REGLAMENTO DE LA LEY DEL NOTARIADO EN LA CIUDAD DE MÉXICO

Artículos explicados en lenguaje simple

• Art. 1Esta ley es para todas y todos los que ejercen como notarios en la Ciudad de México. Su propósito es que los notarios sigan las reglas establecidas en la Ley del Notariado, que es la ley principal que los regula. Además, se considera que esta ley beneficia a toda la sociedad, no solo a los notarios. En pocas palabras, aquí se explican y ordenan las obligaciones y derechos que tienen los notarios para que todo funcione bien.
• Art. 2Este artículo dice quiénes son las autoridades encargadas de hacer cumplir este reglamento. Por un lado, está la persona que ocupa la Jefatura de Gobierno de la Ciudad de México. Por otro lado, está la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, o la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos, que se encargan de vigilar que los notarios públicos cumplan las reglas, resolver quejas o problemas contra ellos y llevar a cabo los procesos administrativos necesarios.
• Art. 3El jefe de la Dirección General Jurídica y sus equipos de apoyo van a hacer su trabajo siguiendo lo que dice la Ley del Notariado de la Ciudad de México, el reglamento interno del gobierno local y otras leyes relacionadas. Básicamente, tienen que aplicar las reglas que ya están escritas para su área. No es nada nuevo, solo recuerda que deben actuar conforme a las normas ya existentes.
• Art. 4Este artículo del Reglamento define palabras específicas para que todos entendamos lo mismo cuando se habla de temas de notarías en la CDMX. Por ejemplo, **"Bóveda digital"** es como un guardado en la nube seguro para respaldar información de los sistemas de la notaría. **"Prestatario"** es la persona o empresa que contrata al notario, le da los datos necesarios para hacer el trámite y paga los gastos y honorarios. Otros términos como **"Oficina del Notario"** se refieren al lugar físico donde trabaja, que debe tener a la vista el nombre del notario y el número de notaría. También se habla de **"Plataformas de la Administración Pública"**, que son sistemas del gobierno que se conectan con el de las notarías. Finalmente, las **"Reglas de uso"** son las instrucciones que el Colegio de Notarios da por circulares para usar esos sistemas.
• Art. 5El jefe de la Dirección General tiene que cuidar las oficinas y el Archivo, asegurándose de que estén seguros y en buen estado. También debe crear reglas para proteger la información guardada, manteniéndola completa, privada y siempre disponible. En los juicios donde esté involucrada su área, él puede representarla legalmente, aunque hay otra área especializada que también tiene esa facultad. Además, debe revisar que los trámites y servicios se hagan bien, siguiendo lo que dicen las leyes y los manuales. Por último, coordina los acuerdos con el gobierno federal, local y las alcaldías sobre testamentos, poderes notariales y otros asuntos de notarios.
• Art. 6Los notarios de la Ciudad de México tienen la obligación de tratar bien y respetar tus derechos cuando pidas un préstamo o hagas un trámite con ellos. Deben darte información clara y en privado, sin favorecer a nadie, y ayudarte más si tú tienes menos conocimiento que la otra persona. Tienes derecho a que te expliquen cómo va tu papeleo y a pedir una copia por escrito de lo que necesites, sin que te cobren. Todo esto lo hacen siguiendo las reglas de la Constitución de la Ciudad de México y pensando siempre en proteger a la gente, sobre todo a quienes más lo necesitan.
• Art. 7El artículo 7 dice que los notarios y su equipo no pueden hacer cosas que perjudiquen a las personas que piden su servicio. Por ejemplo, no pueden redactar documentos que les den beneficios a ellos mismos o permitir que alguien reciba un trato especial a cambio de algo ilegal. Tampoco deben pedir sobornos, dar preferencias injustas, hacer algo que vaya contra la ley, ni contar secretos de los asuntos que atienden. Si algún empleado de la notaría comete una falta de estas, el notario es el responsable directo.
• Art. 8Las notarías están obligadas a poner un letrero o cartel visible para que todos los clientes conozcan sus derechos al pedir un préstamo y las tarifas oficiales autorizadas cada año. Si el notario no lo hace, las autoridades pueden multarlo o castigarlo. Además, el gobierno va a crear un formato único, fácil de entender, que explique todo esto de forma clara y sencilla. Ese letrero debe estar siempre a la vista de quien entre a la notaría.
• Art. 9Tienes derecho a que el notario te atienda personalmente y no se haga wey diciendo que no sabía del trámite porque lo hizo su asistente. También debes recibir un trato profesional: antes de empezar, te tienen que decir cuánto te va a costar todo el trámite, aunque después puedan salir gastos extra que no se podían prever. Por cada pago que hagas, te deben dar un recibo oficial. En la notaría debe haber un letrero o algo visible con el teléfono y correo para que puedas presentar quejas si algo sale mal. Si el notario te viola estos derechos, la autoridad puede investigarlo y castigarlo, pero primero se hará un procedimiento para ver si realmente cometió la falta.
• Art. 10El notario o notaria debe entregar un recibo con el nombre de la notaría cada vez que reciba un documento. En ese recibo tiene que aclarar si los papeles son originales, copias certificadas (copias con validez legal) o copias simples, y si después se los va a devolver o los va a guardar en el archivo. Cuando un documento lo tienen que firmar dos o más personas y después el notario anota que "No Pasó" (es decir, que el trámite se canceló), debe avisarles a quienes ya firmaron por cualquier medio (llamada, mensaje, etc.) y explicarles por qué ya no se hizo el documento.
• Art. 11Las notarías tienen que abrir y atender al público en el horario que hayan reportado oficialmente en su último aviso de cambio. Además, en ese horario debe estar presente el notario, su suplente o algún empleado que esté autorizado y capacitado para darte los servicios notariales que necesites. O sea, no pueden tener la oficina abierta pero sin nadie que pueda hacer tu trámite.
• Art. 12Tú, como usuario o cliente de un notario, tienes derecho a que tus datos personales estén protegidos según las leyes de privacidad. El notario y su equipo deben guardar en secreto tu información financiera y patrimonial, como tus cuentas bancarias, propiedades o inversiones. No pueden compartir ni hacer públicos esos datos a menos que tú les des permiso por escrito. Esta protección también aplica a todos los documentos, trámites o expedientes que el notario vea o guarde durante su trabajo, incluso lo que le hayas contado de forma verbal.
• Art. 13El artículo 13 dice que los documentos electrónicos guardados en los módulos de la RIN (que son como bases de datos del notariado) deben mantenerse en secreto y protegerse con medidas de seguridad especiales. Esto es para que no se puedan copiar, perder, difundir o hacer públicos, a menos que la ley permita lo contrario. Tanto el notario como la autoridad deben ser cuidadosos y prudentes cuando alguien pida ver sus propios archivos, solo si esos documentos le dan algún derecho a esa persona. En ese caso, pueden entregar copias totales o parciales, siguiendo lo que dice el artículo 149 de la Ley. Si los documentos son electrónicos, se entregarán con las protecciones que marquen las reglas de transparencia y protección de datos personales. En pocas palabras: la información privada está bien guardada y solo se comparte cuando es legal y necesario.
• Art. 14Los notarios deben dar un servicio rápido, profesional y eficiente a todas las personas. Sus obligaciones son: hacer su trabajo con honestidad y sin preferencias, supervisar personalmente cada trámite hasta terminarlo, cobrar solo lo que marca la tarifa oficial, tener un seguro (llamado fianza) y mantenerlo vigente, y guardar en secreto todo lo que vean, a menos que un juez o autoridad se lo pida. También deben usar sistemas de cómputo y proteger tus datos personales según la ley, avisar si contratan o despiden abogados que los ayuden, dar atención especial a grupos como adultos mayores o personas con discapacidad (a veces gratis o con descuento), y cada enero entregar un reporte con los datos de esos abogados.
• Art. 15El notario es el único que puede hacer su trabajo, no puede pasárselo a otra persona. Tiene derecho a negarse a trabajar cuando el acto sea ilegal, vaya contra el orden público o pueda engañar a terceros. También puede decir que no si el acto busca defraudar a la ley, a otras personas o a la autoridad, o si ve que hay un conflicto de intereses. Igual puede negarse si el acto no es de su competencia o va contra los principios de su oficio. Además, si los clientes no le dan la información necesaria, no pagan los gastos y honorarios por adelantado, o no se ponen de acuerdo entre ellos sobre lo que quieren hacer, el notario tampoco está obligado a actuar.
• Art. 16El artículo 16 dice que el Gobierno de la Ciudad (Dirección General) puede pedirle a los notarios que trabajen en asuntos importantes para la gente, como emergencias o temas de interés público. Para que esto funcione, cada año el Colegio de Notarios debe hacer un calendario con los nombres de los notarios que estarán de guardia, y entregarlo al Gobierno. Las guardias son por semana, con al menos cuatro notarios disponibles desde el lunes a las 0:00 horas hasta el domingo a las 24:00 horas. El Colegio y el Gobierno acuerdan cómo comunicarse con los notarios de turno, por ejemplo, usando apps de mensajería o tecnología digital. Si una oficina pública necesita a un notario, debe pedirlo por escrito al Gobierno con tres días de anticipación, explicando qué tipo de diligencia es, a qué hora y quién será el contacto; solo en casos muy urgentes pueden llamar por teléfono, pero al día siguiente deben entregar el escrito. Eso sí, los notarios de guardia no pueden hacer diligencias para asuntos personales de funcionarios, particulares o partidos políticos.
• Art. 17Si un notario te trata mal, te niega un servicio sin razón o se tarda mucho y te afecta, puedes presentar una queja por escrito ante las autoridades. También cualquier persona o institución puede hacer una denuncia si sabe que un notario está haciendo algo ilegal o incorrecto. La queja la puede hacer quien fue directamente afectado por el notario, ya sea porque firmó un documento con él o porque le pidió un servicio y se lo negaron injustificadamente. La denuncia la puede hacer cualquier persona, el Colegio de Notarios o alguna autoridad, aunque no sea la persona afectada. Con la queja o denuncia, las autoridades van a investigar al notario y, si encuentra que falló, le pueden aplicar una sanción.
• Art. 18Cuando alguien presenta una queja o denuncia contra el Colegio, el Colegio debe actuar rápido para resolver el problema. Esto no impide que después se puedan aplicar sanciones según lo que marca la ley. Las autoridades encargadas le pedirán al Colegio que atienda la queja con cuidado y tome medidas para evitar que el problema empeore. Todo esto se hace sin dejar de lado lo que dicen otras leyes o reglamentos. Para poder cumplir con esto o para hacer programas especiales, el Colegio puede firmar los acuerdos que sean necesarios.
