REGLAMENTO de la Ley Federal de Archivos

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Este artículo aplica para todas las oficinas del gobierno federal, como secretarías, la Presidencia y la Procuraduría. El Archivo General de la Nación es el encargado de explicar cómo se debe cumplir este reglamento. Si en este reglamento falta algo sobre cómo hacer algún trámite administrativo, se usará como apoyo la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
• Art. 2El artículo 2 define palabras clave para entender mejor las reglas sobre archivos. Por ejemplo, "Declaratoria de Prevaloración" es un documento oficial donde un área del gobierno explica cómo evaluó sus archivos y decide si se guardan o se destruyen. "Estabilización" significa detener el deterioro físico de los documentos para que no se dañen más. También se explica que el "Plan Anual de Desarrollo Archivístico" es un plan de trabajo que cada dependencia debe hacer y publicar en internet para mejorar sus servicios de archivos cada año. Además, menciona que el "Sistema Institucional de Archivos" es el conjunto de diferentes archivos (de trámite, concentración e histórico) que trabajan juntos desde que se crea un documento hasta que se decide su destino final.
• Art. 3Para que se cumpla con lo que dice el artículo 22 de esa Ley, todas las oficinas del gobierno (como secretarías y organismos públicos) tienen que apuntar y avisar en un sistema de computadora cuáles son los expedientes que ya no son secretos. Ese sistema lo va a poner el Archivo General de la Nación en su página de internet. En el listado que suban, deben incluir una breve descripción del documento y decir a qué expediente pertenece. Básicamente, es como hacer pública una lista de documentos que antes estaban reservados.
• Art. 4Los funcionarios públicos, cuando entran o salen de un puesto, tienen que revisar que los archivos que manejan estén completos y ordenados según lo que dice la Guía Simple de Archivos. Esta guía es como un listado oficial que indica cómo deben organizarse los documentos. Tienen que hacer esta verificación dentro de los tiempos que marquen las reglas correspondientes, para asegurarse de que todo esté en orden al entregar o recibir el cargo.
• Art. 5Todos los documentos que están marcados como históricos en el catálogo, y que ya no se usan para trámites diarios, deben evaluarse con el Archivo General de la Nación en máximo un año. El Archivo dirá si esos documentos se guardan para siempre o se destruyen. Después de esa evaluación, si se confirma que tienen valor histórico, los documentos se deben entregar al Archivo General de la Nación o, si la dependencia que los tiene cuenta con su propio archivo histórico, se quedan ahí. Todo esto debe hacerse en menos de un año desde que se hizo la evaluación. El Archivo General de la Nación da las reglas de cómo y cuándo se entregan.
• Art. 6Cuando se quiera enviar una serie de documentos históricos al Archivo General de la Nación o al archivo histórico de tu dependencia, es obligatorio que lo respaldes con un dictamen (un documento que dice si esos papeles ya se pueden considerar históricos) y un acta de transferencia (el papel donde se registra oficialmente la entrega). Tanto ese dictamen como el acta deben guardarse para siempre en el Archivo General de la Nación, en el formato que ellos mismos elijan.
• Art. 7El artículo 7 dice que, si la información es muy técnica o especial, la persona encargada del Área Coordinadora de Archivos debe hacer reglas especiales para organizar y guardar los documentos. Para eso, tiene que ponerse de acuerdo con el jefe de la unidad que creó los papeles (si son archivos de trámite) o con los encargados de los archivos de concentración o históricos. Todo esto debe hacerse siguiendo lo que marca el artículo 8 de la ley.
• Art. 8El encargado del Área Coordinadora de Archivos puede ir a las juntas del Comité de Información, pero solo podrá dar su opinión y votar cuando se hablen temas relacionados con archivos. En otras palabras, si la junta toca otros asuntos, él no tiene derecho a decidir ni a participar activamente. Esto asegura que solo opine en lo que le corresponde por su trabajo.
• Art. 9Para ser el jefe del Área Coordinadora de Archivos, necesitas tener carrera universitaria, preferentemente en archivonomía, archivología o carreras relacionadas con documentos e información, o estudios de posgrado en esos temas. También se pide que tengas al menos dos años de experiencia trabajando con archivos, gestión de documentos o información. Si la dependencia donde trabajas tiene un Archivo Histórico, entonces ese jefe debe tener un puesto de dirección de área o algo similar en el organigrama de la institución. Por último, cuando nombren a esa persona, deben avisarle al Archivo General de la Nación.
