Reglamento para los Procesos de Entrega y Recepción y de Rendición de Cuentas de la Administración Pública del Estado de México

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Este reglamento sirve para organizar cómo se entregan y reciben los recursos, programas, proyectos y toda la información que manejan los servidores públicos de las oficinas del gobierno del Estado de México. También establece cómo deben rendir cuentas al final del periodo de gobierno del gobernador. En palabras más simples, es como un manual que dice el paso a paso para que, cuando termine un gobierno, todo quede claro y ordenado para la siguiente administración.
• Art. 2Este reglamento tiene varios propósitos. Primero, busca que los servidores públicos (empleados del gobierno) entreguen su trabajo, dinero, proyectos e información a quien les sigue en el puesto de manera clara, ordenada y a tiempo. Segundo, quiere asegurar que los programas del gobierno no se detengan cuando cambian los funcionarios, para que todo siga funcionando bien. Tercero, ayuda a juntar toda la información necesaria para que los jefes del gobierno tomen buenas decisiones y planeen a futuro. Cuarto, promueve que cuando se entregue el control de recursos a otras áreas, se haga con transparencia (que todo se vea claro y sin esconder nada). Quinto, impulsa que los servidores públicos rindan cuentas (expliquen y justifiquen lo que hicieron) de su trabajo.
• Art. 3El artículo 3 define las palabras importantes que se usan en este reglamento. Por ejemplo, dice que un "Acta Administrativa" es un documento, ya sea en papel o en computadora, que debe llenar un funcionario cuando termina su trabajo. En ese acta tiene que anotar qué recursos públicos le fueron asignados, qué asuntos traía entre manos y cómo los dejó, junto con todos los papeles que tenía. Este documento se le entrega a quien lo va a reemplazar o a alguien que su jefe designe, y para que sea válido, deben estar presentes un representante de la autoridad que vigila a los funcionarios (el Órgano Interno de Control) y unos testigos.
• Art. 4La Secretaría y la Contraloría del Estado de México van a ponerse de acuerdo para crear las reglas que deben seguir los empleados del gobierno cuando dejen su trabajo, ya sea porque renuncian, se termina su cargo o porque se acaba el periodo del gobernador. La Contraloría, con ayuda de la Secretaría, va a hacerse cargo de mantener actualizado el sistema llamado SISER-WEB, que sirve para que el proceso de entregar y recibir documentos y recursos sea más rápido y fácil. Esto aplica para todos los servidores públicos que se separen de su puesto, y el objetivo es que no haya confusiones ni se pierdan cosas importantes.
• Art. 5El artículo 5 dice que el traspaso de documentos, recursos y responsabilidades (a eso le llaman "Entrega y Recepción") se hace cuando un funcionario público deja su puesto por cualquier razón, como renuncia, permiso, suplencia o porque se acabó su tiempo en el gobierno del Estado de México. También aplica cuando se cambia la estructura del gobierno, por ejemplo, si se crean o eliminan oficinas, se fusionan organismos, o se mueven recursos, programas o archivos de un área a otra, aunque algunos empleados sigan en el mismo puesto. Básicamente, siempre que haya un cambio en quién maneja algo, toca hacer la entrega formal.
• Art. 6Todas las personas que trabajan en el gobierno del Estado de México y que son jefes de algún área, desde el gobernador hasta los jefes de departamento, tienen la obligación de hacer un proceso de Entrega y Recepción cuando dejan su puesto. Eso también aplica si alguien está cubriendo un puesto temporalmente, por ejemplo, por una comisión o una suplencia. Los jefes más grandes deben publicar en el periódico oficial una lista de otros empleados que también tengan que hacer este proceso, explicando su cargo y qué bienes manejan. Además, la persona que entrega el puesto tiene que escribir un informe donde cuente todo lo que hizo, cómo dejó los asuntos importantes y qué cosas urgentes quedan pendientes.