• Art. 19Cuando un cliente se queje de un notario, el Colegio de Notarios puede hacer dos cosas para ayudar. La primera es que, si el cliente lo pide, el Colegio agenda una cita con el notario para que lo atienda en persona y resuelvan el problema. La segunda es iniciar un proceso de conciliación (como una plática con un mediador para llegar a un acuerdo). Además, cada seis meses el Colegio debe entregar un informe a la autoridad con todos los casos que atendieron y si lograron algún acuerdo entre las partes.
• Art. 20El Colegio tiene que crear reglas para resolver quejas de personas que recibieron un mal servicio notarial en la Ciudad de México. Estas reglas deben publicarlas en internet y en otros medios para que todos las conozcan, incluyendo cómo presentar la queja, cómo se forma el expediente, cómo se lleva el proceso y cuándo termina. Cuando un usuario del servicio notarial se queje por fallas, el Colegio interviene para tratar de poner de acuerdo a ambas partes. Su labor es sugerir opciones o soluciones posibles según lo que permitan la ley y los hechos de cada caso. Al final, la decisión de llegar a un acuerdo es solo de las personas involucradas, nadie las puede obligar. Si llegan a un arreglo, todo queda por escrito.
• Art. 21La conciliación es un proceso donde alguien con un problema (el solicitante) pide ayuda al Colegio de Notarios, y otra persona (el interviniente) es invitada a participar, con el Colegio como mediador. Cualquier persona que use servicios notariales o un notario puede ser el que pida la conciliación o el que sea llamado a participar. Todo depende de quién tenga un interés legal y quién sea el primero en pedirle al Colegio que los ayude a resolverlo.
• Art. 22El Colegio tiene máximo tres meses para resolver el pleito desde que tú y la otra persona aceptan participar. Si el caso es complicado o alguien pide más tiempo y los demás están de acuerdo, se puede alargar otros tres meses o el tiempo que todos quieran. Si no todos aceptan la prórroga, el proceso se termina si alguien lo pide al Colegio, pero ustedes pueden decidir seguir adelante y acordar nuevas extensiones después.
• Art. 23El proceso de conciliación se acaba por varias razones. Una es si la persona que pidió la conciliación se echa para atrás antes de que se llegue a un acuerdo. También termina si cualquiera de las partes (o las dos) dice por escrito que ya no quiere seguir, en cualquier momento antes de que termine. Otra forma es si todas las partes firman un acuerdo por escrito sobre el asunto en conflicto. También se termina si la persona que inició el trámite lo deja abandonado por un mes, contado desde que presentó su solicitud, su último escrito, su última respuesta o la última vez que debió presentarse y quedó constancia por escrito. Mientras el proceso de conciliación no termine, la autoridad no va a revisar ninguna queja contra el notario. Además, si antes de que se firme el acuerdo alguien presenta una queja ante la autoridad competente (como lo dice el artículo 242 de la Ley), el proceso de conciliación se da por terminado automáticamente.
• Art. 24El artículo dice que el notario tiene el trabajo de hacer oficiales los contratos o acuerdos que la ley exige que sean por escrito (como una compraventa de casa). También puede hacer oficiales otros acuerdos que no lo requieran, si alguien se lo pide. Cuando el notario da fe de algo, eso sirve como prueba de que ese acuerdo o hecho existe, se guarda y se puede mostrar después. Por lo tanto, los demás deben creer que lo que está escrito en el documento del notario es cierto, a menos que alguien demuestre lo contrario.
• Art. 25Tienes derecho a escoger al notario que quieras para tus trámites. La única excepción es cuando el Gobierno de la Ciudad de México vende terrenos o propiedades que son de su propiedad privada; ahí no puedes elegir libremente. Para esos casos, el gobierno hace un sorteo público donde meten en una urna los nombres de todos los notarios, y se van sacando uno por uno en orden. El notario que salga sorteado es el que tiene que hacer la escritura, y no puede tomar más de dos trabajos de este tipo a la vez hasta que el sorteo se repita.
• Art. 26La Ley dice que el jefe de la Consejería Jurídica, a través de su Dirección General, es quien elige al notario para hacer un trámite del gobierno de la Ciudad de México. Una vez que lo eligen, la Dirección General tiene máximo tres días hábiles para avisarle al Colegio de Notarios y al notario escogido. Para que el trabajo se reparta parejo y con transparencia, a cada notario solo le toca un asunto, a menos que sea un terreno muy grande que esté dividido en varias partes, pero que en realidad sea un solo predio.
• Art. 27Este artículo habla sobre cómo se busca que las mujeres tengan las mismas oportunidades que los hombres para convertirse en notarias. Para lograrlo, la Dirección General y el Colegio de Notarios tienen que organizar cursos, talleres y pláticas especiales que enseñen a las mujeres todo lo necesario para competir de forma justa en la carrera notarial. Además, hay un grupo llamado Comisión que puede proponer más acciones para asegurar que las mujeres participen activamente en el trabajo notarial. Finalmente, el Consejo debe revisar cada año si estas medidas están funcionando, y si es necesario, cambiarlas o quitarlas para mejorar la igualdad.
• Art. 28Los exámenes para ser notario se aplican en los lugares que decida la Dirección General. Los exámenes de oposición, que son los que compiten varios aspirantes, se hacen en las instalaciones del Colegio de Notarios. La Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos es la que organiza y vigila estos exámenes, y puede pedir ayuda a otras áreas o instituciones para que todo salga bien. Si hay algo que no esté previsto en la ley, se debe interpretar de manera que se proteja tu derecho a ser notario de forma clara y respetando tus derechos humanos.
• Art. 29Todas las personas que cumplan con los requisitos de la ley pueden pedir su inscripción a los exámenes, sin importar su género, apariencia, religión o cualquier otra característica personal. Para asegurar que haya igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, las autoridades pueden hacer convocatorias solo para mujeres que quieran ser notarias. Además, todos los que presenten el examen deben entregar sus documentos actualizados al momento de inscribirse. Se considera que un documento está actualizado si no tiene más de un año desde que se emitió; si no es así, no podrán participar en el examen.
• Art. 30Claro, aquí está la explicación del artículo en lenguaje simple: Si quieres acreditarte como notario o notaria, tienes que cumplir con un año de práctica en una notaría. Para empezar, debes entregar en la Dirección General un escrito firmado por el notario que te va a supervisar, donde diga que ya empezaste tu práctica bajo su responsabilidad. Después, tienes que presentar copias certificadas de tu título de Derecho, cédula profesional, identificación oficial y acta de nacimiento; solo la identificación se renueva cada año, y si necesitas un certificado médico, debe ser actualizado para cada convocatoria. Si dejas de trabajar en la notaría donde haces tu práctica, se considera que la práctica se interrumpió. Para que no se cuente como interrupción, debes avisar a la Dirección General antes de empezar la práctica y, dentro de los 5 días hábiles después de salir de la notaría, entregar un escrito del notario confirmando que ya no trabajas con él; si el notario no firma, tú puedes declararlo bajo protesta de decir verdad.
• Art. 31Para que te acepten tu solicitud de examen para ser notario, debes entregar el recibo original del pago de derechos (como un comprobante de pago del gobierno) junto con la línea de captura (el número que usaste para pagar). Si no llevas ese comprobante, no te dejarán hacer el examen práctico. Es como cuando inscribes a tu hijo en un curso y te piden el comprobante de pago para que pueda entrar.
• Art. 32El aviso para el examen se publica en los periódicos más conocidos de la ciudad, tanto en su versión impresa como en internet, y también se sube a las páginas web de la Consejería y del Colegio para que más gente se entere. Después de que entregues tu solicitud y cumplas con todos los requisitos, la Dirección General te va a citar en un plazo de 10 días hábiles (sin contar fines de semana ni días festivos). En esa cita, un representante del Colegio va a estar presente para explicarte por escrito cómo funcionan tanto la prueba escrita como los exámenes orales.
• Art. 33El Artículo 33 habla sobre situaciones en las que un notario no puede participar como examinador (sinodal) de alguien que quiere ser notario. Esto aplica si el sustentante (la persona que hace el examen) estuvo casado o vivió en pareja con el notario, incluso si ya terminaron la relación, o si trabajó para él en los últimos 10 años antes del examen. También aplica si la relación laboral fue durante la práctica del notario o en la época de los exámenes. Si un notario tiene algún conflicto de interés, como los que se mencionan, debe decir "me excuso" (avisar que no puede participar), aunque nadie se lo pida. La excusa debe tener una razón válida según la ley; si no la tiene, pueden iniciarle un proceso de sanción. Si las autoridades ven que la excusa no está justificada, actuarán según el Artículo 242 de la Ley de Notariado de la Ciudad de México. Además, si el notario no avisa de su conflicto, cualquier persona o el Colegio de Notarios puede pedir por escrito que lo saquen del proceso (recusación), siempre que haya una causa justa. Finalmente, si el notario se niega a avisar o a excusarse, le pueden abrir un procedimiento para multarlo o sancionarlo, como dice el mismo Artículo 242.
• Art. 34Cuando hagas el examen para ser notario, solo podrás usar la computadora que te preste la Dirección o el Colegio de Notarios. Esa computadora solo tendrá programas para escribir texto, como un procesador de palabras, y no podrá guardar ningún otro tipo de información. Tampoco podrás conectarle memorias USB, discos duros externos ni ningún accesorio para almacenar cosas, y no tendrá acceso a internet. Antes de cada examen, el personal autorizado revisará que el equipo cumpla con todo esto para asegurarse de que nadie haga trampa.
• Art. 35El Colegio y la Dirección General tienen que revisar que durante el examen no uses ni tú ni tu asistente (que debe saber mecanografía o secretariado) libros, códigos, formularios, plantillas, hojas en blanco, notas escritas o modelos de contratos, escrituras o actas. Tampoco pueden entrar al examen con celulares, computadoras, ni ningún aparato que pueda guardar, mandar o recibir información. Así se aseguran de que ni tú ni tu asistente tengan comunicación con el exterior. Además, no se permite que tengas ningún tipo de notas escritas, sin importar en qué formato estén.
• Art. 36El Colegio y la Dirección General van a elegir a unas personas que serán los vigilantes durante los exámenes. Estos vigilantes tienen permiso de revisar todo lo que traigas, como documentos, plumas, mochilas o cualquier cosa, para asegurarse de que no traigas objetos prohibidos. Si encuentran algo que no está permitido, te lo van a quitar y te lo devolverán hasta que termines tu examen. Además, no puedes salir del lugar del examen en ningún momento y debes evitar hacer cualquier cosa que parezca que quieres hacer trampa o conseguir ayuda que no esté autorizada por la ley o el reglamento.
