LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Esta ley aplica en toda la Ciudad de México y nadie puede evitar cumplirla. Su objetivo es establecer las reglas para cuidar, organizar y manejar todos los documentos (archivos) que tengan las autoridades, como el gobierno, los juzgados, las alcaldías, los partidos políticos y los sindicatos. También aplica a cualquier persona o empresa que reciba dinero del gobierno o haga cosas de autoridad. En pocas palabras, busca que todos los archivos públicos se manejen de manera ordenada y pareja.
• Art. 2Esta ley quiere que todos los archivos del gobierno de la Ciudad de México estén bien organizados y sean fáciles de consultar para cualquier persona. También busca que los documentos históricos y culturales importantes, aunque sean de particulares, se cuiden y se puedan ver. La idea es que la información de cómo se gasta el dinero público y cómo se toman las decisiones esté disponible en internet, ayudando a que el gobierno sea más eficiente y honesto. Además, se promueve el uso de tecnologías digitales para que sea más sencillo encontrar lo que buscas, y todo esto sirve para proteger tus derechos como el acceso a la información y saber la verdad sobre lo que hace el gobierno. Por último, busca acabar con la corrupción y que los ciudadanos se interesen más por los archivos y su historia.
• Art. 3Este artículo dice que la ley se debe aplicar e interpretar siguiendo la Constitución de México, los tratados internacionales que firmó el país, la Constitución de la Ciudad de México y la Ley General de Archivos. Además, siempre se tiene que dar prioridad a proteger tus derechos humanos, dándote la mayor protección posible bajo el principio de "pro persona", promoviendo la igualdad, la inclusión y sin discriminarte. Si algo no está escrito en esta ley, se usarán otras reglas, como las de la Ley General de Archivos o las leyes de responsabilidades y procedimientos legales de la Ciudad de México, para llenar esos vacíos.
• Art. 4**Aquí te va la explicación sencilla de cada punto del Artículo 4, como si te lo platicara un compa:** **I. Acto de Autoridad:** Es cualquier cosa que haga o deje de hacer un gobierno (como un municipio o una dependencia) que te afecte directamente, como multarte o negarte un servicio. Lo hace porque puede, sin pedirte permiso, y si no obedeces, te obliga por la fuerza. **II. Administración de archivos:** Son todas las acciones que hace una oficina para organizar y cuidar sus papeles (físicos o digitales) desde que llegan hasta que se guardan o se desechan. Sirve para que todo esté en orden y se pueda consultar fácilmente. **III. Ajustes razonables:** Son cambios que se hacen en lugares o servicios (como poner rampas o letreros en braille) para que las personas con discapacidad puedan acceder a ellos sin que sea una carga muy cara o molesta para los demás. Se aplican solo cuando se necesitan en un caso específico. **IV. Archivo:** Es el grupo de documentos (en papel, en computadora, etc.) que una oficina del gobierno crea o recibe cuando hace su trabajo. Estos papeles se guardan ordenados según cómo funciona esa oficina. **V. Archivo de concentración:** Es como un 'almacén' donde se guardan documentos que ya no se usan diario, pero que aún tienen valor para el gobierno (por ejemplo, por si los piden en una auditoría). Después de un tiempo, se decide si se tiran o se guardan para siempre. **VI. Archivo de trámite:** Es el lugar donde tienes los papeles que usas a diario en tu trabajo de oficina, como expedientes
• Art. 5Las oficinas de gobierno que tienen archivos deben seguir estas reglas: - **Accesibilidad**: Cualquier persona puede consultar los archivos, siempre que sea legal. - **Conservación**: Deben cuidar los documentos con medidas técnicas, de ambiente y tecnología para que no se echen a perder. - **Disponibilidad**: Tener los documentos organizados para encontrarlos rápido cuando se necesiten. - **Economía**: Hacer el trabajo más rápido y con menos esfuerzo, pero bien hecho. - **Integridad**: Los documentos deben ser completos y verdaderos, mostrando cómo se crearon y qué contienen exactamente. - **Preservación**: Si los archivos ya existen, hay que permitir que la gente los vea. Si no existen o no están ordenados, hay que crearlos y guardarlos, sobre todo cuando se trate de violaciones graves a los derechos humanos, porque sirven para investigar y evitar que vuelvan a pasar. - **Procedencia**: Cada grupo de documentos debe mantener su origen y el orden en que se hicieron, para no confundirlos con otros.
• Art. 6Todas las dependencias del gobierno de la Ciudad de México, los partidos políticos, los sindicatos y cualquier persona o empresa que maneje dinero público o tome decisiones oficiales, tienen la obligación de llevar un buen control de sus documentos y archivos. Esto es para que la gente pueda ejercer su derecho a saber la verdad sobre cómo se manejan los asuntos públicos. También tienen que permitir que cualquier persona pueda consultar la información que está guardada en esos archivos. Y además, deben promover que la ciudadanía conozca el patrimonio documental, es decir, los registros históricos importantes de la Ciudad. En resumen, nadie puede esconder ni desordenar los papeles que comprueban lo que hacen con los recursos o las decisiones que toman.
• Art. 7Cualquier papel, archivo o documento que tenga el gobierno, sin importar si ellos lo hicieron, lo pidieron o simplemente lo tienen guardado, es público y cualquier persona lo puede consultar, siguiendo las reglas de transparencia y protección de datos personales. Además, el gobierno debe hacer ajustes para que las personas con discapacidad puedan acceder a esa información más fácilmente, por ejemplo, con texto en braille o formatos especiales. También tienen que procurar que la información esté disponible, de manera especial, para quienes hablan alguna lengua indígena, explicándola en su idioma.
• Art. 8Las oficinas del gobierno y otras instituciones tienen que guardar por escrito todo lo que hagan. Esto aplica para cualquier decisión, trámite o acción que realicen por su trabajo. Deben organizar esos papeles o archivos de manera ordenada y siguiendo las reglas que ya existen. Así, si alguien necesita revisar lo que hicieron, puedan encontrarlo fácilmente. En pocas palabras: tienen que dejar evidencia de todo lo que hacen.
• Art. 9Los documentos que se hagan siguiendo lo que dice el artículo 8 se consideran documentos oficiales, como si fueran papeles del gobierno. Esto significa que tienen validez legal y se pueden usar para trámites o como prueba. No importa si los hizo una persona o una empresa, siempre y cuando cumplan con las reglas. En pocas palabras, son papeles que la ley reconoce como auténticos y formales.
• Art. 10Los papeles oficiales de las dependencias de gobierno se van a manejar según lo que digan otras leyes, como la Ley General de Archivos o la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos. Esto significa que no todos los documentos valen igual: algunos pueden ser históricos, otros solo administrativos, y cada quién tiene sus propias reglas. Básicamente, este artículo dice que hay que revisar esas otras leyes para saber cómo tratar cada documento público. Así que si tienes un documento del gobierno, su valor o importancia depende de lo que marquen esas reglas especiales.
• Art. 11Este artículo dice que cada oficina o dependencia del gobierno (como una secretaría o instituto) es la encargada de cuidar sus propios documentos y archivos. Tienen que organizarlos, guardarlos y protegerlos para que no se pierdan, dañen o roben. Además, cuando un funcionario público deja su trabajo, tiene que entregar todos los documentos que le tocaban a la persona que lo va a reemplazar. Esa entrega debe ser ordenada y con una descripción clara de para qué servían esos papeles, para que el nuevo responsable pueda seguir trabajando sin problemas.
• Art. 12Las oficinas del gobierno o instituciones públicas (llamadas "sujetos obligados") deben cumplir con una lista de responsabilidades para manejar bien sus documentos. Tienen que organizar y cuidar los papeles y archivos desde que los reciben hasta que los guardan, siguiendo reglas claras. También deben crear un sistema interno para que todos los procesos con los documentos sean parejos y consistentes. Además, tienen que juntar los papeles que hablen del mismo asunto en un solo expediente, reportar dónde están guardados sus archivos, y formar un comité especial que ayude a decidir si un documento se queda o se destruye. Por último, deben asegurarse de tener suficiente personal, dinero y espacio para los archivos, y hacer que la información sea accesible para todas las personas, incluyendo comunidades indígenas y personas con discapacidad.
