Artículo 58 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

El artículo 58 dice qué debe hacer el COTECIAD (un comité de archivos) para decidir si un documento sirve o no. Básicamente, tienen que opinar y dar recomendaciones sobre cuánto tiempo guardar los papeles de cada trámite (como actas o contratos) y si se pueden eliminar después. Para decidir, deben considerar varias cosas: de quién viene el documento (si es de un jefe o de un empleado), que esté ordenado como se fue creando, que el original vale más que las copias, cómo afecta el contexto social o económico, que tenga información única y clave, y si la gente lo pide seguido. También tienen que revisar que todo lo que se decida siga las reglas y los planes de la institución, y recomendar formas de hacerlo más fácil con herramientas digitales. En resumen, es el manual para que los expertos decidan qué papeles se guardan, por cuánto tiempo y cuáles se pueden tirar.

Texto oficial

Articulo 58.- En materia de valoración archivística, las funciones específicas del COTECIAD son: Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales; Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios: Procedencia. El valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento; Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida; Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes; Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de los documentos de archivo; Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida, y Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de estos. Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente; Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos, y Las demás que se definan en otras disposiciones.