Artículo 51 del Reglamento de la Ley del Notariado del Estado de México

Este artículo explica cómo los notarios deben llevar el control de los documentos que revisan. El "libro de cotejos" es como un cuaderno oficial donde el notario apunta cada vez que compara un documento original con sus copias para verificar que sean iguales. El notario debe usar un libro con 150 hojas sueltas, numeradas y selladas por él. Al empezar el libro, pide autorización al gobierno, y al terminarlo, anota la fecha y cuántos trámites hizo. Cada vez que coteja un documento, escribe en el libro quién lo pidió, cuántos documentos revisó y cuántas copias hizo. Debe dejar una copia de cada documento en un "apéndice" (como un anexo), ordenado por número de trámite. Al finalizar el libro, el notario lo encuaderna (lo empasta) dentro de los 30 días hábiles. También hace un índice por duplicado con los nombres de los solicitantes. Después de 5 años de cerrar el libro, lo envía al Archivo para que lo guarden para siempre; si no lo hace, puede tener problemas legales según el artículo 40 de la misma ley.

Texto oficial

Artículo 51.- El libro de cotejos y su respectivo apéndice e índice se regirán por lo siguiente: I. El libro de cotejos se formará por el conjunto de ciento cincuenta folios separados, autorizados, numerados y encuadernables, los cuales llevarán el sello del notario en la parte superior izquierda del anverso; II. Al iniciar cada libro, en una hoja sin numerar, se asentará la autorización de la Secretaría, quien lo comunicará al Archivo para que éste lleve el control correspondiente; III. El notario, y en su caso su asociado, asentará en una hoja en blanco del tamaño de los folios, la razón de apertura en la que expresará su nombre, el número de la notaría a su cargo, la mención de ser el libro de cotejos con indicación del número que le corresponde, la fecha, su sello y firma; IV. Al final del reverso de cada folio, el notario estampará su firma y sello de autorizar. Inmediatamente después del último asiento que tenga cabida en el libro, asentará una razón de clausura ordinaria, indicando la fecha en que ésta se efectúe, el número de asientos realizados con mención en particular del primero y del último, la cual firmará y sellará; V. Cada asiento de cotejo se hará mediante numeración progresiva e ininterrumpida para cada notaría, el que deberá contener el número que le corresponda, la fecha en que se efectúe, el nombre del solicitante, el número de documentos exhibidos, el número de copias cotejadas de cada documento, con inclusión de la que se agregará al apéndice y las observaciones que el notario juzgue oportuno agregar. Entre asiento y asiento, se dejará el espacio suficiente a fin de distinguir uno del otro; VI. La certificación que se haga en la o las copias cotejadas mencionará el número y fecha del asiento que le corresponda; VII. El notario deberá llevar un apéndice del libro de cotejos, el que se formará con una copia sellada y firmada de cada uno de los documentos cotejados, los que se ordenarán en forma progresiva, de acuerdo con su número de asiento; dichas copias se integrarán en legajos; Publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” el 01 de agosto de 2002. Última reforma POGG 15 de abril de 2021. REGLAMENTO DE LA LEY DEL NOTARIADO DEL ESTADO DE MÉXICO 11 VIII. El notario encuadernará el libro de cotejos, así como su apéndice, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha de clausura ordinaria del libro; IX. El notario llevará por duplicado un índice por cada libro de cotejos, que contendrá el nombre del solicitante, la fecha y el número de asiento; X. Los libros de cotejos, sus apéndices e índices se remitirán al Archivo para su guarda definitiva, a los cinco años contados a partir de la fecha de su clausura, en caso contrario, se atenderá a lo previsto por el artículo 40 de este ordenamiento. SECCION TERCERA DE LA CLAUSURA DEL PROTOCOLO