• Art. 10Este artículo explica las tareas de la persona encargada de los archivos en una dependencia o entidad del gobierno. Su trabajo principal es asegurarse de que todos los documentos oficiales estén bien organizados, actualizados y sean fáciles de encontrar. También debe dar consejos a los que manejan los archivos diarios, los archivos viejos y los históricos. Además, tiene que proponer formas de medir si se están siguiendo las reglas y ayudar a localizar documentos cuando alguien los solicite. Por último, debe publicar en internet los programas de capacitación y los indicadores relacionados con los archivos.
• Art. 11Este artículo describe las tareas de los encargados de los Archivos de Trámite, que son los lugares donde se guardan los documentos activos de una oficina. Su trabajo incluye planear cómo se organizan esos documentos, ayudar a las áreas que los generan, y prestarlos o reproducirlos cuando se necesiten. También deben evitar que se junten papeles que ya no se usan, mantener los expedientes ordenados para encontrarlos rápido, y asegurarse de que los documentos se guarden bien o se eliminen cuando corresponda. Además, tienen que reportar avances al área que coordina todos los archivos y ponerse de acuerdo para que la documentación no se acumule sin control.
• Art. 12Los encargados de los Archivos de Concentración (donde se guardan documentos que ya no se usan seguido, pero aún no pueden destruirse) tienen que hacer varias cosas. Planean y organizan bien todos los papeles que están ahí, y se aseguran de que los trámites para moverlos o eliminarlos sigan las reglas. También vigilan que se use correctamente el Catálogo de Disposición Documental (una lista que dice cuánto tiempo guardar cada papel y qué hacer con él después). Prestan documentos solo al personal autorizado, y cuando ya es tiempo, mandan los que tienen valor histórico al Archivo General de la Nación o al archivo histórico de la dependencia. Por último, asesoran a quien lo necesite y ayudan a evitar que se acumulen montones de papeles innecesarios.
• Art. 13Las personas encargadas del Archivo Histórico de cada dependencia o entidad del gobierno tienen que planear y supervisar que los documentos importantes estén bien organizados, descritos, conservados y al alcance del público. Además, deben cumplir con todas las reglas sobre cómo manejar y difundir esos documentos históricos. También tienen que ser los representantes del Archivo Histórico ante el Área Coordinadora de Archivos y el Archivo General de la Nación. Su trabajo es identificar qué hace falta en cuestión de reglas y desarrollo, y asegurarse de que la selección y organización de los documentos históricos se haga de forma correcta y uniforme.
• Art. 14El Archivo General de la Nación va a crear reglas claras sobre cómo guardar y cuidar para siempre los documentos históricos. Esas reglas aplican a las oficinas del gobierno (como secretarías) y a otras entidades públicas que tengan archivos con papeles viejos importantes. En pocas palabras, ellos deciden qué requisitos hay que cumplir para que esos documentos no se echen a perder y se conserven bien a largo plazo.
• Art. 15Cuando un documento ya no se usa diario pero es importante para la historia, este artículo dice que el área del gobierno que lo creó debe identificarlo si contiene secretos personales o datos que deben protegerse. Ese documento se anota en un listado especial llamado Catálogo de Disposición Documental y lo revisa un comité de información. Además, si piden decidir el destino final de esos papeles, deben llenar unos formatos explicando que son históricos confidenciales y que ya pasó el tiempo máximo (el plazo de conservación permanente) que la ley marca para mantenerlos guardados.
• Art. 16Si una oficina del gobierno te niega un documento histórico que es confidencial, tiene que darte una respuesta por escrito. Esa respuesta debe explicarte claramente por qué te lo niegan, con base en la ley, y decirte cuándo se creó ese documento y hasta cuándo durará la reserva. Todo esto lo tienen que hacer dentro del tiempo que marca la Ley Federal de Transparencia.
• Art. 17Si una dependencia del gobierno te niega el acceso a documentos históricos o te dice que no existen esos documentos, puedes presentar una queja formal ante el Instituto que maneja la transparencia. Esa queja se llama "recurso de revisión" y está en el artículo 49 de la Ley Federal de Transparencia. El Instituto revisará tu caso y decidirá si tienes derecho a ver esos documentos, siguiendo un procedimiento establecido en la ley. Todo esto lo harán respetando lo que dice el artículo 30 de la misma ley.
