Artículo 18 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios

Si una oficina del gobierno se cierra, se une con otra o cambia de nombre, el encargado de ese cambio tiene que asegurarse de que todos los papeles y documentos importantes se lleven al archivo correcto, tal como lo marca la ley. La nueva oficina que recibe esos documentos no puede modificar los listados o controles que los organizan. Además, cuando se apruebe una ley o acuerdo para hacer esos cambios, debe incluir reglas claras sobre qué hacer con los archivos y documentos para que no se pierdan ni se desordenen.

Texto oficial

Artículo 18. En caso de que algún Sujeto Obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, la persona responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los Documentos de Archivo y los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos sean trasladados a los Archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos. Las leyes, decretos, acuerdos o los instrumentos jurídicos estatales o municipales en que se sustenten los procesos de transformación, deberán prever el tratamiento que se dará a los Archivos e Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos de los Sujetos Obligados en el ámbito local y municipal, en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo.