Artículo 12 de la LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Las oficinas del gobierno o instituciones públicas (llamadas "sujetos obligados") deben cumplir con una lista de responsabilidades para manejar bien sus documentos. Tienen que organizar y cuidar los papeles y archivos desde que los reciben hasta que los guardan, siguiendo reglas claras. También deben crear un sistema interno para que todos los procesos con los documentos sean parejos y consistentes. Además, tienen que juntar los papeles que hablen del mismo asunto en un solo expediente, reportar dónde están guardados sus archivos, y formar un comité especial que ayude a decidir si un documento se queda o se destruye. Por último, deben asegurarse de tener suficiente personal, dinero y espacio para los archivos, y hacer que la información sea accesible para todas las personas, incluyendo comunidades indígenas y personas con discapacidad.

Texto oficial

Artículo 12. Los sujetos obligados deberán: I. Identificar, clasificar, ordenar, describir y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, transfieran, obtengan, adquieran o posean, de acuerdo con los estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables; II. Establecer un Sistema Institucional para homologar los procesos de gestión documental, valoración la administración, consulta, conservación de sus archivos; III. Integrar los documentos en expedientes a partir de un mismo asunto, actividad o trámite; IV. Inscribir en el Registro correspondiente, la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo; V. Conformar el COTECIAD, en términos de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental; VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original; VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos y promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y administración de archivos; VIII. Designar personal suficiente y calificado para desarrollar los diversos procesos archivísticos y otros relacionados con los archivos bajo su resguardo; IX. Asignar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el buen funcionamiento de los archivos bajo su resguardo; X. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo; XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables; XII. Generar medidas para la accesibilidad, así como ajustes razonables para la igualdad sustantiva de las personas con discapacidad, personas, pueblos y comunidades indígenas y otro grupo de atención prioritarias con perspectiva de género, enfoque de derechos humanos e inclusión de conformidad con lo establecido en la Constitución; XIII. Realizar un programa anual de trabajo en materia archivística, y XIV. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.