Artículo 59 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

A las áreas que generan documentos de archivo, aunque su jefe pueda asistir a las juntas del COTECIAD (el comité que coordina estos asuntos), les toca hacer lo siguiente: darle a la persona encargada de Archivos todo lo que necesite para identificar los tipos de documentos (series) y llenar sus fichas de valoración; identificar qué tan importantes son esos documentos como prueba de lo que hace el área, según las leyes que las autorizan; pensar qué consecuencias tendría para la institución si no documentan bien su trabajo; y decidir cuánto tiempo debe guardarse cada tipo de documento, cuándo se puede destruir y qué valor tiene.

Texto oficial

Artículo 59.- A las áreas productoras de los documentos de archivo, independientemente de que pueden participar a través de su titular en las reuniones del COTECIAD, les corresponde: Brindar a la persona responsable del Área Coordinadora de Archivos las facilidades necesarias para la identificación de las series documentales y la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental; Identificar y determinar la trascendencia de las series documentales como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta accesible y utilidad institucional, con base en el marco normativo que las faculta; Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus procesos de trabajo, y Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición documental de las series documentales que produce.