• Art. 18Si pides documentos históricos que son confidenciales a una dependencia del gobierno y no te responden en el tiempo que marca la ley, el Instituto (que es el INAI) se encargará de resolver tu asunto siguiendo las reglas del artículo 53 de la Ley de Transparencia. Básicamente, si una oficina no te contesta cuando pides este tipo de documentos, el Instituto toma cartas en el asunto para atender tu solicitud.
• Art. 19El Archivo General de la Nación (la oficina del gobierno que cuida los documentos importantes) tiene que ayudar a otras dependencias y entidades (como secretarías o institutos) a hacer sus sistemas para organizar y buscar archivos. Para pedir esa ayuda, la oficina que lo necesita debe mandar una solicitud por escrito explicando qué asesoría requiere. El Archivo General tiene 20 días hábiles para responder y proponer un equipo de sus propios trabajadores que darán la asesoría. Al final, el Archivo tiene que guardar un registro por escrito de todo lo que hizo en esa asesoría.
• Art. 20El Archivo General de la Nación solo te va a ayudar si tu proyecto trata sobre cómo hacer herramientas para organizar y buscar documentos de archivo. Si les pides otro tipo de asesoría, no están obligados a atenderte. Además, aunque te den una asesoría, ellos no se hacen responsables si no sigue las reglas; solo es una orientación. Por último, pueden publicar guías en su página de internet para que cualquiera aprenda a hacer esos instrumentos.
• Art. 21El Archivo General de la Nación puede revisar cómo cuidas los documentos históricos confidenciales que guardas en tus archivos de concentración. Esto aplica para oficinas del gobierno y sus empresas. Es como si alguien fuera a checar que tengas bien guardados esos papeles importantes y secretos. Esta revisión se hace siguiendo lo que dice otra regla (el artículo 28 de la misma Ley).
• Art. 22El Archivo General de la Nación va a guardar en sus oficinas todas las publicaciones oficiales del gobierno, como leyes o informes. Esto lo harán siguiendo reglas específicas que vienen en otra parte de la ley. Esas reglas deben incluir cómo cuidar y dar a conocer las versiones impresas, pero dándole preferencia a guardar todo en formato electrónico.
• Art. 23El Archivo General de la Nación puede ofrecer servicios adicionales a los que ya da, como ayudarte con tecnología (guías, videos, proyectos, reparación de documentos), prestarte sus instalaciones y equipos o darte cursos en línea, asesorarte como consultor, y hacer investigaciones como seminarios o pláticas. También puede incluir otros servicios que marquen otras leyes. Estos servicios extra buscan mejorar los archivos, rescatar papeles históricos y fortalecer al propio Archivo. Todo esto lo hacen siguiendo las reglas que ya existen en la ley.
• Art. 24El artículo 24 dice que los servicios extra del Archivo General de la Nación (como copias o búsquedas) se darán según las reglas que ese mismo archivo publique. Estos servicios los harán los trabajadores del archivo u otras personas autorizadas, y pueden realizarse en las oficinas del archivo o donde se necesite. Además, la información sobre estos servicios se dará a conocer en folletos y otros medios como anuncios o redes sociales.
• Art. 25El Archivo General de la Nación tiene su propio dinero y bienes, que vienen de varias fuentes. Una parte se la da el gobierno federal, otra le llega cada año por el presupuesto nacional. También genera dinero vendiendo cosas o prestando servicios que le tocan por ley. Puede recibir donativos, herencias o apoyos de personas o empresas, tanto de México como del extranjero, y hasta ganancias de contratos que firme. Por último, cuenta con cualquier otro ingreso o propiedad que adquiera de forma legal.
• Art. 26El Consejo Académico Asesor (un grupo de expertos) le va a dar consejos al Archivo General de la Nación sobre temas académicos. Entre sus funciones, pueden recomendar cuáles documentos públicos son tan importantes que deberían ser declarados “Patrimonio Documental de la Nación”. También revisan cada año cómo le va al Archivo y le presentan los resultados a sus jefes. Además, ayudan a promover el archivo histórico, sugieren hacer convenios con otras escuelas o instituciones, y proponen estudiantes para que hagan servicio social o prácticas profesionales ahí.
• Art. 27El Consejo Académico Asesor es un grupo de expertos que ayudan al Archivo General de la Nación. Está formado por personas que vienen de escuelas o institutos especializados, y también por personas invitadas a título personal, es decir, por su propio conocimiento. El jefe del Archivo General elige a estos miembros personales, quienes duran dos años en el cargo y pueden ser elegidos de nuevo hasta dos veces más (máximo 6 años en total). Las reglas sobre cómo se organiza y funciona este consejo las pone el propio Archivo General de la Nación.
• Art. 28El Consejo Académico Asesor es un grupo de expertos que da recomendaciones sobre archivos. Para ser parte de él, necesitas tener al menos 30 años cuando te nombren. También debes tener una carrera destacada en temas relacionados con los archivos, siguiendo las reglas que ponga el Archivo General de la Nación. Además, es obligatorio tener un título de maestría o doctorado, o sea, un nivel de estudios más alto que la licenciatura.
• Art. 29El artículo 29 dice que los académicos y expertos que quieran participar solo pueden ser invitados, no pueden pedir el puesto. Si aceptan la invitación, los nombran "Consejeros", pero trabajan de forma honorífica, o sea, sin recibir ningún pago ni compensación económica por su labor. En otras palabras, es un cargo voluntario y gratuito.
• Art. 30Para pedir permiso de sacar documentos históricos del país, necesitas llenar un formato especial que el Archivo General de la Nación va a publicar en el Diario Oficial de la Federación. La solicitud se hace con una carta firmada de tu puño y letra, donde debes incluir los datos completos de cada documento (como el fondo, sección y número de hoja), el motivo por el que los sacas, cuánto tiempo estarán fuera y la fecha exacta en que los vas a regresar. Además, tienes que presentar ese trámite por lo menos seis meses antes de la fecha en que planeas sacarlos del país.
• Art. 31Si alguien quiere vender documentos históricos o archivos importantes, primero debe avisarle al Archivo General de la Nación. El Archivo tiene 10 días hábiles (sin contar fines de semana ni festivos) para decir si quiere comprarlos. Si no responde en ese tiempo, pierde su derecho de compra. La venta no será legal si no se hace este aviso. Para notificar, hay que usar un formato especial que el Archivo publique en el Diario Oficial de la Federación, con tus datos y fotos del documento. El Archivo puede pedir más información en 5 días hábiles, y mientras entregues eso, el plazo de 10 días se detiene.
• Art. 32El Archivo General de la Nación puede pedirle consejo a un grupo de expertos (el Consejo Académico Asesor) para decidir si usar su "derecho del tanto", que es la posibilidad de quedarse con una copia de un documento histórico antes de que se venda o se entregue a alguien más. Pero aunque pida esa opinión, el tiempo para decidir si ejerce ese derecho no se detiene, el plazo sigue corriendo.
• Art. 33Si el Archivo General de la Nación se entera de que vendieron documentos históricos o importantes (de los que habla el artículo 32) sin cumplir los pasos que marca el artículo 31, entonces debe presentar una denuncia ante las autoridades correspondientes. Esto significa que, si alguien vendió esos papeles de manera ilegal, el Archivo reporta el caso para que se investigue y, si aplica, se castigue conforme a la ley. Básicamente, es la forma de avisar a las autoridades cuando alguien hace una venta indebida de documentos que deben protegerse.
• Art. 34El Archivo General de la Nación va a trabajar junto con la policía, los fiscales, el Instituto Nacional de Antropología e Historia y otras autoridades que sean necesarias para asegurarse de que se cumplan ciertas partes de la ley: el artículo 31 y el artículo 54, fracción III. En términos simples, estas autoridades se van a coordinar para vigilar que los responsables de los archivos sigan las reglas sobre cómo guardar, cuidar y, en su caso, destruir los documentos. Si alguien no cumple, el Archivo General puede pedir ayuda a estas instancias para tomar cartas en el asunto. Todo esto está en la Ley Federal de Archivos y su reglamento vigente desde 2014.
• Art. 35Si el Archivo General de la Nación, haciendo su trabajo, se entera de que algún empleado del gobierno puede haber violado las reglas que menciona el artículo 54 de esta ley, tiene que avisar inmediatamente a la autoridad de control interno que corresponde. Esa autoridad, como un tipo de oficina de auditoría dentro de la misma dependencia, debe meterse al asunto de volada. Básicamente, es para que no se quede el asunto sin revisión.
• Art. 36El Consejo Nacional de Archivos es un grupo de personas que vigila cómo se guardan los documentos importantes del país. Para que funcione bien, este Consejo debe crear sus propias reglas, como un manual que le indique cómo trabajar. Esas reglas se llaman "reglas de operación".
• Art. 37El Consejo Nacional de Archivos puede hacer acuerdos de colaboración con varios gobiernos y organizaciones para cumplir con su trabajo. Puede pactar con los gobiernos de los estados y municipios, con los órganos de transparencia locales, y con escuelas, museos o centros de investigación de México o del extranjero. También puede aliarse con instituciones que se dediquen a cuidar archivos, como las de universidades públicas o privadas, nacionales o internacionales. Además, puede hacer convenios con cualquier otra autoridad que no sea el gobierno federal, como empresas o dependencias estatales.