• Art. 37Si llegas tarde al lugar del examen práctico y ya empezó el sorteo para definir el orden de la parte teórica, se considera que ya no quieres presentarlo. O sea, pierdes tu derecho a hacer el examen. Si hay algún problema o discusión sobre cómo quedó el orden del sorteo, el Presidente del jurado lo decide y ya no hay forma de reclamar o apelar.
• Art. 38El Artículo 38 dice que cuando hagas el examen práctico para ser notario, ya sea como aspirante o por oposición, van a sortear tu tema de entre 20 sobres cerrados. Tú tienes que estar presente en el momento del sorteo, que se hará a la hora que decida la Dirección General. Si no llegas a tiempo y no estás ahí cuando se realiza, pierdes el derecho a presentar el examen y te consideran como si te hubieras rendido o abandonado el proceso.
• Art. 39Si no te presentas cuando te avisen para la notificación del artículo 60, o si no asistes al sorteo que decide el orden de tu examen teórico, automáticamente pierdes tu lugar en el proceso. Eso significa que renunciaste, aunque no hayas dicho nada. Ese plazo de tres meses para alguna consecuencia empieza a contar desde que termina todo el concurso. Además, si ya empezaste la prueba práctica y te sales antes de terminarla, también te aplica ese mismo plazo de tres meses.
• Art. 40Si abres el sobre del examen práctico y decides no seguir haciéndolo, automáticamente se cuenta como reprobado. Además, no podrás volver a pedir presentar el examen hasta que pasen seis meses, porque se considera que no lo terminaste. Lo mismo pasa si, después de que te asignen un tema, no llegas a la hora, fecha y lugar donde empieza el examen de aspirante. Y si durante el examen decides no continuar, tienes que avisar por escrito a la Dirección General y al Colegio, aparte del aviso que des en el momento.
• Art. 41Si un notario cambia de domicilio sus oficinas, debe avisar a la autoridad con 15 días hábiles de anticipación. Ese aviso debe incluir el nuevo domicilio, teléfono y correo electrónico, además de comprobar que pagó la publicación en la Gaceta oficial. Si la autoridad necesita que el aviso se aclare o corrija, se lo notificará al notario, quien tendrá 3 días hábiles para hacer los ajustes necesarios.
• Art. 42Si los folios (hojas oficiales del registro) se echan a perder, se rompen o se dañan a medias, como lo dice el artículo 84 de la Ley, no tienes que ir al Ministerio Público a levantar un acta. Basta con que reportes el problema directamente en la oficina donde te corresponda. Así evitas trámites pesados y pérdida de tiempo.
• Art. 43Si un notario quiere restaurar un folio (una hoja de un libro de registro), primero necesita pedir permiso a la autoridad. Para obtenerlo, debe llevar dos cosas: un dictamen de un restaurador profesional que explique el daño del folio y cómo lo va a reparar, y dos copias de la cédula profesional de esa persona (su título que la acredita como experta). Todo esto se entrega por duplicado.
• Art. 44El notario tiene la obligación de pedirle al Colegio de Notarios de la Ciudad de México que le reponga los folios (hojas oficiales) que se perdieron. En esos folios nuevos debe imprimir los contratos o acuerdos legales que ya estaban registrados en el sistema RIN (Registro de Instrumentos Notariales). Esto aplica solo para los documentos que originalmente estaban contemplados en el artículo 84 de la Ley. En palabras simples, si un notario pierde los papeles oficiales de un trámite, debe solicitarlos de nuevo y copiar la información que ya tenía el sistema.
• Art. 45El artículo 45 dice que cuando un notario redacte un documento importante (como una escritura de compraventa), debe escribir los nombres completos de las personas que firman y de quienes representan, exactamente como aparecen en sus identificaciones oficiales (como la credencial del INE o el pasaporte). Esto aplica también para las actas, que se explican en la siguiente sección. Así se evitan confusiones y se asegura que los datos sean correctos.
• Art. 46Si pediste firmar un acta con el notario y no te presentaste en la fecha que marcó la ley, el notario puede firmarla y darla por válida después de que ese plazo termine. Solo aplica en ciertos casos específicos, como cuando el asunto tiene que ver con herencias o situaciones de emergencia. El notario tiene que anotar dentro del acta que tú no llegaste a firmar. Esto significa que aunque faltes, el trámite puede seguir adelante sin ti.
• Art. 47Si estás tramitando una herencia ante un notario, tienes que pedir un informe al Archivo Judicial solo si el testamento se hizo antes del 24 de julio de 2012. Si el testamento se hizo después de esa fecha, ya no es necesario pedir ese informe. En cualquier caso, también debes solicitar el informe del Archivo (que es el Archivo General de Notarías). Esto aplica para sucesiones testamentarias, es decir, cuando el difunto dejó un testamento.
• Art. 48Para demostrar que eres familiar de la persona que falleció y te dejó una herencia, tienes que presentar las actas de nacimiento oficiales (las copias certificadas). Esas actas deben mostrar cómo te relacionas con él o ella, por ejemplo, si eres su hijo, hermano o papá. Solo con esos documentos se puede comprobar legalmente el parentesco. No importa si tienes otros papeles, la ley pide específicamente las actas de nacimiento.
• Art. 49El artículo 49 dice que, para cumplir con lo que marca el artículo 187 de la Ley, tienes que hacer lo siguiente: la primera publicación debe hacerse dentro de los 10 días naturales después de que firmes la escritura ante notario. Luego, la segunda publicación deberá hacerse en los 10 días naturales siguientes a la primera. O sea, tienes que publicar dos veces, contando días corridos (incluyendo sábados y domingos) desde que se firma el documento.
• Art. 50Los notarios (licenciados que hacen escrituras y documentos legales) pueden hacer grupos de hasta tres para cubrirse cuando falten por un tiempo corto. Durante ese convenio solo pueden suplirse entre ellos, no a otros notarios, a menos que la autoridad lo permita en casos especiales. Los notarios nuevos o los que se quedan sin suplente tienen 90 días naturales para conseguir uno; si no lo logran, la autoridad les asigna uno forzoso y lo publica en la Gaceta Oficial. Ese suplente asignado solo cubre las ausencias del notario, no puede usar su protocolo (archivo de documentos) a menos que firmen un convenio por su cuenta. Si después de eso el notario sigue sin suplente, la autoridad lo vigilará de cerca y no podrá ejercer ciertos derechos hasta que arregle la situación.
• Art. 51Los notarios que usan el sistema digital pueden pedir ayuda a otros notarios que no lo usan. Esos notarios de apoyo entrarán al sistema con su propia clave y firma electrónica, trabajando en los documentos digitales del notario que los contrató. Si hay varios notarios asociados en una misma oficina, el que tiene los archivos debe estar conectado al sistema digital. Los demás notarios asociados usarán sus propias claves y firma electrónica para trabajar.
• Art. 52Cuando los notarios quieran hacer un convenio (un acuerdo) para suplirse o asociarse entre ellos, deben llevar el documento original a la Oficialía de Partes de la Dirección General dentro de los 10 días hábiles después de firmarlo. Tienen que entregar 10 copias iguales del convenio, firmado por hasta tres notarios. El gobierno revisará si todo está en orden en un plazo de 5 días hábiles y, si cumple con los requisitos, lo registrará. Si algo no está bien, se los devolverá por escrito con observaciones para que lo corrijan. Una vez registrado, cualquiera de los notarios del acuerdo debe pedir que se publique en la Gaceta (un periódico oficial) dentro de los 5 días hábiles siguientes, pagando los derechos correspondientes. Si no lo hace a tiempo y es por su culpa, le pueden aplicar una multa. Si no se cumple con todo esto, el convenio se considera como si no se hubiera hecho y no tendrá validez ante las autoridades.
• Art. 53Los notarios deben avisar a la autoridad encargada, por lo menos tres días hábiles antes, si quieren dejar su trabajo como notarios. Esto aplica antes de separarse oficialmente según otra parte de la ley. Solo se libran de avisar si pasa una emergencia, algo imprevisible o una situación de fuerza mayor que no puedan controlar.
• Art. 54Si un notario deja el cargo o fallece, otro notario puede terminar los asuntos que él dejó a medias. Esto incluye documentos ya impresos en su protocolo (el libro oficial donde registra sus actos) y expedientes que estén en su oficina, siempre que tengan todos los papeles necesarios. Para hacerlo, el notario que lo reemplaza debe seguir las reglas de los artículos 214, 215 y 216 de la ley, que hablan sobre cómo entregar el protocolo (el archivo de documentos) y cerrar los pendientes. El notario nuevo solo puede continuar los trámites si los interesados (como los clientes) pagan todos los gastos, incluyendo impuestos. Si no le pagan, él no tiene ninguna obligación de hacerlo. El notario que se fue o sus herederos siguen siendo responsables por cualquier deuda o problema legal que haya dejado, sobre todo si no pagó impuestos a tiempo. Además, si el notario anterior dejó testimonios (copias oficiales de documentos) sin entregar, el notario suplente debe dárselos a quien corresponda, usando los medios que tenga a su alcance.
• Art. 55El artículo 55 dice que si pagaste dinero a un notario que dejó el cargo, tú (como cliente) puedes pedirle directamente a él, a sus sucesores o a sus herederos que te devuelvan lo que les diste. Ese dinero lo vas a usar para pagar al nuevo notario que está atendiendo tu asunto. Básicamente, si el notario original ya no trabaja, tú tienes derecho a recuperar los pagos que hiciste para cubrir los gastos del que te está ayudando ahora.
• Art. 56El artículo dice que ese tiempo (plazo) que menciona otro artículo (el 216) se puede extender dos veces, pero solo para terminar los asuntos que ya están en trámite. No se puede usar para empezar cosas nuevas, solo para acabar las que ya empezaste. Es como si te dan más tiempo solo para cerrar pendientes, no para abrir otros.
• Art. 57Cuando un notario deja el cargo, tiene un tiempo límite para terminar los asuntos que dejó pendientes. La autoridad puede ir a revisar cómo va ese trabajo, tomando en cuenta cuántos trámites le faltan y qué tanto ha avanzado el notario suplente. Si al final del plazo o de las prórrogas no se termina todo, se cierra temporalmente el libro de actas del notario anterior y se entrega al Archivo con una lista detallada de lo que contiene. En cada visita de revisión, el inspector levanta un acta por escrito donde anota los avances que se han logrado.
