Ley de Archivos de la Ciudad de México

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Esta ley aplica en toda la Ciudad de México y es obligatoria para todos. Sirve para definir cómo se deben organizar, cuidar y administrar los documentos oficiales de cualquier institución pública, como el gobierno, los tribunales, las alcaldías, los partidos políticos, los sindicatos y hasta las personas o empresas que manejen dinero del gobierno. El objetivo es que todos esos archivos se manejen de manera ordenada y uniforme para que cualquier persona pueda acceder a ellos si los necesita.
• Art. 2Esta ley tiene como objetivo principal organizar todos los documentos del gobierno de la Ciudad de México para que sean fáciles de encontrar y consultar. También busca proteger los archivos privados que sean importantes para la historia o la cultura de la ciudad. Quiere que uses la tecnología para acceder a la información pública desde tu casa y así el gobierno sea más transparente. Todo esto sirve para proteger tus derechos, como el acceso a la información o la verdad sobre lo que hace el gobierno, y para ayudar a combatir la corrupción.
• Art. 3Este artículo dice que para entender y aplicar esta ley, siempre hay que tomar en cuenta primero la Constitución de México, los tratados internacionales que firmó el país, la Constitución de la Ciudad de México y la Ley General de Archivos. Lo más importante es proteger los derechos humanos de las personas y darles la mayor protección posible, sin discriminación, con igualdad real y pensando en el bien de todos. Si en esta ley no hay una regla clara para algún caso, se usarán otras leyes relacionadas, como la Ley General de Archivos o el Código de Procedimientos Civiles de la Ciudad de México, para resolverlo.
• Art. 4**Acto de Autoridad:** Son las acciones o decisiones que toman las dependencias del gobierno (como una delegación o una secretaría) sin pedirte permiso, y que pueden afectar tus derechos o tu situación legal, por ejemplo, cuando te multan o te niegan un trámite. **Administración de archivos:** Es la forma en que el gobierno organiza, guarda y maneja sus papeles y documentos (como actas o reportes) para que sean fáciles de encontrar y se pueda ver qué hizo cada área. Así se evita el desorden y se garantiza que la información sea clara y transparente. **Ajustes razonables:** Son cambios o adaptaciones que se hacen en lugares o servicios públicos (como rampas o señalización en braille) para que las personas con discapacidad puedan usar sus derechos igual que los demás, siempre y cuando esos cambios no cuesten demasiado ni afecten a otras personas. **Archivo:** Es el conjunto ordenado de documentos, ya sea en papel o digitales, que el gobierno crea o recibe al hacer su trabajo, y que se guardan según la estructura de la dependencia. **Archivo de concentración:** Es donde se guardan documentos que ya no se usan a diario, pero que aún pueden servir por un tiempo (como expedientes viejos). Ahí se decide si se tiran o se guardan para siempre después de revisar su valor. **Archivo de trámite:** Es el lugar donde están los documentos que se usan todos los días para hacer trámites o atender a la gente, como solicitudes o permisos en proceso. **Archivo General:** Es la oficina principal de la Ciudad de México que se encarga de cuidar, organizar y dar a conocer todos los documentos importantes del gobierno, para que no se pierdan y se pueda saber qué hizo
• Art. 5Este artículo establece las reglas que deben seguir las oficinas del gobierno y otras entidades obligadas al manejar archivos. Tienen que cuidar que cualquier persona pueda consultar la información fácilmente, guardar los documentos en buen estado, y encontrarlos rápido cuando se necesiten. También deben esforzarse por hacer el trabajo de archivo de forma eficiente para ahorrar tiempo y recursos, y asegurarse de que los papeles sean completos y verdaderos. Por último, si no existen archivos sobre violaciones graves a derechos humanos, deben crearlos y preservarlos para siempre, para que sirvan de prueba y evitar que esos abusos vuelvan a pasar.
• Art. 6Todas las dependencias del gobierno de la Ciudad de México (como las alcaldías, los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, los organismos autónomos, los partidos políticos, los sindicatos y hasta las empresas que reciban dinero público) están obligadas a organizar bien sus documentos y archivos. Esto es para que cualquier persona pueda conocer la verdad sobre cómo se toman las decisiones o se usan los recursos, tal como lo dice la Constitución de la Ciudad. Además, deben permitir que la gente acceda a la información que guardan y promover que se conozca el patrimonio documental de la ciudad.
• Art. 7Toda la información que el gobierno o cualquier institución pública tenga en su poder (ya sea que ellos mismos la hayan creado o la hayan recibido de alguien más) debe ser pública. Esto significa que cualquier persona puede pedir verla, siempre y cuando lo haga siguiendo las reglas de las leyes de transparencia y protección de datos personales. Además, esas instituciones tienen que hacer lo posible por ayudar a las personas con discapacidad a buscar y consultar la información, y también esforzarse por presentarla de manera clara para quienes hablan lenguas indígenas.
• Art. 8Todas las dependencias del gobierno y personas que manejan recursos públicos tienen la obligación de hacer documentos (como oficios, reportes, contratos) cada vez que realicen una acción relacionada con su trabajo. Esos documentos deben guardarse y organizarse correctamente, siguiendo las reglas de la ley. En pocas palabras, todo lo que hagan debe quedar por escrito y bien archivado, para que se pueda comprobar después.
• Art. 9Los papeles que se hagan siguiendo las reglas del artículo anterior se consideran documentos oficiales, como si los hubiera hecho el gobierno. Esto significa que tienen validez legal y se pueden usar sin necesidad de dar más pruebas. En pocas palabras, esos documentos ya cuentan como algo serio y confiable para cualquier trámite.
• Art. 10Este artículo dice que el valor o la categoría de los documentos que tienen las dependencias de gobierno va a depender de lo que digan otras leyes específicas. Esas leyes son: la Ley General de Archivos, la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, además de otras reglas sobre el tema. En pocas palabras, no todos los papeles oficiales son iguales; su importancia se define según lo que marquen esas otras normas.
• Art. 11Cada dependencia del gobierno (lo que llaman "sujeto obligado") tiene la obligación de hacerse cargo de sus propios archivos. Esto significa que debe identificar qué documentos tiene, organizarlos, describirlos, guardarlos y cuidarlos para que no se echen a perder. También tiene que manejar su sistema de archivos internos y cumplir con lo que digan la Ley General de Archivos, la ley local de la Ciudad de México y las indicaciones del Consejo Nacional o el Consejo local. Además, debe asegurarse de que nadie robe, dañe o borre los documentos y la información que está bajo su responsabilidad. Si un trabajador del gobierno termina su trabajo, tiene que entregar los archivos a la persona que lo reemplace, ya ordenados y descritos según las reglas que indican cómo se organizan y consultan los documentos, mostrando claramente a qué función del gobierno pertenecían.
• Art. 12Las oficinas y dependencias del gobierno (los "sujetos obligados") tienen que organizar y cuidar todos los documentos que generan o reciben, ya sean físicos o digitales, siguiendo reglas claras de archivo. Deben crear un sistema interno para que todos los procesos con documentos (guardarlos, consultarlos, etc.) se hagan de la misma manera ordenada. También tienen que juntar los papeles en expedientes según el trámite o asunto del que traten, y registrar dónde están guardados. Además, deben tener espacio, equipo y personal capacitado para manejar los archivos, y hacer que la información sea accesible para todas las personas, incluyendo a quienes tienen discapacidad o pertenecen a comunidades indígenas.
• Art. 13El artículo 13 dice que hay dos tipos de entidades que deben cumplir con reglas específicas de transparencia: los fideicomisos públicos que no tienen una estructura de gobierno propia, y las personas comunes (como tú o cualquier individuo) que manejen dinero del gobierno o tomen decisiones con autoridad pública en la Ciudad de México o en las Alcaldías. Estas personas y fideicomisos tienen la obligación de seguir las mismas reglas que están en el artículo 12, específicamente las que hablan sobre mostrar información como su presupuesto, sus gastos, sus resultados y cómo rinden cuentas. En términos simples, si alguien recibe o gasta lana del gobierno, aunque no sea una institución grande, debe transparentar cómo lo hace y responder por ello.
