Artículo 58 de la LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

El artículo 58 habla sobre lo que debe hacer un grupo especial (COTECIAD) cuando revisa los documentos de una dependencia pública. Primero, su trabajo es dar su opinión y recomendar qué papeles deben guardarse por más tiempo o cuáles pueden eliminarse. También tienen que revisar que los documentos estén ordenados según quién los hizo (como de jefes a empleados), que estén en su lugar correcto y que no se mezclen. Además, deben checar que los originales valgan más que las copias, a menos que la copia sea usada como si fuera el original. También toman en cuenta si el documento es importante por su contenido, si es muy solicitado por la gente o si ya está muy maltratado. El grupo debe asegurarse de que todo lo que decidan esté de acuerdo con las reglas y con los objetivos de la dependencia. Por último, pueden sugerir usar tecnología para manejar mejor los archivos, siempre siguiendo las normas.

Texto oficial

Articulo 58.- En materia de valoración archivística, las funciones específicas del COTECIAD son: I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales; II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios: a) Procedencia. El valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento; b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida; c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes; d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de los documentos de archivo; e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida, y f) Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de estos. III. Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente; IV. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos, y V. Las demás que se definan en otras disposiciones.