Artículo 216 de la LEY DEL NOTARIADO PARA LA CIUDAD DE MÉXICO.

Cuando un notario deja su trabajo, se hace una reunión para revisar y entregar todo lo que tenía. A esa junta van el notario que se va, sus familiares o representantes, un inspector de notarías y otro notario elegido por el Colegio, y hacen dos listas: una de los documentos y libros que usaba, y otra de los bienes que estaban en su oficina. Los bienes personales se los devuelven al notario o a su familia, pero los documentos oficiales (como protocolos, libros y archivos) se entregan al Archivo para que los guarde. También se transfieren los archivos digitales usando plataformas seguras del gobierno. Se hacen copias de las listas y del acta que se levante, y se reparten entre la autoridad, el Archivo, el Colegio, el notario o su familia. El notario que lo va a reemplazar recibe todo lo necesario para trabajar solo en los asuntos pendientes durante 90 días, y después se cierra temporalmente el archivo del notario que se fue. Los notarios, inspectores y autoridades que vean estos documentos deben guardar el secreto profesional, igual que dice el Código Penal. Además, el Colegio cancela las claves del notario que ya no trabaja, y el nuevo notario usa sus propias claves; esa cancelación se avisa a la autoridad en un plazo de 3 días hábiles. Todo esto aplica cuando un notario renuncia, le revocan su patente o lo suspenden temporalmente.

Texto oficial

Artículo 216. A la diligencia referida en el Artículo anterior comparecerán, en su caso, el Notario que haya cesado en sus funciones, su albacea, interventor o sus parientes, el inspector de notarías debidamente facultado y nombrado para ello y un Notario designado por el Colegio. Los presentes formarán un inventario de libros de folios, de libros de registro de cotejos, libro de extractos, de folios sin utilizar, apéndices, índices y todos los documentos que haya tenido el cesante en su poder para el desempeño de su función, y otro de los diversos bienes que se encuentren en la Notaría. Se entregarán los bienes diversos, a quien haya cesado como Notario, a su albacea, interventor o parientes, y el protocolo ordinario, libros de registro de cotejo, libro de extractos, los folios sin utilizar, apéndices, índices y todos los documentos que haya tenido el cesante en su poder para el desempeño de su función al Archivo. Asimismo, se realizará la transferencia de los índices electrónicos, Apéndices del Instrumento electrónico, Archivo Electrónico y protocolo digital a través de las plataformas que sean desarrolladas e implementadas para tal efecto por la Administración Pública que garantice la seguridad informática, trazabilidad y permanencia del Archivo Electrónico. Un tanto de los inventarios y del acta que se levante se entregará a la Autoridad Competente, otro al Archivo, otro al Colegio, uno más al cesante o a su albacea, interventor o familiares. El notario que deba actuar por el Notario que haya cesado en sus funciones, recibirá todos los elementos necesarios indicados para el ejercicio de la función y los conservará por un plazo de noventa días naturales, para el trámite solamente de los asuntos pendientes. Transcurrido dicho plazo se clausurará temporalmente el protocolo del cesante en los términos de este Artículo y se entregará al Archivo, mediante inventario. Los Notarios designados por el Colegio, los Inspectores y demás Autoridades deben guardar reserva respecto de los documentos a los que por su función o designación tuvieren acceso y quedan sujetos a las disposiciones del Código Penal sobre el secreto profesional. El Colegio cancelará las credenciales de acceso al Sistema Informático del Notario que haya cesado en sus funciones; por lo que el Notario que deba actuar por el que haya cesado funciones, lo hará a través de sus propias credenciales de acceso a la Red Integral Notarial. Dicha cancelación se hará de conocimiento a la Autoridad Competente en el término de tres días hábiles. Para los casos de cesación del ejercicio de la función notarial y en consecuencia la Revocación de Patente y Renuncia expresa por parte del Notario les son aplicables los artículos 213 al 216, misma situación se aplicará para el caso de suspensión del ejercicio de la función notarial.