• Art. 14Las autoridades y entidades públicas deben guardar y cuidar todos los documentos relacionados con violaciones graves a los derechos humanos y delitos contra el derecho humanitario. Además, tienen la obligación de permitir que cualquier persona pueda consultar esa información, siempre respetando las leyes de transparencia y protección de datos personales. Si esos documentos ya fueron declarados como históricos, cualquier persona puede acceder a ellos sin restricciones. También deben hacer todo lo posible para que las víctimas y sus familias conozcan la verdad, se preserve la memoria de lo ocurrido y se garantice la igualdad real, protegiendo sus derechos por encima de cualquier otra cosa. Esto aplica tanto si las víctimas obtuvieron justicia por tribunales como por otras vías legales.
• Art. 15Los sujetos obligados (es decir, las oficinas de gobierno y dependencias) deben guardar sus documentos en el mismo orden en el que los crearon. Esto se hace siguiendo un proceso de gestión documental que incluye pasos como producir, organizar, describir, valorar y decidir qué hacer con cada documento. El Consejo Nacional y el Consejo de Archivos de la Ciudad de México son los que ponen las reglas para llevar a cabo todo esto. En pocas palabras, los papeles oficiales deben estar ordenados desde el momento en que se hacen.
• Art. 16Las dependencias de gobierno deben tener sistemas para organizar y encontrar documentos fácilmente, según lo que cada una haga. Estos sistemas tienen que estar al día y listos para usarse. Obligatoriamente deben tener tres herramientas: un clasificador general de archivos (que ordena los documentos por fondo, sección y serie), un catálogo que indique cuánto tiempo guardar cada papel o si se puede eliminar, y listas detalladas de todos sus documentos. El clasificador puede incluir niveles adicionales, identificados con claves de letras y números.
• Art. 17Las dependencias y oficinas de gobierno en México deben tener, además de sus propios archivos, dos documentos importantes para que tú puedas consultarlos: una "Guía de archivo documental", que es como un índice general de todos sus papeles, y un "índice de expedientes reservados", que es una lista de los documentos que por ley no pueden mostrarse al público. Estos documentos deben estar a tu disposición, según lo que marca la Ley de Transparencia y otras reglas federales y de la Ciudad de México. Así, si quieres buscar información oficial, sabes qué existe y qué está protegido por ser confidencial.
• Art. 18La persona que está al mando de cualquier institución o dependencia (como una oficina de gobierno) es la responsable directa de cuidar que todos los documentos importantes se mantengan completos y en buen estado. También tiene la obligación de organizar y conservar esos documentos, y de asegurarse de que todo el sistema de archivos de la institución funcione correctamente. En pocas palabras, si algo sale mal con los papeles o expedientes, el jefe o la jefa es quien tiene que responder.
• Art. 19Si trabajas en el gobierno y te vas a separar de tu puesto (por renuncia, cambio de área, etc.), estás obligado a entregar todo el papeleo y documentos que tenías a tu cargo. Esa entrega debe hacerse con un acta oficial y los archivos deben estar ordenados y completos. Además, tienes que entregar los listados o sistemas que ayudan a encontrar y controlar esos documentos, todo actualizado. Básicamente, la ley te pide que no dejes un desorden cuando te vayas, sino que todo quede claro para la persona que te reemplace.
• Art. 20Si una oficina del gobierno o una dependencia se fusiona, desaparece o cambia de lugar, la persona encargada de ese proceso debe asegurarse de que todos los documentos y papeles, junto con sus catálogos y registros, se lleven al archivo que les corresponda según la ley. La oficina que recibe esos documentos no puede cambiar ni modificar los catálogos ni los registros que ya estaban hechos. Además, en los documentos legales que autorizan estos cambios tiene que estar especificado qué hacer con los archivos y los registros, tanto a nivel local como en los casos que menciona la primera parte del artículo.
• Art. 21Cuando una dependencia del gobierno de la Ciudad de México se cierra o termina sus funciones, la persona encargada de liquidarla (el liquidador) tiene que enviar una copia del inventario de sus documentos al Archivo General de la Ciudad. Ese Archivo se encarga de avisarle al Archivo General de la Nación que esos documentos ya quedaron resguardados.
• Art. 22El Sistema Institucional de Archivos es como las reglas y pasos que cada oficina de gobierno sigue para organizar y cuidar todos sus documentos, desde que los recibe hasta que ya no los necesita. Todos los papeles y archivos que tenga una dependencia deben formar parte de este sistema, y es obligatorio agruparlos en carpetas (expedientes) de manera ordenada y clara, según el tema que traten.
• Art. 23El artículo 23 dice que cada institución pública debe tener un sistema de archivos organizado. Este sistema incluye un área que coordina todo, más varias áreas de trabajo: la que recibe y envía correspondencia, el archivo de trámite (donde están los documentos que se están usando), el archivo de concentración (para papeles que ya no se usan tanto) y, si hay dinero y recursos, el archivo histórico (para documentos viejos e importantes). Los jefes de cada área eligen a los responsables de los archivos de trámite, pero los jefes más altos de la institución nombran a los encargados del archivo de concentración y del histórico. Estas personas deben tener preferentemente carrera en archivística o áreas parecidas, además de experiencia comprobada en el manejo de archivos.
• Art. 24En el Artículo 24 se dice que cada área del Sistema de Archivos debe tener un manual donde se expliquen claramente las tareas de los que trabajan directamente con los documentos. Estos manuales los hace el área encargada de los archivos y los tiene que aprobar un comité técnico llamado COTECIAD. En pocas palabras, se trata de que todo quede por escrito y bien organizado para saber a quién le toca cada cosa.
• Art. 25El artículo 25 dice que el COTECIAD (un comité de archivos) está formado por personas de distintas áreas de trabajo, como los encargados de los archivos actuales, los de planeación, los abogados, los de sistemas, los de transparencia y los de control interno. También pueden entrar los jefes de las áreas que generan documentos y otros trabajadores con experiencia que ayuden a que los archivos se manejen bien. Además, el comité puede pedir consejos a un experto en archivos, historia o en el tema principal de la institución.
• Art. 26El COTECIAD es un grupo de expertos que asesora sobre cómo manejar correctamente los archivos (documentos, expedientes) de las dependencias del gobierno y otras instituciones obligadas. Se encarga de crear programas para revisar qué documentos sirven y cuáles se pueden eliminar, y de proponer reglas para que los archivos estén mejor organizados. También debe aprobar los formatos y guías que se usan para controlar y consultar los documentos, y establecer sus propias reglas de funcionamiento. Además, tiene que cumplir con cualquier otra tarea que le pida la ley, como las que vienen en el artículo 58.
• Art. 27Varias dependencias del gobierno pueden ponerse de acuerdo para compartir un mismo archivo, ya sea donde se guardan papeles viejos (archivo de concentración) o documentos históricos. Para hacerlo, deben firmar un convenio donde se especifique quiénes serán los encargados de administrar ese archivo común. Todo tienen que hacerlo siguiendo las reglas que ya están establecidas en la ley.
• Art. 28Todos los gobiernos, dependencias y organismos públicos tienen que hacer un plan anual sobre cómo van a manejar y guardar sus documentos. Ese plan debe publicarse en su página de internet durante los primeros 30 días del año fiscal. O sea, a más tardar el 30 de enero. Así cualquier persona puede saber cómo organizan los archivos públicos.
• Art. 29Cada año, la institución debe hacer un plan de trabajo para sus archivos, que incluya cómo va a organizarlos, cómo va a revisar que todo salga bien y cómo va a evaluar los resultados. Ese plan tiene que considerar cosas como prevenir riesgos, respetar los derechos humanos, tratar igual a hombres y mujeres, incluir a todas las personas sin discriminar, y también compartir información de manera voluntaria para que sea más fácil de encontrar. En pocas palabras, es el manual anual para que los archivos funcionen bien, tomando en cuenta a todas las personas y siendo abiertos con la información.
