Artículo 57 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

Para crear el catálogo de disposición documental (el documento que decide qué hacer con los papeles de una oficina), se deben seguir varios pasos. Primero, hay que planear visitas a las áreas que generan archivos y juntas con un comité especial (COTECIAD). También se deben preparar formatos y guías, como cuestionarios, manuales de la institución y leyes que aplican. Después, hay que entrevistar a los responsables de esos papeles para confirmar que los documentos coincidan con las tareas reales de cada área. Al final, se junta toda esa información para armar el catálogo.

Texto oficial

Artículo 57. Durante los diversos procesos archivísticos, en la elaboración del catálogo de disposición documental se deberá: Establecer un plan de trabajo para la identificación de series documentales y elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya al menos: Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y Un calendario de reuniones del COTECIAD. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad; Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de los documentos de archivo, para el levantamiento de la información y elaborar el repertorio de series documentales y las fichas técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas, y Integrar el catálogo de disposición documental.