• Art. 7Cuando un servidor público deje su puesto, tiene hasta cinco días hábiles para hacer la entrega formal de su trabajo y documentos a quien lo reemplace. Todo se registra en un acta oficial. Si el cambio es por una reestructura o fusión de dependencias, los encargados de control interno fijan la fecha, que tampoco puede pasarse de cinco días hábiles desde que la nueva regla empiece a funcionar. Ese plazo se puede extender si ellos lo deciden. El servidor público debe empezar a preparar la entrega desde que sabe que va a dejar el cargo, avisando al área de administración. Además, tiene la obligación de mantener siempre ordenados sus archivos y documentos, sin importar si ya sabe que se va. Si cuando se va todavía no han nombrado a su reemplazo, le entrega todo a alguien que el jefe directo designe como encargado. Ese encargado después hará la entrega formal cuando llegue el nuevo titular.
• Art. 8Cuando un jefe o jefa de un área muy importante (como dirección general o más arriba) deja el puesto, el Órgano Interno de Control (la oficina que vigila que todo se haga bien) tiene la obligación de mandar a un representante para que esté presente en el momento en que se entregan los documentos y recursos. Si el puesto es de menor nivel, el Órgano Interno de Control puede decidir si manda o no a alguien. Ese representante revisa que el acta y sus anexos estén completos y firma junto con dos testigos, pero su firma solo confirma que estuvo ahí, no que todo esté correcto o que él sea responsable. Si el representante no asiste, la persona que recibe el puesto debe enviar al Órgano Interno de Control, en un plazo de cinco días hábiles, una copia del acta y sus anexos, ya sea en papel o por medios electrónicos.
• Art. 9Para hacer este trámite, el Acta Administrativa y sus papeles anexos deben hacerse en físico o por internet, usando el sistema SISER-WEB, con los formatos ya establecidos. El acta debe incluir, como mínimo, estos apartados: I. Las leyes y reglamentos que le dan facultades a la unidad que se entrega. II. Los planes y programas de trabajo del gobierno, como el Plan de Desarrollo del Estado de México. III. Los contratos, convenios o acuerdos que la unidad tenga que cumplir o exigir. IV. Los reglamentos y manuales de cómo está organizada la unidad. V. La lista de empleados, incluyendo los que están por honorarios o por tiempo determinado. VI. Los documentos del presupuesto, como lo autorizado y lo que se ha gastado. VII. Los ingresos y gastos, cuentas bancarias, deudas y pagos pendientes. VIII. Los inventarios de bienes, como muebles, inmuebles y lo que hay en almacén. IX. Los sistemas de cómputo, programas y equipos de tecnología que usa la unidad.
• Art. 10Cuando alguien deja un trabajo en el gobierno, en el acta de entrega debe escribir claramente si renunció o por qué se va. También tiene que aceptar por escrito que, aunque ya entregue todo y se vaya, sigue siendo responsable de las obligaciones que tenía mientras trabajó y de cualquier falta que haya cometido en ese tiempo.
• Art. 11Este artículo explica lo que debe incluir el informe que un funcionario público entrega cuando deja su puesto. El informe debe ser como un resumen de todo lo que hizo, y se divide en cuatro partes principales: primero, una descripción de sus actividades diarias y tareas. Segundo, los resultados de los proyectos o programas que manejó, explicando si cumplió las metas y qué quedó pendiente. Tercero, sus logros más importantes y qué recomienda para que se sigan haciendo. Cuarto, los problemas que había en el momento de irse, qué tanto se avanzó, qué falta, y qué asuntos urgentes deben atender quienes lleguen.
• Art. 12Este artículo dice que los papeles y datos que se añadan al acta deben limitarse solo a lo más importante de la entrega. Los jefes de las dependencias deben presentar esa información de manera resumida y general, mientras que el resto de los servidores públicos tienen que entregarla más detallada o desglosada. Además, los jefes tienen que decir qué oficinas o personas de su equipo tienen los documentos detallados, si es que los hay. En pocas palabras, unos entregan un resumen y otros entregan la información completa por separado.