• Art. 58Cuando un inspector de notarías vaya a hacer una revisión (visita de inspección), puede pedir ayuda a otros inspectores autorizados, e incluso solicitar apoyo de la policía si el notario se opone. Si el notario se niega a recibir la visita, cambia de domicilio sin avisar o impide la revisión por alguna razón que sea su culpa, la autoridad puede iniciar un proceso para sancionarlo. En caso de que el notario esté enfermo y no pueda atender la visita, ésta se hará con su suplente, su socio o, si no están, con la persona que esté a cargo de la notaría en ese momento, y todo quedará registrado en un acta.
• Art. 59Cuando un notario tiene una queja en su contra por cómo manejó uno o varios documentos legales específicos, se puede ordenar una visita especial de inspección. Un inspector revisará esos documentos y también puede pedirle al notario cualquier otro papel o escrito que esté relacionado con la queja, si lo considera necesario para entender mejor el caso. Esto solo aplica si la queja es sobre la actuación del notario en esos documentos en particular. En pocas palabras, es una revisión enfocada en los documentos señalados, pero el inspector puede pedir más información si le ayuda a aclarar el asunto.
• Art. 60El notario tiene 15 días hábiles (días que no cuentan sábados, domingos ni festivos) para responder una queja que hayan presentado contra él. Si no contesta o se niega a hacerlo, la autoridad encargada le iniciará un proceso para sancionarlo.
• Art. 61La autoridad que está atendiendo tu queja puede pedirte a ti o a la otra persona involucrada que entregues cualquier documento relacionado con el problema, y esto lo puede hacer en cualquier momento antes de que dé su fallo final. También tiene la facultad de solicitar información a otras autoridades que considere útiles para aclarar lo que está en discusión. Esto se hace para entender mejor los hechos y tomar una decisión más justa.
• Art. 62El artículo 62 dice que cuando los inspectores de notarías entreguen los resultados de sus visitas a la autoridad encargada, esa autoridad puede iniciar una investigación por su cuenta, sin esperar a que alguien presente una queja. Esto se llama "Procedimiento de Oficio", que significa que la autoridad actúa por iniciativa propia. Además, esto no impide que las autoridades de hacienda, administración o penales también inicien sus propios procesos si encuentran algo ilegal. En pocas palabras, si los inspectores detectan irregularidades, la autoridad puede investigar de inmediato, y también otros organismos pueden castigar según sus propias reglas.
• Art. 63El Ministerio Público (el que investiga delitos) tiene que pedirle la opinión a un colegio de profesionistas antes de decidir si va a acusar a alguien. Esto solo aplica cuando la ley lo pide, como dice el artículo 234. Es como pedir el consejo de expertos antes de tomar una decisión importante.
• Art. 64El tiempo que tiene el Ministerio Público para investigar y presentar cargos penales se cuenta según las reglas del Código Procesal Penal que estuviera vigente cuando ocurrieron los hechos del caso. En el caso específico de los notarios, su responsabilidad por faltas administrativas (como no cumplir con sus obligaciones) se acaba después de 8 años, tal como lo dice el artículo 234 de la Ley del Notariado. Eso significa que, pasado ese tiempo, ya no los pueden sancionar por esas faltas.
• Art. 65Si el notario comete una falta que está en la ley, para que le echen la culpa, esa falta tiene que estar escrita claramente en el documento que hizo. O sea, no te pueden acusar de algo que no esté visible en el papel, como si no estuviera asentado ahí. Así que, si hay un error, debe ser obvio en el propio documento, no que después te lo quieran inventar. Básicamente, si no está escrito, no se vale.
• Art. 66Cuando los inspectores van a revisar una notaría, tienen que checar varias cosas importantes. Primero, ven que el lugar donde se guardan los documentos esté en buen estado y sea seguro, y que los letreros con los precios, los teléfonos de quejas y los derechos de los clientes estén a la vista y actualizados. También se fijan en que el notario esté bien física y mentalmente para hacer su trabajo, y que su sello oficial cumpla con la ley. Revisan que se entreguen recibos de pago a tiempo, que se hayan pagado los impuestos, y que los documentos que deben estar registrados en el gobierno así estén. Por último, verifican que los papeles estén completos, que la información se haya subido al sistema digital, y que se esté al corriente con poderes, testamentos y programas de vivienda.
• Art. 67El artículo 67 dice que una falta grave de probidad es cuando un notario, de manera intencional (a sabiendas) y repetida, hace cosas o deja de hacerlas, incumpliendo las garantías sociales y los principios que las protegen, además de dañar la buena imagen de su trabajo como notario. Esto está basado en lo que marca otra parte de la Ley (la fracción III del artículo 241). En pocas palabras, si un notario, a propósito y varias veces, falla en su deber o actúa mal, afectando los derechos de la gente o la confianza en su labor, eso se considera una falta grave.
• Art. 68Las notificaciones por estrados son avisos públicos que se ponen para que todos sepan lo que pasó en un juicio. El artículo dice que estos avisos también se pueden hacer de forma electrónica, es decir, publicarse en internet o en un sistema digital. La autoridad encargada será la que ponga en marcha estos estrados electrónicos. Así, en lugar de ir a buscarlos en papel en algún lugar, los puedes consultar en línea.
• Art. 69El artículo 69 dice que solo las personas autorizadas por el Colegio pueden revisar el expediente de una queja, y esa revisión debe hacerse en las oficinas de la Dirección General. No está permitido tomar fotos de los documentos, pero el Colegio puede pedir copias simples (que son fotocopias o documentos sin firma ni sello oficial) pagándolas, siempre que las partes involucradas en el asunto lo autoricen por escrito. Las copias se pueden entregar en papel o en archivo digital, según lo que pidan. Además, en todo momento hay que cuidar que los datos personales que aparezcan en el expediente no se difundan indebidamente.
• Art. 70El jefe del Archivo es su representante legal, es decir, la persona que lo representa oficialmente y tiene los poderes que marca la ley. Este jefe debe cumplir con las mismas reglas y obligaciones que cualquier servidor público. Por otro lado, el consejero o consejera puede hacer acuerdos con el Colegio para que los trabajadores del Archivo reciban capacitación a través del Instituto.
• Art. 71La persona encargada de dirigir el Archivo (el o la Consejera) puede darle permiso a alguien que trabaje en otra oficina del mismo Archivo para que firme documentos, trámites o servicios en lugar de ella. Ese permiso se anuncia en la Gaceta, que es el periódico oficial del gobierno, para que todo mundo se entere. Así, si necesitas un servicio del Archivo, quien lo firme puede ser otra persona autorizada, no necesariamente el jefe máximo del lugar.
• Art. 72Si eres notario de otro estado de la república y quieres trabajar en la Ciudad de México, primero tienes que registrarte en el Archivo. Puedes hacerlo tú mismo de manera personal o mediante un acuerdo entre tu colegio de notarios local y la Dirección General. Si alguien llega al Archivo diciendo que es notario pero no está registrado, el encargado del Archivo le va a pedir que demuestre que realmente es notario y que haga su registro. Además, cada cinco años tienes que renovar tu registro del sello y la firma, y también si cambias tu domicilio, tu forma de trabajar o tu sello.
• Art. 73El jefe del Archivo va a avisar, publicando en internet y en un periódico oficial, qué documentos viejos (de más de cinco años) de notarios ya cerrados van a destruir, pero sin decir datos personales ni lo que dice cada papel. Te dan chance de tres meses para que, si tienes un derecho legal sobre esos documentos, vayas a recogerlos. Si no los reclamas en ese tiempo, ya los pueden destruir sin problema.
• Art. 74Cuando el Archivo le avisa a una autoridad (como un juez o un organismo) sobre algo que hizo un notario, esa autoridad puede hacer varias cosas. Puede iniciar una investigación por su cuenta, guardar el aviso en el expediente del notario como antecedente, o simplemente ignorarlo. También puede pedirle al notario, entregándole un aviso en persona, que explique lo que pasó en un plazo de diez días hábiles. Si el notario no responde, la autoridad aún puede decidir si investiga o archiva el caso.
• Art. 75El encargado del Archivo puede sacar copias oficiales (testimonios) de escrituras notariales que estén guardadas para siempre, pero solo si la persona que las pide tiene un interés legal en ellas (como ser dueño de un terreno mencionado en la escritura) o si es una autoridad como un juez. También necesita que el notario que hizo el documento dé su permiso definitivo para sacar la copia. Si alguien lo solicita, pueden agregar al final del documento los papeles que hagan falta para que la copia esté completa. El encargado solo puede negarse a entregar la copia si tiene una duda muy clara y explicada, diciendo por qué y en qué se basa para negarla.
• Art. 76Cuando el titular del Archivo te da una copia certificada de un documento, eso no significa que el Registro Público ya haya aceptado el acto que ahí aparece, como una compraventa o un testamento. Solo te pueden dar esa copia si el documento no se había inscrito antes, a menos que expliques bien por qué necesitas otra. En cada copia debe venir una nota que diga que todavía no está revisado ni aprobado por el Registro, y que no se garantiza que se hayan cumplido todos los requisitos legales al momento de hacer el documento.
• Art. 77Este artículo explica cómo pedir copias o documentos en el Archivo. Si quieres una copia simple, certificada o un testimonio especial para trámites, debes llenar dos formatos iguales que te dé el Archivo y pagar los derechos correspondientes. Si vas con un abogado o representante, esa persona tiene que tener un poder firmado que le permita hacer gestiones administrativas, o una carta poder simple firmada ante la ventanilla de atención ciudadana. Si cumples con esos requisitos, te aceptan la solicitud; si no, te la rechazan.
• Art. 78Si no eres la persona que firmó o pidió el documento que quieres copiar, tienes que demostrar con papeles originales que eres su representante legal, su apoderado (alguien con permiso para actuar por él), su heredero, o alguien que se beneficia de lo que dice el documento. Esos documentos originales se van a revisar con las copias simples que lleves. Esto es para que solo quienes tengan derecho puedan sacar copias de documentos que no son suyos.
• Art. 79Cuando el Archivo revisa el cierre de un grupo de 10 escrituras (eso es una “decena de protocolo”), checa que la información sea correcta, que se haya entregado a tiempo y que sea la siguiente en orden después de la última ya revisada. También verifica un montón de detalles, como que los sellos y firmas estén bien puestos, que los documentos estén en español, que no haya borrones o raspaduras, y que los folios (las hojas oficiales) no estén rotos o mutilados, entre otros requisitos. Si el Archivo encuentra que algo no se cumplió, le dirá al notario que lo arregle, pero eso no impide que se apruebe el cierre si la información es correcta. Si el notario no cumple o entrega tarde las escrituras, las autoridades pueden investigarlo y determinar si merece una sanción. Además, las decenas deben entregarse en orden y siguiendo la fecha en que se hicieron.
