REGLAMENTO de la Ley de Firma Electrónica Avanzada

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Esta ley define las reglas para usar la Firma Electrónica Avanzada, que es como una firma digital segura que sirve para firmar documentos en internet. También establece cómo funcionan los servicios que tienen que ver con esta firma, como crearla o usarla en trámites. Además, dice cómo se va a reconocer esta firma cuando sea igual a otras firmas digitales que se usan en diferentes lugares. Todo esto se hace siguiendo lo que ya marca la ley principal.
• Art. 2Aquí está la explicación fácil de entender: Este artículo solo sirve para definir dos palabras clave que se usan dentro de este reglamento. La primera, "Disposiciones Generales", son las reglas que se publiquen siguiendo lo que dice el Artículo 5 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada. La segunda, "Ley", se refiere específicamente a esa misma Ley de Firma Electrónica Avanzada. En otras palabras, este artículo te aclara qué significan esos términos para que no te confundas al leer el resto del reglamento.
• Art. 3Las dependencias y entidades del gobierno (como secretarías y oficinas públicas) deben avisarle a la Secretaría cada vez que usen la Firma Electrónica Avanzada en algún trámite o documento. La Firma Electrónica Avanzada es como una rúbrica digital segura que sirve para firmar cosas por internet. Básicamente, si una oficina del gobierno utiliza esta firma, tiene la obligación de reportarlo.
• Art. 4El artículo dice que no se puede usar la Firma Electrónica Avanzada (un tipo de firma digital segura) cuando una ley exija la firma escrita de puño y letra, ya sea de un funcionario público o de una persona común. Además, cada dependencia o entidad del gobierno decidirá, en sus propias reglas, en qué trámites o pasos de un proceso sí se debe usar esta firma electrónica. Básicamente, si la ley pide firma de puño y letra, la firma digital no sirve, pero en todo lo demás el gobierno puede elegir cuándo aplicarla.
• Art. 5La regla general es que las dependencias y oficinas del gobierno deben usar la Firma Electrónica Avanzada (como una contraseña digital segura), pero pueden pedir permiso para no usarla si demuestran que no mejora nada, como hacer más rápido el trámite, dar mejor servicio, ahorrar dinero o ser más eficientes. Ese permiso lo da la Secretaría (la autoridad que revisa) después de analizar la solicitud, y dura máximo dos años, aunque se puede renovar si siguen las mismas razones. Si el gobierno necesita firmar algo de emergencia (por un imprevisto urgente), puede usar la firma de puño y letra, pero debe explicar por escrito por qué no pudo usar la electrónica en un plazo de ocho días hábiles. La Secretaría tiene 20 días hábiles para responder; si falta documentación, te pide completarla en 7 días y se pausa el plazo hasta que la entregues; si no respondes, tu solicitud se cancela.
• Art. 6La Secretaría (la dependencia del gobierno encargada de aplicar estas reglas) puede aclarar cómo se entienden estas normas cuando sea necesario para su trabajo diario. Esto solo aplica cuando se trata de asuntos administrativos, como trámites o procedimientos internos. Si hay dudas sobre el significado de alguna regla, ellos deciden cómo debe interpretarse en esos casos. No pueden cambiar lo que dice el Reglamento, solo explicarlo para que se use correctamente.
• Art. 7Las oficinas de gobierno y sus empresas deben instalar en sus computadoras y sistemas programas que permitan usar la Firma Electrónica Avanzada (como una contraseña segura para firmar documentos digitales). Las reglas generales van a decir cómo deben ser esos programas y sistemas para que funcione bien. Esto aplica a todas las dependencias públicas, como secretarías o institutos. Básicamente, el gobierno tiene que actualizar sus equipos para que puedas usar tu firma electrónica al hacer trámites en línea.
• Art. 8Las reglas del artículo 10 de esta Ley también aplican cuando las dependencias y entidades del gobierno (como secretarías y organismos públicos) se comuniquen entre sí o hagan algún trámite legal. Eso incluye lo que pase dentro de una misma oficina o institución. En otras palabras, los mismos requisitos y formalidades que se usan hacia afuera también cuentan para los asuntos internos del gobierno.
• Art. 9Si tienes que dar tu consentimiento de forma clara y directa (como firmar un documento), lo mejor es que lo hagas por internet usando la computadora o el teléfono. Para eso, vas a necesitar tu Firma Electrónica Avanzada, que es como una contraseña especial que te identifica oficialmente. Todo esto se hace en el sistema de trámites en línea de la dependencia o entidad del gobierno que atienda tu caso.
• Art. 10Cuando una dependencia del gobierno te manda una notificación a través del Tablero Electrónico (una especie de pizarrón digital oficial), los días hábiles cuentan de 24 horas completas, desde la medianoche (00:00 horas) hasta las 11:59 de la noche (23:59 horas). Además, la computadora o sistema que maneja ese tablero debe tener la misma hora que la hora oficial de México, la cual es definida por el Centro Nacional de Metrología.
