Artículo 216 de la Ley del Notariado para la Ciudad de México

Cuando un notario deja de trabajar (por renuncia, revocación o suspensión), se hace una reunión con las personas indicadas: el notario que se va, su albacea (quien maneja sus bienes), un inspector de notarías y un notario del Colegio de Notarios. En esa reunión, se hace una lista detallada de todos los libros, documentos y bienes que había en la notaría. Los documentos y libros importantes se entregan al Archivo, y los bienes personales se devuelven al notario o a sus familiares. También se transfieren los archivos digitales y electrónicos por medio de plataformas seguras del gobierno. Se levanta un acta de todo y se entregan copias a la autoridad, al Archivo, al Colegio y al notario o sus familiares. El notario que lo sustituye puede usar los documentos por 90 días solo para terminar asuntos pendientes, después de eso se cierran y se mandan al Archivo. Todos los que participan deben guardar secreto sobre lo que vean, y si lo violan, pueden tener problemas legales. El Colegio debe cancelar las claves del notario que se fue y avisar a la autoridad en 3 días hábiles. El notario sustituto usará sus propias claves para entrar al sistema. Todo esto aplica igual cuando el notario renuncia, le revocan la patente o lo suspenden.

Texto oficial

Artículo 216. A la diligencia referida en el Artículo anterior comparecerán, en su caso, el Notario que haya cesado en sus funciones, su albacea, interventor o sus parientes, el inspector de notarías debidamente facultado y nombrado para ello y un Notario designado por el Colegio. Los presentes formarán un inventario de libros de folios, de libros de registro de cotejos, libro de extractos, de folios sin utilizar, apéndices, índices y todos los documentos que haya tenido el cesante en su poder para el desempeño de su función, y otro de los diversos bienes que se encuentren en la Notaría. Se entregarán los bienes diversos, a quien haya cesado como Notario, a su albacea, interventor o parientes, y el protocolo ordinario, libros de registro de cotejo, libro de extractos, los folios sin utilizar, apéndices, índices y todos los documentos que haya tenido el cesante en su poder para el desempeño de su función al Archivo. Asimismo, se realizará la transferencia de los índices electrónicos, Apéndices del Instrumento electrónico, Archivo Electrónico y protocolo digital a través de las plataformas que sean desarrolladas e implementadas para tal efecto por la Administración Pública que garantice la seguridad informática, trazabilidad y permanencia del Archivo Electrónico. Un tanto de los inventarios y del acta que se levante se entregará a la Autoridad Competente, otro al Archivo, otro al Colegio, uno más al cesante o a su albacea, interventor o familiares. El notario que deba actuar por el Notario que haya cesado en sus funciones, recibirá todos los elementos necesarios indicados para el ejercicio de la función y los conservará por un plazo de noventa días naturales, para el trámite solamente de los asuntos pendientes. Transcurrido dicho plazo se clausurará temporalmente el protocolo del cesante en los términos de este Artículo y se entregará al Archivo, mediante inventario. Los Notarios designados por el Colegio, los Inspectores y demás Autoridades deben guardar reserva respecto de los documentos a los que por su función o designación tuvieren acceso y quedan sujetos a las disposiciones del Código Penal sobre el secreto profesional. El Colegio cancelará las credenciales de acceso al Sistema Informático del Notario que haya cesado en sus funciones; por lo que el Notario que deba actuar por el que haya cesado funciones, lo hará a través de sus propias credenciales de acceso a la Red Integral Notarial. Dicha cancelación se hará de conocimiento a la Autoridad Competente en el término de tres días hábiles. Para los casos de cesación del ejercicio de la función notarial y en consecuencia la Revocación de Patente y Renuncia expresa por parte del Notario les son aplicables los artículos 213 al 216, misma situación se aplicará para el caso de suspensión del ejercicio de la función notarial.