• Art. 30Cada año, las instituciones deben hacer un plan donde definan sus prioridades y usen el dinero, la tecnología y el personal con el que cuentan. Ese plan debe incluir programas para capacitar al personal en cómo organizar y cuidar los documentos, tanto físicos como electrónicos, y asegurarse de que cualquier persona los pueda consultar fácilmente, con ajustes para quienes tengan alguna discapacidad, protegiendo la información personal y garantizando su seguridad. También tiene que considerar cómo pasar documentos de un formato electrónico a otro cuando sea necesario, y cómo conservarlos por mucho tiempo. Por último, el plan debe tener formas de darle seguimiento y evaluar si se está cumpliendo o no.
• Art. 31Las oficinas o dependencias del gobierno (los "sujetos obligados") tienen que hacer cada año un informe con todo lo que lograron de su plan de trabajo. Ese informe lo deben subir a su página de internet a más tardar el último día de enero del año siguiente. Por ejemplo, lo que hicieron durante todo el 2024 lo tienen que publicar a más tardar el 31 de enero de 2025. Esto es para que cualquier persona pueda checar si cumplieron con lo que prometieron.
• Art. 32El encargado del área de archivos debe asegurarse de que todas las áreas de la institución trabajen juntas para organizar y administrar los documentos, apoyándose en el comité de archivos (COTECIAD). Esta persona también tiene que formar ese comité, convocar juntas, moderarlas y darle seguimiento a los acuerdos que se tomen, guardando los comprobantes. Además, quien ocupe este puesto debe ser de un nivel alto, como director general o algo parecido, y será elegido por el jefe de la institución. Su chamba es dedicarse de lleno a estas funciones de archivos y, de preferencia, tener carrera en archivística o algo relacionado.
• Art. 33El Área Coordinadora de Archivos es como el cerebro del sistema de archivos de una institución. Sus funciones principales son planear y organizar todo lo relacionado con los documentos oficiales. Por ejemplo, debe crear las reglas y los formatos para guardar los papeles (instrumentos de control), así como los manuales para que todas las áreas sepan cómo manejarlos. También le toca diseñar el plan anual de lo que se hará con los archivos, decidir cuándo un documento ya no sirve y se puede destruir (valoración y disposición), y modernizar los procesos para que sean más eficientes. Además, se encarga de capacitar al personal, vigilar que se cumpla la ley y autorizar el movimiento de archivos cuando una oficina se fusiona, cierra o cambia de lugar.
• Art. 34El artículo 34 dice que las oficinas encargadas de manejar la correspondencia (como cartas, oficios o documentos) son las que reciben, registran, dan seguimiento y envían todo el papeleo que entra y sale de una institución pública. Las personas que trabajan ahí deben tener los conocimientos y la experiencia necesarios para hacer bien su chamba. Además, los jefes de esas oficinas tienen la obligación de darles capacitación para que todo funcione correctamente y los archivos estén en orden.
• Art. 35Cada oficina o área de trabajo debe tener su propio archivo, donde guarden todos los documentos que generan o reciben. La función de ese archivo es organizar los papeles, hacer listas (llamadas inventarios) para que sea fácil encontrarlos, y cuidar los documentos que sean secretos o confidenciales según la ley de transparencia. También deben apoyar al área encargada de todos los archivos y pasar los documentos viejos al archivo general cuando sea necesario. La persona a cargo de ese archivo debe saber bien cómo manejar los documentos, y si no, su jefe está obligado a darle capacitación para que haga bien su trabajo.
• Art. 36Cada oficina del gobierno o institución que maneje documentos públicos debe tener un archivo de concentración, que es como un almacén temporal donde se guardan papeles y expedientes que ya no se usan todos los días, pero que aún no pueden destruirse. Su función principal es cuidarlos, prestarlos cuando los pidan otras áreas de la misma institución o cualquier persona que quiera consultarlos, y mantenerlos seguros hasta que termine su vigencia administrativa (el tiempo legal que deben estar guardados). Además, cuando esos documentos ya cumplieron su tiempo de guardado, el archivo decide si se quedan para siempre (si tienen valor histórico) o se destruyen de manera oficial, levantando actas y dictámenes que se publican al final de cada año para que todos sepan qué pasó. La persona encargada de este archivo debe ser un archivista profesional o tener una carrera universitaria relacionada; si no es el caso, el jefe de la institución tiene que asegurarse de que reciba capacitación constante para hacer bien su trabajo.
• Art. 37Los archivos históricos de las dependencias públicas tienen cinco tareas principales: recibir, organizar y cuidar documentos viejos que ya no se usan a diario; prestarlos y mostrarlos al público siguiendo reglas claras; ayudar al área encargada de los archivos a hacer los listados y controles que pide la ley; aplicar estrategias para conservar los documentos históricos y usar tecnología para que la gente pueda consultarlos fácilmente; y cumplir con cualquier otra obligación que marquen las leyes. Además, la persona encargada del archivo histórico debe tener experiencia y conocimientos en el manejo de documentos, y los jefes de la dependencia están obligados a darle capacitación para que haga bien su trabajo.
• Art. 38Si una institución pública no tiene su propio archivo histórico, tiene que tomar medidas para crearlo. Mientras tanto, debe enviar todos los documentos que tengan valor histórico al Archivo General o al organismo que indiquen las leyes o los acuerdos hechos para eso. Guardar esos papeles es obligatorio para que no se pierda la memoria del país.
• Art. 39Si un documento histórico está tan dañado que no se puede tocar ni hojear, el Archivo General o la institución que lo tenga te dará la información de otra forma, como por una copia digital o foto. Esto siempre y cuando sea posible hacerlo sin lastimar aún más el documento original. Así, aunque el papel esté viejo o roto, tú puedes acceder a lo que dice sin necesidad de manipularlo. La prioridad es cuidar el documento y también que tú puedas consultarlo.
• Art. 40Varias dependencias de gobierno pueden hacer equipo para crear un solo archivo histórico, siempre y cuando sigan las reglas legales y cuiden el orden original de los documentos. Eso significa que no pueden revolver papeles de distintas oficinas, sino que cada uno debe guardarse como venía desde su origen. El acuerdo que firmen para unirse debe decir bien claro quiénes se van a encargar de cuidar y administrar esos archivos. Así todos saben quién es el responsable si algo sale mal o si se necesita algún documento.
• Art. 41Cuando los documentos ya pasaron su tiempo de uso administrativo y se mandan a un archivo histórico, cualquier persona puede consultarlos, aunque antes hubieran sido secretos. La información sobre violaciones graves a derechos humanos, crímenes contra la humanidad o corrupción nunca podrá mantenerse en secreto, según las leyes de transparencia. Si un documento tiene datos personales muy sensibles (como salud o religión) y se guarda para siempre por su valor histórico, nadie podrá verlo hasta que pasen 70 años desde que se creó. Después de esos 70 años, también será de acceso público.
• Art. 42La dependencia o institución (sujeto obligado) tiene que cumplir con los tiempos que marca el catálogo para guardar documentos, y esos plazos no pueden pasarse del tiempo que las leyes digan para cada función. Los documentos solo se pueden conservar mientras sean útiles o necesarios para consulta. Como tope máximo, ningún documento puede guardarse por más de 25 años.
• Art. 43El Instituto de Transparencia de la CDMX puede dar permiso para ver documentos históricos que aún no están en un archivo público, pero que contienen datos personales delicados de alguien. Solo lo hará en estos casos especiales: si un investigador lo pide para un estudio importante para el país, que no pueda hacerse sin esa información, y se comprometa por escrito a no divulgar los datos personales; si el beneficio para el público es mayor que el daño a la privacidad; si el acceso ayuda mucho a la persona dueña de esos datos; o si lo pide un familiar directo o un biógrafo autorizado por esa persona. Si alguien no está de acuerdo con lo que decida el Instituto, puede impugnarlo ante las autoridades de la Ciudad de México o ante el Poder Judicial federal.
• Art. 44El artículo 44 dice que cuando quieras consultar un archivo histórico, te tienen que dejar ver el documento original o una copia exacta y completa, siempre y cuando no lo dañen. Eso significa que no te pueden negar el acceso ni darte una versión incompleta. Pero el acceso se hará siguiendo las reglas que ponga cada archivo, como horarios o requisitos. En pocas palabras, tienes derecho a ver la información, pero cuidando que no se eche a perder.
