Artículo 7 del Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de Documentos del Instituto de las Mujeres del Distrito Federal

El COTECIAD es un grupo de expertos que asesora a los archivos del Instituto. Su trabajo es revisar propuestas para organizar documentos, decidir cuáles se guardan, cuáles se pasan a otro archivo y cuáles se destruyen. También se encarga de aplicar las reglas de archivo, resolver problemas con los documentos y asegurarse de que todos los archivos trabajen igual. Además, supervisa que los documentos secretos o con datos personales estén bien protegidos y participa en juntas de archivo. Básicamente, es el equipo técnico que mantiene ordenados y seguros todos los papeles del Instituto.

Texto oficial

Artículo 7.- Corresponde al COTECIAD: Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro del Sistema de Archivos del Instituto. Evaluar y decidir sobre las propuestas, iniciativas, puntos de acuerdo, que le sean presentados por el titular de la Unidad Coordinadora de Archivos, quien tiene a su cargo el Sistema del Instituto; Dictaminar, con base en los análisis de valoración documental realizados por la Unidad Coordinadora, partiendo del Catalogo de Disposición Documental, las series documentales propuestas para transferencias primaria y Secundaria, o bien, baja definitiva, incluyendo casos donde se amerite selección documental; Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos; Modernizar, en su caso, y promover la instrumentación de las disposiciones en materia de archivos y de Administración de Documentos para el correcto ejercicio y desenvolvimiento archivístico en el Instituto; Asignar al Titular de la Unidad Coordinadora, los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los sistemas documentales y de archivo y las necesidades internas de las áreas que los administran; Promover y evaluar la implantación sistemática de la normativa en materia de administración de documentos y archivo; Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el Instituto, en los que sean convocados por el Consejo, la Oficialía Mayor y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales; Supervisar la aplicación de los procesos técnicos que se realicen con el patrimonio documental en los diferentes archivos a lo largo de sus fases de vida que integren el Sistema en combinación con el COTECIAD de Transparencia del Instituto de acuerdo con el artículo 61 fracción XV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, a fin de opinar, evaluar, el tratamiento archivístico de forma global; en especial, el COTECIAD de Transparencia conocerá de las medidas de seguridad y tratamiento archivístico a documentos reservados, confidenciales o con datos personales, así como de la sintonía que guarden los diferentes instrumentos archivísticos con la clasificación de la información contenida en los documentos; Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de documentos; Aprobar el contenido de los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la Ley; En general, fungir como el órgano de consulta Técnica del Titular de la Unidad Coordinadora, y Las demás que establezcan las disposiciones aplicables;