• Art. 13Los fideicomisos y fondos públicos que no tengan una estructura organizativa, es decir, que no tengan empleados ni oficinas propias, y cualquier persona o empresa que reciba y use dinero del gobierno de la Ciudad de México o de las Alcaldías, o que tome decisiones como si fuera autoridad, tienen que cumplir con ciertas reglas específicas. Estas reglas están en el artículo 12 de esta ley, en sus partes I, VI, VII, IX y X, que hablan de obligaciones como rendir cuentas y manejar los recursos de forma transparente.
• Art. 14Las autoridades deben guardar y cuidar todos los archivos relacionados con violaciones graves a los derechos humanos o delitos de guerra. Tienen que asegurarse de que cualquier persona pueda consultar esa información, pero respetando las leyes de transparencia y protección de datos personales. Si esos archivos ya son considerados históricos, cualquier persona puede verlos sin restricciones. También deben hacer todo lo posible para que las víctimas, sus familias o grupos afectados tengan derecho a saber la verdad, a la memoria y a un trato igualitario, siempre protegiendo sus derechos humanos. Todo esto se aplica tanto si las víctimas obtuvieron justicia por tribunales o por otros medios, favoreciendo siempre a la persona.
• Art. 15Los documentos en los archivos de oficinas públicas deben guardarse exactamente en el orden en que se hicieron, sin revolverlos ni perder su secuencia. Para lograrlo, se deben seguir ciertos pasos: crear, organizar, describir, clasificar y decidir si se conservan o eliminan los papeles. Todo esto se hace según las reglas que dicten el Consejo Nacional, el Consejo de Archivos de la Ciudad de México y las leyes correspondientes. En pocas palabras, se trata de mantener los archivos ordenados y controlados desde que se generan hasta que se desechan.
• Art. 16Las oficinas y dependencias del gobierno tienen que tener listos tres documentos importantes para organizar sus papeles: una lista general de cómo clasifican los archivos, un catálogo que diga qué documentos guardan o eliminan, y los inventarios de todos sus documentos. Estos documentos deben estar siempre actualizados y a la mano. La lista de clasificación se organiza por niveles: fondo (todo el archivo de la dependencia), sección (como áreas) y serie (tipos de documentos), aunque pueden poner niveles intermedios con claves de letras y números. Básicamente, es como tener un mapa de dónde está cada papel y qué hacer con él.
• Art. 17Los sujetos obligados (como dependencias de gobierno) deben tener una Guía de archivo documental y un índice de expedientes clasificados como reservados, además de otros instrumentos de control. Esta guía e índice deben estar disponibles para que cualquier persona pueda consultarlos. Esto aplica según la Ley General de Transparencia y otras normas federales y de la Ciudad de México.
• Art. 18El más alto jefe de cada dependencia o institución pública es el responsable directo de que los documentos estén completos y en buen estado, además de asegurarse de que el sistema de archivos de su organización funcione correctamente. Esto significa que él o ella debe vigilar que todos los papeles o expedientes se organicen, guarden y mantengan como debe ser. Si algo sale mal o se pierde un documento, la culpa es de esa autoridad, no de cualquier empleado. En pocas palabras, el que manda tiene que hacerse cargo de que los archivos estén bien cuidados y ordenados.
• Art. 19Cuando un funcionario público deja su trabajo o puesto, tiene que hacer un documento oficial llamado "acta de entrega-recepción". En ese documento debe incluir todos los archivos (papeles, documentos, carpetas) que estaban bajo su cuidado, y tienen que estar bien ordenados. También debe entregar los registros o listas que ayudan a encontrar y controlar esos archivos, asegurándose de que estén actualizados. Esto es para que quien llegue en su lugar pueda entender y usar fácilmente toda la información.
• Art. 20Si una oficina del gobierno cambia, se cierra o se fusiona con otra, la persona encargada de ese proceso debe asegurarse de que todos los documentos importantes y las listas que los organizan pasen al archivo correcto, como lo marca la ley. La nueva oficina que reciba esos papeles no puede andar cambiando cómo están organizados ni modificarlos. Además, los documentos legales que autorizan la fusión o cambio deben decir claramente qué va a pasar con los archivos, tanto a nivel local como en los casos que ya te expliqué.
• Art. 21Cuando una dependencia del gobierno de la Ciudad de México se cierra o desaparece, la persona encargada de liquidarla (el liquidador) tiene la obligación de enviar una copia del inventario de los documentos que se van a conservar al Archivo General de la Ciudad. Ese archivo luego le avisará al Archivo General de la Nación para que esté enterado de qué documentos se resguardarán.
• Art. 22El Sistema Institucional de Archivos es como el manual de reglas que cada dependencia pública debe seguir para organizar y guardar sus documentos. Imagina que un papel oficial nace, se usa y luego se guarda o elimina: este sistema define cómo se maneja en cada etapa. Todos los documentos que tenga una oficina gubernamental deben formar parte de este sistema, es decir, no pueden andar perdidos o desordenados. Además, esos papeles deben juntarse en expedientes lógicos, como si fueran carpetas con un tema en común, y la información debe ser exacta. La forma de hacer esto la decide el Consejo Nacional y el de la Ciudad de México, junto con las leyes que apliquen.
• Art. 23El artículo 23 dice que cada dependencia pública debe tener un sistema de archivos organizado. Primero, debe haber un área que coordine todos los archivos. Luego, se necesitan áreas específicas: una para recibir y enviar correspondencia, otra para guardar documentos que aún se usan (archivo de trámite), otra para documentos viejos pero que todavía sirven (archivo de concentración), y si hay dinero y espacio, un archivo histórico para documentos muy antiguos. También se incluyen otras áreas que formen parte del comité de archivos. Los jefes de cada área eligen a los responsables del archivo de trámite, mientras que los jefes de la dependencia eligen a los del archivo de concentración e histórico. Estos últimos deben tener, preferentemente, una carrera en archivística o gestión de documentos, o de plano experiencia y conocimientos comprobados en el tema.
• Art. 24El artículo 24 dice que cada área que maneja archivos debe tener un manual donde se expliquen sus tareas y cómo hacerlas. Este manual lo arma el área coordinadora de archivos y lo tiene que aprobar el COTECIAD, que es el comité encargado de supervisar estos temas. En palabras simples: los encargados deben dejar por escrito qué hacen y cómo lo hacen, y ese documento debe ser revisado y aceptado por los jefes del sistema.
• Art. 25El artículo 25 habla sobre el COTECIAD, que es un comité de expertos de distintas áreas. Este comité está formado por los jefes de los archivos de trámite (documentos que se están usando), concentración (documentos guardados temporalmente) e histórico (documentos viejos de consulta), más los jefes de otras áreas como Planeación, Jurídico, Tecnología, Transparencia, Control Interno y las oficinas que producen los documentos. También se incluyen a personas de Informática, sistemas y finanzas, y a cualquier otro trabajador que por su experiencia sea útil para manejar bien los documentos. Además, el comité puede pedir ayuda a un experto en archivos, historia o en el tema principal de la institución.
• Art. 26El COTECIAD es un grupo de personas expertas que asesoran sobre archivos. Sus funciones son: dar consejos técnicos, crear planes para decidir qué documentos servirán siempre y cuáles se pueden eliminar, y fomentar la coordinación para mejorar los archivos. También debe aprobar los manuales de archivo (como el catálogo de disposición documental) y crear sus propias reglas de funcionamiento. Además, tiene que cumplir con lo que digan otras leyes, como el artículo 58 de esta misma ley.
• Art. 27Las dependencias del gobierno (como una secretaría o un municipio) pueden ponerse de acuerdo entre ellas para crear archivos compartidos que guarden documentos viejos o históricos, siempre y cuando sigan las reglas establecidas en la ley. El documento que firmen para hacer ese acuerdo debe decir claramente quiénes son los encargados de cuidar y administrar esos archivos. Esto ayuda a que no cada una tenga que hacer su propio archivo por separado, sino que puedan juntar recursos y espacio.
• Art. 28Los sujetos obligados, que son todas las dependencias de gobierno, empresas públicas y cualquier institución que maneje recursos públicos, deben hacer un plan cada año para organizar y cuidar sus documentos, como expedientes y papeles oficiales. Ese plan se tiene que subir a su página de internet durante los primeros 30 días del año, contando todos los días del calendario, incluidos fines de semana y días festivos. Sirve para que tú puedas saber cómo van a manejar los archivos y asegurarse de que la información esté disponible si la necesitas.
• Art. 29Cada año, dependencias y oficinas deben hacer un plan de trabajo para organizar bien sus archivos y mantener su sistema de documentos en orden. Ese plan tiene que considerar cómo evitar riesgos, proteger los derechos humanos, promover la igualdad entre hombres y mujeres, incluir a todas las personas sin discriminar, y también asegurarse de que la información esté disponible de manera proactiva, es decir, que se comparta sin que nadie tenga que pedirla.
• Art. 30El programa anual es un plan de trabajo que define qué es más importante para la dependencia, tomando en cuenta el dinero, la tecnología y el personal con el que cuenta. También debe incluir cursos para que los empleados aprendan a organizar y cuidar los documentos, así como formas para que la gente pueda consultarlos fácilmente, incluso si tiene alguna discapacidad. Además, tiene que establecer cómo proteger la información personal, cómo manejar los archivos digitales y cómo asegurarse de que se conserven a largo plazo. Por último, debe explicar cómo se va a revisar que el plan se esté cumpliendo.
• Art. 31Las oficinas del gobierno y otras instituciones que manejan documentos públicos tienen que hacer cada año un informe donde expliquen si cumplieron con el plan de archivos que se comprometieron a seguir. Ese informe lo deben subir a su página de internet, a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Por ejemplo, el informe de lo que hicieron en 2024 lo tienen que publicar antes de que termine enero de 2025.
• Art. 32El Área Coordinadora de Archivos tiene que asegurarse de que todas las áreas de una institución trabajen juntas para ordenar y guardar bien los documentos, apoyándose del COTECIAD (que es un comité técnico que ayuda en estos temas). La persona que está a cargo de esta área debe organizar las juntas del COTECIAD, moderar las discusiones y apuntar los acuerdos a los que lleguen, guardando los papeles que comprueben lo que se decidió. Esta persona tiene que tener un puesto igual o superior al de director general dentro de la institución, y la elige el jefe máximo de esa dependencia. Además, debe dedicarse de tiempo completo a estas tareas y saber del tema, preferiblemente con una carrera en archivística o algo parecido.
• Art. 33El Área Coordinadora de Archivos es como el jefe de todos los archivos de una dependencia pública. Entre sus labores está hacer los manuales y reglas para organizar y guardar los papeles, crear un plan anual para mejorar los archivos, y coordinar cuándo un documento ya no sirve y se puede eliminar o guardar para siempre. También se encarga de capacitar al personal, modernizar los procesos con computadoras, y asegurarse de que todos sigan la ley. Además, autoriza mover los archivos si una oficina se fusiona o desaparece, y preside un comité llamado COTECIAD.
• Art. 34En las oficinas del gobierno, hay un departamento especial que maneja toda la correspondencia oficial, es decir, los papeles y documentos que entran y salen. Este departamento se encarga de recibir, registrar, dar seguimiento y enviar todos esos documentos. La persona que esté a cargo de ese departamento debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios para hacer bien su trabajo. Además, los jefes de cada área tienen la obligación de darle capacitación a esa persona para que los archivos funcionen correctamente.
• Art. 35Cada área del gobierno debe tener un lugar especial para guardar y organizar todos los documentos que recibe o produce. Ese lugar se llama archivo de trámite y sirve para varios propósitos: juntar y ordenar los papeles, asegurarse de que puedas localizarlos fácilmente, proteger documentos confidenciales (como los clasificados por transparencia), y ayudar a coordinar con el archivo central cuando sea necesario. También debe enviar ciertos documentos al archivo de concentración y seguir las reglas que marque la ley. La persona encargada de ese archivo tiene que saber bien cómo manejar documentos; si no, su jefe está obligado a darle capacitación para que haga bien su trabajo.
• Art. 36Este artículo habla de las obligaciones que tiene cualquier dependencia de gobierno para manejar sus documentos. Cada institución debe tener un archivo de concentración, que es como una bodega central donde guardan todos los papeles que ya no se usan a diario, pero que aún no se pueden tirar. Este archivo se encarga de guardar, organizar y prestar los documentos a otras áreas del gobierno o a cualquier persona que los solicite, siempre siguiendo las reglas de transparencia. También deben identificar cuáles papeles ya pueden destruirse porque ya no sirven, y cuáles son importantes para la historia y deben enviarse a un archivo histórico para conservarlos para siempre. La persona a cargo de este archivo debe ser un experto en archivos, o si no, la institución tiene la obligación de capacitarlo.
• Art. 37Las oficinas del gobierno o empresas públicas pueden tener un archivo especial para documentos muy antiguos o importantes, llamado archivo histórico. Su trabajo es recibir, ordenar y cuidar esos papeles, prestarlos o mostrarlos al público siguiendo ciertas reglas, y ayudar a hacer listas de control de los documentos. También deben usar métodos y tecnología para conservarlos y ponerlos a disposición de quien los necesite, además de cumplir con otras leyes que apliquen. Quien esté a cargo de estos archivos debe saber bien de administración de documentos. Los jefes de la dependencia tienen la obligación de darle capacitación para que el archivo funcione correctamente.
• Art. 38Si trabajas en una dependencia del gobierno y no tienes un archivo histórico, debes hacer lo necesario para crear uno. Mientras tanto, todos los documentos que tengan valor histórico deben entregarse al Archivo General o a la institución que indiquen las leyes o acuerdos correspondientes. Esto aplica para cualquier organismo que esté obligado a conservar información pública.
• Art. 39Si un documento histórico está tan maltratado que no se puede leer directamente porque está muy dañado, el Archivo General y otras dependencias obligadas deben darte la información de otra forma, como sacando una copia o foto, siempre y cuando no lastimen más el documento. O sea, van a proteger el original para que no se acabe de echar a perder, pero también buscan la manera de que tú puedas consultar lo que necesitas sin tener que tocar el papel delicado.
• Art. 40Varias dependencias de gobierno pueden ponerse de acuerdo para juntar sus archivos históricos en un solo lugar compartido, siempre que sigan las reglas legales y respeten el principio de procedencia, que significa mantener separados los documentos según su origen y en el orden original en que fueron creados. El acuerdo que firmen para hacer esto tiene que decir claramente quiénes serán los encargados de administrar esos archivos.
• Art. 41Los papeles que están en archivos históricos pueden ser vistos por cualquier persona. Una vez que los documentos ya no sirven para trámites del gobierno y se mandan a un archivo histórico, ya no se puede decir que son secretos o privados. Tampoco se puede ocultar información sobre violaciones graves a derechos humanos, delitos graves contra la humanidad o actos de corrupción. Pero si un documento tiene datos personales muy íntimos, como de salud o religión, y se guarda para siempre por su valor histórico, nadie podrá verlo durante 70 años desde que se hizo.
• Art. 42Cada dependencia o institución debe guardar sus documentos (como expedientes o reportes) durante el tiempo que marca su propio catálogo de disposición documental. Ese catálogo dice cuánto tiempo se tiene que conservar cada tipo de documento, pero ese plazo no puede ser más largo que el que indiquen otras leyes relacionadas con sus funciones. También deben tomar en cuenta si la información todavía es útil o se puede consultar. Pero, sin importar qué, ningún documento puede guardarse por más de 25 años, ese es el límite máximo.
