Artículo 311 del REGLAMENTO de la Ley para el Fomento de la Inversión en Infraestructura Estratégica para el Desarrollo con Bienestar

Tienes que guardar todos los papeles y comprobantes de cualquier proyecto que maneje la Ley, desde que empieza hasta que termina el contrato, y todavía doce años después de que termine. Si hay auditorías, investigaciones o juicios pendientes, debes seguir guardando todo hasta que esos trámites se resuelvan por completo, aunque ya se haya pasado el plazo de los doce años. Es mejor que guardes los documentos en formato digital, siempre que estén completos, se pueda rastrear su origen y sean auténticos. Solo hasta que pasen todos los plazos legales y ya no tengas ninguna responsabilidad, podrás tirar o destruir los documentos, pero siempre siguiendo las reglas que apliquen.

Texto oficial

Artículo 311. Los Interesados, Contratistas, Desarrolladores o Proveedores deberán conservar toda la documentación e información comprobatoria relacionada con los actos, procedimientos, contratos, autorizaciones, mecanismos de financiamiento, supervisión, ejecución, intervención, terminación y demás actuaciones vinculadas con los Proyectos regulados por la Ley, durante toda la vigencia del contrato y por un plazo mínimo adicional de doce años contados a partir de su terminación, sin perjuicio de los plazos mayores que resulten aplicables conforme a la legislación archivística, fiscal, presupuestaria, de responsabilidades administrativas, fiscalización superior, transparencia, combate a la corrupción y demás disposiciones aplicables. Cuando existan procedimientos de auditoría, fiscalización, responsabilidades administrativas, procedimientos jurisdiccionales, arbitrales, conciliatorios, investigaciones, observaciones resarcitorias o cualquier otra actuación pendiente de resolución relacionada con el Proyecto, la obligación de conservación subsistirá hasta la conclusión definitiva de dichos procedimientos, aun cuando exceda el plazo señalado en el párrafo anterior. La conservación deberá privilegiar medios digitales, integridad documental, trazabilidad, autenticidad y disponibilidad de la información, conforme a la normativa aplicable. Sólo una vez concluidos los plazos legales correspondientes y agotadas las responsabilidades asociadas, podrá procederse a la depuración o destrucción documental conforme a las disposiciones aplicables.