Artículo 18 de la LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Cuando un funcionario público de la Ciudad de México deja su puesto, tiene que hacer una entrega formal de todos los recursos (dinero, bienes, documentos) que manejó. Esto se hace en un solo documento donde explica cómo estuvo su gestión y en qué condiciones deja la dependencia. Ese documento debe publicarse para que cualquier persona lo pueda revisar. El funcionario que se va tiene que preparar un informe bien detallado. Ahí debe incluir cómo está organizada la oficina (organigrama), las leyes o reglamentos que la rigen, y hasta manuales de procedimientos si existen. También tiene que listar a todo el personal: quiénes son, qué puesto tienen, si son de base o eventuales, y cuánto ganan al mes. Además, debe detallar todos los bienes materiales que había, como muebles, equipos de oficina, vehículos y hasta comunicaciones (radios, teléfonos). Para cada cosa tiene que decir su número de inventario, marca, modelo, serie, dónde está y qué funcionario lo tiene asignado. Todo esto es para que quede claro qué se entrega y no haya dudas después.

Texto oficial

Artículo 18.- Para llevar a cabo la entrega-recepción de los recursos públicos de la Administración Pública de la Ciudad de México los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal, por el cual entreguen el informe a los titulares entrantes de su gestión realizada y el acta administrativa en el que conste el estado que guarda la administración, contenidas en un sólo documento. Este deberá ser publicado para efecto de análisis de terceros. Los titulares salientes de los entes deberán preparar la información relativa al acta administrativa en forma específica, anexando pormenorizadamente la información y documentación relativa al estado que guarda la dependencia, entidades u órganos político administrativos correspondiente. Esta información formará parte de la entrega-recepción de los recursos públicos del Estado y deberá incluir en lo que sea aplicable: I.- Estructura Orgánica; II.- Marco Jurídico de actuación, especificando si se trata de: Ley, Reglamento, Decreto o Acuerdo que regule su estructura y funcionamiento; nombre o título del ordenamiento jurídico que complemente su ámbito de actuación; fecha de expedición; publicación, número de la gaceta oficial y fecha; en caso de existir, incluir, manual de organización y procedimientos, de trámite y servicios al público, o de cualquier otro tipo. III.- Recursos Humanos: A). Plantilla actualizada del personal, con adscripción, nombre, categoría, señalando si el trabajador es de base, sindical, extraordinario, eventual o se encuentra sujeto a contrato por tiempo fijo o por obra determinada y detalle de su percepción mensual, indicando sueldo base. B). Relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificando el nombre de la persona que presta sus servicios, importe mensual de honorarios y la descripción de actividades. C). Relación del personal con licencia, permiso o comisión, señalando el nombre; el área a la que está adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y el período de ausencia. IV.- Recursos materiales: A) Relación de la unidad administrativa resguardante de mobiliario y equipo de oficina, así como de los artículos de decoración y publicaciones, con una información clara del número de inventario, descripción del artículo, marca, modelo, serie, ubicación, especificaciones y el nombre del servidor público a quien se le tiene asignado el bien y la referencia de resguardo. B) Relación de equipo de transporte y maquinaria, por unidad administrativa responsable, con información de tipo, marca, modelo, color, placas, número de control, serie, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le tiene asignado y la referencia del resguardo. C) Relación de equipo de comunicación por unidad administrativa responsable, conteniendo número de inventario, tipo de aparato, marca, serie, nombre y cargo del servidor público resguardante. D) Relación por unidad administrativa responsable, describiendo el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencias. E) Relación de los bienes inmuebles, señalando los datos del Registro Público de la Propiedad, descripción del bien, tipo de predio, Delegación ubicación y el uso actual que se le da al bien inmueble. F) Relación de inventario de almacén por unidad administrativa responsable, describiendo el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencia. V.- Recursos Financieros: A).- Estado financieros en los que se anexe los libros y registros de contabilidad, balance general, estado de resultado, estado de origen, y aplicación de fondos. B).