Artículo 57 de la LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Este artículo explica los pasos que se deben seguir para hacer el catálogo de disposición documental, que es como un "menú" que dice qué hacer con los papeles de una oficina (guardarlos, triturarlos, etc.). Primero, hay que planificar las visitas a las áreas que generan los documentos y las juntas con un comité especial. Después, se preparan herramientas como cuestionarios, manuales y formatos para ayudar en el proceso. Luego, se hacen entrevistas con los que crean los documentos para identificar de qué tratan y asegurarse de que coincidan con el trabajo que hacen. Al final, se junta toda esa información para crear el catálogo completo.

Texto oficial

Artículo 57. Durante los diversos procesos archivísticos, en la elaboración del catálogo de disposición documental se deberá: I. Establecer un plan de trabajo para la identificación de series documentales y elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya al menos: a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y b) Un calendario de reuniones del COTECIAD. II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad; III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de los documentos de archivo, para el levantamiento de la información y elaborar el repertorio de series documentales y las fichas técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas, y IV. Integrar el catálogo de disposición documental.