• Art. 43La persona que está a cargo de la Autoridad Garante Local (que es la que vigila que se cumplan las leyes de transparencia) decide cómo garantizar que puedas pedir información pública o proteger tus datos personales. También puede permitir, en casos muy especiales, que alguien acceda a documentos históricos que aún no están en un archivo público y que contengan datos personales sensibles, siempre que haya un beneficio claro para la sociedad. Esto solo ocurre si: se necesita para una investigación importante para el país y el investigador se compromete por escrito a no divulgar los datos personales; el beneficio público es mayor que el daño a la privacidad; el acceso beneficia directamente a la persona dueña de la información; o lo pide un familiar directo o un biógrafo autorizado por esa persona. Si no estás de acuerdo con lo que decida la Autoridad Garante, puedes impugnar su resolución ante las autoridades de la Ciudad de México o ante el Poder Judicial de la Federación.
• Art. 44Este artículo dice que, para pedir información a los archivos históricos, te tienen que dar acceso al documento original o a una copia completa y exacta, siempre y cuando no se dañe el documento. Eso significa que puedes verlo sin que se maltrate. El proceso para consultarlo será el que el propio archivo indique, así que debes seguir sus reglas para que te lo presten o te permitan verlo.
• Art. 45Las personas encargadas de cuidar los archivos históricos de las dependencias de gobierno deben tomar acciones para preservar y dar a conocer los documentos importantes que forman parte del patrimonio cultural de México. Estas acciones incluyen crear planes para conservar los documentos tanto en papel como en digital, y subirlos a internet para que cualquier persona pueda consultarlos sin pagar. También deben hacer catálogos o guías fáciles de usar para que puedas encontrar cualquier documento guardado en los archivos. Además, tienen que organizar exposiciones presenciales y en línea, y diseñar actividades educativas para que estudiantes de todos los niveles y grupos en situación de vulnerabilidad se acerquen a estos archivos. Por último, deben publicar información de interés sobre los archivos y apoyar proyectos de investigación histórica de acuerdo al tipo de documentos que tengan.
• Art. 46El artículo 46 dice que, además de lo que ya se menciona en el artículo 12, al manejar documentos electrónicos hay que hacer varias cosas: meterlos al sistema, ponerles etiquetas para saber quién los puede ver, organizarlos, mantenerlos seguros, saber dónde están, controlar cómo se usan y llevar un registro de cada vez que alguien los consulta o modifica. Todo esto es para que los documentos no se pierdan y se pueda rastrear quién los usó.
• Art. 47Las oficinas del gobierno deben hacer un plan anual para crear, manejar, guardar, usar y pasar archivos digitales de un formato a otro. También tienen que pensar cómo conservar esos documentos por muchos años, ya sea migrándolos, emulándolos o con cualquier otra técnica. Para esto, deben seguir las reglas que den el Consejo Nacional y el Consejo Local. Si esos archivos digitales tienen valor histórico (porque son importantes para la historia), deben guardarlos tal cual en su formato original, junto con toda la información que los describe y una copia de cómo se ven visualmente.
• Art. 48Los archivos físicos se tienen que pasar a formato digital para que sea más fácil guardarlos, consultarlos y decidir si aún sirven o ya se pueden eliminar. Las oficinas públicas deben usar una plataforma especial para hacer todo esto de manera ordenada y accesible. También sirve para clasificar los documentos, conservar los importantes y dar de baja los que ya no se necesitan. Es como tener un sistema organizado para manejar papeles, pero en versión digital.
• Art. 49Las dependencias y oficinas de gobierno deben organizar sus documentos digitales (como correos, PDFs o formularios en línea) en un sistema electrónico especial, desde que los crean o reciben hasta que los eliminan o los mandan al archivo histórico. Ese sistema debe llevar un registro que verifique la identidad de la persona que guarda o sube cada documento al archivo. En otras palabras, tiene que quedar claro quién metió cada archivo, como una firma digital que no se pueda falsificar. Así se aseguran de que la información esté ordenada y no se pierda ni se use sin control.
• Art. 50Si las oficinas de gobierno tienen sistemas diferentes para manejar archivos digitales y para archivos en papel que ya escanearon, esos sistemas deben poder comunicarse entre sí. También deben compartir la misma información, en la medida de lo posible, para que los documentos se organicen igual. Esto evita que tengan datos duplicados o desordenados.
• Art. 51Los sujetos obligados, como dependencias de gobierno o empresas que manejan información pública, deben usar programas de computadora o sistemas que ellos mismos creen o compren. Esos sistemas tienen que guardar y manejar documentos en formatos abiertos, o sea, que cualquier persona pueda leerlos sin pagar por un programa especial. También deben ser accesibles, por ejemplo, que personas con discapacidad puedan usarlos con herramientas de apoyo. Esto asegura que la información sea fácil de consultar y compartir para todos.
• Art. 52Las personas o instituciones que tienen obligaciones con los archivos deben poner reglas y usar herramientas (como programas de computadora) para que los documentos electrónicos (como correos, bases de datos o archivos digitales) no se pierdan y se puedan recuperar cuando los necesiten. También tienen que llevar un registro de todo lo que hacen con esos documentos, desde que los crean hasta que ya no sirven, como dice otra parte de la ley. Además, si hacen o compran programas para organizar y guardar estos archivos electrónicos, deben seguir las instrucciones que den el Consejo Nacional y el Consejo Local.
• Art. 53El Consejo Nacional y el Consejo Local van a crear reglas claras para que los archivos electrónicos (documentos guardados en computadoras o sistemas digitales) funcionen bien a largo plazo. Por ejemplo, deben asegurarse de que esos documentos se puedan leer y entender aunque pasen muchos años, que se preserve toda la información importante (como el contenido y la fecha), que estén protegidos contra fraudes o daños, y que los empleados de las oficinas públicas estén capacitados para usar esas tecnologías. También tienen que permitir que los sistemas se puedan mejorar o actualizar cuando sea necesario. Al final, las reglas que haga el Consejo Local no pueden ir en contra de las que ponga el Consejo Nacional.
• Art. 54Los documentos oficiales deben guardarse en buen estado físico, aunque ya los hayas escaneado o pasado a digital. Esto aplica solo cuando alguna ley o reglamento lo exija. Es decir, no puedes tirar el papel original aunque tengas la copia electrónica, si la norma te obliga a conservarlo.
• Art. 55El artículo 55 dice que si una autoridad o institución usa la firma electrónica avanzada (como una contraseña segura o un método digital para identificarte) para hacer trámites o darte servicios donde necesitan comprobar quién eres, entonces deben crear documentos digitales que tengan validez legal. Esos documentos electrónicos serán tan válidos como los de papel, pero solo si siguen las reglas y normas que ya existen para eso. En pocas palabras, si usan tu firma electrónica para un trámite, todo lo que hagan en computadora cuenta como documento oficial.
• Art. 56El artículo 56 dice que todas las oficinas o instituciones que manejan documentos importantes, como actas o contratos, deben cuidar que esos archivos digitales sigan siendo válidos y útiles aunque pase el tiempo. Para lograrlo, tienen que actualizar sus computadoras, programas y sistemas de información, incluyendo los que sirven para guardar y administrar documentos. También deben mantener en buen estado la firma electrónica avanzada (como la e.firma del SAT) para que siga siendo legalmente válida. Todo esto se tiene que hacer siguiendo lo que marca la ley.
• Art. 57Este artículo explica los pasos que se deben seguir para hacer el catálogo de disposición documental, que es como un "menú" que dice qué hacer con los papeles de una oficina (guardarlos, triturarlos, etc.). Primero, hay que planificar las visitas a las áreas que generan los documentos y las juntas con un comité especial. Después, se preparan herramientas como cuestionarios, manuales y formatos para ayudar en el proceso. Luego, se hacen entrevistas con los que crean los documentos para identificar de qué tratan y asegurarse de que coincidan con el trabajo que hacen. Al final, se junta toda esa información para crear el catálogo completo.
• Art. 58El artículo 58 habla sobre lo que debe hacer un grupo especial (COTECIAD) cuando revisa los documentos de una dependencia pública. Primero, su trabajo es dar su opinión y recomendar qué papeles deben guardarse por más tiempo o cuáles pueden eliminarse. También tienen que revisar que los documentos estén ordenados según quién los hizo (como de jefes a empleados), que estén en su lugar correcto y que no se mezclen. Además, deben checar que los originales valgan más que las copias, a menos que la copia sea usada como si fuera el original. También toman en cuenta si el documento es importante por su contenido, si es muy solicitado por la gente o si ya está muy maltratado. El grupo debe asegurarse de que todo lo que decidan esté de acuerdo con las reglas y con los objetivos de la dependencia. Por último, pueden sugerir usar tecnología para manejar mejor los archivos, siempre siguiendo las normas.
