizar y manejar archivos. También pueden hacer estos convenios con otras dependencias del gobierno o empresas privadas especializadas. Esto sirve para que aprendan a guardar bien los documentos importantes. La ley les permite buscar apoyo externo cuando ellos mismos no tengan el conocimiento necesario. En pocas palabras: si un empleado público necesita aprender sobre archivos, puede pedir ayuda a expertos de fuera.
• Art. 101Todas las autoridades de México —desde el gobierno federal, estatal, municipal y las alcaldías de la CDMX— deben cuidar los documentos históricos y oficiales del país como parte de nuestro patrimonio. También tienen que impulsar actividades como cursos, investigaciones, restauración y digitalización de archivos para que la gente pueda consultarlos. Igual deben hacer acciones para que cualquier persona entienda qué es la archivística (el trabajo de organizar y conservar documentos) y cómo nos beneficia a todos. Por último, tienen que promover acuerdos entre el gobierno, empresas, organizaciones y universidades para mejorar el manejo de los archivos.
• Art. 102Los embajadores y cónsules de México en otros países tienen la obligación de dar a conocer y proteger los documentos importantes de nuestra historia. También deben apoyar que se difunda el patrimonio documental de la nación, que son todos esos papeles y archivos que cuentan la historia del país. Además, tienen que hacer más fácil que se compartan conocimientos sobre archivos entre México y otros lugares del mundo. En pocas palabras, su trabajo también incluye cuidar y promover la memoria de México desde el extranjero.
• Art. 103El artículo 103 dice que las personas que usan los archivos deben seguir las reglas para consultar y cuidar los documentos. Esto quiere decir que no puedes llevarte los papeles, rayarlos o dañarlos, y debes respetar los horarios y procedimientos que te indiquen. La idea es que los documentos se mantengan en buen estado para que otras personas también puedan consultarlos. Básicamente, es como cuando te prestan un libro: lo tratas con cuidado y lo devuelves como lo recibiste.
• Art. 104El Archivo General es una oficina del gobierno que funciona por sí sola, no depende de ninguna otra dependencia. Tiene su propio dinero y puede tomar sus propias decisiones técnicas y administrativas para hacer su trabajo. Su dirección oficial está en la Ciudad de México. Es como una empresa del gobierno que maneja todos los papeles y documentos históricos importantes.
• Art. 105El Archivo General es como la súper oficina encargada de que todos los documentos importantes del país estén bien organizados y cuidados. Su trabajo es guardar, proteger y dar a conocer los papeles y archivos que cuentan la historia de México, tanto los recientes como los viejitos. Con esto ayuda a que no se pierda la memoria de lo que ha pasado en el país a corto, mediano y largo plazo. También sirve para que el gobierno sea más claro y rinda cuentas de lo que hace. En pocas palabras, es el que cuida los papeles de la nación para que todos podamos consultarlos.
• Art. 106El Archivo General tiene varias tareas principales. Su jefe es el presidente de un consejo importante que decide sobre archivos en todo el país. También guarda y cuida documentos, libros, fotos y periódicos históricos para que la gente pueda consultarlos. Además, revisa y aprueba qué documentos viejos del gobierno se pueden desechar o cuáles deben guardarse para siempre por su valor histórico. Por último, ayuda a otras oficinas del gobierno y a personas particulares a conservar sus papeles importantes, y ofrece cursos para aprender a manejar archivos.
• Art. 107Las relaciones de trabajo entre el Archivo General y sus empleados se rigen por las reglas del Apartado B del artículo 123 de la Constitución, que es la ley que aplica a trabajadores del gobierno. También deben cumplir con otras leyes laborales que les correspondan. Esto significa que no se aplican las mismas reglas que para empresas privadas, sino las especiales para burócratas o empleados públicos.
• Art. 108El Archivo General tendrá varias áreas para hacer su trabajo, como un equipo directivo, un jefe principal, un grupo que supervisa, un consejo de expertos y otras oficinas que se definan después. El consejo de expertos (el Consejo Técnico) solo podrá actuar siguiendo las instrucciones que le dé el equipo directivo (el Órgano de Gobierno). Básicamente, se están organizando las partes del Archivo para que cada quien sepa qué le toca hacer.