• Art. 45Las personas encargadas de los archivos históricos de las instituciones tienen que cuidar y dar a conocer los documentos importantes que forman parte del patrimonio de México. Para lograrlo, deben crear reglas y estrategias que protejan tanto los documentos físicos como los digitales, y también hacerlos accesibles al público. Esto incluye subir los documentos a internet para que cualquier persona pueda consultarlos sin costo, hacer catálogos que ayuden a encontrar la información fácilmente, y organizar exposiciones presenciales o en línea. También deben involucrar a estudiantes y grupos vulnerables con actividades educativas, y promover la investigación sobre la historia y los archivos para que la gente aprenda y valore estos documentos.
• Art. 46El artículo 46 dice que además de los procesos normales de gestión que ya menciona el artículo 12 de esta ley, cuando trabajes con documentos electrónicos debes incluir pasos extra. Tienes que añadirles datos para identificarlos cómo se usan (como etiquetas de acceso), organizarlos bien, controlarlos, mantenerlos seguros, saber dónde están, para qué se usan y llevar un registro de todo lo que se haga con ellos. Básicamente, es como ponerle orden y control a los archivos digitales para que no se pierdan o usen mal.
• Art. 47Cada año, las dependencias de gobierno deben hacer un plan donde digan cómo van a crear, guardar, usar y pasar los documentos electrónicos de un formato a otro, además de cómo van a cuidarlos para que no se pierdan a largo plazo. También deben usar métodos como la migración (cambiar archivos a formatos más modernos) o la emulación (hacer programas que imiten sistemas viejos) para conservarlos, siguiendo las reglas del Consejo Nacional y el Consejo Local de Archivos. Si un documento electrónico es histórico (como actas o registros importantes), deben guardarlo tal cual en su formato original con todos sus datos de identificación. Además, tienen que conservar una copia de cómo se ve visualmente (una foto o captura de pantalla del documento) y todos los metadatos que lo describan.
• Art. 48Los sujetos obligados (como dependencias de gobierno o instituciones) deben tener un sistema para pasar documentos en papel a formato digital. Este sistema debe servir para organizar los archivos, consultarlos fácilmente, decidir cuáles se guardan o eliminan, y también para conservarlos bien o darlos de baja cuando ya no sirvan. En pocas palabras, es como tener un programa de computadora que maneje todo el ciclo de vida de los documentos de física a digital.
• Art. 49Las instituciones públicas que manejan documentos digitales (o sea, archivos en computadora) tienen que usar un sistema en línea para controlarlos. Este sistema debe llevar todo el recorrido del documento: desde que lo crean o lo reciben, hasta que lo borran o lo mandan a un archivo viejo. Además, la plataforma tiene que tener un registro que verifique quién fue la persona que metió el documento al archivo, como un candado digital para saber quién lo hizo.
• Art. 50Cuando varias dependencias manejan sus archivos en sistemas diferentes —unos en papel digitalizado y otros completamente electrónicos—, esos sistemas tienen que poder comunicarse entre sí sin problemas. Además, en la medida de lo posible, deben compartir la misma información en los mismos apartados o carpetas. Esto evita que tengas que andar brincando de un programa a otro para encontrar lo que buscas. En pocas palabras, busca que todo esté ordenado y conectado, aunque cada quien use su propia herramienta.
• Art. 51Las oficinas y dependencias del gobierno que usen plataformas para guardar y manejar documentos deben hacerlo con formatos abiertos (que cualquiera pueda usar sin programas especiales) y accesibles (que funcionen para todas las personas, incluso con alguna discapacidad). Esto aplica cuando los mismos gobiernos compren o creen esos sistemas. La idea es que la información no quede atrapada en programas difíciles o caros, y que cualquier persona pueda consultarla sin problemas.
• Art. 52Las dependencias y organismos públicos deben tomar medidas para asegurar que los documentos electrónicos (como correos, bases de datos y archivos digitales) no se pierdan y se puedan recuperar cuando se necesiten. También tienen que llevar un registro y control de esos documentos desde que se crean hasta que se eliminan o guardan para siempre, siguiendo lo que marca la ley. Si esas instituciones desarrollan o compran programas de computadora para organizar y conservar estos archivos, esos programas deben cumplir con las reglas que establezcan el Consejo Nacional y el Consejo Local de archivos.
• Art. 53El Consejo Nacional y el Consejo Local van a crear reglas claras para hacer y usar sistemas automáticos que ayuden a guardar y manejar documentos digitales y archivos. Estos sistemas deben cumplir con lo siguiente: que los documentos se puedan leer y encontrar fácilmente a largo plazo; que se usen las herramientas técnicas correctas para cada tipo de documento; que se guarden los datos que explican qué contiene cada documento y cómo se maneja con el tiempo, usando formatos abiertos que cualquiera pueda ocupar; que se apliquen medidas para que los documentos sean auténticos, seguros y no se pierdan o dañen; que las diferentes áreas de gobierno puedan compartir información y comunicarse; que se lleve un registro de cualquier cambio o respaldo que se haga a los documentos; que el personal de archivos reciba capacitación constante en tecnología y computación; y que los sistemas se puedan actualizar o ajustar cuando se necesite. Las reglas que ponga el Consejo Local no pueden ir en contra de las que establezca el Consejo Nacional.
• Art. 54Los sujetos obligados (dependencias de gobierno, empresas públicas, etc.) deben guardar los papeles y documentos originales en buen estado, sin que se maltraten o echen a perder. Esto aplica incluso si ya los escaneaste o digitalizaste, pero solo cuando la ley diga que es obligatorio conservarlos. No importa que tengas la copia electrónica, si la regla te pide mantener el físico, lo tienes que cuidar como debe ser. En corto: no tires ni descuides los documentos originales solo por tenerlos en la compu, a menos que la ley te lo permita.
• Art. 55Este artículo dice que las oficinas del gobierno o empresas que usan la firma electrónica avanzada (como la e.firma) para hacer trámites o dar servicios donde se necesita comprobar quién eres, deben crear documentos digitales que tengan validez legal, como si fueran papeles firmados a mano. Eso significa que esos documentos electrónicos cuentan oficialmente, siempre y cuando sigan las reglas que ya están establecidas o las que se publiquen después.
• Art. 56Quienes tienen archivos públicos (dependencias de gobierno) deben mantener actualizadas sus computadoras, programas y sistemas para que los documentos digitales, como facturas o contratos con firma electrónica, sigan siendo válidos con el paso del tiempo. Esto evita que se vuelvan ilegibles o inservibles por usar tecnología vieja. Las actualizaciones deben incluir programas especiales para organizar y guardar esos archivos. Todo esto se hace siguiendo las reglas que ya marca la ley.
• Art. 57Para crear el catálogo de disposición documental (el documento que decide qué hacer con los papeles de una oficina), se deben seguir varios pasos. Primero, hay que planear visitas a las áreas que generan archivos y juntas con un comité especial (COTECIAD). También se deben preparar formatos y guías, como cuestionarios, manuales de la institución y leyes que aplican. Después, hay que entrevistar a los responsables de esos papeles para confirmar que los documentos coincidan con las tareas reales de cada área. Al final, se junta toda esa información para armar el catálogo.
• Art. 58El artículo 58 dice qué debe hacer el COTECIAD (un comité de archivos) para decidir si un documento sirve o no. Básicamente, tienen que opinar y dar recomendaciones sobre cuánto tiempo guardar los papeles de cada trámite (como actas o contratos) y si se pueden eliminar después. Para decidir, deben considerar varias cosas: de quién viene el documento (si es de un jefe o de un empleado), que esté ordenado como se fue creando, que el original vale más que las copias, cómo afecta el contexto social o económico, que tenga información única y clave, y si la gente lo pide seguido. También tienen que revisar que todo lo que se decida siga las reglas y los planes de la institución, y recomendar formas de hacerlo más fácil con herramientas digitales. En resumen, es el manual para que los expertos decidan qué papeles se guardan, por cuánto tiempo y cuáles se pueden tirar.