• Art. 80Cuando un documento notarial (como una escritura o un testamento) esté roto, rasgado o mutilado (es decir, dañado o incompleto), el notario tiene que juntar y agregar a su informe final tres cosas: 1) el permiso oficial de la autoridad que autorizó arreglarlo, 2) un informe que explique cómo se restauró el documento, y 3) la cédula profesional (el título) de la persona que hizo la reparación. Todo esto debe ir junto con la copia certificada del documento arreglado. Así se asegura que quede claro que la restauración fue legal y hecha por un experto.
• Art. 81Si quieres consultar un documento notarial (como un testamento o una escritura), tienes que pedirlo y después ir a revisarlo en el horario que te asignen al día siguiente de tu solicitud. El día y hora que te den, debes presentarte con una identificación oficial; si no llegas, perderás tu cita y ya no podrás hacer la consulta. Mientras revisas el documento, está prohibido usar cualquier aparato o herramienta para sacar copias o fotos, aunque sea de una parte. Si te cachan haciéndolo, la persona encargada puede cancelar tu consulta y quitarte el documento que estabas revisando.
• Art. 82Los trabajadores del Archivo tienen que tomar todas las medidas necesarias para mantener en secreto la información que manejan, sobre todo los datos personales, tal como lo marca la ley. Esto significa que cuando alguien pida ver un documento del archivo privado, solo le van a mostrar ese documento si demuestra que tiene un derecho legal sobre él. En otras palabras, no cualquiera puede ver cualquier papel; solo la persona que acredite que le corresponde por ley. Así se protege la información privada de cada quien.
• Art. 83El Archivo puede usar un sistema de computación (Sistema Informático) para recibir, procesar y entregar los trámites y servicios que le tocan, siempre siguiendo lo que dice la Ley y los acuerdos que haga con el Colegio. También puede ofrecer servicios en línea (telemáticos) para la gente, en las mismas condiciones. Esto aplica a partir del Capítulo V, que habla de los plazos (los tiempos límite para hacer los trámites).
• Art. 84El Archivo tiene hasta trece días hábiles (sin contar sábados, domingos y días festivos) para resolver los trámites que le tocan, como entregar copias o documentos. Si pides copias certificadas o documentos notariales muy viejos (de más de 70 años), el plazo puede extenderse al doble, es decir, hasta 26 días hábiles, pero solo si hay una razón válida y justificada. Esto aplica también cuando quieras consultar o reproducir esos documentos antiguos.
• Art. 85La persona que está a cargo del Archivo y todos los que trabajan ahí tienen que mantener en secreto la información y los documentos que guardan. Nadie puede entrar a los archivos de las notarías si no tiene permiso, y está prohibido usar cualquier aparato o herramienta para copiar, aunque sea en parte, los documentos notariales. El jefe de la Dirección General puede poner reglas de seguridad y decidir quién puede o no entrar a esos archivos.
• Art. 86El Colegio le va a asignar al Archivo una cuenta especial para que puedan revisar todas las decenas (es decir, los grupos de diez expedientes o documentos) que se suban al sistema llamado RIN. Esto se hace para que se cumpla correctamente lo que dicen los artículos 91 y 92 de la Ley. Básicamente, es para que el Archivo pueda supervisar que todo esté en orden.
• Art. 87Cuando el notario entregue los documentos físicos y ya haya pasado el tiempo que marca la ley, va a perder el acceso a los archivos digitales. El Colegio de Notarios se encargará de que únicamente el Archivo pueda usar esos archivos. Si alguien más intenta meterse o hacer algún cambio, el Archivo tiene que avisar de inmediato a la autoridad.
• Art. 88El sistema informático de los notarios se va a poner en marcha poco a poco, por partes, para que sea más fácil conectar a todos los notarios de la Ciudad de México a través de la Red Integral Notarial. Todos los notarios están obligados a usar este sistema, siguiendo las Reglas de Uso que publique el Colegio de Notarios, pero hay una excepción: las partes del sistema para hacer trámites digitales, como el protocolo digital o el instrumento electrónico, solo son obligatorias para los notarios que pidieron voluntariamente conectarse a ellas. Las Reglas de Uso son las instrucciones, perfiles y límites que el Colegio define en circulares, y deben seguirlas tanto los notarios como cualquier otra persona que entre al sistema, incluyendo accesos temporales.
• Art. 89El sistema de cómputo es la única herramienta que se usa para capturar el índice electrónico del protocolo ordinario y del Libro de Registro de Cotejos. Esos índices sirven para guardar el Archivo Electrónico y el Apéndice Electrónico de Cotejos. El Colegio de Notarios le dará a cada notario el programa de computadora que necesite para capturar, consultar y usar esos datos. Además, ese mismo sistema, a través de la Red Integral Notarial, es el único medio que permite al notario, cuando trabaja de forma digital, armar los acuerdos legales que piden los interesados y recibir, con su fe notarial, la voluntad de las personas en actos jurídicos usando la firma electrónica.
• Art. 90El artículo dice que los notarios pueden usar su firma electrónica para documentos digitales, siguiendo las reglas de la ley. Para los documentos en papel, el notario debe firmar a mano y poner su sello. Para los documentos digitales, en lugar de firma a mano, usan su firma electrónica guardada en el sistema de cómputo. Ese sistema tendrá la firma electrónica en todas sus partes, y las reglas de cómo usarla se darán a conocer a todos.
• Art. 91Las oficinas del gobierno que trabajan con notarios deben usar la firma electrónica de sus empleados para firmar documentos como solicitudes, avisos, certificados y otros papeles que reciben por internet o por medios digitales. Esto es para que todos los trámites funcionen bien con el sistema de cómputo que ya existe. Además, esas autoridades y el Colegio de Notarios tienen que colaborar siempre para crear juntos las herramientas tecnológicas que hagan más fácil el trabajo de los notarios.
• Art. 92El Colegio va a decidir, por medio de sus Reglas de Uso, cómo deben ser ciertos documentos digitales. Por ejemplo, va a definir el formato del Índice Electrónico (una lista digital), el Archivo Electrónico (donde se guardan los documentos), y el Apéndice Electrónico de Cotejos (un archivo para verificar comparaciones). También va a especificar cómo debe ser el mensaje de datos que contiene un instrumento electrónico (como un documento digital firmado), su apéndice, su índice y otros elementos del sistema de la computadora. En pocas palabras, el Colegio pone las reglas técnicas para que todo esté organizado y funcione bien en digital.
• Art. 93Los notarios pueden usar sus propias computadoras y programas para llevar el control de su oficina, siempre y cuando esos sistemas puedan conectarse con el sistema oficial del gobierno y no lo pongan en riesgo. Es decir, pueden tener sus propias herramientas de trabajo, pero deben ser compatibles y seguras. El Colegio de Notarios va a definir los requisitos técnicos básicos que cada notaría debe cumplir para poder hacer esa conexión. En pocas palabras, los notarios pueden usar su propia tecnología, pero tienen que seguir las reglas del Colegio para que todo funcione bien y sin peligros.
• Art. 94El sistema de cómputo que se usa para los procesos del colegio lo va a manejar la propia institución, siguiendo al pie de la letra lo que dice la ley, este reglamento y las reglas de uso. El colegio tiene la obligación de cuidar que toda tu información personal esté bien protegida y sea secreta, usando los mejores métodos de seguridad posibles.
• Art. 95El Colegio puede contratar empresas externas para que arreglen o mejoren el sistema de computación, usando su propio dinero y bajo su responsabilidad. También puede pagarle a otras compañías para que den cursos de capacitación y ayuda técnica sobre cómo usar el sistema. Todo esto es para que el sistema funcione bien y sin problemas.
• Art. 96El Colegio —que es la organización de notarios— se encarga de manejar el sistema de cómputo que usan las notarías, y debe definir horarios de servicio y tiempos de respuesta según qué tan urgente sea el asunto. Además, el Colegio tiene la obligación de publicar las reglas para usar ese sistema y crear un fondo para mantenerlo y mejorarlo. También debe dar cursos (gratis o con costo) a los notarios sobre cómo usarlo, asegurarse de que funcione bien, y conectar el sistema con otras dependencias del gobierno. Por último, el Colegio puede crear y eliminar cuentas de usuario para notarios y autoridades, y debe avisar rápido si el sistema falla.
• Art. 97Este artículo dice que los notarios, cuando usan el sistema de cómputo del Colegio, tienen que hacer varias cosas: Primero, deben seguir las reglas de uso y explicárselas a sus empleados que también usen el sistema. Segundo, tienen que vigilar lo que hagan sus empleados en el sistema y tener alguien que resuelva problemas técnicos. Tercero, deben avisar al Colegio si ven que alguien usó mal el sistema o si detectan una falla de seguridad. Cuarto, también tienen que reportar si alguien entró sin permiso a su cuenta, a las cuentas de sus empleados o a la base de datos. Por último, deben informar al Colegio de cualquier problema o falla que tenga el sistema.
• Art. 98El sistema de computación que usan los notarios debe tener medidas para que la información guardada en su "bóveda digital" esté segura, no se pueda alterar ni perder, y solo la vean quienes deben. Esa bóveda es como un disco duro en internet donde se respaldan y archivan todos los datos electrónicos del sistema notarial, alimentado por las funciones del mismo sistema y su red.
• Art. 99La bóveda digital del sistema guardará toda tu información de forma segura y permanente. Durante 70 años después de que se guarde por última vez, esa información será privada; solo tú podrás acceder a ella. Pasado ese tiempo, la información se volverá pública, y todo se manejará según lo que dicen otros artículos de la ley. El sistema es el único responsable de cuidar esos datos.
• Art. 100El Colegio solo puede sacar datos de su sistema para contar estadísticas o cuestiones de ciberseguridad, pero siempre que la información no tenga nombres ni datos que permitan identificar a una persona. Esa información, llamada "disociada", no debe poder relacionarse con nadie en específico. Para usarla, la autoridad debe pedirla por escrito, o que sea parte de un acuerdo que el Colegio ya firmó, o que la ley lo obligue. El Colegio jamás puede pasar datos personales a nadie más, a menos que sean esos datos sin identificación y solo para los fines que ya te expliqué; si lo hace, lo van a sancionar.
• Art. 101Este artículo dice que el sistema de cómputo del Colegio de Notarios puede usarse para juntar y mandar los avisos que exige la ley contra el lavado de dinero, pero solo si el Colegio es el encargado de recibir esa información y luego enviarla. Además, independientemente de eso, el sistema también puede dejar que cada notario, por su cuenta, reporte las operaciones que hizo y que considera sospechosas o que deben avisarse por ley. En otras palabras, sirve tanto para que el Colegio maneje los avisos en grupo como para que los notarios los manden de forma individual.
