Artículo 20 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios

El Sistema Institucional es el conjunto de herramientas, reglas y procesos que cada dependencia pública (como oficinas de gobierno) usa para manejar sus documentos. Todos los papeles o archivos que tengan estas dependencias forman parte de ese sistema. Los documentos deben ordenarse en carpetas por asuntos, con fechas y de forma lógica, para que la información sea clara y exacta. Todo esto se hace siguiendo las reglas que ponga el Consejo Estatal y las leyes correspondientes.

Texto oficial

Artículo 20. El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada Sujeto Obligado y sustenta la Actividad Archivística, de acuerdo con los procesos de Gestión Documental. Todos los Documentos de Archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en Expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.