• Art. 59Las áreas que generan documentos en una institución (como oficinas o departamentos) deben ayudar a la persona encargada de los archivos a identificar los tipos de documentos que manejan y a llenar las fichas técnicas que sirven para decidir qué tan valiosos son esos documentos. También tienen que revisar si esos documentos realmente sirven como prueba de lo que hacen, si la gente puede consultarlos fácilmente y si son útiles para la institución, siempre siguiendo las leyes que les dan permiso para trabajar. Además, deben pensar qué problemas podría causar no guardar bien la información de sus actividades. Por último, tienen que definir cuánto tiempo guardar los documentos, si aún son útiles o si ya se pueden eliminar, basándose en su importancia.
• Art. 60La persona o empresa que tiene documentos bajo su responsabilidad debe revisar que ya pasó el tiempo de guardarlos que dice el catálogo, y también checar que no sean secretos o privados, antes de destruirlos o pasarlos a otro archivo.
• Art. 61Las oficinas o dependencias del gobierno deben identificar todos los documentos que generan al hacer su trabajo. Para cada tipo de documento, van a analizar qué tan importante es y cuánto tiempo están obligados a guardarlo por ley, además de decidir quién puede acceder a él. Con toda esa información, van a crear un catálogo, que es una lista organizada de esos documentos y por cuánto tiempo se guardan. Si hacen una revisión detallada, van a llenar una ficha técnica donde anotan los datos del documento, su contenido, quién lo cuida, dónde está y quién puede verlo.
• Art. 62El Consejo Nacional y el de la Ciudad de México van a crear las reglas para revisar, clasificar y decidir qué hacer con los documentos que generan las dependencias del gobierno. Esto sirve para saber si un papel importante se queda guardado, si se destruye o si se guarda solo un tiempo.
• Art. 63Las oficinas del gobierno y organismos públicos deben publicar en su página de internet unos documentos llamados "dictámenes y actas de baja documental" (que son papeles que autorizan eliminar o guardar archivos viejos), y deben poner un enlace directo al portal de transparencia. Esos documentos se deben guardar en el archivo de concentración (un lugar donde se almacenan papeles que ya no se usan a diario) por lo menos 7 años desde que se hicieron. Si alguna oficina no tiene página web, entonces debe publicarlos a través del Archivo General de la Ciudad de México, siguiendo las reglas que indiquen las leyes. Además, las oficinas que no sean del Poder Ejecutivo de la Ciudad deben enviar esos documentos a los archivos históricos para que se guarden para siempre.
• Art. 64Si tienes documentos oficiales muy viejos que ya son parte de la historia de tu dependencia, debes pasarlos al archivo histórico de la misma. Después de moverlos, tienes que avisar al Archivo General de la Ciudad de México dentro de los 45 días siguientes, contando fines de semana y festivos. Esto es parte de las reglas para cuidar y guardar bien esos papeles.
• Art. 65Este artículo dice que todas las oficinas o instituciones que manejan información importante tienen la obligación de cuidar los documentos y los datos que contienen, sin importar si están en papel, en computadora o en otro formato. Para lograrlo, deben seguir al menos dos pasos: primero, crear un programa de seguridad de la información para que todo funcione sin problemas, reducir riesgos y dar un mejor servicio. Segundo, poner controles como políticas de seguridad que cubran desde cómo está organizada la institución, quién puede acceder a la información, hasta proteger los edificios y equipos, manejar riesgos y cumplir con la ley.
• Art. 66Si una dependencia o institución pública guarda sus archivos con una empresa externa, tiene que firmar un contrato donde se asegure que esa empresa cumpla con las leyes de archivos. En ese contrato deben quedar claros quiénes son los encargados de cuidar y administrar esos documentos. Es como cuando contratas a alguien para que guarde tus cosas importantes y le pides por escrito que las cuide bien. La institución siempre será la responsable final de que se cumpla la ley, incluso si otra empresa hace el trabajo.
• Art. 67Este artículo dice que las dependencias o empresas del gobierno (llamadas "sujetos obligados") pueden guardar sus documentos electrónicos en la nube, pero con condiciones muy claras. Por ejemplo, deben poder fijar reglas sobre cómo se usan esos documentos y quién se hace responsable de los sistemas. También tienen que asegurarse de que la información esté bien protegida, tanto por la ley mexicana como por estándares internacionales. Además, deben saber exactamente dónde están guardados los servidores y los datos, y solo dejar que entre personal autorizado. Por último, el sistema tiene que reflejar fielmente cómo manejan sus documentos y permitir que eso se pueda revisar.
• Art. 68Las oficinas del gobierno de la Ciudad de México deben trabajar juntas para que toda la documentación (física y electrónica) esté bien organizada. Esto significa que tienen que usar sistemas compatibles para manejar documentos digitales, expedientes, copias certificadas y firmas electrónicas. También deben compartir datos de manera segura y conectar sus redes de comunicación. Todo esto sirve para que los trámites y archivos funcionen sin problemas entre dependencias.
• Art. 69El artículo dice que el Sistema de Archivos de la Ciudad de México es como una red organizada que junta reglas, métodos y procedimientos para que todas las autoridades obligadas manejen sus archivos de forma ordenada y pareja. Las partes de ese sistema deben seguir las decisiones y acuerdos que tomen el Consejo Nacional y el Consejo Local. Además, el sistema debe coordinarse con el Sistema Nacional de Archivos y con las Alcaldías, pero sin meterse en sus asuntos ni pasarse de sus límites.
• Art. 70El Artículo 70 dice quiénes forman parte del Consejo de Archivos de la Ciudad de México, que es el grupo que coordina el sistema de archivos de la ciudad. Este grupo está integrado por los titulares de varias dependencias, como el Archivo General, la Consejería Jurídica, la Secretaría de Cultura y la Contraloría, además de representantes del Congreso, del Poder Judicial y de la Autoridad Garante Local. También incluye a los presidentes de los consejos de archivos de las Alcaldías, y a representantes de archivos privados, instituciones académicas y organizaciones de la sociedad civil con experiencia en archivos. Para ser parte del Consejo, estos representantes deben cumplir ciertos requisitos, como tener al menos diez años de experiencia en el tema y estar registrados formalmente. Además, el presidente del Consejo puede invitar a otras personas a las reuniones, pero solo para dar su opinión, sin derecho a votar.
• Art. 71El Consejo se reúne cuatro veces al año de forma normal (ordinaria) y también puede reunirse de forma urgente (extraordinaria). Para las reuniones normales, el Presidente o quien lo sustituya avisa con 15 días hábiles de anticipación, y en el aviso debe decir lugar, fecha, hora y temas a tratar. Para poder empezar la reunión en primer llamado, tiene que estar presente más de la mitad de los miembros; si no se logra, se hace un segundo llamado donde se puede sesionar con los que hayan llegado. Las decisiones se toman por mayoría de votos, y si hay empate, el Presidente decide con su voto extra. Las reuniones urgentes se pueden pedir con solo 24 horas de aviso, si el Presidente o al menos el 30% de los miembros lo solicitan. Todo lo que se haga en las juntas se escribe en un acta que se publica en internet para que cualquier persona la pueda consultar.
• Art. 72El Consejo de Archivos de la Ciudad de México tiene la tarea de hacer que los archivos públicos estén bien organizados y se puedan consultar fácilmente. Este consejo debe seguir las reglas que ponga el Consejo Nacional y también puede aprobar criterios para que todos los documentos del Archivo General de la Ciudad se guarden y describan de la misma forma. Además, se encarga de promover la importancia de los archivos como parte de la memoria de la ciudad y de proponer sistemas para manejar documentos de manera digital. También puede dar recomendaciones sobre cómo manejar los archivos, coordinar con el Consejo Nacional, fomentar que la información esté disponible en formatos abiertos (que cualquier persona pueda usar), y ofrecer capacitación a las oficinas del gobierno obligadas a cuidar sus archivos.
• Art. 73El o la Presidenta (es decir, la persona que ocupa ese cargo) tiene varias tareas relacionadas con los archivos de la Ciudad de México. Puede trabajar con las Alcaldías y otros grupos para ayudar a que se cumplan los acuerdos y recomendaciones del Consejo Nacional y el Consejo de la Ciudad. También puede hacer convenios con otras instituciones para mejorar el sistema de archivos, e intercambiar conocimientos y ayuda técnica con otros lugares. Además, debe publicar en su página de internet las decisiones del Consejo de Archivos de la Ciudad, y tiene otras facultades que le dé la ley.
• Art. 74El Consejo puede formar grupos de trabajo, ya sean fijos o temporales, para hacer su labor más fácil. Estos grupos deben seguir las reglas que el mismo Consejo publique más adelante. Los grupos pueden pedir ayuda a expertos en archivos, historia o en cómo hacer que los documentos sean fáciles de consultar, siempre cuidando que todo se haga con orden y transparencia, como lo pide la Constitución de la Ciudad de México. Las personas que participen en estos grupos no recibirán ningún pago, sueldo o compensación por ese trabajo.
• Art. 75Cada Alcaldía debe tener su propio Sistema de Archivos, que es como un conjunto organizado de reglas, métodos, herramientas y procesos para guardar y ordenar todos los documentos de manera uniforme. Esto sirve para que los papeles y expedientes estén bien clasificados y se conserven correctamente en toda la demarcación. En pocas palabras, es la manera en que cada gobierno local se encarga de mantener sus archivos en orden, siguiendo un mismo sistema para que sea fácil encontrar cualquier documento cuando se necesite.
• Art. 76Cada Alcaldía tendrá un Consejo de Archivos, que es un grupo de personas encargadas de coordinar cómo se guardan y manejan los documentos oficiales. Este consejo estará formado por: la persona que esté a cargo del Archivo de la Alcaldía (quien será el jefe del grupo), los directores generales de la Alcaldía, y un concejal que sea elegido por la mayoría del Concejo de la Alcaldía. Quién se asegurará de que este consejo cumpla con su trabajo será el Archivo General de la Ciudad de México, que es como la autoridad máxima en el tema.
• Art. 77Los Consejos de las Alcaldías (que son como los equipos de cada alcaldía en la CDMX) tienen la obligación de seguir al pie de la letra lo que ordene el Consejo de Archivos de la Ciudad, y deben hacerlo en los tiempos que este les ponga. Además, tienen que publicar en las gacetas o periódicos oficiales de cada alcaldía las reglas o instrucciones necesarias para cumplir con lo que dice la Ley General de Archivos y esta ley local.
• Art. 78Los Consejos de las Alcaldías (los grupos que toman decisiones en cada alcaldía) tienen que hacer varias cosas con los archivos. Primero, deben seguir las reglas que ponga el Consejo de Archivos de la Ciudad de México (la autoridad principal en este tema). También pueden aprobar campañas para explicarle a la gente por qué los archivos son importantes para la memoria de todos. Además, pueden proponer cómo crear y usar sistemas digitales para organizar y guardar los documentos de manera parecida en todas las alcaldías. Por último, deben trabajar junto con otras oficinas y compartir datos en formatos abiertos (que cualquier persona pueda usar).
• Art. 79El Sistema de Archivos de la Ciudad de México va a trabajar de la mano con el Sistema de Transparencia y el Sistema Anticorrupción. Su objetivo es capacitar al personal de archivos, hacer acuerdos entre instituciones para compartir conocimientos, proteger los documentos importantes y digitalizar papeles para que sea más fácil consultarlos. Esto aplica para todas las autoridades, partidos políticos, sindicatos y cualquier persona o empresa que use dinero público. La idea es que los archivos sean la base para construir una sociedad más transparente, con cuentas claras y sin corrupción, respetando principios como la honestidad, la eficiencia y la legalidad.
• Art. 80Si tienes documentos o archivos que sean importantes para la historia de México o de tu ciudad, como dueño o poseedor, tienes la obligación de cuidarlos, protegerlos y permitir que la gente pueda consultarlos. En especial, si esos documentos hablan de violaciones graves a derechos humanos o crímenes humanitarios, debes garantizar que estén bien guardados y que cualquier persona pueda acceder a ellos, siguiendo las reglas de acceso a la información pública y protección de datos personales. Además, debes hacer todo lo posible para que las víctimas y sus familias puedan conocer la verdad, recordar lo que pasó y que se respeten sus derechos humanos, siempre pensando en lo que más beneficie a la persona. Si necesitas ayuda para organizar o manejar estos archivos, puedes pedirle apoyo técnico al Archivo General de la Ciudad.
• Art. 81Si tienes documentos o archivos privados que sean importantes para la historia o la cultura de México (como cartas, fotos o papeles antiguos), tienes la obligación de mantenerlos en orden y repararlos si están dañados. Para hacerlo, debes seguir las reglas nacionales, internacionales y las de la Ciudad de México, además de las recomendaciones del Consejo Nacional. Esto aplica aunque los documentos sean tuyos, porque son considerados parte del patrimonio documental de la ciudad. En pocas palabras, si tienes algo que le interese a la historia del país, debes cuidarlo bien.
• Art. 82Los documentos históricos, archivos y papeles importantes de la Ciudad de México son propiedad de todo el país, no de una persona o empresa. Nadie los puede vender, regalar o comprar, porque no hay forma de que dejen de ser públicos. Tampoco se pueden embargar, es decir, un juez no puede quitarlos para pagar una deuda. Además, no importa cuánto tiempo pase, nadie puede reclamarlos como suyos. Esto está basado en leyes que protegen los bienes de la nación y el patrimonio cultural.
• Art. 83El artículo 83 dice que todos los documentos que están en manos del Gobierno de la Ciudad de México o de las Alcaldías (como actas, expedientes o papeles oficiales) forman parte del patrimonio documental de la ciudad, así nomás por ley. O sea, esos papeles son propiedad de todos los chilangos y no se pueden perder, destruir o maltratar a la ligera. Esto aplica tanto para las oficinas centrales del gobierno como para las de las 16 alcaldías. Básicamente, si un documento está en poder de alguna autoridad local, ya está protegido por la ley como parte de la memoria e historia de la ciudad.
• Art. 84El gobierno de la Ciudad de México y otras oficinas que tienen autonomía por la Constitución local, trabajando junto con el Archivo General de la Ciudad, pueden declarar que ciertos documentos son parte del Patrimonio Documental de la entidad. Esto significa que esos documentos son importantes no solo por ser públicos, viejos o raros, sino también por cómo y para qué se crearon. Para que sea oficial, esa declaración debe publicarse en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México.
• Art. 85Las oficinas del gobierno de la Ciudad de México tienen que cuidar los documentos históricos importantes de la ciudad. Primero, deben ordenar y describir muy bien todos los documentos para que cualquier persona pueda consultarlos fácilmente. También, deben conservarlos siguiendo las mejores prácticas de archivo, tanto nacionales como internacionales. Tienen que asegurarse de que quienes usen esos documentos no los maltraten o dañen. Por último, si alguien no cumple las reglas de cuidado, deben darle seguimiento a lo que pase por esa falta.
• Art. 86El Archivo General de la Ciudad puede pedir prestados documentos a otras dependencias (como un préstamo). También, si hay archivos privados importantes que estén a punto de perderse o dañarse, puede quitárselos a sus dueños, pero pagándoles una compensación económica y siguiendo las reglas de la ley.
• Art. 87Este artículo dice que cuando haya un peligro (como un temblor, incendio o inundación) que pueda dañar o destruir documentos importantes de alguna zona de la ciudad, el Archivo General de la Ciudad puede ponerse de acuerdo con los gobiernos locales o de las Alcaldías para ayudar a protegerlos. La idea es que trabajen juntos para salvar esos papeles o archivos antes de que se pierdan para siempre.
• Art. 88Si tienes documentos históricos de la Ciudad de México (como actas, mapas o escritos antiguos), puedes quedarte con ellos, pero con condiciones. Debes cuidarlos usando medidas de seguridad, orden, clima o tecnología para que no se dañen y puedas mostrarlos. Las reglas para hacerlo bien las van a decir el Archivo General de la Ciudad y un Consejo especial. En pocas palabras: puedes tenerlos, pero bajo su supervisión y con cuidados específicos.
• Art. 89Si tienes documentos históricos de la Ciudad de México que forman parte del patrimonio de la ciudad, puedes restaurarlos. Pero antes, debes pedir permiso al Archivo General y dejar que ellos supervisen todo el proceso. Esto es para asegurar que el trabajo se haga bien y no dañe los documentos.
• Art. 90El Archivo General de la Ciudad de México puede quitarte cualquier documento histórico o importante (Patrimonio Documental) si está en peligro de dañarse o perderse. Para hacerlo, deben seguir las reglas, como avisarte y darte la oportunidad de defenderte (garantía de audiencia), tal como lo marca la ley. También deben cumplir con otras leyes de la ciudad, como la de Responsabilidades Administrativas. En pocas palabras, pueden recuperar el documento si es necesario, pero siempre respetando tus derechos.
• Art. 91El Archivo General de la Ciudad de México puede hacer visitas a los lugares donde estén los documentos, para checar que se esté cumpliendo con lo que dice la ley. Estas visitas las puede realizar de acuerdo a las reglas que ya existen. Es como si fueran a supervisar que todo esté en orden.
• Art. 92Los jefes y encargados de dependencias públicas tienen que dar cursos a su personal sobre cómo manejar y guardar documentos importantes (archivos). También deben asegurarse de que quienes están a cargo de estas tareas se vuelvan expertos en el tema, como si estudiaran una carrera especializada. Esto es para que todo el papeleo y archivos del gobierno se manejen de manera ordenada y profesional.
• Art. 93Los funcionarios o instituciones que tienen que cuidar documentos oficiales pueden hacer acuerdos con escuelas, centros de investigación o empresas, tanto públicas como privadas, para que les den cursos de capacitación sobre cómo manejar archivos. Esto aplica también para convenios entre distintas dependencias del gobierno. Es decir, si una oficina necesita aprender a organizar mejor sus papeles, puede buscar ayuda externa firmando un trato formal.
• Art. 94El artículo 94 dice que el gobierno de la Ciudad de México y las Alcaldías tienen cuatro obligaciones sobre los archivos y documentos. Primero, deben cuidar y dar a conocer los documentos importantes de la ciudad, que llaman Patrimonio Documental. Segundo, tienen que apoyar actividades como enseñar sobre archivos, investigar, restaurar papeles viejos, digitalizarlos y difundirlos. Tercero, deben hacer que la gente común entienda qué son los archivos y para qué sirven en la vida diaria. Cuarto, deben firmar acuerdos con empresas, universidades y otros grupos para trabajar juntos en temas de archivos.
• Art. 95Si vas a consultar documentos en un archivo público, tienes que seguir las reglas para cuidarlos y para que todos puedan acceder a ellos sin problema. Si no lo haces, te pueden multar o aplicar algún otro castigo que marque la ley. Básicamente, es como cuando te prestan un libro: lo tratas con cuidado, lo devuelves en buen estado y respetas los horarios o condiciones que te pongan, o si no, te toca pagar o recibir una sanción.
• Art. 96El Archivo General de la Ciudad de México es como una oficina independiente que maneja sus propios recursos y decisiones. No depende directamente de otra dependencia del gobierno, así que puede organizarse por su cuenta para hacer su trabajo. Tiene su propio dinero y personalidad legal, como si fuera una persona ante la ley. Esto significa que puede tomar decisiones técnicas sin que nadie más se las imponga. Su único objetivo es guardar y cuidar los documentos importantes de la ciudad.
• Art. 97El Archivo General de la Ciudad de México es como la gran bodega oficial donde se guardan y cuidan todos los documentos importantes de la ciudad, como actas, fotos o expedientes históricos. Su trabajo es asegurarse de que esos papeles estén ordenados, bien conservados y que cualquier persona pueda consultarlos cuando sea necesario. También se encarga de juntar y organizar la memoria histórica de la ciudad tanto del pasado como del presente para que no se pierda con el tiempo. Además, ayuda a que el gobierno sea más transparente, es decir, que rinda cuentas claras de lo que hace. En pocas palabras, es el encargado de proteger la historia de la ciudad y de que todos tengamos acceso a ella.
• Art. 98El Archivo General de la Ciudad de México tiene varias tareas importantes. Su jefe es quien preside el Consejo de Archivos de la ciudad. Se encarga de cuidar y organizar documentos, fotos, libros y periódicos, y de hacer listas públicas de lo que tiene para que todos puedan consultarlas. También ayuda a otras dependencias del gobierno a manejar sus archivos, decide si ciertos documentos se pueden destruir o si deben guardarse como históricos, y recibe documentos antiguos de valor histórico. Además, puede aceptar donaciones de particulares, proteger los documentos para que no se dañen, hacer investigaciones sobre el patrimonio documental y evitar que saquen de la ciudad documentos importantes sin permiso.
• Art. 99El Artículo 99 dice que el trato entre el Archivo General y sus empleados se tiene que guiar por lo que marca el Apartado B del artículo 123 de la Constitución. Ese Apartado B es la parte que habla de los derechos de los trabajadores del gobierno, como los burócratas. También se deben seguir otras leyes que apliquen en el trabajo, como las reglas del servicio público. En pocas palabras, los empleados del Archivo no se rigen por la ley general del trabajo, sino por las reglas especiales para trabajadores del estado.
• Art. 100El Archivo General tendrá varias partes para funcionar bien. Estará dirigido por un Órgano de Gobierno (como la junta directiva), un Director General (el jefe), un Órgano de Vigilancia (que cuida que todo se haga bien), un Consejo Técnico (que da consejos) y otras oficinas que se definan en su reglamento interno. El Consejo Técnico seguirá las reglas que le ponga el Órgano de Gobierno.
• Art. 101El Artículo 101 habla del "Órgano de Gobierno", que es como un grupo de personas que se encargan de administrar el Archivo General de la Ciudad de México. Además de lo que ya dice la ley, este grupo tiene tres tareas principales: primero, revisar cómo está funcionando el archivo y si está cumpliendo sus metas; segundo, dar las reglas para que funcione un "Consejo Técnico" (otro grupo de apoyo); y tercero, cumplir con cualquier otra cosa que digan otras leyes. En pocas palabras, es el equipo que supervisa que todo en el archivo esté bien y marchando según lo planeado.
• Art. 102Este artículo dice cómo se forma el grupo que toma las decisiones importantes. El grupo está compuesto por cinco personas: el encargado de la Secretaría de Gobierno de la Ciudad de México (quien será el jefe del grupo), y los titulares de las secretarías de Administración y Finanzas, de Educación, de Cultura y de la Contraloría General. Todos estos miembros deben tener, al menos, el cargo de subsecretario o algo equivalente, y pueden nombrar a un suplente que tenga, como mínimo, el rango de director general. El jefe del grupo puede invitar a las reuniones a cualquier persona de instituciones públicas o privadas, pero solo para opinar, no para votar. Además, por ser parte de este grupo, nadie recibe un pago extra por asistir a las juntas.
• Art. 103El jefe de Gobierno elige a la persona que dirigirá el Archivo General de la Ciudad de México. Para ser elegido, esa persona debe cumplir estos requisitos: - Ser mexicano o mexicana. - Tener, a preferencia, el título más alto posible en archivismo (como una maestría o doctorado) o un doctorado en ciencias sociales o humanidades. Además, debe comprobar que tiene al menos 5 años de experiencia en el manejo de archivos. - No haber sido sentenciado por un delito hecho a propósito (doloso). - Tener mínimo 30 años cumplidos el día de su nombramiento. - No estar casado ni ser familiar cercano (hasta primos o cuñados) de ningún miembro del Órgano de Gobierno que supervisa el Archivo. - No haber sido secretario de Estado, jefe de Gobierno de la Ciudad, fiscal, senador, diputado, dirigente de un partido político, ni gobernador de un estado durante el año anterior a su nombramiento. Mientras esté en el puesto, no puede tener otro trabajo, excepto dar clases o participar en actividades de instituciones educativas, científicas o de beneficencia que no busquen ganancias, siempre que no estorben su horario y responsabilidades en el Archivo.
