Artículo 31 de la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios

Cada institución pública debe tener un Archivo de Concentración, que es como un almacén temporal donde guardan documentos que ya no se usan a diario pero que todavía no se pueden botar. Este archivo tiene varias tareas, como cuidar los papeles, prestarlos a las áreas que los necesiten y guardarlos hasta que se cumpla el tiempo que dice el Catálogo de Disposición Documental (una lista que indica cuánto tiempo se deben conservar). También debe ayudar a decidir si los documentos se destruyen o se mandan al archivo histórico (donde se guardan para siempre por su valor cultural o legal), y al final de cada año debe publicar las actas de lo que se eliminó o transfirió. La persona encargada de este archivo debe estar bien capacitada; si no lo está, la institución tiene la obligación de darle la preparación necesaria para que haga bien su trabajo.

Texto oficial

Artículo 31. Cada Sujeto Obligado debe contar con un Archivo de Concentración, que tendrá las siguientes funciones: I. Asegurar y describir los Fondos Documentales bajo su resguardo, así como la consulta de los Expedientes; II. Recibir las Transferencias Primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda; III. Conservar los Expedientes hasta cumplir su Vigencia Documental de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental; IV. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los Instrumentos de Control Archivístico previstos en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias; V. Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de Valoración y Disposición Documental; VI. Promover la Baja Documental de los Expedientes que integran las Series documentales que hayan cumplido su Vigencia Documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables; VII. Identificar los Expedientes que integran las Series documentales que hayan cumplido su Vigencia Documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los Archivos Históricos de los Sujetos Obligados, según corresponda; VIII. Integrar a sus respectivos Expedientes, el registro de los procesos de Disposición Documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios; IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de Baja Documental y Transferencia Secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el Archivo de Concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración; X. Realizar la Transferencia Secundaria de las Series documentales que hayan cumplido su Vigencia Documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al Archivo Histórico del Sujeto Obligado, o al Archivo General del Estado según corresponda, y XI. Las que establezca el Consejo Estatal, y las disposiciones jurídicas aplicables. Las personas responsables de los Archivos de Concentración deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes a su responsabilidad; de no ser así, las personas titulares de los Sujetos Obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de las personas responsables para el buen funcionamiento de los Archivos.