Artículo 12 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

Las oficinas y dependencias del gobierno (los "sujetos obligados") tienen que organizar y cuidar todos los documentos que generan o reciben, ya sean físicos o digitales, siguiendo reglas claras de archivo. Deben crear un sistema interno para que todos los procesos con documentos (guardarlos, consultarlos, etc.) se hagan de la misma manera ordenada. También tienen que juntar los papeles en expedientes según el trámite o asunto del que traten, y registrar dónde están guardados. Además, deben tener espacio, equipo y personal capacitado para manejar los archivos, y hacer que la información sea accesible para todas las personas, incluyendo a quienes tienen discapacidad o pertenecen a comunidades indígenas.

Texto oficial

Artículo 12. Los sujetos obligados deberán: Identificar, clasificar, ordenar, describir y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, transfieran, obtengan, adquieran o posean, de acuerdo con los estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables; Establecer un Sistema Institucional para homologar los procesos de gestión documental, valoración la administración, consulta, conservación de sus archivos; Integrar los documentos en expedientes a partir de un mismo asunto, actividad o trámite; Inscribir en el Registro correspondiente, la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo; Conformar el COTECIAD, en términos de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental; Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original; Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos y promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y administración de archivos; Designar personal suficiente y calificado para desarrollar los diversos procesos archivísticos y otros relacionados con los archivos bajo su resguardo; Asignar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el buen funcionamiento de los archivos bajo su resguardo; Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo; Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables; Generar medidas para la accesibilidad, así como ajustes razonables para la igualdad sustantiva de las personas con discapacidad, personas, pueblos y comunidades indígenas y otro grupo de atención prioritarias con perspectiva de género, enfoque de derechos humanos e inclusión de conformidad con lo establecido en la Constitución; Realizar un programa anual de trabajo en materia archivística, y Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.