Artículo 36 de la LEY DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

Este artículo habla de las obligaciones que tiene cualquier dependencia de gobierno para manejar sus documentos. Cada institución debe tener un archivo de concentración, que es como una bodega central donde guardan todos los papeles que ya no se usan a diario, pero que aún no se pueden tirar. Este archivo se encarga de guardar, organizar y prestar los documentos a otras áreas del gobierno o a cualquier persona que los solicite, siempre siguiendo las reglas de transparencia. También deben identificar cuáles papeles ya pueden destruirse porque ya no sirven, y cuáles son importantes para la historia y deben enviarse a un archivo histórico para conservarlos para siempre. La persona a cargo de este archivo debe ser un experto en archivos, o si no, la institución tiene la obligación de capacitarlo.

Texto oficial

Artículo 36. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones: I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes; II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información; III. Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental; IV. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias; V. Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental; VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables; VII. Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados; VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios; IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración; X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda, y XI. Las que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables. Las personas responsables de los archivos de concentración deben ser profesionales archivistas o en su caso con licenciatura en una carrera relacionada con la materia. De no ser así, las personas titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación y continua actualización de conocimientos de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos. CAPÍTULO VIII DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS