Artículo 4 del Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

Este artículo solo define palabras clave que se usan en el reglamento. Por ejemplo, "Archivo de Trámite" es el archivo de tu oficina donde guardas documentos que aún estás usando, y después de un tiempo los mandas a otro archivo para que los resguarden. "Catálogo de Disposición Documental" es una lista que indica por cuánto tiempo guardar un documento, si es público o secreto, y si al final se puede borrar o se vuelve histórico. También define quién es "el Instituto" (el de las Mujeres de la CDMX) y otras dependencias del gobierno.

Texto oficial

Artículo 4.- Para los efectos de este Reglamento se entiende por: Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa: El archivo de oficina de cada unidad administrativa que funciona como unidad responsable de conservar los documentos que se encuentran en trámite y de proporcionar los servicios de correspondencia. En este archivo, los documentos serán resguardados de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del Instituto, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fueron creados, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración dependiente del Archivo Institucional para su conservación precautoria; Archivo Institucional: Está compuesto por las unidades de Archivo de Concentración, Histórico y la Unidad Central de Correspondencia. Así mismo, se constituye como la sede del titular de la Unidad Coordinadora de Archivos; Administración Pública: La Administración Pública del Distrito Federal; Catálogo de Disposición Documental: El registro general y sistemático que establece los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración, así como la clasificación asignada a la información como documentación pública, reservada o confidencial, y la determinación de su destino final al termino de sus vigencias, que puede ser su eliminación definitiva en caso de carecer de valores secundarios o bien su selección como documentación histórica o de valor permanente; Circular Uno: La Circular Uno 2011 “Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”, expedida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal; Consejo: El Consejo General de Archivos del Distrito Federal; Coordinación General: La Coordinación General de Modernización Administrativa, adscrita a la Oficialía Mayor del Distrito Federal; COTECIAD: El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal; Contraloría: La Contraloría General del Distrito Federal; Coordinación Archivística: La o el responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos del Instituto, siendo COTECIAD su órgano Consultivo; Dirección General: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal; Gobierno: Gobierno del Distrito Federal; Grupo de Apoyo: Grupo de planeación de estrategias, Grupo de Normatividad y Políticas, Grupo de Capacitación y Enlace y el Grupo de Suministros para los Servicios Archivísticos; Instituto: El Instituto de las Mujeres del Distrito Federal; Jefatura: La Jefatura de Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Generales del Instituto; Ley: Ley de Archivos del Distrito Federal; OIP: La Oficina de Información Pública del Instituto; Órgano Interno de Control: La Contraloría Interna en el Instituto; Programa Institucional: El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2009 del Instituto; Presidenta: La presidenta del COTECIAD Técnico Interno de Administración de Documentos; Reglamento: El Reglamento de Operación del COTECIAD Técnico Interno de Administración de Documentos; Sistema: El Sistema Institucional de Archivos del Instituto de las Mujeres del D.F.; Unidad de Archivo de Concentración: La unidad del Archivo General encargada de conservar los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por los archivos de gestión de las distintas unidades administrativas a la unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del Instituto. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas del Instituto, y cuyos valores primarios aun no prescriben; Unidad de Archivo Histórico: La unidad del Archivo General responsable de conservar los documentos que habiendo completado su vigencia en la unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su ciclo vital a esta otra sección de archivo o, en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal; Unidad Coordinadora: La Unidad Coordinadora de Archivos del Instituto, y Unidad Central de Correspondencia: La sección del Archivo General responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión de manera integral en el Instituto. TITULO SEGUNDO Del COTECIAD Capítulo I De su Estructura y Atribuciones