Artículo 61 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México

Las dependencias y oficinas del gobierno deben identificar todos los tipos de documentos que se generan al hacer su trabajo. Para cada tipo de documento (como reportes, oficios o expedientes), van a analizar si tiene valor legal o histórico, y también revisarán las leyes que les aplican. Con eso definirán cuánto tiempo deben guardarlos en sus archivos de uso diario, cuánto tiempo más deben conservarlos por precaución y quién puede verlos. Toda esa información la anotarán en un documento llamado Catálogo de disposición documental. Además, cuando hagan este análisis, llenarán una ficha técnica que debe incluir datos como el nombre del documento, su contenido, quién lo guarda y dónde se encuentra.

Texto oficial

Artículo 61.- Los sujetos obligados identificarán las series documentales que se producen en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, analizando en cada una de ellas sus valores, su marco normativo para establecer el tiempo obligado de guarda en los archivos de gestión, así como el tiempo de guarda precaucional, el acceso a los mismos; con esta información conformarán el instrumento de control archivístico llamado Catálogo de disposición documental. Al efectuar un proceso de valoración, la ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la descripción de los datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y responsable de la custodia de la serie o subserie.