Artículo 23 del Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

Cuando el COTECIAD (un comité de trabajo) se reúne, deben seguir estas reglas: En la primera junta del año se presenta el calendario con las fechas de las reuniones normales. También pueden haber juntas urgentes cuando se necesiten, y las convoca la presidenta, el secretario técnico, algún vocal o si lo pide al menos la mitad de los miembros. La agenda y los documentos de cada junta se les entregan a los miembros con al menos 3 días hábiles de anticipación para las reuniones normales, y con 1 día hábil para las urgentes. Se prefiere mandarlos por medios electrónicos. Para que una junta sea válida, debe asistir más de la mitad de los miembros que pueden votar (50% más uno). Las decisiones se toman por mayoría de votos, y si hay empate, la presidenta tiene el voto decisivo, pero si alguien la está supliendo, necesita el apoyo del miembro de menor jerarquía para desempatar. Las reuniones normales pueden cancelarse si no hay asuntos que tratar, avisando con 3 días hábiles de anticipación. También se pueden cambiar de fecha en casos especiales, sin considerarse como junta urgente. Al final de cada sesión se levanta un acta que firman los asistentes después de revisarla.

Texto oficial

Artículo 23.- Las sesiones celebradas en el COTECIAD deberán contemplar los lineamientos siguientes: En la primera sesión, se presentará, el calendario de sesiones ordinarias, las cuales se efectuaran de conformidad con el artículo 9 de este reglamento; Las sesiones extraordinarias se celebrarán cuando el caso lo amerite y serán convocadas por la Presidenta, el Secretario Técnico, algún vocal o a solicitud de cuando menos la mitad de los integrantes del COTECIAD. El orden del día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del COTECIAD, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia a través de medios magnéticos, de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos, Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”; El envío de las propuestas de inclusión de puntos al orden del día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, para el caso de las sesiones extraordinarias con 1 día de anticipación, en ambas circunstancias, serán acompañadas de la documentación soporte que lo justifiquen; Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50% de los miembros con derecho a voto, mas uno. Las decisiones se tomarán por mayoría, en caso de empate, la Presidenta tendrá voto de calidad; sin embargo, los miembros que la llegaren a suplir no podrán ejercer tal voto unilateralmente, siendo necesario, por lo tanto, contar con el respaldo o voto en el mismo sentido del miembro inmediatamente inferior, de conformidad con la jerarquía establecida en el COTECIAD; Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada; y en su caso diferidas, cuando no puedan celebrarse específicamente en las fechas aprobadas en el calendario de sesión ordinarias. En casos extraordinarios o circunstancias no previstas, la fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario Técnico, sin que la misma sea cancelada o considerada como sesión extraordinaria, y Se levantará un acta de cada sesión, la cual será firmada por los asistentes, previo análisis de los integrantes del COTECIAD;