- La relación de cuentas bancarias que en su caso se manejen, acompañando su último estado de cuenta expedido con la institución bancaria correspondiente. Relación de cheques inversiones, valores, títulos o cualquier otro contrato de crédito o similares a éstas, que contenga el número de cuenta, nombre de la institución bancaria, fecha de vencimiento o de presentación de estado de cuenta, saldo, firma registrada y los estados de cuenta correspondientes expedidos por la institución de que se trate, debidamente conciliados. C).- La relación de cheques pendientes de entregar que contenga: fecha, el nombre de la institución bancaria, cuenta de cheques, número de cheque, el importe de los cheques pendientes de entregar, el nombre del beneficiario y el concepto del gasto por el cual fue expedido el cheque. D).- Relación de ingresos pendientes de depósito que contenga: Folio de ingresos, fecha y monto del mismo. E).- Relación de documentos y cuentas por cobrar que contenga: número de documento, nombre del deudor, saldo, vencimiento y el concepto de la deuda. F).- Relación de pasivos a corto, mediano y largo plazo que especifique: número de documento, nombre del acreedor, saldo, vencimiento y concepto de la deuda. G).- Relación de pasivos contingentes, describiendo el número de documento, entidad o dependencia avalada, saldo, fecha de vencimiento y el concepto avalado. H).- Presupuesto ejercido, anotándose el ejercicio que corresponda, el número de cuenta, subcuenta, importe parcial e importe total. VI. - Obras Públicas: A).- Inventario de obras, por tipo de inversión que contenga: programa y nombre de la obra, ubicación de cada obra, especificando localidad y metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer y el porcentaje de avance físico y financiero y modalidad de adjudicación. B).- Relación de anticipos de obras pendientes de amortizar que contenga: número de contrato, nombre del contratista, costo total, importe de anticipos otorgados, amortizados y el saldo. C).- Relación de inventario de desarrollo social por tipo de inversión que contenga: programa/proyecto y nombre del mismo, así como su ubicación, especificando: localidad, metas, unidad de medida correspondiente, inversión autorizada, ejercida y por ejercer y la condición en que se encuentra. VII. - Derechos y Obligaciones: A) Relación de contratos y convenios. Lo anterior deberá contener: el número de contrato o convenio, fecha, el nombre de la persona física o moral con quien se celebra el contrato y descripción del contrato o convenio. B) Relación de acuerdos de coordinación y anexos de ejecución derivados de convenios firmados, especificando: nombre del documento, dependencias participantes, el total de los recursos comprometidos en el acuerdo y la inversión convenida, ya sea federal, local o en las demarcaciones territoriales. D) Relación de contratos de fideicomiso, con la información clara del número de fideicomiso, nombre del programa, fideicomitente, fiduciario, fecha del contrato, objetivo, patrimonio inicial y situación actual. VIII.- Relación de Archivos: A) Relación de archivos por unidad administrativa, especificando sus títulos, expedientes que contiene, la ubicación y el número correspondiente de inventario del archivo; si el archivo se capturó en computadora, deberá especificarse el formato, el tamaño y el nombre del archivo informático donde se haya instalado. B) Relación de libros del registro civil y sus duplicados, especificando claramente. La localidad, año, número de libros de nacimiento, matrimonio, defunción, reconocimiento de hijos, adopción, divorcio, registros de ejecutorias que declaren la ausencia, presunción de muerte, tutela, pérdida o limitación de la capacidad legal para administrar bienes, y de las informaciones testimoniales para acreditar hechos relativos al nacimiento, así como el total de libros. C) Relación de archivos por secciones: Registro Público de la Propiedad y del Comercio, deberá informar: secciones, período, legajos, número de inscripciones y ubicación. D) Relación de Archivo General de Notarías. La información deberá contener: número de notaría, titular, número de volúmenes y período. E) Relación de protocolos en poder de notarios. Se deberá informar: número de notaría, titular, número de volúmenes, así como la fecha de autorización del primer y último libro. F) Relación de archivos históricos de la Ciudad de México que contenga aquellos documentos que representen un valor e integren la memoria colectiva de la Ciudad de México. IX.- Otros: A) Relación de asuntos pendientes de resolver, con la descripción de: número de expediente, asunto, fecha de inicio, situación actual del mismo y fecha probable de terminación. B) Relación de formas oficiales, con la descripción clara de: nombre de la forma, numeración, cantidad, precio unitario, total y responsable. C) Relación de procesos, especificando tipo de juicio, autoridad que conoce del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra el mismo. D) Relación de toda clase de suscripciones, identidades o accesos a portales electrónicos por medio de usuarios y contraseñas