• Art. 59A las áreas que generan documentos de archivo, aunque su jefe pueda asistir a las juntas del COTECIAD (el comité que coordina estos asuntos), les toca hacer lo siguiente: darle a la persona encargada de Archivos todo lo que necesite para identificar los tipos de documentos (series) y llenar sus fichas de valoración; identificar qué tan importantes son esos documentos como prueba de lo que hace el área, según las leyes que las autorizan; pensar qué consecuencias tendría para la institución si no documentan bien su trabajo; y decidir cuánto tiempo debe guardarse cada tipo de documento, cuándo se puede destruir y qué valor tiene.
• Art. 60Quien tiene la obligación de cuidar documentos públicos debe asegurarse de que ya pasó el tiempo legal para guardarlos y que no sean secretos o privados antes de destruirlos o mandarlos a un archivo definitivo. Esto significa que no puede deshacerse de ningún papel si todavía es necesario mantenerlo por ley o si contiene información delicada. El catálogo de disposición documental es como una lista que indica cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de documento. Una baja documental es la eliminación de papeles, y la transferencia secundaria es cuando se envían a un archivo de guardado permanente.
• Art. 61Las dependencias y oficinas del gobierno deben identificar todos los tipos de documentos que se generan al hacer su trabajo. Para cada tipo de documento (como reportes, oficios o expedientes), van a analizar si tiene valor legal o histórico, y también revisarán las leyes que les aplican. Con eso definirán cuánto tiempo deben guardarlos en sus archivos de uso diario, cuánto tiempo más deben conservarlos por precaución y quién puede verlos. Toda esa información la anotarán en un documento llamado Catálogo de disposición documental. Además, cuando hagan este análisis, llenarán una ficha técnica que debe incluir datos como el nombre del documento, su contenido, quién lo guarda y dónde se encuentra.
• Art. 62El Consejo Nacional y el de la Ciudad de México van a crear reglas claras para revisar los documentos que hacen las dependencias públicas. Con esas reglas se decidirá si un documento se guarda, se destruye o se transfiere a un archivo. Esto aplica para todas las series documentales, que son conjuntos de papeles o expedientes que tratan un mismo tema. En pocas palabras, se trata de organizar cómo manejar los papeles oficiales para que no se pierdan ni se guarden por gusto.
• Art. 63Las dependencias del gobierno deben publicar en su página de internet los documentos donde autorizan deshacerse de papeles o enviarlos a un archivo histórico. Esos documentos deben guardarse por lo menos 7 años desde que se hicieron. Si una dependencia no tiene página web, entonces el Archivo General de la Ciudad de México se encarga de publicarlos. Todas las dependencias que no sean del Poder Ejecutivo deben pasar esos papeles a los archivos históricos para que se guarden para siempre.
• Art. 64Si trabajas en una dependencia del gobierno de la Ciudad de México y tienes un archivo histórico donde guardas documentos importantes del pasado, tienes la obligación de pasar esos papeles a ese archivo. Además, después de hacer esa mudanza de documentos, debes avisarle al Archivo General de la Ciudad de México en un plazo máximo de 45 días seguidos (sin contar fines de semana ni días festivos). Esto es para que sepan qué documentos históricos ya están resguardados y puedan llevar un control.
• Art. 65Los sujetos obligados (todas las personas o instituciones que deben cumplir con esta ley) tienen que guardar y proteger los documentos y la información que contienen, sin importar si están en papel, en la computadora o en cualquier otro formato. Para lograrlo, deben hacer al menos dos cosas: primero, crear un programa de seguridad de la información que permita que el trabajo no se interrumpa, reduzca los peligros y haga más eficientes los servicios. Segundo, poner en marcha medidas de control, como políticas de seguridad que cubran desde la organización del personal, el cuidado de los archivos, la seguridad de los edificios y equipos, hasta la forma de manejar la información, el acceso a los sistemas, el mantenimiento de las computadoras y el cumplimiento de las leyes. En pocas palabras, deben tener un plan completo para que la información esté segura y disponible cuando se necesite.
• Art. 66Si contratas a una empresa externa para que guarde y cuide los documentos de tu trabajo, necesitas firmar un contrato con ella. Ese contrato debe asegurar que se cumplan las reglas de la Ley General y esta Ley. También tienes que especificar quiénes serán los encargados de administrar esos archivos. Esto aplica a cualquier institución o persona que tenga la obligación de guardar documentos oficiales. La idea es que no pierdas el control de tus archivos aunque alguien más los esté resguardando.
• Art. 67Las oficinas del gobierno pueden guardar documentos digitales en la nube (un servicio donde la información se almacena en internet). Para hacerlo, deben cumplir ciertas reglas: tener acuerdos claros sobre quién es responsable de cuidar los documentos, proteger la información con controles de seguridad altos según las leyes mexicanas y normas internacionales, saber exactamente dónde están los servidores (las computadoras que guardan los datos), y asegurarse de que solo personal autorizado pueda acceder a ellos. También deben usar plataformas diseñadas para trabajos del gobierno, mantener la información sensible bajo llave digital, y organizar los documentos con estándares de calidad para que sean fáciles de usar y revisar.
• Art. 68Este artículo dice que las oficinas del gobierno de la Ciudad de México deben ponerse de acuerdo para que sus sistemas de archivo trabajen juntos y manejen toda la información de forma completa. Eso incluye usar documentos digitales, expedientes, copias electrónicas certificadas como auténticas, y firmas electrónicas válidas. También deben compartir datos entre ellas, tener un formato común para la información, y estar conectadas en una misma red de comunicaciones. En pocas palabras, se busca que todas las dependencias hablen el mismo idioma digital para que los trámites y documentos sean más rápidos y confiables.
• Art. 69El Sistema de Archivos de la Ciudad de México es como una red organizada que junta las reglas, los métodos, los documentos y los servicios necesarios para que todas las oficinas del gobierno (llamadas "sujetos obligados") manejen sus archivos de la misma forma, sin desorden. Las partes que forman parte de este sistema deben seguir las decisiones y reglas generales que dicten el Consejo Nacional (de todo el país) y el Consejo Local (de la ciudad). Además, este sistema tiene que coordinarse respetando lo que le toca hacer al Sistema Nacional de Archivos y a las Alcaldías de la Ciudad de México. En pocas palabras, busca que todos los archivos gubernamentales se organicen de manera pareja y ordenada.
• Art. 70El Consejo de Archivos de la Ciudad de México es el grupo que coordina todo el sistema de archivos de la ciudad. Este consejo está formado por varias personas, como el jefe del Archivo General (que lo preside), los titulares de la Consejería Jurídica, la Contraloría y la Secretaría de Cultura, además de representantes del Congreso, el Poder Judicial, el Instituto de Transparencia y la Auditoría Superior. También incluye a los presidentes de los consejos de archivos de las Alcaldías, y a representantes de archivos privados, universidades y organizaciones de la sociedad civil con experiencia en archivos. Los representantes de universidades y de la sociedad civil se eligen mediante una convocatoria pública del mismo Consejo, y deben cumplir requisitos, como tener al menos diez años de experiencia en el tema. Cuando un miembro del Consejo no puede asistir, puede mandar a un suplente, que normalmente es su segundo al mando o el responsable de archivos de su institución.
• Art. 71El Consejo (un grupo de personas que toma decisiones importantes) se reúne de dos maneras: ordinaria (4 veces al año) y extraordinaria (cuando haya algo urgente). Para las reuniones ordinarias, el presidente debe avisar con 15 días de anticipación por cualquier medio, incluso por internet, y decir lugar, fecha, hora y temas a tratar. Si en la primera cita no hay suficientes personas (la mayoría de los miembros), se puede hacer una segunda reunión en el mismo momento donde los que lleguen pueden decidir. Para tomar acuerdos, se necesita más de la mitad de los votos de los presentes, y si hay empate, el presidente decide. Las actas de cada reunión se publican en internet para que todos las vean.
