Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Este reglamento aplica a todos y todas por igual y es obligatorio para el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. Su objetivo es establecer cómo debe trabajar este Comité, que sirve como un grupo de expertos que aconseja y pone en marcha las reglas sobre archivos dentro del Instituto de las Mujeres de la Ciudad de México. En pocas palabras, define las funciones de este Comité para que maneje correctamente los documentos del Instituto.
• Art. 2Este artículo dice que para entender y usar este reglamento, hay que seguir las reglas que ya marca la Ley de Archivos de la Ciudad de México. Es como si te dijeran: "Para manejar bien este documento, primero checa lo que dice la ley principal". Así que cualquier duda, tienes que ir a la ley grande para que todo cuadre. No se puede interpretar a como te dé la gana, sino como esa ley lo indique. Básicamente, la ley de archivos es la guía obligatoria para aplicar este reglamento.
• Art. 3Si no hay una regla en este reglamento para tu caso, el COTECIAD (un comité técnico) decidirá cómo resolverlo. Tú no necesitas preocuparte por buscar la regla exacta; ellos se encargarán de ponerse de acuerdo y darte una solución. Esto aplica para cualquier situación que el reglamento no tenga contemplada.
• Art. 4Este artículo solo define palabras clave que se usan en el reglamento. Por ejemplo, "Archivo de Trámite" es el archivo de tu oficina donde guardas documentos que aún estás usando, y después de un tiempo los mandas a otro archivo para que los resguarden. "Catálogo de Disposición Documental" es una lista que indica por cuánto tiempo guardar un documento, si es público o secreto, y si al final se puede borrar o se vuelve histórico. También define quién es "el Instituto" (el de las Mujeres de la CDMX) y otras dependencias del gobierno.
• Art. 5El COTECIAD es un grupo de personas del Instituto que se encarga de dar consejos técnicos y de ayudar a aplicar las reglas sobre archivos. Lo forman los trabajadores que, por su experiencia y puesto, son clave para que los archivos se manejen bien. Su objetivo es asegurar que todo esté en orden, siguiendo lo que dice la ley en el artículo 17.
• Art. 6El artículo 6 dice cómo está organizado el COTECIAD para poder hacer su trabajo. La estructura es la siguiente: la Presidencia la ocupa el área de Coordinación Administrativa; la Secretaría Técnica, la persona encargada de la Unidad Coordinadora de Archivos; y la Secretaría Ejecutiva, la persona a cargo de la Oficina de Información Pública. Además, hay Vocales, que son los responsables de estas áreas: Oficialía de Partes (donde se reciben documentos), Documentación en Trámite (papeles que están en proceso), Archivo de Concentración (donde se guardan documentos viejos pero aún importantes) y Archivo Histórico (documentos antiguos de valor permanente). En pocas palabras, aquí se describe quiénes son los jefes de cada parte del comité.
• Art. 7El COTECIAD es un grupo de expertos que asesora a los archivos del Instituto. Su trabajo es revisar propuestas para organizar documentos, decidir cuáles se guardan, cuáles se pasan a otro archivo y cuáles se destruyen. También se encarga de aplicar las reglas de archivo, resolver problemas con los documentos y asegurarse de que todos los archivos trabajen igual. Además, supervisa que los documentos secretos o con datos personales estén bien protegidos y participa en juntas de archivo. Básicamente, es el equipo técnico que mantiene ordenados y seguros todos los papeles del Instituto.
• Art. 8El COTECIAD (un comité del gobierno de la Ciudad de México) debe trabajar siguiendo reglas claras como hacer los trámites rápidos y sencillos, gastar lo menos posible, dar información correcta y actuar con honestidad, sin favorecer a nadie. Todos los que forman parte de este comité están obligados a cumplir esas reglas de manera seria y responsable. Esto significa que su trabajo debe ser transparente, legal y justo para los ciudadanos.
• Art. 9El COTECIAD, que es un comité, va a tener reuniones normales de manera cada tres meses. Estas reuniones las va a organizar quien lo preside o la Secretaría Técnica, mandando una invitación por adelantado. También puede tener juntas especiales si hace falta, pero solo cuando sea necesario. Para estas juntas especiales, las puede pedir el presidente, la Secretaría Técnica, o al menos la mitad más uno de los miembros del comité. En resumen, las reuniones ordinarias son fijas y las extraordinarias solo cuando se necesita y alguien las solicita.
