Artículo 12 del REGLAMENTO de la Ley Federal de Archivos

Los encargados de los Archivos de Concentración (donde se guardan documentos que ya no se usan seguido, pero aún no pueden destruirse) tienen que hacer varias cosas. Planean y organizan bien todos los papeles que están ahí, y se aseguran de que los trámites para moverlos o eliminarlos sigan las reglas. También vigilan que se use correctamente el Catálogo de Disposición Documental (una lista que dice cuánto tiempo guardar cada papel y qué hacer con él después). Prestan documentos solo al personal autorizado, y cuando ya es tiempo, mandan los que tienen valor histórico al Archivo General de la Nación o al archivo histórico de la dependencia. Por último, asesoran a quien lo necesite y ayudan a evitar que se acumulen montones de papeles innecesarios.

Texto oficial

Artículo 12. Además de las funciones a que se refiere el artículo 15 de la Ley, corresponde a los responsables de los Archivos de Concentración de las Dependencias y Entidades: REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS CÁMARA DE DIPUTADOS DEL H. CONGRESO DE LA UNIÓN Secretaría General Secretaría de Servicios Parlamentarios Nuevo Reglamento DOF 13-05-2014 5 de 21 I. Planificar y promover la correcta Administración de los Documentos que se encuentren en el Archivo de Concentración; II. Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de Transferencia, concentración y disposición de la documentación del Archivo de Concentración; III. Vigilar la correcta aplicación del Catálogo de Disposición Documental; IV. Representar al Archivo de Concentración en materia de Archivos ante el Área Coordinadora de Archivos; V. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en el análisis y resolución de las necesidades respecto al manejo de la documentación del Archivo de Concentración; VI. Presentar los informes que le sean requeridos por el Área Coordinadora de Archivos o por otras instancias respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas; VII. Verificar que las Transferencias primarias se efectúen de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables, particularmente en lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia o Entidad; VIII. Procurar que la Transferencia de la documentación al Archivo de Concentración sea ágil y se integre adecuadamente a su acervo; IX. Promover la Transferencia de la documentación cuyo Plazo de Conservación en el Archivo de Concentración haya concluido, de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental; X. Entregar en préstamo al personal autorizado, mediante los mecanismos establecidos, la documentación solicitada de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables; XI. Entregar al Archivo General de la Nación o al Archivo Histórico de la Dependencia o Entidad, según corresponda, los Expedientes históricos cuyo Plazo de Conservación haya concluido para su conservación, a través de los mecanismos establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables, previo dictamen por parte del Archivo General de la Nación, en términos del artículo 5 del presente Reglamento; XII. Asesorar a quienes lo requieran respecto al desarrollo y cumplimiento de los programas de Archivo de Concentración; XIII. Efectuar los movimientos necesarios para evitar la acumulación excesiva de documentación, procurando la oportuna Transferencia o depuración de la documentación conforme a las normas establecidas, y XIV. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la valoración de la documentación para la identificación de Documentos Históricos.