Artículo 98 de la Ley del Notariado para la Ciudad de México

El artículo 98 explica cómo los notarios llevan un libro especial llamado "Registro de Cotejos", que es como un cuaderno de hojas encuadernadas con su versión digital, donde anotan, usando una computadora, los documentos que la gente les lleva para verificar si son iguales a los originales. Para esto, no solo cuentan como original los papeles públicos o privados, sino también copias certificadas por otro notario o autoridad, e impresiones hechas por internet o tecnología similar. El notario debe comparar la copia digital con el documento físico original, anotarlo en ese libro con un número de registro que no se puede saltar, y al final de cada hoja o del libro debe poner su firma y sello. Cada registro incluye datos como la fecha, quién pidió el cotejo, cuántos documentos se revisaron, y se separan con una línea para no confundirlos; además, la imagen digital del documento se firma electrónicamente por el notario.

Texto oficial

Artículo 98. El libro de Registro de Cotejos es el conjunto de los folios encuadernados, con su respectivo Apéndice Electrónico de Cotejos, en el que el Notario anota por medio del Sistema Informático los registros de los cotejos de los documentos que le presenten para dicho efecto, considerándose como documento original para el cotejo no solo el documento público o privado que así lo sea, sino también su copia certificada por fedatario o por autoridad legítimamente autorizada para expedirla y las impresiones hechas vía electrónica o con cualquier otra tecnología. Cada libro, que constará de doscientos folios, forma parte del protocolo del Notario y, en lo no previsto, le serán aplicables las normas relativas al protocolo ordinario. Se regirá por lo siguiente: El Notario hará el cotejo de la imagen digitalizada y alojada en el Sistema Informático teniendo a la vista el documento original o su matriz electrónica, sin más formalidades que la anotación en un libro que se denominará Libro de Registro de Cotejos, cuya información se capturará a través del Sistema Informático. Si el original se encuentra escrito total o parcialmente en idioma distinto al español no se requerirá traducción a esta lengua. El registro de los cotejos se hará mediante numeración progresiva e ininterrumpida por cada Notaría. El Sistema Informático generará un índice electrónico que contendrá la misma información del registro respectivo; En la hoja que en cada libro de registro de cotejos corresponda a lo indicado para los libros de folios en el artículo 83 de esta Ley, el Notario, o en su caso su suplente o asociado, asentará una razón de apertura en la que indicará su nombre, el número de la notaría a su cargo, la mención de ser libro de registro de cotejos, con indicación del número que le corresponda dentro de los de su clase, la fecha, su sello y firma. Al terminar cada hoja de este libro asentará su firma y su sello. Inmediatamente después del último asiento que tenga cabida en el libro, el Notario asentará una razón de terminación en la que indicará la fecha en que ésta se efectúe, el número de asientos realizados, con indicación en particular del primero y del último, misma que firmará y sellará; Cada registro de cotejo capturado a través del Sistema Informático deberá contener el número progresivo que le corresponda, la fecha en que se efectúe, el nombre del solicitante, el señalamiento de si es por sí o por otro, con mención del nombre o denominación de éste en su caso; el número de documentos exhibidos y la descripción de cada uno de ellos, el número de copias cotejadas de cada documento y un espacio para las observaciones que el notario juzgue oportuno anotar. Entre registro y registro dentro de una misma página se imprimirá una línea de tinta indeleble que abarque todo lo ancho de aquella a fin de distinguir uno del otro; y El archivo electrónico que contenga la imagen digitalizada del documento presentado para cotejo será firmado por el Notario con su Firma Electrónica Notarial. Las impresiones resultantes deberán contener, en cada hoja, el sello de autorizar y una matriz de datos bidimensional o cualquier otra tecnología análoga con la información que determine el Colegio mediante las Reglas de Uso, las cuales incluirán los criterios técnicos establecidos por la Autoridad Competente, así como la relativa a la Firma Electrónica Notarial que permita su verificación y consulta por medios electrónicos, que será generada y plasmada en las copias cotejadas a través del Sistema Informático; por lo que no serán necesarias rúbricas en cada hoja. La certificación llevará la firma autógrafa del Notario y su sello de autorizar, haciendo constar que las copias cotejadas son fiel reproducción de su original que tuvo a la vista, así como el número y fecha de registro que les corresponda y la mención de que el cotejo fue firmado electrónicamente, incluyendo una representación impresa de la Firma Electrónica Notarial. Las copias cotejadas deberán contener los elementos de seguridad que señale el Reglamento, sin que su omisión sea causa de invalidez de la certificación. En caso de que el Notario no se asegure de la implementación de los elementos de seguridad, se hará acreedor a las sanciones previstas en el artículo 238 de esta Ley.