Artículo 3 del Reglamento para los Procesos de Entrega y Recepción y de Rendición de Cuentas de la Administración Pública del Estado de México

El artículo 3 define las palabras importantes que se usan en este reglamento. Por ejemplo, dice que un "Acta Administrativa" es un documento, ya sea en papel o en computadora, que debe llenar un funcionario cuando termina su trabajo. En ese acta tiene que anotar qué recursos públicos le fueron asignados, qué asuntos traía entre manos y cómo los dejó, junto con todos los papeles que tenía. Este documento se le entrega a quien lo va a reemplazar o a alguien que su jefe designe, y para que sea válido, deben estar presentes un representante de la autoridad que vigila a los funcionarios (el Órgano Interno de Control) y unos testigos.

Texto oficial

Artículo 3. Para efectos del presente Reglamento, se entiende por: I. Acta Administrativa: Al documento físico o electrónico que debe presentar la persona servidora pública que concluye un empleo, cargo o comisión, en el que consta la Entrega y Recepción de los Recursos asignados, los asuntos a su cargo y el estado que guardan; así como la información documental que tenga a su disposición, junto con sus anexos respectivos, a quien legalmente deba sustituirle o a quien la persona que sea su superior jerárquico designe como encargada o encargado, o responsable; con la intervención de la persona representante del Órgano Interno de Control y de los testigos de asistencia, para su validación; Publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” el 30 de julio de 2020. Última reforma POGG 7 de julio de 2023. REGLAMENTO PARA LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN Y DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO 3 II. Archivo: Al conjunto organizado de Documentos y expedientes producidos o recibidos por las Unidades Administrativas de las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden; III. Áreas de Administración: A las coordinaciones administrativas, direcciones de administración y finanzas, delegaciones administrativas y demás unidades equivalentes de la Administración Pública del Estado de México, responsables de la administración de los Recursos asignados a las Dependencias y Organismos Auxiliares; IV. Comité Técnico: Al Comité Técnico para la Autorización y Seguimiento de los Libros Blancos; V. Contraloría: A la Secretaría de la Contraloría; VI. Coordinador Institucional Responsable: A la persona servidora pública designada por las personas titulares de las Dependencias y Organismos Auxiliares, quien será responsable de coordinar el proceso de Entrega y Recepción Institucional y la integración del Informe de Rendición de Cuentas por el término del periodo constitucional de la gestión de la persona titular del Poder Ejecutivo del Estado de México; VII. Dependencias: A las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado de México previstas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, y sus órganos desconcentrados; VIII. Documentos: Al soporte material que registra un hecho o acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, con información textual, en lenguaje natural o convencional o cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica, producido o recibido por las Unidades Administrativas en el ejercicio de sus funciones o actividades, para el cumplimiento de sus fines, y conservado como prueba e información bajo resguardo de las personas servidoras públicas en el ámbito de su competencia; IX. Entrega y Recepción: Al proceso administrativo por el que una persona servidora pública que concluye su empleo, cargo o comisión hace entrega y rinde cuentas de los Recursos asignados; de los programas, proyectos, asuntos y acciones a su cargo y del estado que guardan; así como de la información documental que tenga a su disposición de manera directa, a quien reciba legalmente para sustituirle o a la persona que su superior jerárquico designe como encargada o encargado, o responsable para tales efectos; X. Entrega y Recepción Institucional: Al proceso administrativo por el que las personas titulares de las Dependencias y Organismos Auxiliares salientes entregan un Informe de Rendición de Cuentas y, en su caso, Libros Blancos y Memorias Documentales sobre los resultados y situación que guardan los programas, proyectos, acciones, compromisos, asuntos, y Recursos bajo su responsabilidad, a las personas servidoras públicas titulares entrantes de las Dependencias y Organismos Auxiliares, por el término del periodo constitucional de la gestión de la persona titular del Poder Ejecutivo del Estado de México; XI. Informe de Rendición de Cuentas: Al Informe de Rendición de Cuentas por término del período constitucional de la gestión de gobierno de la persona titular del Poder Ejecutivo del Estado de México; XII. Informe de Gestión: Al reporte que la persona servidora pública que entrega debe rendir Publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” el 30 de julio de 2020. Última reforma POGG 7 de julio de 2023. REGLAMENTO PARA LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN Y DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO 4 como parte del Acta Administrativa al separarse del cargo, empleo o comisión, en el que hace constar el cumplimiento de obligaciones derivadas de instrumentos jurídicos, sobre el avance del presupuesto, programas y proyectos a su cargo, descripción sobre el estado en que se recibió y se entrega la unidad administrativa, resultados alcanzados, compromisos y actividades prioritarias dentro de los noventa días naturales siguientes al acto de Entrega y Recepción, y recomendaciones que se consideren pertinentes; XIII. Libros Blancos: A los Documentos públicos gubernamentales en los que se hace constar, documental y narrativamente, la situación que guarda un programa, proyecto o política pública relevante a cargo de las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal, ya sea que esté concluido o que se encuentre en proceso de ejecución al término de la gestión. En este último caso, deberá contener de manera específica un análisis de las principales causas que provocaron dicha situación, así como su impacto y las acciones que deberán ejecutarse para su continuidad y conclusión; XIV. Memorias Documentales: A la recopilación documental y descripción de las principales acciones legales, presupuestarias, administrativas, operativas, de seguimiento y de resultados obtenidos, de un programa, proyecto o política pública a cargo de una dependencia u organismo auxiliar de la Administración Pública Estatal, que se hayan concluido, sobre las cuales se tiene interés en dejar constancia; XV. Organismos Auxiliares: A los organismos auxiliares que formen parte de la Administración Pública del Estado de México de acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México; XVI. Órganos Desconcentrados: A las entidades públicas jerárquicamente subordinadas a las Dependencias, creadas con esa naturaleza jurídica para resolver asuntos específicos por materia o dentro del ámbito territorial que se determine, de conformidad con la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México; XVII. Persona que entrega: A la persona servidora pública titular de una Unidad Administrativa o responsable de manejo de Recursos que concluye su empleo, cargo o comisión, obligada a entregar y rendir cuentas sobre los Recursos asignados de los programas, proyectos, asuntos y acciones a su cargo y de informar del estado que guardan; así como de la información documental que tenga a su disposición de manera directa; XVIII. Persona que recibe: A la persona servidora pública que reciba legalmente, como titular, encargada o responsable de una Unidad Administrativa, los Recursos asignados de los programas, proyectos, asuntos y acciones, los informes del estado que guardan, así como la información documental disponible; XIX. Recursos: A los Recursos humanos, financieros, materiales o de cualquier otro tipo que tengan asignados las personas servidoras públicas de las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal para el ejercicio de sus funciones; XX. Secretaría: A la Secretaría de Finanzas; XXI. SISER-WEB: Al sistema automatizado para la Entrega y Recepción de Unidades Administrativas, y XXII. Unidades Administrativas: A las que integran las estructuras orgánicas autorizadas de las Dependencias y Organismos Auxiliares, las Unidades Administrativas dependientes en Publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” el 30 de julio de 2020. Última reforma POGG 7 de julio de 2023. REGLAMENTO PARA LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN Y DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO 5 forma directa de la persona titular del Ejecutivo Estatal, así como las dispuestas en el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, sujetas a entrega y recepción.