Artículo 25 del Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

Este artículo explica cómo se deben llevar a cabo las juntas del COTECIAD. Primero, los asistentes deben firmar una lista con sus datos. Luego, se levanta un acta (un documento oficial) donde se escriben todos los comentarios y acuerdos. Si la junta se interrumpe por causas ajenas y se retoma el mismo día, se hace una sola acta. Si se pasa para otro día, se hace un acta por cada reunión. Si la junta no se puede realizar, se notifica por escrito y se anotan las razones. El que preside la junta es el único que puede dirigirla y decidir cómo participar. Todas las propuestas se deben hacer por separado y entregarlas al Secretario Técnico, quien las incluye en la lista de temas a tratar. Después, los miembros opinan y proponen soluciones. Solo el presidente puede resumir y precisar los acuerdos. Estos solo se pueden cambiar o cancelar si todos están de acuerdo. La junta termina cuando se han tratado todos los temas y se registra la hora de cierre. Solo se habla de los temas que estaban en la lista. El Secretario Ejecutivo escribe los acuerdos claramente en el acta. El Secretario Técnico envía el acta a cada participante que tiene voz y voto dentro de los 3 días hábiles. Ellos tienen 2 días hábiles para hacer observaciones o firmarla. Si no dicen nada en ese plazo, se da por aprobada.

Texto oficial

Artículo 25.- En las sesiones del COTECIAD se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento: Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga los siguientes datos: número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste; El Secretario Ejecutivo levantará acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos; En el caso de receso de la sesión por causas ajenas y esta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que consten de las causas de esté; En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del COTECIAD, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la sesión en día distinto al establecido; En el caso de que la sesión no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del COTECIAD notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento; Quien presida la sesión, será el único facultado para conducir las sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del COTECIAD; Las propuestas de asuntos, deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario Técnico, presentando en su caso, antecedentes, justificación y fundamento legal. Una vez incluidas en el orden del día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del COTECIAD, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora; Quien presida la sesión, es el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas y acuerdos que se suscriban en las sesiones; Solo mediante consenso del propio COTECIAD, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse; Una vez desahogados todos los puntos del orden del día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina; Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieren incluido y aprobado en el orden del día de la sesión; El Secretario Ejecutivo, consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos tomados por el COTECIAD; El Secretario Técnico, deberá remitir el acta de la sesión respectiva para su análisis u observación, y en su caso, para su firma a cada uno de los participantes con derecho a voz y voto del COTECIAD, dentro de los 3 días hábiles posteriores a su celebración; Los participantes en las sesiones cuentan con 2 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios o, en su caso el acta debidamente firmada; En caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado se entenderá como aprobado su contenido; El Secretario Técnico, deberá anexar al orden del día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada y de las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes, y El Secretario Técnico, informará a los participantes del desahogo de los acuerdos. TRANSITORIOS Primero. Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Segundo. El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. Tercero. Se abroga el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Institucional de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal. México, Distrito Federal, a 24 de noviembre de 2011. (Firma) LIC. MARTHA LUCÍA MÍCHER CAMARENA Directora General del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal