Reglamento de Operación del Comité de Transparencia del Tribunal Electoral del Distrito Federal

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Este artículo dice que las reglas que vienen a continuación sirven para organizar cómo se forma y cómo trabaja el Comité de Transparencia del Tribunal Electoral de la Ciudad de México. Ese comité es un grupo de personas encargadas de vigilar que se cumpla el derecho a la información pública. En pocas palabras, el reglamento establece quiénes lo integran y cómo deben tomar decisiones.
• Art. 2Este artículo solo sirve para definir cómo se van a usar ciertas palabras dentro de este reglamento. Por ejemplo, cuando digan "Ley de Datos", se refieren a la ley de protección de datos personales de la Ciudad de México. Cuando digan "el Tribunal", hablan del Tribunal Electoral de la Ciudad de México. También explican que "el Comité" es un grupo de personas del Tribunal que se encarga de temas de transparencia, y que las "Sesiones" son las juntas formales donde ese grupo se reúne para tomar decisiones. En resumen, es como un diccionario que te dice el significado exacto de cada término para que no te confundas al leer el reglamento.
• Art. 3Este artículo dice que cuando alguien tenga dudas sobre cómo entender este reglamento, debe interpretarse de tres maneras: primero, viendo el significado literal de las palabras; segundo, revisando el reglamento completo para ver cómo se relacionan sus partes; y tercero, tomando en cuenta para qué sirve cada regla. Todo esto debe hacerse respetando los principios de la Ley de Transparencia.
• Art. 4El Comité es el grupo de personas que tiene la facultad de aclarar el significado de las reglas de este documento. Si hay dudas sobre cómo aplicar el reglamento, ellos deciden qué se debe hacer. No hay otra autoridad que pueda interpretarlo. Esto significa que cualquier confusión se resuelve solo con lo que diga el Comité.
• Art. 5Si el reglamento no dice nada sobre algún tema, el Comité lo va a resolver en una junta. Para eso, necesitan que la mayoría de los miembros que pueden hablar y votar estén de acuerdo. Además, tienen que tomar en cuenta lo que dicen la Ley de Transparencia y la Ley de Datos. Esto aplica solo para cosas no cubiertas en el reglamento.
• Art. 6El Comité está formado por varias personas con cargos importantes en el Tribunal. La o el Presidente es un juez electoral elegido por todos los jueces. El Secretario es el encargado de la difusión y transparencia. Después vienen los Vocales (que son jefes de áreas como capacitación, tecnología o comunicación) y los Asesores (como el abogado principal y el que revisa gastos). También pueden entrar como invitados los jefes de otras áreas que necesiten que el Comité decida si un documento es público o no. Solo el Presidente, los Vocales y los invitados que se pide que ayuden pueden opinar y votar; el Secretario, los Asesores y los demás invitados solo pueden opinar, pero no votar.
• Art. 7La persona que preside el Comité (puede ser hombre o mujer) tiene varias tareas importantes. Entre ellas, debe organizar y dirigir las juntas, mantener el orden, decidir quién habla y cuándo, y proponer los temas que se van a tratar. También puede suspender o terminar las juntas, pedir votaciones y firmar los acuerdos que se tomen. Además, tiene que asegurarse de que todo se haga según las reglas y puede incluir temas que le pidan otros miembros del Comité.
• Art. 8El Secretario o Secretaria del Comité es como el encargado de que todo funcione bien. Ayuda al Presidente o Presidenta, lo suple cuando no está, prepara las juntas y manda las invitaciones con tiempo. También revisa quién va a las juntas, cuenta si hay suficientes personas para tomar decisiones válidas y registra cómo votan. Además, escribe las actas (resúmenes oficiales de lo que se acordó) y las firma, guarda todos los documentos importantes, y da copias de papeles cuando el Presidente lo autoriza. Se encarga de proponer reglas y planes sobre transparencia (que la información pública sea clara) y protección de datos personales (que no se use tu información sin permiso). También ayuda a actualizar el reglamento, elabora manuales de procedimientos y sugiere capacitación para el personal del Tribunal. Pide información a otras áreas para hacer informes y cada tres meses presenta un reporte sobre lo que hace la Oficina de Transparencia y los casos de protección de datos.
• Art. 9Las personas que son vocales del Comité tienen estas tareas: 1. Pueden pedir que se incluya algún tema en la agenda de la reunión, con tiempo y entregando los papeles necesarios. 2. Pueden dar su opinión sobre la agenda y los documentos que se van a tratar. 3. Pueden pedirle al Presidente que llame a una reunión extra si hay un tema urgente. 4. Deben participar en las pláticas sobre los temas y votar en las sesiones. 5. Si no están de acuerdo con lo que decide la mayoría, pueden pedir que su opinión quede escrita en el acta (el documento oficial de la reunión). 6. Pueden hacer propuestas y proyectos, y trabajar en las actividades del Comité. 7. Tienen que analizar y aprobar si cierta información es pública o confidencial, o si no existe, según lo que pidan las personas. 8. Pueden aprobar los cursos que proponga el Centro de Capacitación sobre transparencia y protección de datos personales. 9. Deben elegir a alguien de menor rango que los supla en las reuniones cuando falten. Eso se avisa por escrito al Presidente antes de que empiece la junta.
• Art. 10Los asesores del Comité son personas que ayudan a tomar decisiones. Tienen estas tareas: ir a las juntas a las que los inviten, leer los papeles que les manden y dar su opinión si es necesario, participar en las pláticas de la junta cuando alguien les pida su punto de vista o cuando ellos crean que deben orientar sobre el tema, y firmar las actas de las juntas a las que asistan para dejar constancia de lo acordado. También deben hacer cualquier otra cosa que les pida este reglamento o las leyes que apliquen.
• Art. 11Las personas invitadas al Comité (que no son miembros fijos) tienen que hacer cuatro cosas: primero, preparar los reportes o papeles sobre el tema que se va a tratar en la reunión para la que los llamaron. Segundo, asistir a la junta o juntas del Comité a las que los inviten. Tercero, opinar y participar en las pláticas de la reunión. Cuarto, cumplir con cualquier otra tarea que les pida este reglamento o las leyes que apliquen. En pocas palabras, su trabajo es llegar preparados, asistir y participar activamente en las discusiones.
• Art. 12Las juntas del Comité se harán el día, a la hora y en el lugar que diga la invitación oficial. Solo pueden asistir los servidores públicos que son miembros, sus suplentes y los invitados. Nadie puede grabar la sesión, ni completa ni en partes, por ningún medio electrónico. Esto es para proteger la privacidad de las personas y la información que debe mantenerse en secreto o ser confidencial por ley.
• Art. 13El Comité tiene tres tipos de juntas: ordinarias, extraordinarias y urgentes. Las juntas ordinarias pasan al menos cada tres meses, pero si no hay nada que tratar, se cancelan con 48 horas de aviso. Las juntas extraordinarias son para temas que no pueden esperar hasta la siguiente junta ordinaria, y las convoca la presidenta o el presidente del Comité cuando alguien lo pide o ella o él lo decide. Las juntas urgentes solo se usan en casos muy importantes que necesitan resolverse de inmediato, sin esperar una junta ordinaria o extraordinaria. En las juntas extraordinarias y urgentes solo se puede hablar de los asuntos específicos por los que se convocaron.
• Art. 14La persona que está a cargo del Comité (el Secretario o Secretaria) puede llamar a una junta de emergencia solo en tres casos: 1) cuando se necesita declarar que cierta información NO existe, después de haberla buscado en todas las áreas del Tribunal; 2) cuando hay que ponerle un candado a la información (clasificarla) porque las partes no se ponen de acuerdo; y 3) cuando se necesita autorizar una versión pública (un documento con datos censurados). Estas juntas urgentes solo se pueden hacer si se está por cumplir el plazo para darle una respuesta al ciudadano que solicitó la información. Que se haga una junta de emergencia no quita la responsabilidad si ya se les pasó el tiempo para atender las solicitudes como marca el reglamento.
• Art. 15Cuando te inviten a una junta, la invitación debe decir bien claro el día, la hora y el lugar donde se va a hacer. También debe especificar si es una junta normal (ordinaria) o especial (extraordinaria), e incluir una lista de los temas que se van a tratar, preparada por la persona encargada de tomar notas (el Secretario o la Secretaria). Además, junto con la invitación te deben dar los papeles o documentos que necesites para entender y opinar sobre cada asunto que se va a discutir.
• Art. 16Si van a tener una junta de las que ya están planeadas (sesiones ordinarias), deben avisar por escrito a todos los miembros del Comité y a quienes hayan invitado. El aviso tiene que mandarse al menos dos días antes (48 horas) de la fecha de la junta. Así todos tienen tiempo para prepararse y organizarse.
• Art. 17Si hay una junta o reunión que no estaba planeada (sesión extraordinaria), te deben avisar por lo menos con un día de anticipación, o sea, 24 horas antes de que empiece. Ese aviso se llama convocatoria y tiene que entregarse o publicarse con ese tiempo mínimo. Así te da chance de prepararte y saber de qué se va a tratar.
• Art. 18Cuando se necesita tratar un asunto muy urgente, la reunión se puede avisar por oficio (un documento escrito oficial), por correo electrónico, mensaje de texto o hasta por teléfono, siempre que sea una forma rápida y que funcione. Todo esto se tiene que anotar en el acta, que es el documento donde se escribe lo que pasó en la reunión. Las sesiones urgentes se hacen el mismo día que se convocan, y el secretario o secretaria dice a qué hora y en dónde será. Los papeles del tema a tratar se pueden entregar hasta que empiece la sesión, y si se ocupa más tiempo para terminar, se puede apartar para acabarlo después.
• Art. 19La Secretaria o el Secretario del Comité tiene la obligación de intentar enviar, por correo electrónico oficial o en formato digital, todos los papeles y documentos que se necesiten para hablar de los temas que se van a tratar en la junta. También debe mandar cualquier información que tenga que ver con esos asuntos. Esto lo hace para que todos los miembros tengan los datos antes de la reunión y puedan discutirlos bien.
• Art. 20En la junta, el secretario o secretaria va a checar si hay suficientes personas para poder empezar. Ese número mínimo de personas necesarias se llama quórum. Si lo hay, lo anota en el acta, que es el documento donde se escribe todo lo que pasó en la sesión.
• Art. 21Si alguien del equipo no puede ir a una junta normal o urgente, tiene que mandar a otra persona en su lugar, de preferencia a su segundo al mando. Ese suplente tendrá los mismos derechos y obligaciones que el que falta, así que podrá opinar y votar como si él estuviera allí. Para juntas urgentes, el suplente debe ser alguien con capacidad de tomar decisiones. Cada miembro del Comité solo puede faltar dos veces al año seguidas, a menos que tenga una excusa muy válida. Para que el suplente sea aceptado, hay que avisar por escrito al Presidente antes de que empiece la junta, o no lo dejarán participar.
• Art. 22Si a la hora señalada para una junta no hay suficientes personas del Comité (la mitad más uno de los que pueden opinar y votar), el Presidente esperará máximo 15 minutos. Si después de ese tiempo todavía no se junta el número necesario, la reunión se puede hacer dentro de las siguientes 24 horas, con los miembros que sí lleguen.
• Art. 23Si en una reunión o junta alguien se va y ya no están suficientes personas para seguir (a eso le llaman "quórum"), la persona encargada de tomar nota (el secretario o secretaria) revisa si es verdad que ya no son suficientes. Entonces, el que dirige la reunión (el presidente o presidenta) hace una pausa de 15 minutos. Si después de esos 15 minutos ya hay suficientes personas de nuevo, la reunión continúa hasta que termine. Pero si todavía faltan personas, se sigue lo que diga el punto anterior de esta ley.