• Art. 13Los trabajadores que están a cargo del jefe que va a salir tienen que juntar y darle todos los papeles oficiales que tengan y que él les pida para hacer el cambio de mando. Esos documentos deben estar al día hasta el momento en que el jefe deje su puesto, según lo que marque la ley.
• Art. 14Cuando entregas tu puesto, tú tienes que revisar que todos los documentos de las áreas que dependen directamente de ti estén completos. Pero ojo, eso no significa que te hagas responsable si alguien más los hizo mal o los dejó incompletos. Tu jefe directo puede pedirte los documentos antes de la entrega para checarlos él también. En pocas palabras, tú solo te encargas de verificar que todo esté en orden, pero no pagas el pato por errores de otros.
• Art. 15Tienes que mantener al día todos tus papeles y archivos de trabajo. Esto incluye tus listados, controles, inventarios, el organigrama de tu área, los manuales y reglamentos que uses, y cualquier otro documento relacionado con tus tareas. Básicamente, no puedes dejar que se acumulen o se pierdan. Todo debe estar ordenado y actualizado en todo momento.
• Art. 16El artículo 16 dice que cuando alguien entrega algo de trabajo, debe llenar y mandar un Acta Administrativa usando un sistema en internet llamado SISER-WEB. Los papeles o documentos que van junto con esa entrega, como comprobantes o listas, se guardan en discos, memorias USB o cualquier otro aparato para almacenar datos. Esos archivos se entregan así a la persona que los recibe, en lugar de imprimirlos en papel.
• Art. 17Cuando termines el proceso de entrega y recepción de documentos en el sistema SISER-WEB, debes llenar, firmar y sacar el Acta Administrativa. Puedes hacerlo de dos formas: en versión electrónica o imprimiéndola y firmándola a mano. El acta se tiene que repartir en tres copias: una para la persona que entrega, otra para la que recibe y una más para el representante del Órgano Interno de Control o Contraloría. Si este órgano no participó, la persona que recibe tiene 5 días hábiles (contando solo días laborales) para enviarle una copia a su titular.
• Art. 18Cuando alguien entrega un documento o información, debe decir en el acta oficial que ya lo leyó y sabe lo que dice, tanto el documento principal como los papeles que vienen con él. Pero eso no lo hace responsable de que la información sea verdadera, esté completa o se haya entregado a tiempo. Esa responsabilidad es directa del jefe del área que elaboró la información. En pocas palabras, el que entrega solo confirma que ya lo vio, pero el que responde por lo que dice es el que lo hizo.
• Art. 19La persona que recibe un documento oficial tiene hasta 30 días naturales para revisarlo bien. Si encuentra algo raro o faltante, debe avisarle a quien se lo entregó para que dé explicaciones o complete la información. Si detecta irregularidades, tiene que reportarlo al Órgano Interno de Control para que se aclare o se apliquen sanciones. Además, quien recibe debe darle acceso a los archivos a quien entregó si necesita aclarar algo de los documentos. Todo esto no quita que el servidor público pueda tener responsabilidades legales por lo que hizo mal durante su cargo.
• Art. 20Si alguien se niega a firmar un acta de entrega o recepción, el acto se considera válido aunque no haya firma. Lo que se hace es levantar un acta especial donde se escribe qué pasó y por qué no quiso firmar la persona. En ese momento, tienen que estar presentes un representante del Órgano Interno de Control (que vigila que todo sea legal) y dos servidores públicos como testigos.
• Art. 21Si alguien a cargo de entregar un puesto o recursos no puede hacerlo porque falleció, se enfermó grave o algo muy fuerte se lo impide, su jefe directo debe nombrar a otra persona para que haga la entrega en su lugar. Todo lo que pasó se tiene que escribir en un reporte oficial, con la presencia de un representante de Control Interno y dos testigos que también trabajen en el gobierno. En ese reporte se debe detallar cómo están los pendientes, documentos y bienes que tenía a su cargo esa persona.
