Artículo 11 del REGLAMENTO de la Ley Federal de Archivos

Este artículo describe las tareas de los encargados de los Archivos de Trámite, que son los lugares donde se guardan los documentos activos de una oficina. Su trabajo incluye planear cómo se organizan esos documentos, ayudar a las áreas que los generan, y prestarlos o reproducirlos cuando se necesiten. También deben evitar que se junten papeles que ya no se usan, mantener los expedientes ordenados para encontrarlos rápido, y asegurarse de que los documentos se guarden bien o se eliminen cuando corresponda. Además, tienen que reportar avances al área que coordina todos los archivos y ponerse de acuerdo para que la documentación no se acumule sin control.

Texto oficial

Artículo 11. Además de las funciones a que se refiere el artículo 14 de la Ley, corresponde a los responsables de los Archivos de Trámite de las Dependencias y Entidades: I. Planificar y promover la correcta Administración de los Documentos que se encuentran en el Archivo de Trámite; II. Asesorar a su Unidad Administrativa Productora en materia de Archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento uniforme de la documentación del Archivo de Trámite; III. Implementar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del Archivo de Trámite, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables; IV. Representar a su unidad administrativa en materia de Archivos ante el Área Coordinadora de Archivos; V. Detectar las necesidades en materia de servicios archivísticos, de conformidad con lo que establezca el Área Coordinadora de Archivos; VI. Mantener informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los avances y cumplimiento de los programas en materia de Archivos de su unidad administrativa; VII. Registrar y controlar la documentación dirigida a la unidad administrativa a que se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlos en los Expedientes correspondientes; VIII. Aplicar las disposiciones internas en materia de Archivos; IX. Ejecutar acciones de seguimiento que garanticen la recuperación y Conservación de la documentación del Archivo de Trámite; X. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la acumulación de Expedientes que ya no se encuentran activos; XI. Mantener debidamente organizados los Expedientes activos para su ágil localización; XII. Facilitar a los servidores públicos autorizados en términos de las disposiciones jurídicas aplicables, los Expedientes que obran en el Archivo de Trámite; XIII. Garantizar el tratamiento adecuado de la documentación del Archivo de Trámite, de conformidad con la normativa en materia de disposición documental; XIV. Llevar un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su Transferencia primaria, verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el ámbito de su competencia; XV. Coordinar con el área responsable del registro de entrada y salida de correspondencia la implementación de los mecanismos para regular la producción documental, y XVI. Propiciar la correcta Valoración Documental que permita disponer de manera adecuada y oportuna de la documentación que se encuentre en el Archivo de Trámite que así lo amerite.