• Art. 24Cuando empieza la junta, la secretaria o el secretario lee el plan de lo que se va a hablar en la reunión. Si alguien del grupo pide cambiar ese plan, se puede hacer, pero solo si la mayoría del comité está de acuerdo.
• Art. 25Cuando se apruebe el orden del día en una reunión, se hará una votación rápida a mano alzada para decidir si se salta la lectura de papeles que ya fueron repartidos antes. "Votación económica" significa que no se cuenta cada voto, solo se ve si la mayoría levanta la mano. Así, si ya todos tienen los documentos, no pierden tiempo leyéndolos en voz alta en la junta.
• Art. 26En las juntas del Comité, primero se revisan los puntos que están en la lista de temas a tratar, y luego se pueden votar, a menos que el propio Comité decida dejar algún tema para después. Si algún miembro del Comité dijo que no podía opinar sobre un tema en específico porque tiene un conflicto de interés, esa persona no puede participar en la plática, el debate ni la votación de ese punto.
• Art. 27Si eres miembro del Comité y quieres hacer cambios o comentarios a los borradores de acuerdos, puedes decirlos antes de la junta o durante la misma. No necesitas esperar hasta el final ni pedir permiso con mucha anticipación. Esto aplica tanto si das tus ideas por escrito como si las dices en voz alta cuando ya están reunidos.
• Art. 28En una junta o reunión, la persona que preside (el presidente o la presidenta) va a dar la palabra a los que quieran hablar, siempre y cuando tengan derecho a voz, es decir, puedan opinar. Esto pasa cuando ya se está viendo cada punto del orden del día, que es la lista de temas a tratar. No cualquiera puede hablar: solo los que tienen permitido opinar en esa sesión.
• Art. 29Cuando ya se habló suficiente de un tema en una reunión del Comité, se pasa a votar. Para que un acuerdo sea válido, necesita ganar más de la mitad de los votos. Si hay empate, la persona que preside la reunión tiene un voto especial que decide el resultado.
• Art. 30El artículo dice que la presidenta o el presidente del Comité puede parar la sesión si ya no hay condiciones seguras o de respeto para que todos hablen libremente o para que los miembros estén a salvo. Pero antes de suspender, tiene que confirmar que realmente existe ese problema. O sea, si hay pleitos, amenazas o algo que impida trabajar bien, el jefe o jefa puede decir "aquí paramos" después de checar que sea cierto.
• Art. 31Este artículo habla sobre cómo se puede suspender una junta o asamblea. Si la suspensión es definitiva, es decir, que ya no se va a seguir la reunión, se debe anotar en el acta por qué se canceló, qué temas se discutieron o votaron, y qué puntos de la agenda ya no se alcanzaron a tratar. En cambio, si es una suspensión temporal (un receso), el presidente o la presidenta debe convocar para continuar la sesión dentro de las 24 horas siguientes, o cuando se resuelva el problema que la detuvo.
• Art. 32El secretario o secretaria debe escribir un resumen de cada reunión, llamado acta, que incluya la fecha, quién asistió, los temas tratados, lo que dijo cada persona, cómo votaron y las decisiones que se tomaron. Ese borrador del acta se tiene que enviar a todos los miembros del comité en un plazo de 5 días hábiles después de la junta (los días hábiles son de lunes a viernes, sin contar festivos). Los integrantes pueden hacer comentarios o correcciones en los 5 días hábiles siguientes a que reciban el acta. Finalmente, el acta tiene que ser aprobada y firmada en la siguiente reunión ordinaria que se haga. Las reglas viejas de 2010 quedan canceladas y este nuevo reglamento empieza a funcionar un día después de que se publique en los lugares oficiales del Tribunal.