• Art. 22Si eres un funcionario que deja un puesto y no entregas tus asuntos ni los recursos de la oficina sin una razón válida, el Órgano Interno de Control o la Contraloría te va a exigir que lo hagas en 15 días hábiles desde que te fuiste. Si no lo cumples, la persona que te reemplace tiene que hacer un acta detallada con dos testigos del gobierno, explicando cómo están los pendientes y los recursos. Ese documento lo debe avisar a tu jefe directo y a las autoridades de control para que tomen acciones.
• Art. 23Cuando termina el periodo de gobierno del gobernante, los jefes de las oficinas y organismos del gobierno deben hacer un informe que cuenta todo lo que hicieron, lo que gastaron y cómo quedaron los proyectos. Este informe sirve como un documento oficial de entrega para que el nuevo gobierno sepa cómo está todo. También debe incluir lo que hicieron las oficinas más pequeñas que dependen de ellas. La idea es que sea más fácil pasar el poder y que el nuevo gobierno pueda tomar buenas decisiones con la información clara.
• Art. 24Las dependencias y organismos auxiliares del gobierno siempre tienen que hacer el Informe, sin importar si la persona que está al mando se va a cambiar o no al final del gobierno. No importa si ya se sabe que va a haber cambio de titular, igual deben prepararlo. El Informe no se puede evitar solo porque el jefe va a salir. Es obligatorio hacerlo en todos los casos.
• Art. 25Quienes trabajan en el gobierno y ayudan a hacer el Informe tienen que asegurarse de que toda la información que pongan sea verdadera, confiable y que tenga documentos que la respalden. Además, deben escribir de forma clara y fácil de entender para que cualquier persona lo comprenda. También tienen que usar métodos y datos que se puedan revisar y comprobar.
• Art. 26Cuando un gobierno está por terminar su periodo, las oficinas públicas (como secretarías y organismos del gobierno) deben empezar a preparar su Informe de Rendición de Cuentas por lo menos 12 meses antes de que se acabe la gestión. Antes de ese tiempo, la Secretaría (la autoridad encargada) puede pedir acciones o ajustes extra para que todo quede más ordenado y se cumpla mejor con lo que se necesita. Esto es como si te pidieran que entregues un reporte detallado de tu trabajo con un año de anticipación, y además la jefatura te puede dar instrucciones antes de ese plazo para asegurarse de que todo salga bien.
• Art. 27El artículo 27 dice que una oficina del gobierno (llamada "la Secretaría") tiene que hacer tres cosas. Primero, organizar la manera en que se entrega la información cuando un funcionario deja su puesto y otro llega, trabajando con los encargados de cada área. Segundo, ayudar a que funcione un sistema de internet llamado SISER-WEB, donde las dependencias y organismos del gobierno suben los datos que se necesitan. Tercero, hacer todo lo que le pidan otras leyes o este reglamento.
• Art. 28La Contraloría es la encargada de coordinar y supervisar todo el proceso cuando un funcionario público deja su cargo y entrega sus responsabilidades a otro (eso es la "Entrega y Recepción Institucional"). También debe mantener comunicación con el equipo del gobernador electo, capacitar al personal sobre cómo usar un sistema especial llamado SISER-WEB y, si hace falta, pedir ayuda a otras dependencias del gobierno. Además, tiene que informar al gobernador sobre cómo va este proceso, asegurarse de que se cumpla todo correctamente y colaborar con la Secretaría cuando se lo pidan.
• Art. 29Los jefes de las oficinas de gobierno deben nombrar a un encargado especial (llamado Coordinador Institucional Responsable) dentro de los 10 días hábiles después de que se les avise por oficio que empieza el proceso de Entrega y Recepción. Ese nombramiento lo tienen que reportar al Órgano Interno de Control, que es como el departamento que vigila que todo se haga legal. La persona elegida como coordinador debe ser la que está en el puesto inmediato debajo del jefe, o sea, el segundo al mando.
• Art. 30El gobierno que está por terminar y el equipo del nuevo Gobernador pueden juntarse en reuniones para que el nuevo se entere de cómo están las oficinas del gobierno. Esas juntas se acuerdan y organizan a través de la Contraloría (la oficina que supervisa que todo se haga bien). Básicamente, es para que el que entra conozca el estado real de las dependencias antes de tomar el cargo.