• Art. 102Cada notario puede usar el sistema de cómputo para sacar, meter, pasar a otro lado, ver o imprimir solo la información que él mismo registró. No puede acceder a los datos que otros notarios hayan metido al sistema. Es como si cada quien tuviera su propio archivo privado en la computadora.
• Art. 103El Sistema Informático (una plataforma digital del gobierno) va a incluir herramientas para que los notarios puedan calcular y pagar impuestos locales y federales, pero solo después de que firmen los acuerdos de colaboración necesarios. También guardará los recibos que comprueben esos pagos. Todo esto es una opción para el notario, no una obligación: él decide si usarlo o no. En palabras sencillas, es como una aplicación que le facilita hacer sus trámites de impuestos si así lo prefiere.
• Art. 104El sistema informático tiene que dejar que los notarios que están cubriendo a otro (suplencia) o trabajando juntos (asociación) puedan entrar por internet a la oficina del notario al que están remplazando. Así pueden usar sus libros de actas (protocolo), firmar con su firma digital y mandar todos los avisos necesarios. También pueden sacar copias electrónicas certificadas, que valen igual que las de papel. En pocas palabras, es como si pudieran hacer todo el trabajo del otro notario desde su propia computadora.
• Art. 105La firma electrónica notarial y los servicios de certificación se rigen por las leyes que ya existen sobre el tema. Esto quiere decir que no se crean reglas nuevas en este artículo, sino que se aplican las que ya están vigentes, como la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Entonces, si tienes dudas sobre cómo funciona la firma digital de un notario, debes revisar esas leyes especiales. Cada estado también puede tener sus propias normas, así que hay que fijarse en lo que diga la ley local.
• Art. 106Los notarios tienen permiso de pedir ayuda a especialistas externos para digitalizar documentos que se van a guardar en el sistema de la computadora. Eso sí, ellos deben asegurarse de que esos expertos cuiden la privacidad de la gente y no se ande filtrando información personal. En otras palabras, si el notario contrata a alguien para pasar papeles a digital, tiene la obligación de vigilar que todo se haga con cuidado y sin riesgos.
• Art. 107Este artículo habla de los costos que los notarios deben pagar por digitalizar y guardar documentos. Básicamente, la tarifa que cobran los notarios ya incluye un cargo por convertir documentos físicos a formato digital y por almacenarlos en el sistema digital, junto con otros papeles que se necesitan para comparar firmas. Además, cada año se cobrará una cuota extra por guardar y cuidar esos archivos electrónicos, y por enviarlos al Colegio de Notarios a través de su sistema de cómputo. Ese cobro se calcula automáticamente cuando el notario sube los documentos digitales al sistema, y se paga como una cuota que varía según lo que use cada notario. Si un notario no paga esas cuotas, el Colegio puede negarse a darle los folios (que son las hojas oficiales para hacer escrituras). Esto es para asegurar que todos los notarios estén al corriente con sus pagos.
• Art. 108El artículo 108 habla de la "Red Integral Notarial", que es básicamente todo el sistema de computadoras, programas y equipos electrónicos que usan las notarías y el Colegio de Notarios. Esto incluye desde las computadoras, sus piezas y el almacenamiento, hasta los programas y aplicaciones que permiten manejar archivos digitales como el índice o el registro de documentos. También cubre las conexiones, enlaces, mensajes y notificaciones que se hacen por internet entre las notarías. En pocas palabras, es la infraestructura tecnológica que usan los notarios para trabajar de forma digital.
• Art. 109El Colegio de Notarios se encarga de cuidar y mejorar todo el tiempo el sistema de computación que usan los notarios, para que la información de los documentos que hacen (como escrituras o contratos, ya sea en papel o en digital) esté ordenada y sea igual para todos. También se encarga de enviar esa información por internet, guardar copias digitales de los papeles importantes y protegerlas en un lugar seguro llamado "bóveda digital". Si un notario quiere conectarse a este sistema para trabajar en digital, debe seguir ciertos pasos, cumplir con los requisitos técnicos y tener medidas de seguridad suficientes. Una vez que cumpla con todo, el Colegio le dará las claves de acceso para entrar al sistema y le avisará a la autoridad correspondiente, como lo dice el artículo 100 ter de la ley.
• Art. 110El Colegio de Notarios va a hacer acuerdos con otras dependencias para que los notarios puedan usar la Red Integral Notarial, que es un sistema en línea, y así cumplir con sus obligaciones más fácilmente. También va a permitir que las autoridades se conecten a esa red, para que puedan intercambiar datos con los sistemas del gobierno. Todo esto es para que los notarios y las autoridades trabajen mejor juntos y cada quien haga su chamba sin tantos rodeos.
• Art. 111La Red Integral Notarial va a tener un registro completo donde se guarde toda la información de lo que hace un notario, como escrituras o contratos que firma. Esto sirve solo para llevar estadísticas y para identificar operaciones, según lo que ya dice la Ley en su artículo 97. Una base de datos, en palabras sencillas, es como un archivo ordenado con datos de una persona que se puede identificar (con su nombre, por ejemplo) o de algún objeto.
• Art. 112El artículo 112 dice que la base de datos que se menciona antes solo va a incluir la información que el Colegio decida en sus Reglas de Uso. Cada notario debe poner esta información en su aviso de privacidad, que es el documento donde te explican cómo usarán tus datos. Además, el notario te tiene que avisar que se va a crear esa base de datos, para que puedas ejercer tus derechos sobre tu información personal según la Ley Federal de Protección de Datos. En pocas palabras, te deben informar claramente qué datos guardarán y para qué.
• Art. 113Los notarios en México, si tú o la persona interesada les piden y si hace falta para su trabajo, pueden usar un sistema especial llamado Red Integral Notarial. Ese sistema les permite checar información sobre cosas que ya hicieron otros notarios, como datos de personas, documentos o registros. Esto aplica sobre todo cuando se trata de escrituras o papeles que deben anotarse en un registro público. También pueden revisar lo que esté guardado en el apéndice de esos documentos, pero solo si tiene que ver con los registros correspondientes. En pocas palabras, es como que los notarios puedan consultar entre ellos datos oficiales para hacer bien su trabajo cuando se los pides.
• Art. 114Cuando alguien revise tus datos personales, tiene que seguir al pie de la letra las reglas de protección de datos. Eso significa que no pueden andar husmeando ni usar tu información como se les antoje, sino respetando lo que dice la ley. Es como si te pidieran permiso y solo usaran tus datos para lo que acordaron. Así que si alguien consulta tu información, debe hacerlo con cuidado y sin pasarse de la raya.
• Art. 115Si un notario va a trabajar en la oficina de otro notario que dejó el puesto vacío, el Colegio le dará acceso al archivo digital que le pertenecía al anterior. En el caso de documentos digitales, solo tendrá acceso si él mismo lo pide, tal como lo marca el artículo 100 ter de la Ley. Básicamente, el notario nuevo no recibe los archivos digitales automáticamente, sino que tiene que solicitarlos.
• Art. 116Los notarios pueden dar servicios de certificación digital, como confirmar que un documento digital es auténtico o que una firma electrónica es válida. Para eso, deben pedirle permiso a la Autoridad Certificadora, que es como la oficina que otorga licencias para estos servicios. También pueden ofrecer cosas como guardar correos o archivos digitales, sellar con fecha y hora exacta, o digitalizar papeles. La Dirección General (la dependencia encargada) lleva un registro de qué notarios tienen ese permiso, y guarda sus papeles con los requisitos que pide la ley. Esto se suma a otras reglas que ya existen en este capítulo de la ley.
• Art. 117Los notarios, cuando actúan como prestadores de servicios de certificación, tienen fe pública, lo que significa que todo lo que hagan en ese papel se considera verdadero y confiable. Deben levantar un acta en su libro de registros (protocolo) donde certifiquen que servicios como crear certificados digitales, sellos de tiempo o conservar mensajes se hicieron bajo su control con las herramientas autorizadas. Si digitalizan documentos en papel, también tienen que certificar que vieron los originales y que el proceso siguió las reglas oficiales. El acta puede incluir varios servicios de diferentes personas en un mismo periodo, y no se necesita la firma de los solicitantes, solo basta con que ellos pidan el servicio.
• Art. 118Cuando alguien ofrece servicios para certificar documentos o firmas electrónicas, debe seguir las reglas que le apliquen a la Autoridad certificadora. Esto significa que todas las personas o empresas que dan estos servicios tienen que cumplir con lo que dice la ley para esa autoridad. Es como si todos los que hacen certificaciones tuvieran que jugar con las mismas reglas.
• Art. 119Si un notario que da servicios de certificación pide licencia, lo suspenden o lo cesan, su suplente o un asociado se encargará de cuidar sus registros y certificados. Si no hay alguien así, el Colegio de Notarios nombrará a otro notario para que los administre. Esto es para que la información que el notario manejaba no se pierda y siga funcionando.
• Art. 120Un notario, además de ser un fedatario público, también puede actuar como Prestador de Servicios de Certificación. Esto significa que tiene la facultad de verificar y asegurar que una firma electrónica avanzada (como una que pones con un código o contraseña especial) sea válida y cumpla con los requisitos que exige la autoridad certificadora (la institución que da el permiso oficial). El notario también puede decirte si la firma electrónica que te ofrecen cumple o no con esos requisitos. Básicamente, el notario te ayuda a confirmar que una firma digital es legal y segura.
• Art. 121Los documentos que guarda la notaría sobre los servicios de certificación deben cumplir con las reglas que ponga la Autoridad certificadora. Esto quiere decir que la notaría no puede manejarlos como quiera, sino que tiene que seguir lo que diga esa autoridad. Es como cuando una escuela te pide seguir sus instrucciones para entregar tus papeles. La autoridad certificadora es la que pone las reglas del juego.
• Art. 122Los notarios que trabajan como Prestadores de Servicios de Certificación tienen que guardar la información sobre cómo se crean y verifican las firmas digitales por lo menos durante quince años. Esto es adicional a las reglas generales de guardar documentos que ya existen en la Ley y el Reglamento. Significa que aunque ya tengan obligación de conservar otros papeles, esta información específica de firmas la deben mantener por ese tiempo. Es como si tuvieras que conservar un comprobante importante por muchos años para que esté disponible si alguien lo necesita.
• Art. 123Los notarios pueden recibir un permiso especial para funcionar como agentes certificadores, es decir, como las personas que verifican y dan fe de que una firma electrónica es auténtica y válida. Este permiso lo puede otorgar cualquier Autoridad certificadora, que es como una institución que emite y controla las firmas electrónicas seguras. En otras palabras, además de sus funciones normales, un notario puede obtener esta acreditación extra para validar firmas digitales. Esto está dentro del capítulo que habla de la Firma Electrónica Notarial.
