Artículo 76 Quater de la Ley del Notariado para la Ciudad de México

El Artículo 76 Quater dice que los documentos de los notarios (como escrituras) deben guardarse también en versión digital, ya sea en un archivo electrónico, una copia escaneada o con otra tecnología que la ley permita. Los notarios tienen que enviar ese archivo digital, firmado con su Firma Electrónica Notarial (como una firma digital segura), al Colegio de Notarios a través de un sistema de computadora, y el Colegio lo va a almacenar y cuidar para siempre en dispositivos o tecnologías que aseguren que no se pierda. Después, el Colegio debe entregar ese archivo digital al Archivo (la institución oficial que guarda estos documentos) usando plataformas seguras del gobierno, para que el Archivo pueda sacar copias certificadas cuando se necesiten. El Artículo 76 Quinquies explica que el Archivo recibe para guardarlos de por vida tanto los documentos físicos del notario como las credenciales para acceder a los archivos digitales y al índice electrónico. Además, el Archivo le pedirá al Colegio un comprobante de que recibió el archivo digital. El Colegio tiene la obligación de guardar el secreto profesional (no contar lo que sabe de los clientes) y es responsable de cuidar, mantener y actualizar los archivos digitales que tenga bajo su custodia, solo para ayudar al Archivo. Una vez que el Archivo recibe todo de manera definitiva, solo él puede expedir copias certificadas, pero solo después de que se paguen los derechos correspondientes. El reglamento definirá cómo el Archivo puede acceder a los archivos digitales del Colegio para hacer su trabajo.

Texto oficial

Artículo 76 Quater. Los instrumentos y apéndices que integren el protocolo ordinario deberán constar además en Archivo Electrónico, reproducción digitalizada o cualquier otra tecnología autorizada por esta Ley. Los Notarios remitirán el Archivo Electrónico firmado con su Firma Electrónica Notarial al Colegio mediante el Sistema Informático, el cual lo almacenará y resguardará permanentemente en dispositivos magnéticos o cualquier otra tecnología que garantice su conservación. Sin perjuicio de lo anterior, el Colegio entregará, en los plazos establecidos en esta Ley, el Archivo Electrónico al Archivo a través de las plataformas que sean desarrolladas e implementadas para tal efecto por la Administración Pública, que garanticen la seguridad informática, trazabilidad y permanencia, a efecto de que el Archivo pueda expedir las copias certificadas o testimonios que correspondan. Artículo 76 Quinquies. El Archivo recibirá para depósito definitivo, tanto el protocolo ordinario como las credenciales de acceso al Archivo Electrónico y al Índice Electrónico; para lo que el Archivo solicitará la emisión de la constancia de recepción por parte del Colegio del respectivo Archivo Electrónico. El Colegio estará obligado a observar en todo momento el secreto profesional que establezcan las leyes y será responsable de la seguridad, conservación, mantenimiento y actualización del Archivo Electrónico que se encuentre bajo su guarda y custodia, únicamente para los efectos de coadyuvancia con el Archivo, quien de forma exclusiva, a partir de la entrega definitiva a que se refiere el artículo 96 de la Ley, expedirá las copias certificadas y testimonios respectivos, previo pago de derechos y aprovechamientos que correspondan. Para tal efecto, el Reglamento establecerá los mecanismos mediante los cuales el Archivo podrá tener acceso al Archivo Electrónico que se encuentre bajo la custodia del Colegio para el ejercicio de sus facultades.