Artículo 344 del Código Financiero del Estado de México y Municipios

Las oficinas del gobierno deben apuntar cada movimiento de dinero en el momento exacto en que ocurre, siguiendo las reglas de registro. En los municipios, esto lo hace la Tesorería. Para que esos registros sean válidos, deben tener documentos originales o copias certificadas (como facturas o recibos) que los respalden. Estos papeles tienen que guardarse durante 6 años después del año en que se usaron, y estar listos para que los revisen los encargados de fiscalizar el gasto público. Si los documentos son históricos, aplican otras leyes especiales.

Texto oficial

Artículo 344.- Los Entes Públicos, a través de cualquiera de sus unidades administrativas, de acuerdo con su naturaleza jurídica y según corresponda, registrarán contablemente el efecto patrimonial y presupuestal de las operaciones financieras que realicen, en el momento en que ocurran, con base en el sistema y políticas de registro establecidas, en el caso de los Municipios, se hará por la Tesorería. Todo registro contable y presupuestal deberá estar soportado con los documentos de registro, justificativos y comprobatorios originales, en copias certificadas o en medios electrónicos, según corresponda, los que deberán permanecer en custodia y conservación de los Entes Públicos ejecutores del gasto, a través de las unidades administrativas correspondientes de conformidad con las disposiciones aplicables y a disposición de los Órganos de Fiscalización locales y federales, de acuerdo a su naturaleza, así como de los órganos internos de control; por un término de 6 años, contados a partir del ejercicio presupuestal siguiente al que corresponda. En el caso de los Municipios, dicha obligación corresponderá a la Tesorería. Tratándose de documentos de carácter histórico, se estará a lo dispuesto por la legislación de la materia.