• Art. 38La regla del artículo 38 dice que todos los documentos que definen cómo se manejan los archivos en todo el país deben publicarse en el Diario Oficial de la Federación (el periódico oficial del gobierno) y también en la página de internet del Archivo General de la Nación. Además, el Consejo Nacional de Archivos puede decidir publicarlos en otros medios, ya sea en internet o en papel. Esto es para que cualquier persona pueda consultar esas reglas fácilmente.
• Art. 39El Sistema Nacional de Archivos se maneja siguiendo las reglas y criterios que define el Consejo Nacional de Archivos. Para entenderlo bien, el "Sistema" es como una red que organiza todos los archivos del país. El Consejo es el grupo encargado de poner las bases de cómo debe funcionar esa red. Todo esto se hace según lo que dice la Ley, específicamente en el artículo 36, fracción II, que da más detalles sobre esas decisiones.
• Art. 40El Sistema Nacional de Archivos funciona con respeto a la autonomía de cada una de las partes que lo componen. Esto significa que las instituciones que lo integran pueden tomar sus propias decisiones. La persona o grupo que representa al gobierno federal dentro de este sistema es el Comité Técnico Consultivo de Archivos. Este comité es el encargado de hablar por el Ejecutivo Federal en los asuntos del sistema.
• Art. 41El Comité está formado por un presidente, que es el jefe del Archivo General de la Nación, y tiene derecho a opinar y votar. También lo integran representantes de cada dependencia y entidad del gobierno, que igual pueden opinar y votar. Además, hay un secretario técnico, que es elegido por el jefe del Archivo y debe tener un cargo mínimo de director de área; este secretario puede dar su opinión pero no tiene derecho a votar en las reuniones.
• Art. 42Los miembros del Comité trabajan de manera voluntaria, sin recibir ningún sueldo, pago o compensación económica por hacerlo. Esto significa que su labor es completamente gratuita, como un servicio que dan sin esperar dinero a cambio.
• Art. 43El Comité va a crear sus propias reglas internas para saber cómo va a trabajar y cómo se va a organizar. Esas reglas tienen que estar basadas en lo que dice la Ley y el Reglamento. Básicamente, el Comité puede poner sus propias normas, pero siempre dentro de lo que ya está permitido por las leyes principales.
• Art. 44El jefe del Comité tiene varias tareas importantes. Puede hablar y tomar decisiones en nombre del Comité cuando sea necesario. También es el encargado de organizar las juntas (sesiones) y dirigirlas, ya sean normales o especiales. Además, guía el trabajo del Comité y se asegura de que se cumplan los acuerdos que tomen. Por último, puede invitar a personas externas a las juntas, pero esas personas solo pueden opinar, no votar.
• Art. 45Cuando el Presidente del Comité no pueda asistir, él mismo va a elegir a otra persona para que lo reemplace. Esa persona tiene que ser un servidor público que esté en el puesto inmediatamente debajo del suyo, o sea, el segundo al mando. Así, siempre habrá alguien responsable aunque el Presidente falte.
• Art. 46El secretario técnico es como el coordinador principal del Comité. Su trabajo es seguir las instrucciones del Presidente para organizar las actividades, hacer un plan de trabajo anual y asegurarse de que se cumpla. También debe guardar todos los documentos del Comité, mandar las invitaciones a las juntas y enviar con cinco días de anticipación la agenda y el acta de la reunión anterior. Además, se encarga de apoyar y checar que se cumplan los acuerdos del Comité, y de coordinar los grupos de trabajo que se formen. Por último, puede nombrar a un ayudante de esos grupos para que lo apoye, y hacer todo lo demás que el Presidente le pida.
• Art. 47Las personas que forman parte del Comité van a ayudar a analizar y a hacer las reglas sobre cómo manejar documentos y archivos que crea el Archivo General de la Nación. También van a echarle la mano y promover que en su oficina o dependencia se sigan esas reglas para tener todo en orden. Además, pueden meterse a equipos o grupos de trabajo que el Comité decida formar para cumplir con su chamba. En pocas palabras, su labor es asegurarse de que los documentos se manejen bien y apoyar en todo lo relacionado.