• Art. 109El Órgano de Gobierno es como un grupo de personas encargadas de administrar el Archivo General. Aparte de lo que ya dice la ley, este grupo tiene tres tareas principales: evaluar cómo va la operación del archivo y si está cumpliendo sus metas, dar las reglas para que funcione el Consejo Técnico (otro equipo de trabajo), y hacer lo que marquen otras leyes. En pocas palabras, este órgano supervisa que todo marche bien y pone las bases para que otros equipos trabajen.
• Art. 110El grupo que toma las decisiones importantes en este tema está formado por un representante de cada una de estas dependencias: Secretaría de Gobernación (quien será el jefe del grupo), Hacienda, Educación Pública, Relaciones Exteriores, Cultura, Función Pública y el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. Los miembros que asistan deben tener un puesto de subsecretario o algo similar, y cada uno debe tener un suplente con nivel de director general o equivalente. El jefe del grupo o cualquier miembro puede invitar a otras personas de instituciones públicas o privadas a las juntas, pero solo para opinar, sin derecho a votar. Nadie en el grupo recibe pago extra por participar en estas sesiones.
• Art. 111El Director General del Archivo General lo elige el Presidente de la República, pero para serlo se necesita cumplir varios requisitos: ser mexicano de nacimiento, tener preferentemente un doctorado o al menos 5 años de experiencia en archivos, no tener antecedentes penales por delitos graves, tener mínimo 30 años de edad, y no ser familiar cercano de los miembros del Órgano de Gobierno. Tampoco puede haber sido funcionario de alto nivel (como Secretario de Estado, senador, diputado o gobernador) durante el año anterior a su nombramiento. Además, mientras sea Director General no puede tener otro trabajo, solo puede dar clases o hacer labores de ciencia o beneficencia si no afectan su horario y responsabilidades.
• Art. 112El Director General tiene varias tareas importantes que hacer, además de lo que ya marca la ley. Primero, debe asegurarse de que todo lo que se haga en el Archivo General esté apegado a las leyes, reglas y presupuestos aprobados. También puede sugerirle al Órgano de Gobierno (el grupo que toma las decisiones más importantes) qué cambios o medidas se necesitan para que el archivo funcione bien, incluyendo un proyecto de reglamento interno. Además, puede contratar o despedir a los trabajadores del archivo, siempre y cuando no sea responsabilidad del Órgano de Gobierno hacerlo. Por último, tiene todas las demás funciones que le dé la ley o cualquier otra regla aplicable.
• Art. 113El Archivo General tendrá un Comisario Público (un vigilante del gobierno) y un área especial que se encargue de supervisar que todo se haga correctamente. Esto lo dice la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y otras leyes para organismos del gobierno. Ese comisario y esa área tendrán las facultades (poderes o permisos) que marcan esas leyes y otras que les apliquen.
• Art. 114El artículo 114 dice que el Archivo General va a tener un grupo de expertos llamado Consejo Técnico, que lo va a ayudar con temas de historia, leyes, tecnología de la información y todo lo relacionado con el manejo de archivos. Este grupo estará formado por 13 personas que serán elegidas por el Consejo Nacional, después de que el Archivo General haga una invitación pública para que se postulen maestros, investigadores, expertos en cuidar archivos y personas destacadas en esos temas. El Consejo Técnico va a trabajar siguiendo las reglas que apruebe el Consejo Nacional. Además, los miembros de este consejo no van a recibir ningún pago, sueldo o compensación por participar; lo harán de manera voluntaria.
• Art. 115El dinero y los bienes del Archivo General provienen de tres fuentes. Primero, del presupuesto que el gobierno federal le asigna cada año. Segundo, de lo que cobre por los servicios que preste (como copias o certificados) y por usar sus instalaciones o recursos. Tercero, de cualquier otra cosa que reciba por herencia, donación, compra o cualquier otra razón legal. En pocas palabras, el Archivo se mantiene con dinero del gobierno, con lo que gane y con lo que le regalen o transfieran.
• Art. 116Cometer una infracción es hacer algo prohibido por esta ley. Estas son las faltas: regalar, vender o dar documentos oficiales a alguien sin permiso. También es falta impedir que alguien consulte documentos si no hay una razón válida, o descuidar las medidas necesarias para mantenerlos en buen estado, como las de seguridad o tecnología. Otra falta grave es usar, esconder, cambiar, romper o destruir documentos sin autorización legal, incluso si es solo una parte. Además, si trabajas en una oficina pública y renuncias o te cambias de puesto, no puedes quedarte con ningún documento que tengas a tu cargo. Por último, también es infracción no publicar en internet ciertos listados y autorizaciones de archivos que la ley exige, o cualquier otra acción que vaya en contra de esta ley.