• Art. 10Las invitaciones para las juntas que se mencionan deben incluir el día, la hora y el lugar donde se van a hacer. También tienen que ir acompañadas de los papeles o documentos necesarios para esa reunión. Así, todos los que asistan sabrán de qué se va a tratar y tendrán la información a la mano.
• Art. 11El artículo 11 dice que los jefes del COTECIAD (la Presidenta, la Secretaria Ejecutiva, la Secretaria Técnica y los Vocales) pueden dar su opinión y también votar en las decisiones. En cambio, los representantes de otros miembros, los asesores y los invitados solo pueden hablar y dar su punto de vista, pero no pueden votar. Esto significa que quienes no son titulares participan en las pláticas, pero no en las votaciones finales.
• Art. 12Para tomar una decisión en las reuniones, solo se necesita que la mayoría de los miembros que estén presentes estén de acuerdo; si hay empate, la presidenta tiene el voto que define el resultado. Los miembros que asistan pueden votar sobre los temas que se traten, y en el acta se anotará si votaron a favor o en contra. Si todos están de acuerdo como grupo, se puede cancelar o cambiar un acuerdo ya tomado. Además, si algún miembro lo pide, primero se vota si están de acuerdo con la idea general y luego sobre los detalles.
• Art. 13El artículo 13 dice que los miembros del COTECIAD (un comité) solo pueden mandar a alguien en su lugar a una junta en situaciones muy especiales y bien explicadas. Ese sustituto debe ser de su misma área de trabajo. Esto solo lo pueden hacer hasta tres veces al año. Además, esta regla no afecta lo que dice el artículo 18, fracción II del mismo reglamento.
• Art. 14El artículo 14 dice que en la fecha y hora acordadas para la junta, todos los miembros del COTECIAD deben juntarse. Quien preside tiene que iniciar la reunión, pero primero el Secretario Técnico debe revisar que haya suficientes personas. Para que la junta sea válida, se necesita que esté presente más de la mitad de los miembros, es decir, la mitad más uno. Si no se junta esa cantidad, se levanta un acta explicando lo que pasó y se vuelve a invitar a los que faltaron, mientras que los que sí asistieron quedan avisados para una próxima reunión.
• Art. 15Cuando empiece la sesión, van a seguir la lista de temas que ya acordaron discutir. Cada punto se va a platicar a fondo hasta que la persona que preside pregunte si ya se habló lo suficiente. Después de eso, se votará y se tomarán las decisiones que correspondan.
• Art. 16El acta de una reunión del COTECIAD (que es un comité) debe incluir un resumen corto de lo que dijeron sus integrantes y los cambios que se aprobaron. Esto solo aplica si hubo comentarios o modificaciones; si no, no es necesario ponerlo. En otras palabras, se trata de anotar lo más importante que se habló y acordó, sin detalles de más. Así cualquiera que lea el acta entiende qué pasó en la junta.
• Art. 17Este artículo le dice qué tiene que hacer la Presidencia del COTECIAD (que es un comité de archivos). Entre sus labores están: dirigir las juntas, decidir qué temas se van a tratar, y si hay empate en una votación, ella tiene el voto decisivo para desempatar. También debe asegurarse de que los acuerdos se cumplan al pie de la letra y que todo lo que se haga beneficie el trabajo de archivos. Además, tiene que conseguir los recursos necesarios para que el comité siempre funcione bien y mantener comunicación constante con el Consejo.
• Art. 18La Secretaría Técnica es como el "trabajador estrella" de este comité. Su chamba principal es reemplazar a la Presidenta cuando no esté, pero sin poder decidir en empates, a menos que lo haga junto al Secretario Ejecutivo. También se encarga de sacar las invitaciones, armar la lista de temas a tratar en las juntas, repartir los documentos a todos los miembros y hasta tomar nota de lo que se acuerde en cada reunión. Además, tiene que asegurarse de que todo se haga conforme a las reglas, llevar el conteo de los votos, cuidar que los archivos estén en orden y ayudar en los proyectos que se aprueben. En resumen, es la persona que hace que el COTECIAD funcione sin problemas y que nadie se pierda en el proceso.
• Art. 19La Secretaría Ejecutiva se encarga de que al COTECIAD (que es un comité) no le falte nada en cuanto a trámites, papeles y organización para que pueda hacer bien su trabajo sobre transparencia, archivitos y datos personales del Instituto. También tiene que juntar las firmas de todos los miembros del comité en el acta de cada junta, y pedirle al área de Recursos Materiales que prepare todo lo necesario para las sesiones. Además, debe pedir y registrar quiénes serán los representantes de los jefes, asegurándose de que tengan el nivel de mando suficiente para tomar decisiones. Por último, su labor es apoyar a la Secretaría Técnica para que haga mejor su chamba.
