Artículo 312 del REGLAMENTO de la Ley para el Fomento de la Inversión en Infraestructura Estratégica para el Desarrollo con Bienestar

Cada oficina del gobierno federal que participe en un proyecto aprobado tiene que armar y mantener un expediente completo, preferiblemente en formato digital, con todos los documentos legales, técnicos, financieros y de supervisión necesarios para comprobar que el proyecto se hizo legalmente y se pueda rastrear de principio a fin. Este expediente se puede llenar conectando sistemas o plataformas digitales oficiales, sin tener que volver a meter documentos que ya estén bien registrados en esos lugares. El expediente debe incluir, como mínimo, el dictamen que justifica el proyecto, los permisos de dinero, los contratos, las fianzas, los reportes de supervisión, el cierre del proyecto y cualquier asunto legal o de fiscalización que surja. Toda esta información se tiene que guardar siguiendo las leyes de archivos, presupuesto y responsabilidades, cuidando que esté completa, disponible y fácil de consultar.

Texto oficial

Artículo 312. Por cada Proyecto Procedente en el que participen, las Dependencias y Entidades Federales deberán integrar y mantener actualizado un expediente maestro preferentemente en formato digital, que concentre la información jurídica, técnica, financiera, presupuestaria, contractual, de supervisión y de control necesaria para acreditar la legalidad, trazabilidad y seguimiento integral del Proyecto. Dicho expediente podrá integrarse mediante remisión, vinculación o interoperabilidad con los sistemas institucionales, plataformas digitales de contratación pública, registros presupuestarios, sistemas fiduciarios, mecanismos de supervisión y demás repositorios oficiales aplicables, sin necesidad de duplicar documentación que ya conste válidamente en dichos medios. El expediente deberá contener, cuando menos: I. El dictamen de procedencia e incorporación, con los estudios y análisis que lo sustenten; II. Las autorizaciones presupuestarias, financieras y de suficiencia presupuestaria que resulten aplicables; III. La documentación esencial del procedimiento de contratación, adjudicación o incorporación; IV. El contrato principal, sus anexos, convenios modificatorios, garantías, cesiones y actos relevantes; V. Las autorizaciones, permisos, títulos administrativos y sus modificaciones; VI. La documentación relativa a supervisión, auditoría, intervención, en su caso, y seguimiento del Proyecto; VII. La documentación relativa a terminación, finiquito, extinción de obligaciones y cierre contractual; VIII. Los procedimientos administrativos, recursos, juicios, observaciones de fiscalización y demás actuaciones relevantes vinculadas al Proyecto; y IX. La demás información que resulte necesaria para la protección de la Hacienda Pública Federal, la defensa jurídica del Estado y la acreditación del debido cumplimiento normativo. La conservación documental deberá observar la legislación archivística, presupuestaria, fiscalizadora y de responsabilidades aplicable, privilegiando la integridad, disponibilidad, trazabilidad y consulta eficiente de la información.