• Art. 124El Colegio de Notarios necesita pedir permiso o al menos la opinión de la autoridad competente. Luego, siguiendo las reglas de la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la Ley de Ciudadanía Digital de la Ciudad de México, el Colegio va a elegir a la Autoridad certificadora. Esta autoridad será la encargada de emitir los certificados de la Firma Electrónica Notarial, que es como una firma digital especial para los notarios. Esa firma la van a usar los notarios para hacer sus trámites y trabajos según lo que marca la ley.
• Art. 125Para recibir el certificado de Firma Electrónica Notarial, tienes que seguir el procedimiento que indique la Autoridad certificadora que el Colegio de Notarios elija. Ese trámite se hace según lo que marcan dos leyes: la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la Ley de Ciudadanía Digital de la Ciudad de México. En pocas palabras, la autoridad señalada te dirá los pasos exactos a seguir, basándose en esas leyes, para obtener tu firma electrónica como notario.
• Art. 126Los notarios tendrán que usar un dato biométrico, como tu huella digital o el reconocimiento facial, para acceder al sistema de Firma Electrónica Notarial. Esto es obligatorio y no puede faltar. Ese dato específico lo definirán juntos el Colegio de Notarios y la autoridad competente. Así se aseguran de que solo el notario pueda usar su firma electrónica.
• Art. 127El artículo 127 dice que cuando tengas una copia electrónica o un documento firmado por un notario con su Firma Electrónica Notarial (que es como una firma digital segura), para usarlo como prueba en un juicio tendrás que seguir las reglas que ya existen sobre firmas electrónicas avanzadas. En otras palabras, estos documentos valen igual que los de papel, pero deben cumplir con la ley de firmas digitales para que sean aceptados como prueba.
• Art. 128Si cambias de notaría (por ejemplo, porque te mudas o te unes con otro notario), tienes que pedir que cancelen tu firma electrónica notarial actual y que te den una nueva. Además, debes avisar a la autoridad encargada en un máximo de cinco días hábiles. Esto aplica a todos los notarios involucrados en el intercambio.
• Art. 129El notario suplente tiene permiso de usar su firma digital especial cuando actúa como suplente. Las mismas reglas que aplican para los notarios asociados también valen para él.
• Art. 130El Artículo 130 habla sobre la Firma Electrónica Notarial, que es como una firma digital segura que usan los notarios. Si el Colegio de Notarios se convierte en la autoridad que maneja estas firmas, puede hacer varias cosas: darles ese certificado a todos los notarios de la Ciudad de México, renovarlo cada 4 años cuando el notario lo pida, y autorizar a los notarios para que también puedan certificar firmas de otros. Mientras el Colegio no les entregue su propio certificado de firma notarial, los notarios pueden usar el que ya tienen del SAT o de la Secretaría de Economía, y la autoridad competente también puede usar esos mismos certificados. Además, la autoridad debe tener las herramientas electrónicas necesarias para verificar que esas firmas sean auténticas y sigan vigentes.
• Art. 131Los notarios tienen que cuidar su firma electrónica como si fuera su propia pluma. Primero, deben pedir y renovar a tiempo su certificado para que nunca se venza. Segundo, deben guardar en secreto sus claves privadas y no compartirlas con nadie. Si pierden las claves o alguien las usa sin permiso, tienen que avisar rápido al Colegio de Notarios y a las autoridades que emiten esas firmas. Si no cumplen con todo esto, las autoridades pueden reportar la falta y el notario se arriesga a problemas legales por firmar documentos que no debería.
• Art. 132El Índice Electrónico es como un archivo digital donde se guarda información importante de los documentos que firma un notario. Ese índice está dentro del Sistema Informático y forma parte de su base de datos. Cuando un notario firma un documento, tiene que llenar un formulario con datos específicos que pide la ley, así se va llenando la base de datos. El sistema le permite al notario capturar esos datos antes de la firma, y después de firmar, él los envía para que se agreguen al Índice Electrónico. En pocas palabras, es un método digital para registrar y organizar los documentos notariales de manera fácil.
• Art. 133El Colegio va a decidir qué información extra debe aparecer en el Índice Electrónico, basándose en las Reglas de Uso que ellos mismos ponen. Esto lo hacen para cumplir con lo que dice otra parte de la Ley. El Índice Electrónico es como un listado digital donde se registran datos importantes. Piensa que las Reglas de Uso son las instrucciones que el Colegio sigue para agregar más detalles a ese listado. En pocas palabras, ellos son los que definen qué otros datos se deben incluir.
• Art. 134El Colegio decide cómo y cuándo debes subir información a su plataforma, y lo hará a través de unas reglas llamadas "Reglas de Uso". Además, cada notario está obligado a tomar los cursos o talleres que necesite para aprender a usar bien la plataforma. O sea, no es opcional: si eres notario, es tu responsabilidad capacitarte para no cometer errores.
• Art. 135Los notarios pueden usar programas de computadora propios o existentes para llenar el índice electrónico más fácil. El Colegio de Notarios también puede crear sus propios sistemas para que el llenado se haga automático y para ayudar a administrar las notarías. Pero antes de usar cualquier programa, se tiene que revisar que cumpla con los requisitos técnicos y de seguridad necesarios. Todo esto no afecta lo que ya dice el artículo anterior.
• Art. 136El notario tiene que usar su firma electrónica notarial (como una clave digital personal que funciona como su rúbrica en el sistema) para asegurar de manera definitiva el listado electrónico de los documentos que manejó. Eso pasa cuando entrega el protocolo ordinario, que son los papeles oficiales de su trabajo. Al firmar, se genera un comprobante de que ya recibieron todo, y ese comprobante bloquea cualquier cambio en el índice electrónico de ese periodo de diez días. En pocas palabras, una vez que el notario pone su firma digital, ya no se puede modificar el registro de ese lote de documentos.
• Art. 137El artículo 137 dice que, además de lo que ya indica el artículo anterior, el sistema de cómputo va a dejar que saques la información para imprimirla. Esto significa que no tienes que llevar una copia en papel al Archivo General de Notarías. O sea, con que tengas la versión digital es suficiente, ya no es necesario que entregues un documento físico.
• Art. 138El Índice Electrónico es como una lista o tabla de contenido digital de un trámite. Esta lista debe estar completamente llena y lista dentro de los 30 días hábiles (días que no son sábado, domingo o días festivos) después de que se apruebe de forma definitiva el documento, o bien cuando se registre que el trámite "no pasó" (es decir, que fue rechazado). En pocas palabras, si tu documento es aprobado o rechazado, tienes un mes para tener lista esa lista digital.
• Art. 139El Archivo Electrónico es como la versión digital de las carpetas de un notario. Se compone de dos partes: un archivo de texto (como un documento de Word) y una copia digitalizada (escaneada) de los papeles originales y sus anexos, que se guardan por cada grupo de diez escrituras. Todo esto se sube al sistema de la computadora del notario. Ese archivo de texto y, si aplica, la versión escaneada, sirven para poder hacer copias simples o certificadas en papel, o copias certificadas electrónicas, además de todo lo que digan las reglas de uso.
• Art. 140Cada notario tiene que mandar al Colegio el archivo electrónico de los documentos, pero solo después de cerrar el libro de registro (eso se llama "razón de cierre") y tiene 4 meses para hacerlo, siguiendo las reglas técnicas que ponga el Colegio. Puede mandar los archivos de un solo instrumento, de un libro o de diez libros juntos (una decena). Si manda una decena, el sistema del Colegio le dará un comprobante de que recibió los archivos. Mandar el archivo significa subir completo el índice y el archivo electrónico al sistema informático. Ese archivo se guarda en la "bóveda digital" del sistema, solo lo puede ver el notario, y después de entregar todas las decenas, también el Archivo puede verlo para hacer su trabajo. Antes de mandar todo, el notario tiene que pagar la cuota de envío y almacenamiento que fije el Colegio.
• Art. 141El artículo 141 dice que el sistema informático va a tener un módulo que calcula cuánto tienes que pagar por mandar un Archivo Electrónico. Ese módulo se llama "tarificador" y su trabajo es sacar la cuenta exacta de lo que debes. En otras palabras, cuando envíes el archivo, el sistema te dirá cuánto dinero tienes que pagar. No es que tú pongas el precio, sino que el sistema lo calcula automáticamente.
• Art. 142El notario tiene la obligación de revisar que lo que está escrito en papel y lo que está guardado en la computadora sea exactamente igual, mientras los documentos estén en su oficina. Solo puede cambiar la versión electrónica si encuentra errores al escanear o al escribir el texto. Si hay un error, lo puede corregir, pero no puede modificar nada más. Esto es para asegurar que la información esté correcta y no haya confusiones.
• Art. 143Primero, el notario entrega el archivo digital de los documentos de cada decena (un grupo de diez documentos que hizo) al sistema de cómputo del Archivo de Notarías. Después de eso, se hace la entrega oficial de esos documentos al Archivo, pero antes el Colegio de Notarios debe dar un comprobante que confirme que ya los recibió para siempre. Una vez que se emite ese comprobante, ya no se pueden hacer cambios, a menos que haya un error; en ese caso, el notario avisa al Archivo para que anote la corrección en una nota aparte. Si el notario original ya no está en su puesto, lo reemplaza otro notario que pida la autoridad correspondiente, y se lo informan al Colegio. Al final, el notario aún puede consultar el índice y leer los archivos electrónicos de las decenas que ya están guardadas en el Archivo General de Notarías.
• Art. 144Las notas complementarias son anotaciones que se agregan después de hacer un documento, y además de escribirlas en el libro del notario y digitalizarlas, deben guardarse como un archivo de texto dentro del sistema de computadora. Cualquier documento relacionado con esas notas también se tiene que escanear y meter en las carpetas especiales del sistema. El notario es el encargado de mantener al día los documentos electrónicos, agregando notas o cambios que surjan después de enviar el archivo al Colegio de Notarios o por orden de un juez, sin que esto cueste dinero extra una vez que las autoridades firmen el cierre. Cuando el notario entrega todo el archivo definitivamente al Archivo, entonces ese Archivo es quien debe seguir agregando notas y digitalizando documentos que hagan falta.
• Art. 145El sistema de la computadora puede crear un documento digital que confirma que se terminó un trámite, usando la información que cada notario puso en el Índice Electrónico (que es como una lista digital de los trámites). Ese documento se llama “razón de cierre” y puede ser revisado por el Archivo (la oficina encargada de guardar los papeles) directamente en el mismo sistema. Así, todo queda registrado de forma electrónica y sin necesidad de papeleo extra.
