Artículo 98 de la LEY DEL NOTARIADO PARA LA CIUDAD DE MÉXICO.

El artículo 98 habla sobre un libro especial que todo notario debe tener, llamado "Libro de Registro de Cotejos". Este libro, que va acompañado de un archivo digital, sirve para que el notario anote cuando alguien le pide que compare una copia con un documento original (como un acta, un contrato o un recibo). El notario puede usar como original no solo papeles físicos, sino también copias certificadas por otra autoridad o documentos impresos desde internet. El libro tiene 200 hojas y es parte de los documentos oficiales del notario. Cada vez que alguien pide un cotejo, el notario registra en el sistema información como la fecha, el nombre de quien lo pide, cuántos documentos se mostraron, y una descripción de cada uno. También debe poner su firma y sello en cada hoja. Al terminar el libro, el notario escribe una nota final con la fecha, cuántos cotejos hizo, y cuáles fueron el primero y el último. Todo esto se captura en el sistema, que además genera un índice electrónico con los mismos datos.

Texto oficial

Artículo 98. El libro de Registro de Cotejos es el conjunto de los folios encuadernados, con su respectivo Apéndice Electrónico de Cotejos, en el que el Notario anota por medio del Sistema Informático los registros de los cotejos de los documentos que le presenten para dicho efecto, considerándose como documento original para el cotejo no solo el documento público o privado que así lo sea, sino también su copia certificada por fedatario o por autoridad legítimamente autorizada para expedirla y las impresiones hechas vía electrónica o con cualquier otra tecnología. Cada libro, que constará de doscientos folios, forma parte del protocolo del Notario y, en lo no previsto, le serán aplicables las normas relativas al protocolo ordinario. Se regirá por lo siguiente: I. El Notario hará el cotejo de la imagen digitalizada y alojada en el Sistema Informático teniendo a la vista el documento original o su matriz electrónica, sin más formalidades que la anotación en un libro que se denominará Libro de Registro de Cotejos, cuya información se capturará a través del Sistema Informático. Si el original se encuentra escrito total o parcialmente en idioma distinto al español no se requerirá traducción a esta lengua. El registro de los cotejos se hará mediante numeración progresiva e ininterrumpida por cada Notaría. El Sistema Informático generará un índice electrónico que contendrá la misma información del registro respectivo; II. En la hoja que en cada libro de registro de cotejos corresponda a lo indicado para los libros de folios en el artículo 83 de esta Ley, el Notario, o en su caso su suplente o asociado, asentará una razón de apertura en la que indicará su nombre, el número de la notaría a su cargo, la mención de ser libro de registro de cotejos, con indicación del número que le corresponda dentro de los de su clase, la fecha, su sello y firma. Al terminar cada hoja de este libro asentará su firma y su sello. Inmediatamente después del último asiento que tenga cabida en el libro, el Notario asentará una razón de terminación en la que indicará la fecha en que ésta se efectúe, el número de asientos realizados, con indicación en particular del primero y del último, misma que firmará y sellará; III. Cada registro de cotejo capturado a través del Sistema Informático deberá contener el número progresivo que le corresponda, la fecha en que se efectúe, el nombre del solicitante, el señalamiento de si es por sí o por otro, con mención del nombre o denominación de éste en su caso; el número de documentos exhibidos y la descripción de cada uno de ellos, el número de copias cotejadas de cada documento y un espacio para las observaciones que el notario juzgue oportuno anotar. Entre registro y registro dentro de una misma página se imprimirá una línea de tinta indeleble que abarque todo lo ancho de aquella a fin de distinguir uno del otro; y IV. El archivo electrónico que contenga la imagen digitalizada del documento presentado para cotejo será firmado por el Notario con su Firma Electrónica Notarial. Las impresiones resultantes deberán contener, en cada hoja, el sello de autorizar y una matriz de datos bidimensional o cualquier otra tecnología análoga con la información que determine el Colegio mediante las Reglas de Uso, las cuales incluirán los criterios técnicos establecidos por la Autoridad Competente, así como la relativa a la Firma Electrónica Notarial que permita su verificación y consulta por medios electrónicos, que será generada y plasmada en las copias cotejadas a través del Sistema Informático; por lo que no serán necesarias rúbricas en cada hoja. V. La certificación llevará la firma autógrafa del Notario y su sello de autorizar, haciendo constar que las copias cotejadas son fiel reproducción de su original que tuvo a la vista, así como el número y fecha de registro que les corresponda y la mención de que el cotejo fue firmado electrónicamente, incluyendo una representación impresa de la Firma Electrónica Notarial. Las copias cotejadas deberán contener los elementos de seguridad que señale el Reglamento, sin que su omisión sea causa de invalidez de la certificación. En caso de que el Notario no se asegure de la implementación de los elementos de seguridad, se hará acreedor a las sanciones previstas en el artículo 238 de esta Ley. El índice del libro de registro de cotejos en formato electrónico servirá para adjuntar el Apéndice Electrónico de Cotejos constituido por la imagen digitalizada de cada uno de los documentos públicos o privados presentados para cotejo que integran cada registro y que serán remitidos con Firma Electrónica Not “S I ” en dispositivos magnéticos o bien tecnologías de vanguardia que los sustituyan, a efecto de remitirlo al Archivo en la forma y términos que establezcan las Autoridades Competentes, tomando las medidas de seguridad y observando en todo momento el secreto profesional y la privacidad de la información que establezcan las leyes. El Archivo solo recibirá para depósito definitivo el libro de registro de cotejos. El Notario remitirá al Colegio el respectivo Índice del libro de registro de cotejos con su Apéndice Electrónico de Cotejos.