Artículo 35 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

Cada oficina o área de trabajo debe tener su propio archivo, donde guarden todos los documentos que generan o reciben. La función de ese archivo es organizar los papeles, hacer listas (llamadas inventarios) para que sea fácil encontrarlos, y cuidar los documentos que sean secretos o confidenciales según la ley de transparencia. También deben apoyar al área encargada de todos los archivos y pasar los documentos viejos al archivo general cuando sea necesario. La persona a cargo de ese archivo debe saber bien cómo manejar los documentos, y si no, su jefe está obligado a darle capacitación para que haga bien su trabajo.

Texto oficial

Artículo 35. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones: Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba; Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales; Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter; Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias; Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos; Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables. Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con experiencia, habilidades, competencias y conocimientos archivísticos acordes con su responsabilidad. De no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.