• Art. 31Las dependencias y organismos del gobierno del Estado de México deben hacer un informe de lo que hicieron en su gestión. Este informe no puede tener más de 80 hojas, y cada una de sus partes no debe pasar de 10 hojas. El informe debe cubrir desde el 16 de septiembre del año en que empezó el gobierno hasta el 15 de septiembre del año en que termina. En el informe tienen que incluir cuatro secciones. Primero, deben explicar las leyes y reglamentos que usaron para hacer su trabajo. Segundo, tienen que mostrar si cumplieron o no con los programas y proyectos, detallando cuánto avanzaron y por qué quedaron cosas sin hacer. Tercero, deben describir sus logros más importantes y qué cambios positivos generaron. Cuarto, tienen que reportar cómo usaron su presupuesto, su dinero, su personal y sus recursos materiales.
• Art. 32Cuando una dependencia o entidad del gobierno se atrase en cumplir sus metas o proyectos, deberá explicar en su informe por qué pasó eso, qué consecuencias trajo y qué va a hacer para retomar el rumbo y terminar el trabajo. Es decir, si no lograron lo planeado, tienen que dar la cara con razones claras y un plan para arreglarlo. No basta con decir que se atrasaron, sino que deben detallar las causas y cómo van a solucionarlo. Esto aplica para cualquier programa, proyecto o política pública que estén ejecutando.
• Art. 33El artículo 33 dice que el informe donde el gobierno cuenta cómo usó el dinero y qué hizo se presenta en dos partes. En la primera parte, las oficinas del gobierno deben juntar toda la información desde que el Gobernador tomó el cargo hasta el 30 de noviembre del penúltimo año de su gobierno, y subirla al sistema llamado SISER-WEB a más tardar el 31 de diciembre de ese año, después de que el encargado de control interno la revise y dé su visto bueno. En la segunda parte, esas mismas oficinas actualizan los datos con cifras reales hasta el 31 de julio del último año de gobierno y con estimaciones hasta el 15 de septiembre de ese mismo año, y deben subir esa información al SISER-WEB a más tardar el 31 de agosto del sexto año de gobierno, también con la revisión del encargado de control interno. Además, en esta segunda etapa deben explicar bien las acciones y compromisos importantes que todavía están pendientes, incluyendo un calendario para cumplirlos y quiénes son los responsables, especialmente si esos compromisos se tienen que resolver en los primeros 90 días de la siguiente administración.
• Art. 34El Informe de Rendición de Cuentas (un reporte donde los funcionarios explican cómo usaron los recursos públicos) debe tener documentos que comprueben todo lo que dice. Cada área del gobierno tiene que preparar, aprobar y guardar esos papeles según las reglas que le corresponden. Los servidores públicos que hacen o revisan esos documentos son los únicos responsables de que sean verdaderos, completos y legales. También tienen que asegurarse de que no se puedan cambiar, sustituir o alterar de ninguna forma.
• Art. 35Cuando un funcionario público deja su puesto, tiene que rendir cuentas de lo que hizo. Esa rendición de cuentas se mete en un documento oficial llamado acta administrativa, pero solo si el acta se hace dentro de los 90 días siguientes a que el funcionario terminó su trabajo. El acta debe hacerse siguiendo las reglas de este Reglamento.
• Art. 36Los jefes de las oficinas y organismos del gobierno deben guardar todos los documentos y papeles importantes de su trabajo hasta que le entreguen todo al nuevo equipo que llegue. Esto incluye cuidar bien los expedientes, actas o informes que se hayan generado. La obligación es mantenerlos seguros para que no se pierdan ni se dañen antes de hacer el cambio oficial de administración.