• Art. 72El Consejo de Archivos de la Ciudad de México tiene varias tareas importantes. Debe seguir las reglas y políticas que ponga el Consejo Nacional para organizar y cuidar los archivos. También tiene que aprobar criterios para que todos los documentos del Archivo General de la Ciudad de México se conserven, organicen y consulten de manera igual y accesible. Puede crear campañas para que la gente entienda que los archivos son valiosos porque guardan la memoria de la ciudad. Además, puede proponer reglas sobre sistemas automáticos para manejar documentos y coordinar con otras dependencias, así como ofrecer capacitación a quienes están obligados a cuidar los archivos.
• Art. 73El o la Presidenta debe ayudar a que los archivos de las Alcaldías y otras oficinas del gobierno funcionen bien, siguiendo lo que ordenen el Consejo Nacional y el Consejo de la Ciudad de México. También puede hacer acuerdos con otras instituciones para mejorar el Sistema de Archivos de la Ciudad y compartir conocimientos y apoyo técnico con otras entidades para que los archivos sean más fuertes. Además, puede asistir a reuniones y eventos nacionales relacionados con la Ley General de Archivos. Tiene que publicar en su página de internet las decisiones importantes del Consejo de Archivos de la Ciudad. Por último, también debe cumplir con cualquier otra obligación que le dé la Ley.
• Art. 74El Consejo puede formar grupos de trabajo (comisiones) que sean fijos o temporales para hacer su trabajo, y estos grupos deben organizarse según las reglas que el propio Consejo publique después. Esos grupos pueden pedir ayuda a expertos en archivos, historia o en cómo hacer que los documentos sean fáciles de consultar, pero siempre cuidando que se manejen bien los asuntos públicos como lo pide la Constitución de la Ciudad de México. Las personas que participen en esos grupos no van a recibir sueldo, pago ni ninguna otra compensación por su labor. En resumen, es una forma de trabajar en equipo sin cobrar nada extra.
• Art. 75Cada Alcaldía va a tener su propio sistema para manejar los documentos. Ese sistema incluye cómo están organizados, cómo se relacionan entre sí, las reglas y procesos para guardarlos y ordenarlos. Su objetivo es que todos los archivos estén bien conservados y manejados de manera parecida en toda la Alcaldía. En otras palabras, es la forma de mantener en orden todos los papeles importantes de la demarcación.
• Art. 76Cada Alcaldía de la Ciudad de México va a tener un sistema de archivos. Para que funcione bien y esté coordinado con el sistema de archivos de toda la ciudad, se va a crear un Consejo. Este Consejo lo van a formar tres personas: el encargado del archivo de la Alcaldía (quien será el jefe del Consejo), los directores generales de esa Alcaldía, y un Concejal (que es como un regidor) elegido por la mayoría de los miembros del Concejo de la Alcaldía. ¿Quién vigila que este Consejo haga bien su trabajo? El Archivo General de la Ciudad de México.
• Art. 77Los Consejos de las Alcaldías tienen la obligación de seguir al pie de la letra las instrucciones que les dé el Consejo de Archivos de la Ciudad de México, dentro de los tiempos que este señale. Además, deben publicar en las gacetas o periódicos oficiales de cada Alcaldía todas las reglas necesarias para cumplir tanto con la Ley General como con esta ley local. Es como si el Consejo de Archivos fuera el jefe y los Consejos de las Alcaldías los encargados de hacer válidas sus decisiones.
• Art. 78Los Consejos de las Alcaldías tienen que seguir las reglas y programas que ponga el Consejo de Archivos de la Ciudad de México. También pueden hacer campañas para que la gente sepa que los archivos son importantes porque guardan la historia y son fuentes de información. Pueden proponer cómo manejar sistemas de archivos automáticos para que todas las dependencias locales los organicen igual. Además, deben coordinarse con otras autoridades y con el Consejo de Archivos, y fomentar que los datos se compartan en formatos que cualquier persona pueda usar.
• Art. 79El Sistema de Archivos de la Ciudad de México está conectado con los sistemas de Transparencia y Anticorrupción. Su trabajo es capacitar al personal de archivos, hacer acuerdos entre instituciones para compartir conocimientos, proteger los documentos públicos y digitalizarlos para que sea más fácil consultarlos. Todos los archivos del gobierno, partidos políticos, sindicatos o cualquier persona que maneje dinero público deben organizarse de manera uniforme. Esto ayuda a que la sociedad conozca su historia, fortalezca la democracia y exija cuentas claras a las autoridades, además de prevenir la corrupción. El sistema también debe seguir principios como la honestidad, la legalidad y la eficiencia para apoyar en la investigación de actos de corrupción.
• Art. 80Este artículo dice que cualquier persona o empresa que tenga documentos o archivos importantes para el país o la Ciudad de México tiene la obligación de cuidarlos, protegerlos y permitir que la gente pueda consultarlos. Si esos documentos hablan de violaciones graves a los derechos humanos o delitos graves, también debes conservarlos y dejar que las víctimas o sus familias puedan acceder a ellos para conocer la verdad y defender sus derechos. Además, si eres una persona común y necesitas ayuda para organizar o cuidar estos archivos, puedes pedirle asistencia técnica al Archivo General de la Ciudad. Para terminar, se considera que un documento es de interés público si es importante para entender la historia del país o de la ciudad, según las reglas que pongan los consejos correspondientes.
• Art. 81Si tienes documentos o archivos privados que son importantes para la historia o la cultura de todos, como cartas, fotos o escritos antiguos, debes cuidarlos bien. Esto significa que tienes que ordenarlos y, si están dañados, repararlos siguiendo las reglas nacionales, internacionales y de la Ciudad de México. También debes tomar en cuenta las recomendaciones que dé el Consejo Nacional sobre cómo hacerlo. En pocas palabras, si guardas cosas que son de interés público, tienes la responsabilidad de mantenerlas en buen estado para que todos puedan beneficiarse.
• Art. 82Los documentos antiguos e importantes de la Ciudad de México son propiedad de todos los mexicanos, no de una persona o empresa. Nadie puede venderlos, regalarlos ni cambiarlos por otra cosa, y tampoco se pueden perder aunque pase mucho tiempo sin usarse. Además, ningún banco o autoridad los puede embargar para pagar deudas, ni se les puede poner un impuesto o gravamen. Esto está protegido por leyes federales que cuidan el patrimonio nacional.
• Art. 83El artículo 83 dice que todos los documentos que estén bajo el control del gobierno de la Ciudad de México y de las Alcaldías forman parte del Patrimonio documental de la Ciudad por ley. Eso significa que esos papeles, expedientes o archivos son considerados un tesoro histórico y cultural que pertenece a todos los ciudadanos. No importa si son documentos viejos o recientes, si están en poder de estas autoridades, ya son parte de ese patrimonio. En pocas palabras, el gobierno y las alcaldías tienen la obligación de cuidarlos porque son de todos.
• Art. 84El Gobierno de la Ciudad y las instituciones que tienen autonomía por la Constitución local, junto con el Archivo General, pueden declarar que ciertos documentos son parte del patrimonio documental de la Ciudad de México. Estas declaraciones no solo toman en cuenta si los documentos son públicos, viejos o raros, sino también cómo se crearon y su historia como archivos. Cuando se haga esta declaración, se publicará en la Gaceta Oficial de la Ciudad para que todos lo sepan.
• Art. 85Las dependencias del gobierno de la Ciudad están obligadas a organizar bien todos sus documentos históricos y ponerlos a tu alcance para que puedas consultarlos. También deben cuidar esos papeles aplicando las mejores reglas nacionales e internacionales para que no se dañen. Tienen que asegurarse de que tú, como usuario, cumplas con lo necesario para conservarlos mientras los revisas. Y por último, deben darle seguimiento a cualquier falta o descuido que vaya contra estas reglas.
• Art. 86El Archivo General de la Ciudad puede pedir prestados documentos importantes de las dependencias del gobierno o de particulares, siempre y cuando se firme un acuerdo. También, si unos documentos privados que son de interés para todos están a punto de perderse o destruirse, el Archivo puede expropiarlos (es decir, quitarlos por causas de utilidad pública), pero tiene que pagar una compensación justa al dueño y seguir las reglas que marque la ley.