• Art. 48El comité puede dividir a sus miembros en grupos según el tema que manejen, como educación, ciencia, dinero del gobierno, seguridad o salud. Por ejemplo, si alguien sabe de escuelas, va al sector de educación; si otro entiende de impuestos, va al de hacienda. También pueden crear otros grupos si hacen falta, siempre que el comité lo decida. Cada persona trabaja en el área que le toca.
• Art. 49Los representantes de las oficinas del gobierno que forman parte de un mismo sector (por ejemplo, salud o educación) escogen a una persona para que los represente en temas de archivos. Esta persona puede ser el titular o su suplente ante el Comité. Una vez elegido, debe avisar al secretario técnico del Comité y ocupará el cargo por un año, con posibilidad de reelegirse hasta dos veces más. Si deja de ser representante de su oficina en el Comité, el sector debe elegir a otro representante siguiendo el mismo proceso.
• Art. 50El Comité se va a juntar dos veces al año en juntas generales (donde están todos los representantes de las diferentes áreas) y cuatro veces al año en juntas por sectores (donde solo se reúnen los representantes de un área específica). En las juntas generales, aparte del presidente, asisten los representantes que menciona el artículo 41, fracción II de este reglamento. En las juntas por sectores, asisten el presidente y los representantes de archivo de cada sector que menciona el artículo 49. Ambas juntas se convocan siguiendo el calendario que el mismo Comité decida.
• Art. 51El jefe del comité es quien decide el día y el lugar donde se van a hacer las juntas. Si hay equipo disponible, los representantes pueden conectarse por videollamada y su asistencia cuenta como si estuvieran ahí en persona. Esto aplica siempre y cuando se tengan las herramientas necesarias, como internet o cámaras. Así, no es obligatorio que todos vayan físicamente al mismo lugar.
• Art. 52El Comité sigue estos pasos para juntarse por sectores: Primero, el secretario técnico les avisa a los representantes de archivo con mínimo 60 días antes de la junta, mandándoles la lista de temas a tratar. Segundo, cada representante debe reunir a su grupo para platicar y decidir sobre esos temas, y pueden tener todas las juntas que quieran. Tercero, si no se ponen de acuerdo en el grupo, pueden mandar sus quejas o propuestas por escrito (hasta por correo electrónico) al secretario técnico para que las revise después. Cuarto, el representante debe enviar al secretario técnico un acta (un documento con los acuerdos) al menos 30 días antes de la junta del sector. Las juntas generales se hacen como dice el artículo 43 de este reglamento.
• Art. 53Las decisiones que tome el Comité son finales, nadie puede reclamar o pedir que las cambien. Si eres parte del Comité, no puedes impugnar ni apelar lo que ahí se decida. En otras palabras, lo que diga el Comité se queda como está.
• Art. 54El Comité va a juntarse de manera normal según un calendario ya acordado, o de forma especial cuando el Presidente lo ordene o si algún representante de los archivos lo pide. Para que una reunión sea válida, tiene que estar presente más de la mitad de los representantes de las Dependencias o Entidades (si es reunión general) o de los representantes de archivo (si es reunión sectorial). Eso es lo que se llama quórum, que es el número mínimo de personas que deben asistir para poder tomar decisiones.
• Art. 55Las oficinas del gobierno y organismos públicos que tengan archivos históricos deben tener siempre al día su directorio (una lista con sus datos) y los instrumentos de consulta (como catálogos o guías) para que la gente pueda buscar información. Esa información actualizada la tienen que registrar en el Registro Nacional de Archivos Históricos, siguiendo las reglas que publique el Archivo General de la Nación en su página de internet. En palabras simples, las dependencias deben informar al Registro Nacional cómo están organizados sus documentos históricos, y para eso deben checar las instrucciones en el sitio web del Archivo General.
• Art. 56El Registro Nacional de Archivos Históricos es como un catálogo oficial de documentos importantes del país. El Archivo General de la Nación es el encargado de inscribir, mantener actualizada y dar a conocer la información sobre estos archivos, incluyendo aquellos que han sido declarados Patrimonio Documental de la Nación. En este registro pueden estar archivos del gobierno federal, archivos privados que reciban dinero del gobierno, y también archivos públicos o privados que decidan registrarse por su cuenta. Si alguien tiene un archivo privado que sea declarado Patrimonio Documental, no lo pierde: sigue siendo su dueño, a menos que la ley o el reglamento digan otra cosa.