• Art. 37Cuando una dependencia o institución del gobierno hace algo importante, como llevar a cabo un programa o proyecto, puede decidir crear un "Libro Blanco" o "Memoria Documental". Eso es básicamente un informe donde se explica de manera clara cómo se hizo, qué pasó y qué resultados se lograron. No es obligatorio hacerlo siempre, solo cuando quieran destacar o dejar constancia de lo que consideren relevante. Esto se hace siguiendo las reglas que marca la ley para que quede bien documentado.
• Art. 38Los Libros Blancos y las Memorias Documentales son documentos oficiales que explican cómo se hicieron proyectos importantes del gobierno. Las dependencias (secretarías de estado) y organismos auxiliares deben elaborarlos usando su propio personal y materiales, sin necesidad de contratar gente extra o comprar cosas nuevas. Esto se hace para ahorrar recursos y aprovechar lo que ya tienen disponible.
• Art. 39Los Libros Blancos y las Memorias Documentales son archivos donde las oficinas del gobierno explican cómo hicieron su trabajo y qué lograron. Todas las dependencias y sus organismos de apoyo deben hacer estos documentos. Esa información se vuelve parte del papeleo oficial para entregar y recibir el cargo cuando cambian los jefes.
• Art. 40Los Libros Blancos y las Memorias Documentales son como unos informes oficiales que explican cómo se trabajó durante el gobierno. Estos informes deben estar listos, a más tardar, el último día hábil de julio del año en que termina el gobierno del Gobernador del Estado de México. La razón es que deben incluirse a tiempo en el acta de entrega-recepción, que es el documento donde se hace el cambio de mando de los jefes de las dependencias.
• Art. 41Los Libros Blancos y Memorias Documentales son documentos oficiales que registran cómo se hizo un proyecto o decisión del gobierno. Todo lo que contienen es público, cualquiera lo puede consultar. La única excepción es si hay partes que contengan información secreta o privada, como datos personales o temas de seguridad nacional. Esa información que no se puede mostrar está protegida por las leyes de transparencia. Así que, en general, puedes pedir ver estos documentos, pero algunas secciones pueden estar ocultas por ser reservadas o confidenciales.
• Art. 42Este artículo habla de cómo se va a formar un grupo especial, llamado Comité Técnico, que se encargará de dar permiso y vigilar los documentos llamados "Libros Blancos" que quieran hacer algunas oficinas del gobierno. El comité estará formado por: el jefe de la Secretaría de la Contraloría (quien será el líder), el jefe de la Secretaría, un secretario técnico elegido por el líder, y dos representantes más del gobierno del Estado de México. Los jefes de estas oficinas pueden mandar a alguien en su lugar, siempre y cuando ese alguien tenga un puesto alto, como Subsecretario o Director General. Las reuniones de este comité se harán siguiendo un reglamento especial que se va a crear después.
• Art. 43El Comité Técnico puede pedirles a los jefes de las dependencias y organismos públicos la información de los Libros Blancos que van a hacer. También puede obligarlos a hacer un Libro Blanco si cree que es necesario, y decide qué temas van a tratar esos documentos. Además, supervisa cómo se van haciendo, contrata a personas externas para ayudar en su elaboración si se requiere, y resuelve dudas sobre las reglas para crearlos. Por último, se encarga de organizar juntas para que todo salga bien y de crear su propio reglamento de operación.
• Art. 44El Coordinador General es como el jefe del equipo y tiene seis tareas principales. Primero, debe organizar y dirigir las juntas del Comité Técnico (el grupo que toma decisiones). Segundo, se encarga de supervisar cómo se hacen y se revisan los Libros Blancos (documentos que explican cómo se realizaron proyectos importantes), coordinando a las dependencias (oficinas de gobierno) y organismos auxiliares (entidades de apoyo). Tercero, cuando sea necesario, puede sugerir al Comité Técnico cómo mejorar la elaboración de esos Libros. Cuarto, tiene que llevar un control o lista de todos los Libros Blancos que ya se hicieron o están en proceso. Quinto, puede pedirle a los jefes de las dependencias y organismos los documentos que comprueben cómo va el avance de esos Libros. Por último, debe informarle al Gobernador del Estado cómo va el trabajo de hacer los Libros Blancos y si se están cumpliendo los objetivos.