• Art. 146Una vez que el notario termina de cerrar un conjunto de hasta 10 libros (lo que llaman "decena"), imprime un certificado de cierre y lo pega en el último libro de ese grupo, justo después de la razón o nota de cierre que ya puso. Si el Archivo General de Notarías, al revisar que todo esté correcto, encuentra algún error en esos libros, se lo avisará al notario por medio del sistema de cómputo. El notario tendrá que arreglar ese error antes de entregar los libros para que los guarden de forma definitiva.
• Art. 147El Archivo (la oficina que guarda documentos notariales) puede revisar los archivos electrónicos de las escrituras que están en el sistema de la computadora, pero solo después de que el notario le entregue los libros para que los guarde para siempre. Si el Archivo encuentra un error al pasar las escrituras a digital, le avisará al notario encargado por medio del Colegio de Notarios. Luego, el Archivo corregirá el error reemplazando la parte equivocada del archivo digital y dejará una nota explicando lo que hizo.
• Art. 148Si un notario tiene que digitalizar documentos que están pegados a un acta, pero son cosas como videos, audios o fotos que son difíciles de pasar a digital, puede guardarlos tal cual en el sistema de la computadora del notario. Si son objetos físicos que no se pueden escanear, como una medalla o un trofeo, el notario debe tomarles una foto y subirla al sistema. Si las imágenes o papeles son más grandes que una hoja tamaño carta, se pueden reducir para que quepan, siempre y cuando todavía se puedan leer bien. Y si el apéndice es muy largo y ya no cabe según las reglas del sistema, se puede dividir en partes y guardarlo por separado dentro del sistema de la computadora.
• Art. 149El Apéndice Electrónico de Cotejos es como una base de datos especial donde se guardan los sellos y firmas de los notarios para verificar que sean auténticos. Este sistema tiene que estar dentro de la computadora principal del Colegio de Notarios. El Colegio está obligado a tener los equipos y programas necesarios para que esa información no se pierda ni la puedan robar. En pocas palabras, el Colegio debe asegurarse de que los datos estén siempre disponibles y protegidos.
• Art. 150Si un notario digitaliza un documento y lo firma con su firma electrónica, esa copia digital vale exactamente igual que el papel original, como si fuera la versión oficial. Además, cuando el libro donde se registran esos cotejos ya esté guardado en el archivo, los notarios o el propio Archivo pueden usar esas copias digitales para hacer nuevas verificaciones. Solo tienen que dejar anotado en el registro y en la certificación que usaron la copia digital en lugar del papel.
• Art. 151Cada oficina que se encarga de verificar documentos (el Registro de Cotejos) va a tener un archivo digital de todos los papeles que revisa. Esos documentos se tienen que escanear o pasar a formato electrónico siguiendo las instrucciones que el Colegio dé en sus Reglas de Uso.
• Art. 152Cuando el notario ya firma los documentos digitales con su firma electrónica notarial, la computadora crea automáticamente un código especial (como un código QR o algo parecido, incluso tecnologías futuras). Ese código se imprime junto con los documentos físicos que ya fueron cotejados, es decir, revisados y confirmados como iguales al original. Además, el Colegio de Notarios puede agregar otras medidas de seguridad a esas impresiones, como sellos o marcas de agua, para cumplir con lo que dice el artículo 98, fracción IV de la Ley. En resumen, esto asegura que el documento impreso sea confiable y esté protegido contra falsificaciones.
• Art. 153Cada notario tiene la obligación de que la copia digital de un documento sea exactamente igual al original que está revisando. También debe asegurarse de que esa digitalización cumpla con todas las reglas que le aplican. Si algo sale mal, el notario es el responsable.
• Art. 154Si el documento que subiste al sistema tiene un error de escaneo, el notario puede cambiar la imagen antes de que firme electrónicamente. Pero si ya firmó, ya no se puede modificar; vas a tener que hacer todo el cotejo de nuevo desde cero, como si no hubiera pasado nada.
• Art. 155El sistema de cómputo va a calcular solo el índice del registro de cotejos sin que tengas que imprimirlo o llevarlo al Archivo General de Notarías cuando entregues el libro para guardarlo de manera definitiva, porque ese índice se va a quedar guardado para siempre en el sistema.
• Art. 156Este artículo explica cómo deben ser las copias certificadas que firma un notario por medios electrónicos. En estas copias ya no es necesario poner el sello y la firma en cada hoja, como se hacía antes; en su lugar, se usa un código especial (como un código QR) que permite verificar la información por internet. Ese código lo genera el sistema del notario y contiene los datos de su firma electrónica. Cuando el notario da una certificación en papel (no digital), ahí sí debe poner su firma de puño y letra, su sello y una nota que diga que la copia original se firmó electrónicamente. Además, debe pegar una etiqueta de seguridad que da el Colegio de Notarios en la página donde está la certificación. Si por accidente se olvida la etiqueta de seguridad, la certificación sigue siendo válida, no se invalida.
• Art. 157Las copias certificadas electrónicas son documentos digitales que se sacan directamente del archivo de texto original que está en la computadora. Esto quiere decir que todo lo que esté en el documento físico en papel debe ser exactamente igual en su versión electrónica, sin ningún cambio. Así que si tienes un papel firmado y lo conviertes a digital, la copia debe tener la misma información. En pocas palabras, no puede haber diferencias entre el documento de papel y el electrónico.
• Art. 158La firma electrónica notarial en las copias certificadas electrónicas se considera válida por ley. Esto quiere decir que reemplaza los requisitos de seguridad tradicionales, como el sello y la firma escrita a mano del notario. Entonces, si tienes una copia certificada con esa firma electrónica, es legalmente aceptada sin necesidad de que tenga los sellos o firmas físicas.
• Art. 159El Colegio tiene que hacer acuerdos con las oficinas de registro (como el Registro Público de la Propiedad) para que acepten las copias certificadas electrónicas, es decir, documentos oficiales con firma digital enviados por internet. Esas copias tienen más valor que las copias simples digitalizadas, que son solo imágenes escaneadas sin firma electrónica. Esto aplica para poder inscribir documentos en los registros, tal como lo pide el artículo 158 de la Ley. En pocas palabras, se busca que los trámites sean más rápidos y seguros usando tecnología, en lugar de solo papel.
• Art. 160Los notarios pueden imprimir en papel un documento que originalmente está en su computadora, y esa copia impresa vale igual que si hubiera sido firmada a mano, porque llevará su firma electrónica. Para esto, el notario tiene que verificar que en su archivo digital estén todas las autorizaciones y notas que haya puesto. Cuando el notario use su firma electrónica especial para autorizar la copia, se considera que ya está firmada oficialmente. Por último, nadie puede decir que ese documento es inválido basándose en cierta regla técnica, porque ya fue autorizado correctamente.
• Art. 161Cuando el notario te da una copia certificada impresa en papel de un documento que firmó electrónicamente, cada hoja debe llevar un sello que diga "autorizar" y un código especial (como un código QR) que el notario genera con su sistema de cómputo. Ese código sirve para que puedas verificar el documento por internet. De esta manera, no es necesario que el notario ponga su firma de puño y letra en cada hoja. Solo al final del documento firma con su nombre y sello, y agrega una nota indicando que fue firmado electrónicamente, junto con una versión impresa de su firma electrónica.
• Art. 162Si una copia certificada de un documento sale impresa en papel y trae una firma electrónica, pero no se hizo siguiendo las reglas de los artículos anteriores, esa copia no sirve para nada legalmente. O sea, aunque tengas el papel en la mano, no vale como prueba oficial ante autoridades o tribunales. Para que tenga validez, tiene que cumplir exactamente con lo que marcan las leyes anteriores. Así que si te dan un documento así, revisa bien que esté hecho conforme a lo que dice la ley.
• Art. 163Cuando un notario saque copias oficiales de algún documento (como testimonios o certificaciones), debe usar materiales especiales que solo el Colegio de Notarios le proporciona. Esos materiales, como hojas especiales y etiquetas de seguridad, son imposibles de copiar o falsificar, porque son únicos y no se pueden conseguir en otro lado. El notario está obligado a usar estos insumos para que los papeles que entregue sean seguros y válidos. Si en el futuro el Colegio agrega otros elementos de seguridad, también deberá usarlos. Esto aplica solo a lo que dice el artículo 151, que es otra regla de la misma ley.
• Art. 164Para poner en marcha el programa de digitalización de los documentos del Archivo, la autoridad encargada va a hacer un calendario según su dinero, equipo y capacidad técnica. Así se aseguran de que cada documento guardado tenga su copia electrónica de respaldo. Esa copia electrónica vale legalmente igual que el papel, pero si hay alguna diferencia entre ambos, lo que diga el papel es lo que cuenta. La autoridad también va a definir las reglas para digitalizar y mantener actualizados esos archivos. En este programa van a participar el Archivo, el Colegio, los notarios de la Ciudad y la Agencia Digital de Innovación Pública.
• Art. 165Este artículo dice que hay un sistema especial en las notarías (la Red Integral Notarial) donde las personas que piden un préstamo firman documentos electrónicos. Para usarlo, debes crear un perfil con tu nombre, CURP, RFC, correo, teléfono y otros datos, además de subir una foto de tu identificación oficial. También te pedirán datos biométricos (como huellas digitales) que el Colegio de Notarios defina, y guardarán tus firmas electrónicas para que puedas aceptar los trámites. Después, deberás aceptar los términos de uso y te darán una contraseña. Puedes pedir que borren tu información personal cuando quieras.
• Art. 166Para registrarte como prestatario en la plataforma, tienes que ir con un notario de la Ciudad de México. El notario levantará un acta digital sin necesidad de tu firma, pero tú debes identificarte con una identificación oficial y él verificará que estás en condiciones de pedir el préstamo. Todo quedará asentado en el sistema electrónico del notario, sin que tengas que firmar nada en papel.
• Art. 167Una vez que te registras en el sistema de la computadora (como prestatario, o sea, la persona que pide un préstamo), puedes usar tu firma electrónica para hacer trámites con un notario por internet. Esa firma sirve para firmar documentos digitales, como si estuvieras firmando un papel normal, pero todo en línea.
• Art. 168Cuando vayas a firmar un documento digital con un notario, primero él te lo va a poner a tu alcance para que lo firmes electrónicamente. Para eso, el sistema te pedirá que entres a tu perfil con tus datos biométricos (como huella o reconocimiento facial) y detectará tu ubicación por GPS. También tendrás que mostrar una identificación oficial, ya sea física o digital, para que el notario verifique que eres tú. Además, podrás leer el documento completo y, si el notario lo considera necesario, harán una videollamada dentro del mismo sistema para asegurarse de que entiendes bien lo que estás firmando.