• Art. 57Este artículo explica cómo funciona el registro oficial de documentos históricos en México. La persona encargada de los archivos de una dependencia gubernamental debe pedir por internet al Archivo General de la Nación que inscriba los documentos, demostrando que tienen valor histórico. Si los documentos son de particulares, como coleccionistas, ellos mismos deben hacer la solicitud. El Archivo General revisa cada documento y puede rechazar los que no sean históricos; si los aprueba, los inscribe en el registro y emite una constancia (cédula) en un plazo de 30 días hábiles. Finalmente, toda la información del registro es pública y quien la quiera puede consultarla.
• Art. 58Si un archivo o institución pide un apoyo económico y el Archivo General de la Nación le pide su opinión, primero tiene que revisar que los datos del Registro Nacional de Archivos Históricos estén al día. Eso significa que deben haber reportado qué documentos históricos tienen y cómo los cuidan. Si no tienen la información actualizada, el Archivo General no va a recomendar que les den el dinero. Es como cuando pides un préstamo y te piden que primero tengas tus papeles en orden.
• Art. 59El Archivo General de la Nación te va a ayudar a registrar documentos históricos, pero solo si tienes al día tus datos de registro. La asesoría incluye enseñarte a organizar, describir, conservar, digitalizar y hacer que esos documentos sean conocidos por más gente. Eso sí, si no has actualizado tu información en el registro, no te van a dar esa capacitación ni apoyo. En pocas palabras, para recibir la ayuda, primero debes tener todo en orden con tu registro.
• Art. 60El gobierno tiene un registro público en internet con información sobre archivos históricos importantes del país. Ese registro está en la página web del Archivo General de la Nación. Cuando lleguen nuevos datos sobre estos archivos, el Archivo debe actualizar la página en un plazo de 40 días hábiles (es decir, sin contar fines de semana ni días festivos), solo si la actualización no se hizo de forma automática. Esto es para que puedas consultar la información más reciente sin problemas.
• Art. 61Los archivos de los estados (como los de tu gobierno local) pueden pedirle al Archivo General de la Nación que les preste o traslade documentos que ya fueron declarados como Patrimonio Documental de México, siempre y cuando sigan lo que dice un acuerdo previo (el "convenio" del artículo 45). Esto significa que si un documento importante para tu estado ya es considerado tesoro nacional, el archivo local puede solicitar tenerlo en sus propias instalaciones. Básicamente, es un permiso especial con reglas ya pactadas para mover estos papeles históricos entre instituciones.
• Art. 62El Archivo General de la Nación puede declarar que un documento (como papeles, fotos o libros antiguos) es "Patrimonio Documental de la Nación", o sea, que es un tesoro nacional que vale la pena proteger porque es importante para todos. Esto puede pasar de dos maneras: alguien puede pedirlo formalmente (a petición de parte), o el propio Archivo puede iniciar el trámite por su cuenta sin que nadie lo pida (de oficio). Si alguien pide que su documento sea declarado así, debe presentar una solicitud por escrito dando sus datos, describiendo bien el documento y explicando por qué es tan importante. El Archivo revisará que esté completo y, si falta algo, te dará 5 días hábiles para corregirlo (después de avisarte), o si no, tu solicitud será rechazada. Una vez que todo está en orden, un grupo de expertos llamado Consejo Académico Asesor dará su opinión en 10 días hábiles, aunque el jefe del Archivo no está obligado a seguirlas. Después, el Director del Archivo tiene 20 días para decidir si lo declara o no, y ese plazo se puede alargar otros 20 días si hay una razón válida.
• Art. 63Cuando un documento es declarado como Patrimonio Documental de la Nación, esa decisión tiene que publicarse en el Diario Oficial de la Federación, en la página de internet del Archivo General de la Nación y en su boletín informativo. Si en algún momento el dueño de ese documento lo vende o transfiere a otra persona, debe avisarle al Archivo General de la Nación. Además, la nueva persona dueña tiene que actualizar los datos que pidió el artículo 62, como quién es el propietario original y los detalles del documento.
• Art. 64El Archivo General de la Nación tiene que avisar a varias oficinas de gobierno, como el Instituto Nacional de Antropología e Historia y la Procuraduría General de la República, además de otras dependencias federales, estatales o municipales que estén involucradas. Esto lo hace cuando ocurran ciertas situaciones (las que mencionan los artículos 51, 52, 53 y 54 de la Ley de Monumentos) que afecten a monumentos históricos o artísticos propiedad de la nación o de particulares (los del artículo 36, fracciones II y III). En pocas palabras, si algo malo le pasa a esos monumentos, el Archivo debe dar la alerta a las autoridades correspondientes.