• Art. 87El Archivo General de la Ciudad puede ponerse de acuerdo con las autoridades locales y de las Alcaldías para cuidar los documentos importantes de alguna zona. Esto aplica cuando esos papeles estén en riesgo o ya hayan sido dañados por desastres naturales o por cualquier otra causa que pueda destruirlos. La idea es que trabajen juntos para proteger los archivos y evitar que se pierdan.
• Art. 88Si tienes papeles o documentos viejos que sean parte de la historia de la ciudad, puedes quedarte con ellos. Pero eso sí, debes cuidarlos bien usando medidas como guardarlos en lugares seguros, controlar la temperatura, o digitalizarlos para que no se echen a perder. Esas reglas las van a definir el Archivo General de la Ciudad y el Consejo, así que hay que seguir lo que ellos digan. También tienes que permitir que la gente los conozca, es decir, no puedes esconderlos solo para ti. En resumen, puedes conservarlos siempre y cuando los protejas y los compartas como se debe.
• Art. 89Si tienes documentos históricos o de archivo que forman parte del patrimonio de la Ciudad de México, puedes restaurarlos, pero primero debes pedir permiso al Archivo General. Además, todo el proceso de restauración tiene que hacerse bajo la supervisión de esa misma institución. En otras palabras, no puedes repararlos por tu cuenta ni con cualquier persona, sino que el Archivo debe autorizar y vigilar cómo se hace. Esto aplica tanto para hombres como para mujeres que tengan estos documentos en su poder.
• Art. 90El Archivo General de la Ciudad puede quitarle un documento histórico a la persona que lo tenga, si ese papel está en peligro de dañarse o perderse. Antes de hacerlo, deben seguir las reglas establecidas y avisarle a la persona para que pueda defender su punto de vista. Esto quiere decir que no pueden quitarlo de golpe, sino que te tienen que escuchar primero. Todo esto está controlado por la ley para evitar abusos.
• Art. 91El Archivo General de la Ciudad de México puede ir a revisar, sin avisar, que se estén cumpliendo las reglas de este capítulo sobre capacitación y cultura de archivos. Esas visitas se hacen siguiendo las leyes que ya están vigentes, como si fueran inspecciones. Básicamente, la autoridad puede pasar a checar que todo esté en orden con los documentos y su manejo.
• Art. 92El artículo dice que todas las oficinas o instituciones que manejan documentos públicos deben dar cursos y capacitación a sus empleados para que sepan cómo organizar y cuidar los archivos correctamente. También deben asegurarse de que las personas encargadas del área de archivos se vuelvan más profesionales, es decir, que tengan los conocimientos y habilidades necesarios para hacer bien su trabajo. Básicamente, es obligación de estas instituciones enseñar y preparar a su personal en temas de archivo.
• Art. 93Los encargados de manejar documentos públicos pueden hacer acuerdos con escuelas, centros de investigación y empresas o instituciones, tanto públicas como privadas, para recibir cursos de capacitación sobre cómo organizar y cuidar los archivos.
• Art. 94El artículo 94 dice que el gobierno de la Ciudad de México y las Alcaldías tienen que cuidar y dar a conocer los documentos importantes de la ciudad, como archivos históricos. También deben fomentar cursos, investigaciones y trabajos para restaurar, digitalizar y copiar esos documentos. Su obligación es hacer que toda la gente entienda qué son los archivos y cómo nos benefician. Además, tienen que firmar acuerdos con otros gobiernos, empresas, escuelas y organizaciones para mejorar el manejo de estos documentos.
• Art. 95Si vas a usar los archivos, tienes que seguir las reglas para cuidar los documentos y poder consultarlos sin problemas. Si no las respetas, te pueden aplicar un castigo que ya está establecido. Las sanciones pueden ser desde una multa hasta algo más grave, dependiendo de lo que diga la ley. En pocas palabras, se trata de que cuides el material y no lo maltrates para que todos puedan usarlo.
• Art. 96El Archivo General de la Ciudad de México es como una oficina independiente que no depende directamente de una Secretaría o dependencia del gobierno. Tiene su propio dinero, sus propios bienes y puede tomar decisiones técnicas y administrativas por sí mismo para hacer bien su trabajo. Esto significa que puede organizarse y funcionar sin que otras áreas del gobierno le digan exactamente cómo hacerlo. Su objetivo es guardar, cuidar y administrar los documentos importantes de la ciudad. Básicamente, es autónomo para cumplir con su labor de conservar la memoria histórica y administrativa de la capital.
• Art. 97El Archivo General de la Ciudad de México es la dependencia encargada de guardar y cuidar todos los documentos importantes de la ciudad, como actas, fotos o expedientes históricos. Su trabajo es organizar estos papeles para que no se pierdan y cualquier persona pueda consultarlos cuando los necesite. También se asegura de que la historia de la ciudad quede bien registrada a corto, mediano y largo plazo. Además, ayuda a que el gobierno sea más transparente, es decir, que rinda cuentas claras de lo que hace.
• Art. 98El Archivo General de la Ciudad de México tiene varias tareas importantes. Su jefe preside el Consejo de Archivos de la ciudad. Se encarga de guardar, organizar y dar a conocer documentos, fotos y periódicos históricos. También revisa que otros archivos del gobierno cumplan con las reglas, decide si un documento ya puede destruirse o debe conservarse para siempre, y recibe documentos históricos de otras dependencias. Además, puede aceptar documentos que personas particulares quieran donar al archivo, ayuda a rescatar archivos en peligro y expide copias certificadas de documentos históricos.
• Art. 99El trabajo en el Archivo General y sus empleados se rige por las mismas reglas que aplican para los trabajadores del gobierno, las cuales están en la Constitución. Esto significa que no aplica la Ley Federal del Trabajo común, sino un régimen especial para empleados públicos. En concreto, se siguen las normas del Apartado B del artículo 123 de la Constitución, que habla de derechos como salario, prestaciones y estabilidad. También deben cumplir con otras leyes relacionadas con el servicio público. Así que, si trabajas ahí, tus condiciones laborales están protegidas por estas reglas especiales.
• Art. 100El Archivo General tiene varias partes importantes para que funcione bien. Estas son: un grupo que toma las decisiones principales (Órgano de Gobierno), un jefe o director general, un equipo que revisa que todo se haga correctamente (Órgano de Vigilancia), un grupo de expertos que dan su opinión (Consejo Técnico), y otras áreas que se creen según su reglamento interno. El Consejo Técnico debe seguir las reglas que le ponga el Órgano de Gobierno.
• Art. 101El Órgano de Gobierno es el grupo de personas encargadas de administrar el Archivo General de la Ciudad de México. Aparte de lo que ya dice la ley, este grupo tiene tres tareas principales: evaluar cómo funciona el archivo y si cumple sus metas, dar las reglas para que trabaje el Consejo Técnico (otro equipo de apoyo), y hacer todo lo que marquen otras leyes. En pocas palabras, es el equipo que se asegura de que el archivo opere bien y cumpla su labor.
• Art. 102El Órgano de Gobierno está formado por personas de ciertas dependencias del gobierno de la Ciudad de México: el secretario de Gobierno (quien lo preside), y los secretarios de Administración y Finanzas, de Educación, de Cultura y de la Contraloría. Todos los miembros deben tener un puesto de subsecretario o algo equivalente. Cada miembro titular tiene un suplente que debe ser director general o equivalente. El presidente puede invitar a representantes de empresas u otras organizaciones a las reuniones, pero solo pueden opinar, no votar. Nadie que sea parte de este Órgano recibe pago extra por participar.
• Art. 103Para ser director o directora del Archivo General de la Ciudad de México, la persona debe cumplir varios requisitos: ser mexicana, tener al menos 30 años y, de preferencia, el mayor grado de estudios posible en archivística o un doctorado en ciencias sociales o humanidades. También necesita cinco años de experiencia comprobada en archivos, no haber cometido delitos graves, ni ser familiar de algún miembro del Órgano de Gobierno. Además, no puede haber sido funcionario de alto nivel (como secretario de Estado, diputado, líder de partido o jefe de Gobierno) durante el año anterior a su nombramiento. Mientras ocupa el puesto, no puede tener otro trabajo, excepto en escuelas, centros de investigación o beneficencia, siempre que no afecte sus horarios en el Archivo.