• Art. 104El o la Directora General del Archivo de la Ciudad de México tiene varias funciones importantes. Puede representar a la ciudad en juntas y eventos sobre archivos, tanto en México como en el extranjero. También debe asegurarse de que todo en el Archivo funcione según la ley, los reglamentos y el presupuesto autorizado. Puede proponer cambios al grupo que toma las decisiones (el Órgano de Gobierno) y redactar el reglamento interno del Archivo. Además, tiene la facultad de contratar o despedir al personal que no sea nombrado por ese Órgano de Gobierno, y de representar legalmente al Archivo en juicios, cobranzas o compras.
• Art. 105El Archivo General de la Ciudad de México tendrá un Comisario Público (una persona que vigila que todo se haga bien) y un área especial que se encarga de controlar y supervisar su funcionamiento. Esto se hace siguiendo las leyes que ya existen, como la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y la Ley de Auditoría. El Comisario o Comisaria será elegido directamente por el titular de la Secretaría de la Contraloría General de la Ciudad. Además, hay un capítulo que habla sobre el Consejo Técnico y Científico Archivístico, que es el grupo de expertos que dan consejos sobre cómo manejar los archivos.
• Art. 106El Archivo General va a tener un grupo de expertos llamado Consejo Técnico que le aconsejará sobre cómo manejar archivos, historia, leyes, tecnología y temas parecidos. Este grupo estará formado por 13 personas elegidas por el Consejo de Archivos de la Ciudad de México, después de una invitación pública del Archivo General. Podrán ser maestros, investigadores, gente que trabaja cuidando archivos o especialistas reconocidos. Los miembros de este Consejo no recibirán ningún pago por su trabajo.
• Art. 107Este artículo dice de dónde saca dinero y recursos el Archivo General de la Ciudad de México. Primero, recibe un presupuesto anual que el gobierno de la ciudad le asigna para que pueda funcionar. Segundo, puede cobrar por los servicios que ofrece, como copias o consultas, y también sacar provecho de sus propios bienes. Por último, puede recibir ingresos, propiedades, derechos y obligaciones de otras fuentes, como donaciones o lo que le sea transferido por alguna razón legal. En resumen, es como decir que el Archivo se mantiene con lana del gobierno, lo que gana por sus servicios y lo que le llegue de otras formas.
• Art. 108El artículo 108 dice que son infracciones (faltas o delitos) de esta ley las siguientes acciones: vender o regalar archivos o documentos de oficinas públicas, a menos que esté permitido por la ley; impedir que alguien consulte esos documentos sin una razón válida; descuidar o hacer mal las medidas para conservar los archivos, ya sea a propósito (dolo, o sea, con mala intención) o por flojo (negligencia); no entregar los documentos que tienes bajo tu cuidado cuando te sales de tu trabajo o cargo; no publicar en internet los listados de documentos que se eliminan o los reportes de pérdida por accidente; y en general, cualquier cosa que vaya contra lo que ordena esta ley.
• Art. 109Este artículo dice que si una persona servidora pública (como un funcionario del gobierno) comete una falta o no cumple con sus obligaciones según la ley, le van a aplicar un castigo. Esa sanción la va a decidir la autoridad encargada de revisar estos casos. Todo se va a resolver siguiendo las reglas que ya existen sobre responsabilidades de los servidores públicos. En pocas palabras, si un funcionario hace algo mal, la ley ya tiene cómo sancionarlo.
• Art. 110Si cometes una falta administrativa (como no ser servidor público, pero actuar contra las reglas), la autoridad encargada te puede multar. La multa va de 10 a 1,500 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA, que es una referencia para calcular pagos). Para decidir cuánto te cobran, la autoridad toma en cuenta qué tan grave fue tu falta, los daños que causaste, y si ya habías cometido la misma falta antes. Si es la segunda vez que la haces, la multa se puede duplicar, según lo grave que sea. Además, las faltas son más serias si afectan documentos de violaciones a derechos humanos, o si están listadas en el artículo 111 de esta ley.
• Art. 111Este artículo dice que si alguien comete una falta contra los archivos, puede recibir un castigo administrativo (como una multa o suspensión), pero eso no quita que también lo puedan demandar por daños o incluso llevarlo ante un juez por un delito. Si las autoridades encuentran algo que parezca un delito, tienen la obligación de ir a denunciarlo al Ministerio Público (la fiscalía) y ayudar en la investigación dando todas las pruebas que tengan.
• Art. 112Si alguien que tiene a su cargo documentos importantes de la Ciudad de México los esconde, los rompe, los cambia o los destruye, puede recibir una condena de 3 a 10 años de cárcel y una multa de entre 3 mil y 5 mil veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Lo mismo pasa si alguien transfiere, transporta o copia esos documentos sin permiso, o si los saca de la Ciudad de México sin autorización del Archivo General. También aplica si alguien los deja fuera de la ciudad más tiempo del permitido o si los destruye directamente. Además, si alguien altera o destruye documentos que tienen que ver con violaciones graves a derechos humanos, la multa puede subir hasta lo que valga el daño causado. El plazo para denunciar estos delitos depende de lo que diga el código penal.
• Art. 113Si alguien comete una falta o un acto de corrupción, no solo le van a aplicar el castigo que dice esta ley. También le pueden caer otros castigos que estén señalados en otras leyes o reglamentos que tengan que ver con el mismo asunto. En pocas palabras, las sanciones se pueden acumular, no se reemplazan unas con otras. Esto es para asegurarse de que se castigue bien cualquier conducta indebida o corrupta.
• Art. 114Los juzgados de la Ciudad de México son los encargados de castigar los delitos que menciona esta ley, pero solo cuando el caso se ve por primera vez. Esto quiere decir que si alguien comete un delito de los que aquí se hablan, el juicio empieza en esos tribunales. "Primera instancia" significa que es el primer nivel de un juicio, antes de que puedas ir a otra autoridad si no estás de acuerdo. En pocas palabras, estos juzgados tienen la primera palabra para aplicar las sanciones.
• Art. 115Los archivos oficiales de la Ciudad de México sirven para que tú puedas conocer la verdad sobre lo que pasó en el pasado, como parte de la historia de todos. Con esto, se busca que cualquier persona pueda investigar y entender mejor ciertos eventos importantes. En pocas palabras, los documentos guardados te ayudan a ejercer tu derecho a saber qué ocurrió realmente.
• Art. 116Las autoridades de la Ciudad de México deben cuidar los documentos que sirvan para recordar y conmemorar hechos importantes. También tienen la obligación de proteger los archivos que contengan información sobre violaciones a los derechos humanos de los ciudadanos. Además, deben asegurarse de que cualquier persona pueda acceder a esos archivos de manera adecuada.
• Art. 117Cuando alguien quiera revisar documentos de archivo por motivos de investigación histórica, solo se le pedirá autorización para proteger la privacidad y seguridad de las víctimas de violaciones a derechos humanos y de otras personas involucradas. En ningún caso se le puede negar o condicionar el acceso a los archivos con la intención de censurar información. La ley comienza a aplicarse al día siguiente de que se publique en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México. A partir de ese momento, se cancela la Ley de Archivos del Distrito Federal y todas las reglas anteriores que vayan en contra de esta nueva ley dejan de tener efecto. Mientras no se creen nuevas reglas de archivo, se siguen usando las que ya existían, siempre y cuando no contradigan esta ley. El Consejo de Archivos, junto con el Archivo General y el Consejo Técnico, va a definir cómo guardar y cuidar los documentos, tomando en cuenta las condiciones de cada alcaldía.