Artículo 33 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

El Área Coordinadora de Archivos es como el cerebro del sistema de archivos de una institución. Sus funciones principales son planear y organizar todo lo relacionado con los documentos oficiales. Por ejemplo, debe crear las reglas y los formatos para guardar los papeles (instrumentos de control), así como los manuales para que todas las áreas sepan cómo manejarlos. También le toca diseñar el plan anual de lo que se hará con los archivos, decidir cuándo un documento ya no sirve y se puede destruir (valoración y disposición), y modernizar los procesos para que sean más eficientes. Además, se encarga de capacitar al personal, vigilar que se cumpla la ley y autorizar el movimiento de archivos cuando una oficina se fusiona, cierra o cambia de lugar.

Texto oficial

Artículo 33. El Área Coordinadora de Archivos tendrá las siguientes funciones: Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa que se derive de ellos; Elaborar criterios y recomendaciones específicos en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera; Elaborar, en coordinación y presentar con los responsables de los archivos de trámite, concentración y en su caso histórico, los modelos técnicos o en su caso manuales para la organización y desarrollo de procedimientos de sus correspondientes archivos y brindar asesoría técnica para su operación; Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual de desarrollo archivístico; Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas; Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas; Establecer, en coordinación con las instancias correspondientes, programas de capacitación en materia archivística, así como las estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso a los archivos y sus documentos, así como para su conservación; Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la normatividad correspondiente; Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables; Vigilar el estricto cumplimiento de la presente ley, de acuerdo con sus competencias, así como integrar en sus programas anuales de trabajo las auditorías archivísticas; Presidir el COTECIAD, y Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables. CAPÍTULO VII DE LAS ÁREAS OPERATIVAS