Artículo 59 de la LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Las áreas que generan documentos en una institución (como oficinas o departamentos) deben ayudar a la persona encargada de los archivos a identificar los tipos de documentos que manejan y a llenar las fichas técnicas que sirven para decidir qué tan valiosos son esos documentos. También tienen que revisar si esos documentos realmente sirven como prueba de lo que hacen, si la gente puede consultarlos fácilmente y si son útiles para la institución, siempre siguiendo las leyes que les dan permiso para trabajar. Además, deben pensar qué problemas podría causar no guardar bien la información de sus actividades. Por último, tienen que definir cuánto tiempo guardar los documentos, si aún son útiles o si ya se pueden eliminar, basándose en su importancia.

Texto oficial

Artículo 59.- A las áreas productoras de los documentos de archivo, independientemente de que pueden participar a través de su titular en las reuniones del COTECIAD, les corresponde: I. Brindar a la persona responsable del Área Coordinadora de Archivos las facilidades necesarias para la identificación de las series documentales y la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental; II. Identificar y determinar la trascendencia de las series documentales como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta accesible y utilidad institucional, con base en el marco normativo que las faculta; III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus procesos de trabajo, y IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición documental de las series documentales que produce.