• Art. 104El o la Director(a) General del Archivo de la Ciudad de México tiene varias funciones importantes: representa a la Ciudad en juntas sobre archivos, tanto aquí como en el extranjero; se asegura de que todo en el Archivo General se haga conforme a la ley y al presupuesto; propone al Órgano de Gobierno (que es como la junta directiva) cómo mejorar el funcionamiento del Archivo y su reglamento interno; también puede demandar o defender al Archivo ante los tribunales; y contrata o despide a los trabajadores, excepto a los que nombra directamente el Órgano de Gobierno. Además, puede hacer otras cosas que le encargue esta ley o cualquier otra regla aplicable.
• Art. 105El Archivo General de la Ciudad de México va a tener una persona encargada de vigilar que todo se haga correctamente, a quien llaman Comisaria o Comisario Público. También habrá un equipo especial que se dedique al control y la vigilancia, siguiendo lo que marcan otras leyes de la ciudad. Ese Comisario o Comisaria será nombrado directamente por la persona que esté a cargo de la Secretaría de la Contraloría General de la Ciudad de México.
• Art. 106El Archivo General tendrá un grupo de personas expertas llamado Consejo Técnico, que le dará consejos sobre archivos, historia, leyes, tecnología y otros temas relacionados con el trabajo de guardar documentos. Este consejo estará formado por 13 personas elegidas por el Consejo de Archivos de la Ciudad de México, después de que el Archivo General haga una invitación pública para que participen representantes de escuelas, centros de investigación o personas expertas en el tema. Van a trabajar siguiendo las reglas que apruebe el Consejo de Archivos. Nadie que esté en este Consejo Técnico recibirá pago ni compensación por su participación.
• Art. 107El dinero con el que va a funcionar el Archivo General de la Ciudad de México sale de tres fuentes: primero, lo que el gobierno de la ciudad le asigne cada año en su presupuesto; segundo, lo que gane cobrando por sus servicios o rentando sus instalaciones y cosas; y tercero, cualquier otra lana, bienes o derechos que le toquen por herencia, donación, préstamo o cualquier otro trámite legal.
• Art. 108Si cometes alguna de estas faltas, estás violando la ley de archivos. Por ejemplo, no puedes regalar, vender o traspasar documentos públicos que estén bajo tu cuidado, a menos que la ley lo permita. Tampoco está permitido impedir que alguien consulte esos documentos sin una razón válida, ni descuidar su conservación por falta de cuidado o a propósito. Si dejas un trabajo, debes entregar todos los documentos físicos o electrónicos que tenías a cargo; si no lo haces, es una infracción. Además, hay que publicar ciertos listados y actas en internet sobre los documentos que se dan de baja o se pierden, y no se vale usar, esconder, modificar o destruir archivos públicos sin una causa legal. Cualquier otra acción que vaya contra esta ley también cuenta como infracción.
• Art. 109El artículo 109 dice que si una persona servidora pública (como un funcionario del gobierno) comete una falta administrativa (como no cumplir con su trabajo o violar alguna regla de la Ley General o de esta ley), va a ser castigada. Ese castigo lo aplicará la autoridad que sea competente (la que tenga la facultad para hacerlo) y siguiendo lo que dice la ley de responsabilidades administrativas para servidores públicos. En términos simples, si un funcionario no hace bien su chamba o no obedece las reglas, lo van a sancionar conforme a lo que ya está establecido en otras leyes.
• Art. 110Si cometes una falta administrativa (como un ciudadano normal, no un funcionario público), la autoridad que te va a sancionar es la que diga la ley. Te pueden multar desde 10 hasta 1,500 Unidades de Medida y Actualización (UMA), que es un valor diario que el gobierno actualiza cada año. Para decidir cuánto te van a multar, la autoridad tomará en cuenta qué tan grave fue lo que hiciste, los daños que causaste y si ya habías cometido la misma falta antes. Si eres reincidente (es decir, ya te habían castigado por lo mismo y lo vuelves a hacer), la multa se puede duplicar dependiendo de la gravedad. Además, las faltas se consideran “muy graves” si tienen que ver con documentos sobre violaciones de derechos humanos.
• Art. 111Si alguien comete una falta administrativa según esta Ley, eso no lo salva de que también lo demanden por daños (responsabilidad civil) o lo acusen de un delito (responsabilidad penal). Si las autoridades encuentran algo que parezca un delito, tienen la obligación de ir a levantar la denuncia ante el Ministerio Público (la fiscalía). Además, deben ayudar en la investigación y entregar todas las pruebas que tengan. En pocas palabras, no solo los pueden sancionar por desobedecer las reglas de los archivos, sino que también pueden terminar en un juicio penal o civil.
• Art. 112Si alguien que está encargado de cuidar archivos oficiales de la Ciudad de México los rompe, esconde, cambia o destruye, puede ir a la cárcel de 3 a 10 años y pagar una multa de entre 3 mil y 5 mil veces la UMA (la Unidad de Medida y Actualización, que es como una referencia para calcular multas). También aplica si esa persona, sin permiso, regala, vende, transporta o copia algún documento que sea considerado parte del patrimonio documental de la ciudad, o lo saca del territorio de la Ciudad de México sin autorización del Archivo General. Lo mismo pasa si lo mantiene fuera de la ciudad después de que se venció el permiso que le dieron para sacarlo. Además, si alguien altera o destruye documentos que tengan que ver con violaciones graves a los derechos humanos en cualquier archivo de la ciudad, la cárcel es de 3 a 10 años, pero la multa puede ser de 3 mil veces la UMA hasta lo que valga el daño causado. Con el tiempo, la autoridad ya no podrá perseguir estos delitos, según lo que diga el código penal.
• Art. 113Si alguien comete una falta o acto de corrupción, la ley lo castigará con las sanciones que aquí se mencionan, pero eso no lo salva de que también le apliquen otros castigos de leyes diferentes. Es decir, puede recibir varios tipos de multas o penas al mismo tiempo, según lo que digan todas las normas que le correspondan. Esto es para asegurarse de que nadie se escape de pagar por sus acciones, usando diferentes leyes para frenar la corrupción.
• Art. 114Los juzgados de la Ciudad de México son los que tienen la autoridad para castigar los delitos que menciona esta ley, pero solo cuando el caso se ve por primera vez. Esto significa que si alguien comete un delito relacionado con lo que dice esta ley, el primer juicio se hace en los tribunales de la Ciudad de México. Ahí es donde deciden si la persona es culpable y le aplican la sanción correspondiente. Es como decir que estos tribunales son los encargados de atender el caso desde el principio.
• Art. 115Los archivos de la Ciudad de México son como la memoria de lo que ha pasado, y están hechos para que cualquier persona pueda conocer la verdad sobre ciertos eventos. Esto ayuda a que, como sociedad, entendamos nuestra historia y podamos investigar e identificar hechos importantes. En palabras simples, significa que tienes derecho a buscar y encontrar información real en los documentos guardados.
• Art. 116Las autoridades de la Ciudad de México están obligadas a guardar cualquier documento o prueba que sirva para recordar hechos importantes o violaciones a los derechos humanos de los ciudadanos. También deben cuidar que esos archivos estén protegidos y que cualquier persona pueda consultarlos de manera adecuada. Esto aplica a cualquier tipo de falta grave contra los derechos básicos de la gente, como los que están en la Constitución. Así, se aseguran de que la información no se pierda ni se esconda.
• Art. 117El artículo 117 dice que si alguien pide ver archivos para investigar la historia, solo se puede negar el acceso si es para proteger la seguridad de las víctimas de violaciones a derechos humanos o de otras personas. No se puede usar la autorización como excusa para censurar o esconder información que no tenga que ver con esa protección. En pocas palabras, la regla es que los archivos históricos deben estar abiertos, a menos que mostrarlos ponga en riesgo a alguien.