Artículo 97 de la Ley del Notariado para la Ciudad de México

Los notarios tienen que hacer un índice digital (una lista en computadora) de todos los documentos que firman, incluyendo los que no pasaron (los que tienen la nota de "No pasó"). En esa lista deben anotar, por cada documento, datos como su número, el libro donde está, la fecha, las hojas donde aparece, los nombres de las personas que firman o de quienes representan, de qué trata el documento, y cualquier otro dato que el Colegio de Notarios pida para mejorar el sistema. Este índice se va llenando poco a poco, conforme el notario va registrando los documentos, y se guarda en el sistema de todas las notarías para crear una base de datos que usen las autoridades y los propios notarios. Cuando el notario entrega los libros al Archivo, ya no necesita dar una copia del índice porque toda esa información ya está guardada permanentemente en el sistema.

Texto oficial

Artículo 97. Los Notarios tendrán obligación de elaborar un Índice Electrónico de todos los instrumentos autorizados o con la razón de “No pasó”, agrupándolos por cada decena de libros, en el que se expresará respecto de cada instrumento: El número progresivo de cada instrumento; El libro al que pertenece; Su fecha de asiento; Los números de folios en los que consta; El nombre y apellidos de las personas físicas otorgantes y los nombres y apellidos o en su caso, denominaciones o razones sociales de sus representados; La naturaleza del acto o hecho que contiene; Los datos de los trámites administrativos que el Notario juzgue conveniente asentar; y Los datos que el Colegio determine como necesarios para el constante mejoramiento y modernización de la función notarial mediante el Sistema Informático. El Índice se formará a medida que los instrumentos se vayan asentando en forma progresiva en los folios y será capturado en todas las Notarías a través del Sistema Informático para construir una base de datos integral que servirá para adjuntar y conservar el Archivo Electrónico y para las interconexiones que se realicen con las autoridades de la Administración Pública Federal, Local y Municipal, “Entes Públicos” y Alcaldías, y entre los propios Notarios y el “Colegio”. Al entregarse definitivamente la decena de libros al Archivo, no se acompañará un ejemplar de dicho índice ya que esa información se conservará de manera permanente en el Sistema Informático.