• Art. 117Cuando un servidor público (como un funcionario del gobierno) comete una falta o no cumple con lo que dice esta ley, puede recibir un castigo. Ese castigo lo decide la autoridad encargada de revisar las faltas de los servidores públicos. Todo se hace siguiendo las reglas de la ley que habla sobre las responsabilidades de estos trabajadores del gobierno. Aquí no se mencionan multas ni cárcel, solo dice que se aplicará la ley correspondiente.
• Art. 118El artículo 118 habla de las multas para personas comunes (no funcionarios públicos) que no cumplan con la ley de archivos. La autoridad encargada puede ponerte una multa de entre 10 y 1,500 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), que es una referencia para calcular pagos. Para decidir cuánto te va a costar, la autoridad revisa tres cosas: qué tan grave fue lo que hiciste, los daños que causaste, y si ya te habían multado antes por lo mismo. Si resulta que ya eras "reincidente" (cometiste la misma falta otra vez), la multa se puede duplicar según lo grave que sea.
• Art. 119Que te multen por algo administrativo no quita que también te puedan demandar por daños o meterte al bote si cometiste un delito. Si las autoridades ven que lo que hiciste puede ser un delito, tienen la obligación de denunciarlo al Ministerio Público (la fiscalía). Además, deben ayudar en la investigación y entregar todas las pruebas que tengan. Es decir, una sanción administrativa (como una multa) no te salva de otras consecuencias legales.
• Art. 120Los gobiernos de cada estado de la República deben crear sus propias leyes para castigar a quienes no cumplan con esta ley de archivos. Esas leyes locales definirán qué se considera una falta, cómo se va a investigar y qué autoridades se encargarán de aplicar los castigos. Todo esto aplica cuando alguien no respete las reglas que ya están establecidas sobre el manejo de documentos públicos. En pocas palabras, cada estado tiene la obligación de poner sus propias reglas para sancionar los incumplimientos.
• Art. 121Si tienes bajo tu cuidado documentos o archivos históricos del país, no puedes robarlos, esconderlos, rayarlos, romperlos, hacerlos inservibles o borrar información. Si lo haces, te pueden dar de 3 a 10 años de cárcel y una multa que va de 3 mil a 5 mil veces la Unidad de Medida (como si multiplicaras ese valor por esas cifras). También es ilegal vender, regalar, mover o fotocopiar esos documentos sin permiso, y mucho menos sacarlos de México sin autorización del Archivo General. Si ya te prestaron un documento por un tiempo y no lo devuelves sin razón, igual es delito. Si destruyes papeles que demuestren violaciones graves a derechos humanos, la multa puede ser hasta del valor total del daño que causaste. Y ten cuidado: la autoridad puede perseguirte por estos delitos hasta que se cumpla el tiempo que marca la ley penal.
• Art. 122Si te castigan por algo que dice esta Ley, también te pueden aplicar otros castigos que estén en otras leyes. O sea, no porque ya te hayan sancionado aquí, quedas libre de otras consecuencias legales. Cada ley puede cobrarte lo suyo por separado.
• Art. 123Artículo 123: Solo los tribunales federales (juzgados de todo el país) pueden castigar los delitos que menciona esta ley. Transitorios (reglas para el cambio): - Esta ley aplicará un año después de publicarse en el Diario Oficial. - Desde que inicia, se cancela la Ley Federal de Archivos anterior y todo lo que la contradiga. - Mientras se crean nuevas reglas, se siguen usando las actuales mientras no vayan contra esta ley. - Los gobiernos de los estados tienen un año para ajustar sus leyes a esta. - Los municipios con menos de 70,000 habitantes y pocos recursos recibirán guías para guardar documentos según su realidad. - Las secretarías del gobierno deben arreglar los puestos del Archivo General. - Los gastos los pagan las dependencias con su presupuesto ya aprobado. - El Archivo General publicará su reglamento interno en menos de un año. - El Archivo General depende de Gobernación hasta el 31 de diciembre de 2018 y luego se vuelve independiente. - Gobernación paga todo lo del Archivo hasta el 31 de diciembre de 2018. - Los consejos locales empezarán a sesionar dentro de los seis meses después de ajustar sus leyes.