• Art. 20Las y los Vocales tienen cuatro tareas principales: 1) mandar a la Secretaría Técnica los temas que proponen junto con los papeles que los respaldan, para que los pongan en la lista de lo que se va a tratar; 2) sugerir formas de trabajar y mejoras para que el archivo funcione cada vez mejor; 3) unirse a los equipos de Apoyo; y 4) checar que se cumplan las reglas del archivo en todo lo que hace el COTECIAD.
• Art. 21Las personas que están a cargo de tres áreas clave (la de asuntos legales, la de compras y servicios, y la de personal y dinero), junto con alguien de la Contraloría Interna (que es como el supervisor de que todo se haga correctamente), van a dar consejos y guía al COTECIAD y a los grupos de apoyo. Su trabajo es asegurarse de que se sigan las reglas y leyes actuales en todo lo que hagan, cada quien en lo que le toca. En pocas palabras, son los que vigilan que no se cometan errores ni se violen las normas.
• Art. 22Los jefes de estas tres áreas de trabajo (Fomento, Coordinación y Planeación) tienen derecho a estar siempre en las juntas, aunque no son miembros oficiales. Pueden dar su opinión y contar sus experiencias sobre los temas que se traten en la reunión. Su participación es solo para aportar, no para tomar decisiones.
• Art. 23Cuando el COTECIAD (un comité de trabajo) se reúne, deben seguir estas reglas: En la primera junta del año se presenta el calendario con las fechas de las reuniones normales. También pueden haber juntas urgentes cuando se necesiten, y las convoca la presidenta, el secretario técnico, algún vocal o si lo pide al menos la mitad de los miembros. La agenda y los documentos de cada junta se les entregan a los miembros con al menos 3 días hábiles de anticipación para las reuniones normales, y con 1 día hábil para las urgentes. Se prefiere mandarlos por medios electrónicos. Para que una junta sea válida, debe asistir más de la mitad de los miembros que pueden votar (50% más uno). Las decisiones se toman por mayoría de votos, y si hay empate, la presidenta tiene el voto decisivo, pero si alguien la está supliendo, necesita el apoyo del miembro de menor jerarquía para desempatar. Las reuniones normales pueden cancelarse si no hay asuntos que tratar, avisando con 3 días hábiles de anticipación. También se pueden cambiar de fecha en casos especiales, sin considerarse como junta urgente. Al final de cada sesión se levanta un acta que firman los asistentes después de revisarla.
• Art. 24Si alguien falta a una reunión del COTECIAD, se siguen estas reglas: si la presidenta no llega, el secretario técnico puede dirigir la junta. Si ambos faltan, la sesión se cancela. Los miembros titulares pueden mandar a un suplente, pero debe ser su segundo al mando inmediato, según el organigrama de su área; si no cumplen con eso, el suplente no entra y se cuenta como ausente. Cuando un titular falta, su suplente lo reemplaza con todos los derechos y obligaciones, excepto el voto de calidad (el voto decisivo en caso de empate), que solo tiene la presidenta. Si el titular llega, el suplente puede quedarse en la reunión, pero solo para opinar, sin derecho a votar.
• Art. 25Este artículo explica cómo se deben llevar a cabo las juntas del COTECIAD. Primero, los asistentes deben firmar una lista con sus datos. Luego, se levanta un acta (un documento oficial) donde se escriben todos los comentarios y acuerdos. Si la junta se interrumpe por causas ajenas y se retoma el mismo día, se hace una sola acta. Si se pasa para otro día, se hace un acta por cada reunión. Si la junta no se puede realizar, se notifica por escrito y se anotan las razones. El que preside la junta es el único que puede dirigirla y decidir cómo participar. Todas las propuestas se deben hacer por separado y entregarlas al Secretario Técnico, quien las incluye en la lista de temas a tratar. Después, los miembros opinan y proponen soluciones. Solo el presidente puede resumir y precisar los acuerdos. Estos solo se pueden cambiar o cancelar si todos están de acuerdo. La junta termina cuando se han tratado todos los temas y se registra la hora de cierre. Solo se habla de los temas que estaban en la lista. El Secretario Ejecutivo escribe los acuerdos claramente en el acta. El Secretario Técnico envía el acta a cada participante que tiene voz y voto dentro de los 3 días hábiles. Ellos tienen 2 días hábiles para hacer observaciones o firmarla. Si no dicen nada en ese plazo, se da por aprobada.