• Art. 11El artículo 11 dice que cuando mandes documentos por internet a una oficina del gobierno, el recibo que te dan debe incluir un sello digital. Ese sello es como una firma electrónica que sirve para comprobar sin lugar a dudas la fecha y hora exactas en que entregaste tus documentos. La Secretaría (la dependencia encargada) va a publicar reglas técnicas sobre cómo debe ser ese sello, y también va a decir cómo puedes revisar si el recibo que te dieron es legítimo.
• Art. 12Cuando imprimas un documento electrónico que tenga Firma Electrónica Avanzada (como los que emiten las oficinas de gobierno), en el papel saldrá un código especial que sirve para verificar que el documento es auténtico y que no ha sido modificado. También ese código ayuda a confirmar la fecha y hora en que se recibió, si es necesario. Esa copia impresa vale legalmente igual que si hubieras firmado el documento a mano, así que puedes usarla como prueba en cualquier situación legal.
• Art. 13Si no puedes consultar el Tablero Electrónico o abrir unos Documentos Electrónicos, puedes reportarlo de tres maneras. Una es registrando tu aviso directamente en el Tablero Electrónico. Otra es mandando un correo electrónico al servidor público (el funcionario encargado del trámite) usando la dirección que aparece en el Sistema de Trámites Electrónicos. La tercera es escribiendo una carta firmada a mano, dirigida a ese mismo servidor público, y entregarla en su domicilio indicado en el sistema.
• Art. 14Si tú o alguien que te haya dado permiso no pones un correo electrónico al hacer un trámite, o si el que pones parece falso, las oficinas de gobierno van a usar el correo que está registrado en tu Certificado Digital (como tu firma electrónica). Ese certificado es como una identificación oficial en internet para hacer trámites. Así se aseguran de que siempre tengan una dirección válida para enviarte avisos o documentos importantes.
• Art. 15Tu Clave Privada (como una contraseña secreta) es solo tuya y debes cuidarla como un tesoro. Guárdala en un lugar seguro como una USB, disco duro o tarjeta especial que solo uses tú. Nadie más debe tener acceso a ella ni al dispositivo donde la guardas. Si la pierdes o la prestas, pueden usarla para hacer trámites o firmar cosas a tu nombre.
• Art. 16Las autoridades que emiten certificados digitales (como los que usas para firmar documentos en internet) están obligadas a decirte, de forma clara, cuáles son tus derechos y obligaciones al obtener uno. Para cumplir con esto, deben publicar esa información en su página de internet, específicamente lo que dicen los artículos 21 y 22 de la ley. Además, cuando te entreguen tu certificado, tienen que darte un documento escrito con todos esos derechos y obligaciones, para que sepas bien a qué te comprometes.
• Art. 17Las Autoridades Certificadoras (las empresas o dependencias que emiten certificados digitales) deben publicar en su página de internet todos los servicios digitales que ofrecen. También, si es necesario, deben poner a disposición del público en sus oficinas algún medio para acceder a esos mismos servicios. Esto lo hacen para que los dueños de los certificados digitales puedan cumplir más fácil con dos obligaciones: informar cuando un certificado se pierde o se daña, y renovarlo antes de que venza.
• Art. 18La Secretaría tiene hasta 45 días hábiles (días que no cuentan sábados, domingos ni días festivos) para darte una respuesta, después de que entregues tu solicitud completa con todos los documentos que piden las reglas. Si te falta algún papel o información, la Secretaría te lo debe pedir por escrito en un plazo máximo de 20 días hábiles desde que recibieron tu solicitud, y tú tendrás 10 días hábiles para entregarlo. Mientras tanto, se para el reloj de los 45 días. Si no entregas lo que te piden en esos 10 días, tu trámite es rechazado y tendrás que esperar al menos 30 días hábiles para volver a pedir ser Autoridad Certificadora. Ojo: si la Secretaría no te pide los papeles faltantes dentro de los 20 días hábiles, ya no puede rechazar tu trámite por estar incompleto; además, te deben notificar su decisión en un plazo de 10 días hábiles después de emitirla y publicar en su página web una lista actualizada de las Autoridades Certificadoras.
• Art. 19Si tienes un certificado digital y quieres saber si sigue siendo válido, puedes consultarlo. Puedes hacerlo por internet o directamente con la autoridad que lo emitió. Así cualquier persona que tenga interés puede verificar si el certificado sigue activo o si ya no sirve. Esto aplica para lo que dice el artículo 25 de la ley.
• Art. 20Las reglas generales de esta ley van a indicar las medidas de seguridad que las Autoridades Certificadoras (las empresas o entidades que emiten documentos digitales) deben seguir. Esto es para que nadie pueda falsificar, modificar o usar de manera incorrecta los Certificados Digitales, que son como identificaciones electrónicas. También sirve para que esas autoridades cumplan con todas las obligaciones que ya están marcadas en el artículo 25 de la ley.