• Art. 65Si el Archivo General de la Nación se entera de que alguien sacó del país un documento histórico importante (como los que son patrimonio nacional, originales sobre la historia de México o libros difíciles de reemplazar) sin el permiso necesario, entonces se aplicarán las reglas de los artículos 53 y 54 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. En palabras simples, si te llevas esos documentos sin autorización, te pueden meter en problemas legales y recibir las sanciones que marca esa otra ley.
• Art. 66Si el Archivo General de la Nación se entera de que algún archivo público o privado importante corre riesgo de perderse, destruirse o desaparecer, tiene la obligación de dar consejos y ayuda para evitar que se dañe más y para conservarlo. En caso de que sea necesario quitarle la propiedad de esos archivos a alguien (expropiación), como dice otra parte de la ley, se hará siguiendo las reglas de la Ley de Expropiación.
• Art. 67Cuando termine el proceso de estabilización (que es cuando los documentos dejan de usarse a diario y se guardan oficialmente), el Archivo General de la Nación te va a avisar que puedes ser revisado para ver si tienes todo en orden con tus archivos. Este aviso no significa que ya te estén castigando, solo te dicen que van a empezar una revisión formal. Es como si te avisaran que van a checar tus papeles para asegurarse de que cumpliste con la ley.
• Art. 68El Archivo General de la Nación te va a avisar por escrito antes de ir a revisar tus archivos o documentos. Ese aviso debe incluir la fecha, el número de folio, la dirección donde se hará la revisión, para qué es, las leyes que lo justifican, y si hay riesgo de que pierdas o destruyas los documentos, te pueden aplicar medidas para protegerlos. También debe venir el nombre y firma del servidor público que ordenó la visita, y el plazo y lugar donde puedes presentar tus quejas o pruebas después de la revisión. Cuando hagan la visita, levantarán un acta describiendo cómo están tus archivos en ese momento. Tú y los inspectores la firmarán, y te darán una copia. Si te niegas a firmar, no pasa nada, el acta sigue siendo válida siempre que el inspector anote tu negativa. Con esa acta, el Archivo General le pedirá una opinión técnica al Consejo Académico Asesor. Si no tiene personal especializado, puede pedir ayuda a otras dependencias del gobierno. Después de la visita, tienes 10 días hábiles para presentar por escrito tus observaciones y pruebas sobre lo que dice el acta. Finalmente, el Archivo General emitirá su dictamen en un máximo de 30 días hábiles y te lo notificará. Si no estás de acuerdo con su resolución, puedes interponer un recurso de revisión, que es una queja formal ante otra autoridad para impugnar la decisión, según lo que dice la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
• Art. 69Si un dictamen (un análisis oficial) dice que los Archivos Privados de Interés Público o sus documentos corren riesgo de perderse, destruirse o desaparecer, el gobierno puede actuar. Para protegerlos, se aplicará lo que dice la Ley de Expropiación, que permite que el gobierno tome esos documentos. En otras palabras, si esos archivos importantes están en peligro, la autoridad los puede recuperar por medio de un proceso legal de expropiación.
• Art. 70Cuando una autoridad hace una inspección y encuentra fallas, puede ordenarte que arregles esos problemas en un tiempo determinado. Incluso desde antes, si detecta un riesgo grave, puede aplicar medidas temporales (como cerrar un negocio) para evitar un peligro, siempre explicando por escrito por qué lo hace. Después de que te notifiquen, tienes 5 días hábiles para responder por escrito lo que te parezca justo y, si ya corregiste lo que te señalaron, pedir que quiten esas medidas. Para eso debes entregar pruebas de que ya solucionaste las irregularidades.
• Art. 71Si no cumples con las medidas provisionales que te pide la autoridad (como asegurar documentos o no mover ciertos archivos), el gobierno puede empezar un proceso para quitarte la propiedad. Las reglas de este reglamento empiezan a aplicarse al día siguiente de que se publiquen en el Diario Oficial de la Federación (el periódico oficial del gobierno). Las dependencias del gobierno tienen 180 días naturales para publicar los requisitos sobre cómo guardar documentos históricos, aunque algunas partes ya tienen plazos específicos desde que se publique el reglamento. En caso de duda sobre si un documento histórico es confidencial, el Archivo Histórico le preguntará al Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI), que decide si se puede ver o no. Los jefes de las áreas de archivos deben cumplir con el perfil que pide el artículo 9, pero siempre respetando sus derechos laborales (como su antigüedad o salario).