• Art. 45Las oficinas del gobierno deben crear un "Libro Blanco", que es como un expediente donde se guarda toda la información importante de algún proyecto o decisión relevante. Esto aplica para cosas como programas de gobierno, obras de construcción, reacciones del gobierno ante eventos importantes, o compras y rentas de bienes y servicios que impacten a la sociedad del Estado de México. Para decidir si algo es relevante, se toma en cuenta su impacto social (mejoras duraderas en la vida de la gente), económico (beneficios en inversiones o empleos), internacional (acuerdos con otros países), nacional o regional (cuando participan varios niveles de gobierno) y el interés de la población (si el tema genera reacciones positivas o negativas en la gente). Quienes están a cargo de las oficinas deben pedir permiso a un comité técnico para hacer estos libros, y deben incluir la opinión de otros órganos de control. Si en un proyecto participan dos o más oficinas del gobierno, todas deben coordinarse para hacer el Libro Blanco.
• Art. 46Los jefes de las dependencias y organismos del gobierno deben avisarle al Comité Técnico sobre los **Libros Blancos** (que son como informes detallados de programas o proyectos importantes) que quieran hacer, para que queden registrados y controlados. Ese Comité revisa qué proyectos de esos informes son realmente relevantes según las reglas de este reglamento, y solo entonces da permiso para que se elaboren.
• Art. 47Si necesitas contratar a alguien externo para hacer un Libro Blanco (un documento oficial que registra cómo se tomó una decisión o se realizó un proyecto), el jefe de la dependencia u organismo debe pedirle permiso al Comité Técnico. El Comité revisará si realmente se necesita contratar a esa persona y deberá seguir las reglas de la Ley de Compras del Estado de México. También es obligatorio que la dependencia tenga el dinero suficiente y la autorización de su titular o del Órgano de Gobierno. Esto solo se puede hacer si no hay suficiente personal para hacer el trabajo, si el proyecto es muy complicado, o si el propio Comité Técnico lo sugiere.
• Art. 48El Artículo 48 dice que los Libros Blancos son como un informe detallado que cuenta, paso a paso y en orden de tiempo, todo lo que se hizo en un programa, proyecto o política del gobierno. Ahí deben anotarse las acciones de planeación, los permisos legales, el dinero usado, los trámites, las operaciones y cómo se le dio seguimiento al asunto. También hay que mencionar los resultados que se lograron y los papeles o documentos que comprueban cada paso. Básicamente, es un registro completo para que cualquier persona pueda entender qué se hizo y con qué pruebas se cuenta.
• Art. 49El Artículo 49 explica cómo se debe hacer un Libro Blanco, que es un documento donde se guarda el historial completo de un programa, proyecto o política del gobierno. Primero, debe tener una presentación con el nombre del proyecto, quién participó y las fechas. Luego, incluye el fundamento legal, los antecedentes del problema que se quería resolver, y las leyes que se usaron. También tiene que mostrar cómo se relaciona con el Plan de Desarrollo del Estado de México, un resumen de las acciones principales, y detalles del presupuesto, como cuánto se autorizó y cuánto se gastó. Por último, debe incluir reportes periódicos para dar seguimiento a los avances.
• Art. 50Cuando un funcionario público termina su trabajo en una dependencia o institución del gobierno, los informes detallados que preparó (llamados “Libros Blancos”) tienen que incluirse como documentos anexos en el acta que firma al irse. Lo mismo aplica para los subsecretarios y directores generales que estuvieron a cargo de programas, proyectos o políticas públicas. Los Órganos Internos de Control, que son como los vigilantes internos del gobierno, deben checar que esos informes estén efectivamente en las actas.
• Art. 51Los órganos colegiados (como los Comités de Control o los órganos de gobierno) dentro de las dependencias o agencias del gobierno pueden pedirle a su jefe que haga Libros Blancos de programas, proyectos o políticas públicas que consideren importantes. Estos Libros Blancos son documentos donde se registra cómo se planeó, ejecutó y evaluó algo, para que quede como parte de los anexos cuando se entregue y reciba la institución. Para hacer esa solicitud, deben explicar por qué es necesario. En pocas palabras, es una manera de asegurar que la información clave quede documentada de forma oficial.