• Art. 21Este artículo dice que la Secretaría (la dependencia del gobierno encargada) puede quitarle su reconocimiento a una Autoridad Certificadora (una empresa que da firmas electrónicas) por dos razones: primero, si la misma empresa pide dejar de operar voluntariamente, o segundo, si no cumple con las reglas de la ley o pierde los requisitos para serlo. Si la empresa pide salirse, se sigue un proceso especial (el del artículo 22). Si la culpa es de la empresa por no cumplir, la Secretaría le avisará en un plazo de 10 días hábiles las razones para suspenderla y empezará un proceso legal. Desde que recibe el aviso, la empresa debe dejar de emitir certificados digitales (como firmas electrónicas) de inmediato. Los certificados que ya dio antes de ser suspendida o cancelada siguen siendo válidos, y otra empresa elegida por la Secretaría los administrará para que puedas seguir usándolos sin problema; también se decide qué hacer con sus archivos según las reglas generales.
• Art. 22Si una Autoridad Certificadora (una empresa que se encarga de emitir firmas o sellos digitales) ya no quiere seguir siendo autorizada, debe avisarle al gobierno con al menos 60 días hábiles de anticipación. Ese aviso se manda por correo electrónico a la dirección que la Secretaría indique para esto. El objetivo es que otra Autoridad Certificadora se haga cargo de los certificados digitales que ya se hayan emitido, para que la gente pueda seguir usándolos sin problemas. Además, entre las autoridades se ponen de acuerdo sobre qué hacer con los registros y archivos relacionados.
• Art. 23La Secretaría de Economía, el SAT y otras autoridades que pueden certificar documentos digitales tienen que enviarle a la Secretaría una copia de cualquier acuerdo o convenio que firmen para ofrecer servicios relacionados con la Firma Electrónica Avanzada. Esa Secretaría va a publicar en su página de internet una lista con todos esos acuerdos que se firmen entre las autoridades certificadoras. En pocas palabras, es para que todos estén enterados de quiénes colaboran y en qué términos ofrecen la firma electrónica.
• Art. 24Antes de firmar un convenio para reconocer un Certificado Digital (como una firma electrónica), el gobierno debe revisar dos cosas: primero, que ese certificado cumpla con los requisitos del artículo 17 de la Ley, y segundo, que su fecha de vencimiento no sea más larga de lo que permite el artículo 20. También deben checar que los pasos para registrar datos, verificar identidades, emitir, renovar o cancelar los certificados sigan las reglas del artículo 8 de la Ley. Esta revisión tiene que quedar por escrito en un dictamen técnico, el cual deben entregar a más tardar 45 días hábiles después de que la Autoridad Certificadora (la empresa que da los certificados) haya hecho su solicitud. Si el dictamen sale bien, la dependencia que lo revisó lo envía a las otras dos autoridades certificadoras (como la Secretaría de Economía o el SAT) para que den su opinión en un plazo de 20 días hábiles. Todo esto se guarda en un expediente.
• Art. 25Imagina que el gobierno firma un acuerdo con otra empresa o institución para que reconozcan unos sellos digitales especiales (Certificados Digitales homologados). Si esa empresa empieza a emitir, renovar o verificar esos sellos de manera incorrecta, la Secretaría de Hacienda, la Secretaría de Economía o el SAT pueden cancelar el acuerdo antes de tiempo. Además, en el acuerdo deben meter una cláusula donde la empresa se comprometa a dar toda la información y facilidades para comprobar que los sellos sigan siendo válidos. Cuando el SAT o la Secretaría de Economía terminen el acuerdo, deben avisarle a la Secretaría de Hacienda en un plazo de 10 días hábiles, para que publique la información en su página web y las demás autoridades certificadoras lo sepan. El reconocimiento de esos sellos se acaba cuando el acuerdo llega a su fin o cuando se cancela antes, a menos que en el mismo acuerdo se haya puesto una regla para que los sellos sigan siendo válidos hasta su fecha de vencimiento.
• Art. 26Este artículo dice que, para que sirvan en México los certificados digitales que fueron emitidos en otro país, tres dependencias (la Secretaría, la Secretaría de Economía y el SAT) deben seguir lo que marcan los artículos 24 y 25 de este reglamento. Además, esas oficinas van a firmar un documento legal que sea adecuado según las reglas que correspondan. Básicamente, necesitan hacer todo el papeleo correcto para que el certificado extranjero sea válido aquí.
• Art. 27La Secretaría se encarga de revisar que las oficinas del gobierno que son Autoridad Certificadora cumplan con lo que dice la ley y las reglas sobre la Firma Electrónica Avanzada. Para asegurarse, puede hacer visitas de inspección cuando sea necesario. Este reglamento empezó a aplicarse al día siguiente de haberse publicado en el Diario Oficial (el 22 de marzo de 2014). En cada dependencia, el Oficial Mayor o su equivalente debe hacer los trámites para que se pueda usar la Firma Electrónica Avanzada, sin crear nuevas oficinas, y los gastos se pagan con su propio presupuesto.