Artículo 18 del Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

La Secretaría Técnica es como el "trabajador estrella" de este comité. Su chamba principal es reemplazar a la Presidenta cuando no esté, pero sin poder decidir en empates, a menos que lo haga junto al Secretario Ejecutivo. También se encarga de sacar las invitaciones, armar la lista de temas a tratar en las juntas, repartir los documentos a todos los miembros y hasta tomar nota de lo que se acuerde en cada reunión. Además, tiene que asegurarse de que todo se haga conforme a las reglas, llevar el conteo de los votos, cuidar que los archivos estén en orden y ayudar en los proyectos que se aprueben. En resumen, es la persona que hace que el COTECIAD funcione sin problemas y que nadie se pierda en el proceso.

Texto oficial

Artículo 18.- Corresponde a la Secretaría Técnica: Suplir a la Presidenta en caso de ausencia, asumiendo globalmente las facultades correspondientes, salvo el voto de calidad, el cual podrá ejercer en combinación con el Secretario Ejecutivo. En caso de existir divergencia entre ambos miembros, sus respectivos votos se considerarán de forma individual; Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias; Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones; Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica Operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al orden del día de los asuntos a tratar en cada sesión; Remitir a los integrantes del COTECIAD, la convocatoria, orden del día y carpeta conteniendo los asuntos de la Reunión; Promover la operación regular del COTECIAD y coadyuvar en la integración de su Programa Anual de Trabajo; Evaluar que las acciones del COTECIAD se realicen con total apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos; Vigilar la correcta expedición del orden del día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios; Levantar el acta de cada sesión celebrada; Registrar los acuerdos del COTECIAD y verificar e informar de su cumplimiento a todos sus miembros del COTECIAD; Realizar y registrar el conteo de la votación; Realizar acciones necesarias para que los expedientes que conformen el archivo del COTECIAD estén debidamente formados, organizados y descritos, manteniéndolos permanentemente actualizados, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones archivísticas en la materia; Efectuar las funciones que le correspondan de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende la Presidenta o el COTECIAD en pleno; Presentar a la Presidenta el orden del día que contenga los asuntos que se someterán al pleno, y Ayudar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.