• Art. 52Las secretarías y oficinas de gobierno pueden decidir hacer un documento llamado "Memoria Documental" sobre los programas, proyectos o políticas públicas que ya terminaron y que fueron muy importantes (por ejemplo, por su impacto económico o social). Esto es opcional, no obligatorio, y lo deciden los jefes de esas dependencias. Sirve para guardar un registro escrito de cómo se hizo ese trabajo, por si después se necesita consultar. En pocas palabras, es como hacer un "resumen oficial" de lo que se logró.
• Art. 53Cada que se haga una Memoria Documental de algún programa, proyecto o política pública, debe contar cómo se planeó, cómo se autorizó legalmente, cuánto dinero se gastó, qué trámites se hicieron, cómo se puso en marcha y cómo se supervisó todo. También tiene que mostrar los resultados que se lograron, señalando en qué papeles, archivos o documentos está la prueba de cada acción y resultado. Todo esto debe venir ordenado por fechas, de lo más viejo a lo más reciente, para que se entienda bien la historia de lo que se hizo.
• Art. 54Cuando un jefe de una dependencia o de un organismo termina su trabajo, debe incluir en su Acta Administrativa (un documento oficial que cierra su gestión) las Memorias Documentales que él mismo autorizó. También los subsecretarios y directores generales que estuvieron a cargo de programas o proyectos tienen que agregar esas memorias como anexos de sus propias actas. Los Órganos Internos de Control (los que vigilan que todo se haga correctamente) tienen la obligación de revisar que esas Memorias Documentales estén incluidas en las Actas Administrativas. En pocas palabras, sirve para que quede un registro escrito de lo que se hizo durante el cargo.
• Art. 55Dentro de las oficinas del gobierno, los comités que toman decisiones importantes (como los Comités de Control y Desempeño) pueden pedirle al jefe de la dependencia que haga un informe escrito llamado "Memoria Documental". Este informe es sobre algún programa o proyecto que ellos consideren importante, y servirá para guardarlo como parte de los papeles que se pasan cuando un funcionario sale de su puesto y entrega el cargo a otra persona. El comité debe explicar por qué quiere ese informe.
• Art. 56Si una dependencia del gobierno decide hacer memorias documentales (que son como informes o resúmenes de su trabajo), debe usar solo el dinero y los materiales que ya tiene asignados de su presupuesto. No puede pedir más lana ni recursos extras para este fin. Básicamente, si no tienes presupuesto sobrado, no puedes gastar de más para hacer estos documentos. Esto aplica tanto para oficinas del gobierno como para sus organismos auxiliares.
• Art. 57La Contraloría y los Órganos Internos de Control son como los "supervisores" del gobierno. Ellos se encargan de checar que todos sigan este reglamento al pie de la letra. Si alguien lo infringe, pueden castigarlo con las sanciones que marca la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México. Básicamente, es el equipo que pone orden y aplica multas o correctivos cuando sea necesario.
• Art. 58Si entregas tu puesto o terminas un trabajo, eso no borra las faltas que hayas cometido mientras estabas en funciones. Aunque ya no estés a cargo, todavía puedes ser responsable por lo que hiciste mal durante tu tiempo en el empleo.
• Art. 59La Contraloría (que es la oficina encargada de vigilar el dinero y los recursos del gobierno) y los Órganos Internos de Control (oficinas dentro de cada dependencia que cuidan que se hagan bien las cosas) tienen la obligación de revisar cómo va el proceso cuando un funcionario público entrega su puesto y otro lo recibe. Ellos deben estar presentes y firmar el Acta Administrativa, que es el documento oficial donde se registra todo lo que se entrega, como documentos, bienes o dinero. En pocas palabras, ellos se encargan de que el traspaso entre funcionarios sea claro, ordenado y sin trampas.